ANÁLISIS DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

DANIELA ALEJANDRA LÓPEZ

DAYAN LORENA CASTAÑEDA CASTAÑEDA

YHENY ANDREA HERRERA MORENO

NRC: 2017 GRUPO: 4

Jackeline María Guerra

Sistema de Información Gerencial

Actividad N- 2

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE EDUCACIÓN VIRTUAL Y A DISTANCIA

CONTADURIA PÚBLICA

BELLO

MAYO – 2020
 ANÁLISIS SITEMA DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA GOLFO SEA FOOD

La humanidad ha denominado ésta era como: En la era de la informacióna, las

organizaciones y empresas deben enfrentar el gran desafío de conducir los diferentes procesos

de producción de bienes y servicios en condiciones cada vez más competitivas y con recursos

cada día más amplios.

las empresas deben conceder primordial importancia al sistema de información en sus

procesos de organización interna, como vía segura para una correcta toma de decisiones,

partiendo de que la información se considera el recurso más valioso dentro de una

organización y el más noble, pues en la medida que se utilice conscientemente serán los

resultados que proporcione.

Un sistema de información realiza cuatro actividades basicas: entrada, almacenamiento,

procesamiento y salida de información.

GOLFO SEA FOOD S.A.S es una empresa dedicada al procesamiento y venta de

alimentos como: pollo, res, cerdo, moluscos y pescados, es una empresa que tiene mas de 2

mil millones de ventas mensuales y maneja un volumen de información muy grande; para el

desarrollo de su actividad económica y manejo contable, se ve en la necesidad de adquirir un

software contable que le permita controlar, analizar y manejar de manera precisa el

movimiento de sus departamentos, tales como: producción, logística, cartera, facturación,

importaciones, ventas y contabilidad.

Bajo un análisis de costos y productividad adquiere el software World Office, el cual es un

software contable integrado, económico y uno de los más sencillos en el mercado actual, este

software maneja un rendimiento de 4 segundos por 50 usuarios a la vez en condiciones

normales, es decir, desde que no se este realizando el proceso de recalcular información o que

no se cuente con problemas de conexión a internet, software tiene un rendimiento optimo para

el manejo de la compañia.
 Para realizar la compra de este sistema, la gerencia realiza un análisis de costos y

funcionalidad, para no solo comprar el sistema más económico lo que en teória supone un

ahorro del gasto, sino para también adquirir un sistema que sea funcional en los procesos que

se manejan, especialmente en el proceso productivo de la organización.

Para decidir que tipo de sistema de información utilizarian en la organización, los

directivos de la empresa tuvieron en cuenta que World Office es un sistema que maneja:

inventarios por bodegas, diversos tipos de informes por las áreas de la empresa, sirve como

complemento en Excel para construcción de informes, ordenes de producción para productos

en proceso (lo cual es sumamente importante ya que la empresa realiza transformación a

productos), multiempresa, diversidad de documentos por áreas, nómina, facturación, medios

magnéticos, inventarios, cartera, cuentas por pagar, conciliación bancaria, libros oficiales,

facturación electrónica, seguridad a nivel de usuario, elabora liquida e imprime los impuestos

del IVA, retención en la fuente e industria y comercio.

El sistema World Office se caracteriza por ser un software contable integrado, el cual no

funciona por módulos, elabora automáticamente la contabilidad y permite al área interesada

conocer y analizar bajo informes el estado de la información real de la empresa.

La actividad principal de la compañía es el procesamiento de pescados, pollo y mariscos, el

sistema de información del software facilita el trabajo en cada área principalmente en el área

de producción, ya que cuenta con procesos automáticos para realizar las fichas técnicas de

cada producto que requiera el proceso. Las fichas técnicas pueden ser construidas en base a la

necesidad de la compañía, el software permite que estas sean modificadas cada que se

requiera o cada que la situación económica en el país o en la compañía cambie, es decir,

permite que a la ficha técnica de un producto, el cual debe llevar alguna transformación se le

asocie al costo del mismo, el incremento que se haya tenido en el momento para que la

producción sea posible, con el fin de que el margen de utilidad del mismo no se vea afectado.
 Ya que la empresa no cuenta con un departamento de sistemas, se optó por contratar una

empresa externa llamada BIOTECH, para que se encargue de manejar el sistema de

información de la compañía (internet, telefonía, licencias, hardware y software), BIOTECH es

la encargada de comprar y renovar las licencias, así como del almacenamiento de la

información y copias diarias de seguridad, ésta empresa instaló un servidor informático, él

cual hace posible distribuir las tareas entre los diferentes ordenadores y hacerlas accesibles

para más de un usuario final de manera independiente, es decir, este servidor permite que los

usuarios puedan realizar diferentes tareas al mismo tiempo sin que estas afecten o influyan en

el funcionamiento y rendimiento de las otras, esto le permite a cada área de la empresa dar

resultados de manera eficiente y con un respaldo de los mismos.

Si bien la empresa BIOTECH es la encargada del manejo del sistema de información ya

que es quién administra las bases de datos, manejo y rendimiento de la conexión a internet,

telefonia y copias de seguridad del sotfware contable, no son los encargados de los permisos

que se otorgan a los usuarios del software contable, pues estos permisos estan en cabeza del

departamento de contabilidad, ya que al ser BIOTECH una empresa externa no conoce mucho

las funciones de los usuarios por lo que no están en la capacidad de asignar los permisos que

permiten a los usuarios ingresar, modificar, anular o eliminar los diferentes tipos de

documentos que maneja el sotfware contable.

Los usuarios de la empresa que tienen acceso al sotfware contable, acceden a este desde un

escritorio remoto por VPN, cada usuario cuenta con un password y contraseña que le

permiten ingresar y realizar sus funciones en el software de contabilidad, al igual que cada

area cuenta desde el escritorio remoto con una carpeta de almacenamiento que solo es visible

para los usuarios del mismo área, esta carpeta esta redirigida al servidor con el fin de que la

información no se pierda si en cualquier momento llega a fallar el computador desde donde se

accede, para que esto sea posible la empresa tiene como politica que ningun usuario guarde

información importante en otras carpetas diferentes.

El sistema de información dentro de cualquier organización , tiene como finalidad asegurar

la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para

soportar dichos grandes objetivos en una compañía.

Referencias

García A., Quesada A. y Guerrero R. (2009) Análisis del Sistema de Información de la

Empresa Materiales de la Construcción Las Tunas" en Observatorio de la Economía

Latinoamericana, Nº 112, 2009. Recuperado de

http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2009/gqg.htm