23/09/2019

CASO DE ESTUDIO

Ing. Gloria M. López. Ph.D.Ingeniería

Pollos Frio-huevo
Información General:
La empresa Pollos FH es una empresa dedicada a la comercialización y
distribución de Pollos y derivados. Está ubicada en la Av. 1 norte con 96
en el distrito industrial de Santiago de Cali. La empresa le ha contratado
como MODELADOR DE PROCESOS y le plantea a usted como prioridad
identificar y definir los problemas que existen en esta área, de tal
manera que pueda sugerir mejoras potenciales al sistema de ventas,
producción y distribución de pollos y derivados. Para esto se dispone de
la siguiente información.

Usuarios Departamentales que participan en compras

1. Jefe de Compras
2. Auxiliar Administrativo

Ing. Gloria M. López. Ph.D.Ingeniería

Pollos Frio-huevo
Políticas a seguir en la compra
1. Los Pedidos de compras deben ser autorizados y firmados por el
jefe responsable de cada área.
2. Los Pedidos de Compra deben tener presupuesto asignado.
3. Las Cotizaciones del proveedor deben cubrir las especificaciones
técnicas requeridas.
4. Las cotizaciones de los proveedores tienen fecha única de
recepción.
5. Toda Compra debe ser aprobada por el Jefe de Compras adjuntando
el acta de autorización y el cuadro comparativo que evalúa
proveedores.
6. Para tramitar el pago a contabilidad se debe tener VB de la
conformidad del Jefe de compras.

Ing. Gloria M. López. Ph.D.Ingeniería

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Pollos Frio-huevo
Proceso General

• El jefe de compras recibe los pedidos de compra de las áreas solicitantes.

• El Jefe de compras autoriza la compra y la entrega al auxiliar
administrativo, éste recibe y reconoce la compra a realizar.
• El auxiliar administrativo solicita las cotizaciones a los proveedores
enviando para ello la orden de cotización.
• Los proveedores entregan al auxiliar administrativo las cotizaciones
solicitadas.
• El auxiliar administrativo procede a analizar y elaborar el cuadro
comparativo de cotizaciones como también el acta de otorgamiento y la
orden de compra enviándola al Jefe de compras.
• El jefe de compras revisa y da la conformidad (aprobando) y lo devuelve
al Auxiliar administrativo.
• El auxiliar administrativo cita al proveedor y le entrega la orden de
compra, o en su defecto la envía por correo electrónico.
• El proveedor entrega los bienes al almacén y, la copia de la guía de
conformidad de recibido con la factura al auxiliar administrativo.
• Finalmente el auxiliar genera un informe a la gerencia.
Ing. Gloria M. López. Ph.D.Ingeniería

Pollos Frio-huevo
Funciones Específicas

1. El Jefe de compras recibe el pedido del área solicitante que contiene

VB y la conformidad (tiempo = 1 día).

2. El Jefe de compras autoriza la compra y lo envía al auxiliar

administrativo, quien lo recibe, registra y reconoce, procediendo a
solicitar cotizaciones a los proveedores, generando y enviando la
orden de cotización. (tiempo = 1 día )

3. El auxiliar administrativo recibe y registra las cotizaciones enviadas

por los proveedores (tiempo = 4 días).

4. El auxiliar administrativo analiza y elabora el cuadro comparativo de

cotizaciones y el acta de otorgamiento, enviándolo al Jefe de
Compras. (tiempo = 1 día).

Ing. Gloria M. López. Ph.D.Ingeniería

Pollos Frio-huevo
Funciones Específicas
5. El auxiliar administrativo procesa la compra citando al proveedor
para entregarle la orden de compra previamente revisada y con
autorización del jefe de compras (tiempo = 4 días). Puede hacerlo
por correo electrónico certificado, si dispone del sistema y la
negociación con el proveedor lo permite. (tiempo = 45 min.)
6. Se asigna cita (hora de atención en plataforma) para la entrega de la
mercancía en la bodega, asignando puerta y jaula específica para la
recepción, así como el equipo de descargue para la revisión y el
descargue. ( tiempo = 1 hora)
7. El coordinador del equipo de descargue da el VB y asienta en el
sistema la entrada electrónica de la mercancía de acuerdo a la
factura emitida, a través de la guía de conformidad. (tiempo = 3
horas)
8. El auxiliar administrativo debe recibir la factura del proveedor con la
guía de conformidad para darle trámite al pago respectivo.
(tiempo= 5 días)Ing. Gloria M. López. Ph.D.Ingeniería