PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

El proceso de planificar la gestión de la comunicación consiste en desarrollar un plan de

enfoque sobre las actividades de comunicación que surgen en el proyecto con base en
las necesidades de información que son requeridos por algunas personas o grupos en
particular, también en los activos disponibles de la organización y las necesidades
particulares del proyecto. El objetivo de este proceso es un enfoque documentado en el
cual involucre a de manera eficaz y eficiente a los interesados mediante la proporción de
información relevante cuando se requiera. Un buen plan de comunicaciones incluye
quién se comunicará con quién y quién recibirá qué tipo de información.

CUADRO RESUMEN

PLANIFICAR LA
GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES

HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS

1. Acta de
1. Plan de
constitución del 1. Juicio de expertos
las comu
proyecto

2. Plan para la 2. Análisis de 2. Actuali

dirección del requisitos de plan para
proyecto comunicación del pr

3. Actual
3. Documentos del 3. Tecnología de la los docum
proyecto comunicación
pro

4. Factores
4. Modelos de
ambientales de la comunicación
empresa

5. Activos de los
5. Métodos de
procesos de la
comunicación
organización

6. Habilidades
interpersonales y de
equipo

7. Representación de
datos

8. Reuniones
1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES:
ENTRADAS

1.1. Acta de constitución del proyecto

Permite la identificación de la lista clave, la información sobre los roles y las

responsabilidades de los interesados.

1.2. Plan para la dirección del proyecto

Presenta dos componentes:

a) Plan de gestión de los recursos:

Este plan establece una guía de los recursos del proyecto acerca de como
se categorizarán, asignarán, gestionarán y liberarán. Los requisitos de
comunicación que pueden tener los miembros del equipo deben ser
identificados en el plan de gestión de comunicaciones.

b) Plan de involucramiento de los interesados

Este plan permite identificar las estrategias de gestión necesarias para

involucrar de manera eficaz a los interesados, generalmente estas se
realizan a través de las comunicaciones.

1.3. Documentos del proyecto

Pueden considerar a la documentación de requisitos y al registro de interesados

como entradas para este proceso.

a) Documentación de requisitos

Incluye la comunicación con los interesados del proyecto

b) Registro de interesados

Es útil para planificar actividades de comunicación con los interesados.

1.4. Factores ambientales de la empresa

A continuación, se muestran algunos factores que influir en el proceso para la

planificación de la gestión de las comunicaciones.

Factores

Tendencias,
Cultura, clima Canales,
prácticas o Distribución
político y Políticas de Umbrales de herramientas y
hábitos geográfica de
marco de gestión de riesgo de los sistemas de
globales, instalaciones y
gobernanza de personal interesados comunicación
regionales o recursos
la organización establecidos
locales

1.5. Activos de los procesos de la organización

Estos pueden influir en el procedimiento de gestión de las comunicaciones,

incluyen:

Políticas y procedimientos Datos e información de

de la organización proyectos anteriores
relativos a medios acerca de los interesados
sociales, ética y seguridad y las comunicaciones

Políticas y procedimientos
Información histórica y el
de la organización para la
repositorio de lecciones
gestión de incidentes,
aprendidas
riesgos, cambios y datos

Guías estandarizadas para

Requisitos de el desarrollo, intercambio,
comunicación de la almacenamiento y
organización recuperación de
información
2. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

2.1. Juicio de expertos

Se debe tener en cuenta la experiencia de las personas o grupos con
conocimiento en los siguientes temas:

Políticas y procedimientos
corporativos relativos a los politicas y procedimientos
Política y estructuras de
requisitos legales de las de la organización relativos
poder de la organización
comunicaciones de la a la seguridad
organización

Entorno y cultura de la Tecnologías de

Interesados, incluidos
organización y otras comunicación de la
clientes o patrocinadores
organizaciones de clientes organización

Enfoque y practicas de
Industria o ripo de
gestión de cambios en la
entregables del proyecto
organización

2.2. Análisis de requisitos de comunicación

Determina las necesidades de información de los interesados en el proyecto.
Para definir estos requisitos se combina el formato y el tipo de información
fundamental con un análisis de dicha información.
2.3. Tecnología de la comunicación

Son métodos que se utilizan para transferir información entre los interesados del
proyecto. Generalmente los métodos incluyen reuniones, conversaciones,
documentos escritos, bases de datos, sitios web o medios sociales.

A continuación, algunos factores que pueden influir en la selección de la

tecnología de la comunicación.
 Factores

Disponibilidad
Urgencia de la
y confiabilidad Facilidad de Entorno del Sensibilidad de
necesidad de
de la uso proyecto la información
información
tecnología

2.4. Modelos de comunicación

Los modelos de comunicación son utilizados para facilitar las comunicaciones y
el intercambio de información (emisor-receptor-retroalimentación), estos pueden
variar de un proyecto a otro y también entre las diferentes etapas de un mismo
proyecto.
La secuencia de pasos de un modelo básico de comunicación es la siguiente:

El emisor:
 Codifica el mensaje en forma cuidadosa
 Seleccione el método apropiado de envío
 Envía información clara y completa
 Confirme que el mensaje fue comprendido

El receptor:
 Decodifique el mensaje en forma cuidadosa
 Confirme que el mensaje fue entendido mediante una escucha
efectiva.

Modelo de Comunicación para la Comunicación Intercultural

2.5. Métodos de comunicación

Se clasifican en:

COMUNICACIÓN INTERACTIVA
Se da entre dos o más partes que realizan un intercambio de información de tipo
multidireccional.
Resulta la manera más eficiente de asegurar una comprensión común entre todos
los participantes sobre temas específicos

COMUNICACIÓN DE TIPO PUSH (EMPUJAR)

Enviada a receptores específicos que necesitan recibir la información.
asegura la distribución de la información, pero no garantiza que efectivamente haya
llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista.

COMUNICACIÓN DE TIPO PULL (TIRAR)

Utilizada para grandes volúmenes de información o para audiencias muy grandes.
Requiere que los receptores accedan al contenido de la comunicación según su
propio criterio.

2.6. Habilidades interpersonales y de equipo

Las habilidades interpersonales y de equipo que pueden utilizarse en este

proceso son:

EVALUACIÓN DE ESTILOS DE COMUNICACIÓN

Es la técnica más utilizada para identificar el metodo, formato y contenido preferido
para las actividades de comunicación planificadas, comunmente se utiliza con
interesados poco colaboradores.

COMUNICACIÓN DE TIPO PUSH (EMPUJAR)

Ayuda a la planificar las comunicaciones en base al proyecto y al entono político de
la organización, además, tiene que ver con la idetificación de las relaciones de poder
formales e informales.

COMUNICACIÓN DE TIPO PULL (TIRAR)

Se refiere a la comprensión entre personas, grupos u organizaciones y también a la
adaptación de las estrategias de comunicación del proyecto a pesar de sus
diferencias culturales. De esta manera se minimiza la mala comunicación y
malentendidos.

2.7. Representación de datos

Una de las técnicas de representación de datos que pueden utilizarse para este
proceso es la matriz de evaluación del involucramiento de los interesados, que
presenta las deficiencias entre los niveles de participación actual.
2.8. Reuniones
 Estas se dan mediante reuniones virtuales o presenciales, ayudándose mediante
tecnologías de colaboración en documentos, correos electrónicos y sitios web.

3. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

3.1. Plan de gestión de las comunicaciones

Es un componente del plan para la dirección del proyecto que describe la
forma en que se planificaran, estructuraran, implementaran y monitorearan las
comunicaciones del proyecto. El plan contiene la siguiente información:

1. La información que debe ser 2. El plazo y la frecuencia para la

comunicada, incluidos el idioma, distribución de la información 3. La persona responsable de
el formato, el contenido y el requerida y para la recepción de comunicar la información.
nivel de detalle. la confirmación o respuesta.

6. Diagramas de flujo de la
5. El proceso de escalamiento,
4. Los métodos o tecnologías información que circula dentro
con identificación de los plazos y
utilizados para transmitir la del proyecto, los flujos de
la cadena de mando (nombres)
información, tales como trabajo con la posible secuencia
para el escalamiento de aquellos
memorandos, correo electrónico de autorizaciones, la lista de
incidentes que no puedan
y/o comunicados de prensa. informes y los planes de
resolverse a un nivel inferior.
reuniones, etc.

3.2. Actualizaciones del plan para la dirección del proyecto

Cualquier variación del plan para la dirección del proyecto, requiere de una
solicitud de cambio para que pase por el proceso de control de cambios. El
involucramiento de los interesados es uno de los componentes que puede
requerir una solicitud de cambio. Este se actualiza para reflejar cualquier
proceso, procedimiento, herramienta o técnica que afecte el involucramiento de
los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto.

3.3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Estos son algunos documentos que se pueden actualizar como resultado de este
proceso:

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Se puede actualizar para reflejar las actividades de comunicación.

REGISTRO DE INTERESADOS
Se puede actualizarse para reflejar las comunicaciones planificadas.