INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL.

LIZETH PAOLA RINCON CASTIBLANCO

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
2020
 INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL.

LIZETH PAOLA RINCON CASTIBLANCO

INSTRUCTOR JOSE RAFAEL CASAS HUSMAN

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
2020
El aprendiz deberá realizar y entregar como evidencia un inventario documental
sea de la entidad donde labora o de una que haya investigado o donde haya
labora.
2. Explicar paso a paso cómo se fue diligenciando el inventario único
documental

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE

INVENTARIO DOCUMENTAL.

 Entidad remitente: Debe colocarse el nombre completo de la entidad

responsable de la documentación que se va a transferir, sin siglas ni
abreviaturas.
 Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social
de la entidad que produce o produjo los documentos, sin siglas ni
abreviaturas.
 Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia
o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
 Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad
Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
 Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de
fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias,
inventarios individuales.
 Hoja ___ de ___: Se numerará cada hoja del inventario
 consecutivamente. De___: Se registrará el total de hojas del inventario.
 Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras
casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la
transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la
transferencia.
 Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad documental, (cajas, carpetas, tomo o archivos
magnéticos). Si un expediente tiene más de una carpeta , se debe
inventariar por separado cada carpeta, es decir si un expediente consta
de tres (3) carpetas, se debe diligenciar tres (3) campos o lineas del
inventario.
 Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica
las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos
relacionados.
 Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos - Archivo Magnético: Debe
anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de
estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Para el caso de archivos magnéticos consignar la dirección
y nombre del archivo magnético y el formato. (Word, PDF, EXcel, PPT,
Etc.)
 Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por
fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento
 corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los
inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
 Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo
asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función
de la oficina productora.
 Fechas extremas: Fecha inicial: Deben consignarse la fecha inicial
(más antigua) con la cual se abre el expediente o asunto. Debe
colocarse día, mes, y los cuatro (4) dígitos del año. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará (s.f.)
 Fecha final: Debe consignarse la fecha final (más reciente) con la cual
se cierra el expediente o asunto, al momento del inventario. Debe
colocarse día, mes, y los cuatro (4) dígitos del año. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará (s.f.)
 Unidad de conservación - Cajas: Se consignará el número asignado a
cada unidad caja de almacenamiento, donde se conserva la información
inventariada.
 Unidad de conservación - Carpetas: Consignar el número de orden de
la carpeta inventariada, de acuerdo con la ubicación en la unidad de
almacenamiento. (Caja).
 Unidad de conservación - Tomo: Consignar el número de orden del
tomo o empastado inventariado, de acuerdo con la ubicación en la
unidad de almacenamiento. (Caja)
 Unidad de conservación - Serial CPU. Consignar el número de placa
de inventario del CP donde se encuentra el archivo inventariado.
 En la columna otro se registrarán las unidades de conservación
diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el número correspondiente.
 Número de folios o peso en Kb: Consignar la cantidad de folios que
posee la carpeta. Si es una carpeta se consigna la cantidad de folios
específica; pero si se trata de una carpeta que hace parte de un
expediente se consignará por ejemplo: 1 al 220. El siguiente registro
será 221 al 480. Si se trata de un archivo magnético, se debe consignar
el peso en KB del mismo, así por ejemplo: 17.106 KB
 Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al
papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes
(C), soportes electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
 Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un
alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se
tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la
oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se
diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados y
puede ser: Alto, medio, bajo o nulo.
 Notas u Observaciones: Se consignarán los datos que sean relevantes
y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la
documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos:
faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número
consecutivo en diferentes documentos
  Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos:
circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos,
planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se
hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer
lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja
con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene),
ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles
por máquina deberán registrarse las características físicas y
requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la
información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el
número de páginas que lo componen. Así mismo, se anotará
información sobre el estado de conservación de la documentación,
especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte
débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
 Entregado por: Se registrará el nombre y apellido, cargo y firma del
funcionario Coordinador de Grupo o Jefe de Oficina responsable de la
entrega de los archivos e inventarios, así como el lugar y la fecha en
que se realiza dicha entrega.
 Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la
fecha en que se realiza dicha entrega.
 Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se recibió.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los

archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos
(transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas
de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de
archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio en
el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo
que supone obligaciones del receptor de la transferencia quien asume la
responsabilidad integral sobre los documentos transferidos.

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTAL

La organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la

eficacia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por
las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio
de su existencia, sino el referente para la toma de decisiones. Al Archivo
Central le corresponde velar por la administración, custodia y conservación del
acervo documental de la entidad.
1- PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS

- Limpieza de los documentos: retirar bandas elásticas, clips metálicos

grandes o pequeños, ganchos de cosedora, limpiar los documentos
con plumilla o tela suave, arreglar folios y legajar documentos sueltos
dentro de las carpetas. (Con el fin de no separar los documentos, se
puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en
material plástico o con recubrimiento que eviten la oxidación. En su
defecto puede emplearse como barrera un fragmento o trozo de
papel entre el material metálico y el documento).

- No debe usarse la cinta adhesiva, por que tiende a amarillarse, se

vuelve quebradiza y mancha el documento.

- No se debe escribir sobre el contenido de los documentos o alterar

sus originales

- Identificación del material afectado por bio-deterioro: Si se detecta

material afectado por hongos o insectos, debe identificarse en un
lugar visible, informando en el mismo memorando de transferencias
la relación de folios afectados, para que el Archivo Central determine
las acciones correctivas o dejar aclaraciones en la casilla de Notas
del respectivo inventario documental diligenciado.

2- CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Se organiza toda la documentación, por series o grupos, teniendo en

cuenta la Tabla de Retención Documental y Valoración Documental o
demás instrumentos de recuperación de información (inventarios
documentales) del periodo que corresponda organizar.

3-SELECCIÓN, DEPURACIÓN Y DESCARTE

- Se debe evitar la conservación de impresos, periódicos, boletines,

folletos o circulares de información general y de contenido
intranscendente, (documentos que se definen de apoyo entre otros)
siempre que no haga parte de una serie, grupo documental o que se
constituya soporte de un expediente de carácter legal, caso
específico “Historias Laborales”, estos documentos deben
organizarlos atendiendo el instructivo

- Los documentos se identifican y seleccionan, clasificándolos por

asunto o temas de mayor importancia y en orden cronológico
 - Se retiran copias duplicadas, del tal modo que solo se conserve una
primera copia, archivando de preferencia los originales. Las copias
se archivan cuando el documento original debe salir de la
dependencia, es el caso de las comunicaciones oficiales externas.
Todo documento para formalidades legales, debe llevar la firma de
quien esté autorizado.
- Para la preparación de los inventarios documentales se debe utilizar
el formato único de inventario documental

4-REVISIÓN Y FOLIACIÓN

- Los documentos deben ser numerados preferiblemente en la parte

superior derecha con esfero de tinta negra, de manera legible sin
enmendaduras (no utilizar marcadores, resaltadores, las manchas de
la tinta afectan la originalidad del documento) y de enero a diciembre.
Eje: Enero 02 / 2013; Folio No, 1 y así sucesivamente hasta finalizar
último folio de cada carpeta o la cantidad de carpetas o expedientes
resultantes por tema o contenido, es decir que si se encuentran dos o
más carpetas de un mismo tema o expediente, la numeración se
realizará en forma consecutiva y cronológica desde la primera
carpeta hasta la última.

- No es estrictamente necesario que se contabilicen 200 folios por

cada carpeta o expediente lo más importante de la foliación es que el
contenido de cada carpeta o expediente no se interrumpa guardando
coherencia con el contenido de la siguiente carpeta, numeración que
igualmente debe ser consecutiva. Por fundamento legal, todo
documento validado debe ser foliado, evitando con ello sustracción o
inserción de folios o documentos. Cuando surja la necesidad de
efectuar una nueva foliación, se debe eliminar con una X todas las
existentes, para dejar una única foliación.

5- ELIMINACIÓN

- Una vez se identifiquen los documentos, se valoren, seleccionen y se

haya preparado el Inventario Documental, de lo que se va a
conservar en cada fase del archivo (Gestión, Central o Histórico) se
procede a eliminar la documentación descartada, mediante acta
(utilizar formato estructura para documentar actas del SIG)
acompañada del respectivo inventario documental de los
documentos a eliminar, firmada por el Jefe responsable de la oficina
y los funcionarios que hayan intervenido en el proceso de
organización y eliminación con la debida justificación del porqué se
eliminó dicha documentación. Cuando se genera volúmenes altos de
 documentos para eliminar, se deben enviar al archivo central
debidamente inventariado e identificado cada uno de las cajas, para
que allí se realice su destrucción previo concepto del Comité de
Archivo de la entidad.

- A partir de la aplicación de la Tabla de Retención Documental la

eliminación deberá realizarse tan pronto como se cumpla el plazo
fijado dentro de ésta.

6- TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

- Para las transferencias documentales revise cuidadosamente la

matriz de este procedimiento y diligencie correctamente el formato
único de Inventario Documental de acuerdo a sus instrucciones
anexas.

- El jefe de la dependencia remitente otorga visto bueno al inventario

documental diligenciado por el administrador de archivo de gestión
de la dependencia en mención, previa revisión detallada de la misma.

- No se aceptarán documentos que enuncien el envío de anexos sino

vienen los soportes o en su defecto registrar en la casilla de “notas”
del formato único de inventario documental diligenciado, dejando la
observación de la fuente donde reposan.

- El Archivo Central de la Entidad, no recibirá documentación en

custodia bajo ninguna circunstancia y sin excepción, debido a las
recomendaciones impartidas por las instancias competentes