Unidad 4
ORGANIZACIÓN
Objetivo general
El lector aplicará las técnicas del proceso
de organización.
Objetivos específicos
El lector será capaz de:
• Definir el concepto organización.
• Argumentar cuatro causas que funda
de menten la importancia de la organiza
ción.
• Explicar y aplicar los nueve principios de
la organización.
• Explicar en qué consiste la división del
fun trabajo.
• Explicar la jerarqulzaclón y aplicar sus
clasi
• Explicar las etapas de la departamentali
los zaclón.
estudiados
• Distinguir en qué casos se debe aplicar
cada uno de los tipos de departamentall
flujo. zaclón.
tra
• Explicar en qué consiste la descripción de
funciones, actividades y obligaciones.
• Definir la coordinación y su Importancia. • Explicar la diferencia entre centralización
• Describir las ventajas y las desventajas
de los cinco tipos de organización men
organlzacionales. cionados en Fundamentos de adminis
• Distinguir en qué situaciones se debe
aplicar cada uno de los cinco tipos
organización.
• Explicar qué son las técnicas de organi
zación.
• Elaborar organigramas verticales, hori
zontales, circulares, estructurales y
cionales.
• Elaborar un cuadro sinóptico con la
• Explicar el contenido y el formato de
diferentes tipos de manuales
en Fundamentos de administración.
• Elaborar e Interpretar un diagrama de
• Elaborar una carta de distribución del
bajo.
• Explicar en qué consiste la autoridad.
1
y descentralización.
• Diseñar estructuras
 PEROONA HIJITA, PERO TENGO MUCHO
TRABAJO. POR CIERTO, TÚ ESTÁS ESTUDIANIXJ ADMINISTRACIÓN, ¿POR Wt NO ME ASESORAS. .?

POR EL CONTRARIO EXISTE TODA

UNA SERIE DE TECNICAS OUE SIMPLIFICAN EL TRABAJO MANUALES, DIAGRAMAS DE FLUJO, ANÁLISIS DE PUESTOS, ETctTERA.
o
z
o
<(

N
z <(
(..)

o
o CONCEPTOS CLAVE
::
-i
o Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia sólo
<(
o
z es posible a través del ordenamiento y la c1ordinación racional de todos los recursos que forman
par· te de un grupo social. Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer", es decir, los
objeti· vos por alcanzar durante la etapa de plkieación, será necesario determinar "cómo
hacerlo", qué medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a través de la
organización.

En esta etapa se diseña la estructJra que permite una óptima coordinación de los recursos y las actividades para

Un error muy común en esta fase onsiste en la rigidez y falta de visión que derivan de con·
siderar a los procedimientos y las reglas como leyes inmutables a las que debe subordinarse la
empresa sin tomar en cuenta a los clientds. En aras de una "eficaz organización" se cometen
aberra· ciones como la burocratización, la falta\ de atención a los clientes, la parálisis de
funciones y de decisiones. :
El propósito de la organización es implificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones y
recursos; en otras palabras: que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en la empre·
sa y para los clientes. La simplicidad en\ la estructura facilita la flexibilidad y el diseño de esque·
mas coherentes que fomentan la eficiecia e iniciativa del personal.
1

TÉCNICAS DE ORGANIZA IÓN 1

1

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispen·
sables durante el proceso de organización y deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de
cada grupo social. A continuación se dscriben las principales técnicas de organización.
1

Organigramas

Representaciones gráficas de la es'tructura formal de una organización, que muestran las

interrelaciones, las funciones, los nivelds jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes
dentro de ésta. 1

Manuales

Documentos detallados que contiehen en forma ordenada y sistemática información acer·

ca de la organización de la empresa. 1
!
 Diagramas de procedimiento o de flujo

También conocidos comoflujogramas, son representaciones gráficas que muestran la suce

sión de los pasos de que consta un procedimiento. En los diagramas de flujo se utiliz.an los
siguien tes símbolos:
w

e> Transporte Idica el movimiento y orden en que se realizan las opera

ciones.
u

o Documento
y
w

Forma u
documento que genera la acción. z
8
e> Terminal Inicio o final de una operación.

D Proceso Función o actividad.

Archivo o almacenamiento.
'\l Archivo

Toma de decisiones que aparece como pregunta dentro de

este símbolo del que siempre surgirán dos fechas: una con
<> Toma de decisiones
respuesta afirmativa y otra negativa, porque la decisión
genera dos acciones.

Conector Conector para unir una parte del diagrama de :flujo con otra..

Los procedimientos se describen en un formato que se llama de1cripción delpr·ocedimiento,

con base en el cual se diseña el diagrama de flujo. A continuación se muestra un ejemplo.

Empresa X, S. A. Fecha:
Departamento Recepción de Elaboró:
de compras Descripción del procedimiento materiales Aprobó:
Actividad De1cripei6n Re1pon1ahle

l Recibe mercancía y original y copia

de factura. Almaceni
2 Revisa factura contra mercancía y orden
de compras. sta
s Verifica que la mercancía reúna
las especificaciones estipuladas Almaceni
en la factura y en la orden de
compra. sta
• No está correcto. Anota en la factura
la causa de devolución, regresa la
Almacenista
mercancía al proveedor y anota en
orden de compra.
• Sí está correcto. Pasa a la
siguiente actividad.
4
Coloca mercancía, anota en orden
de compra la fecha de recepción
5 de material y registra en kárdex.
Compras; recibe y registra.
 1 Empresa X, S. A.
Diagrama de procedimiento 1 Entrada al almacén

Elaboró:
Fecha: Revisó:
1
Departamento:
1

Proveedor ¡Almacenista Compras

z
• O
o
<(
!
N
z ( Inicio )
<(
lJ + 1

o
o:: !Revisa
1

mercancía. Recibe
Entrega mercancía
Entran factura I Y orden de compra ... orden de
compra. r--
Registra

turas L
- v
No Mercancía.

1
Ree especifica· c10nes ( Fin
Recibe mercancía devuelta y causas

Factur Sí

Orde de
lsella factura. Rgistra en orden compray 1da enada al almacén en kárdex
d compras

-
Recibe Facturas
-
facturas selladas
1 -
- L---:::: Kárdex

rl
'--:::::::: ---- 1

¡ 7

i
Carta de distribución del trabjo
o de actividades
A través de ésta se analizan los puestos que integran un departamento o una sección, para
lograr una división de funciones y mejobr la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para ana·
lizar labores relacionadas entre diversis áreas.
Análisis de puesto 1

Técnica en la que se detallan porkenorizadamente las labores que se desempeñan en una

unidad de trabajo específica e impersonal (puesto); incluye también la descripción de las
caracte· rísticas, los conocimientos y las aptitudes que debe poseer el personal que lo
desempeña.
 EJERCICIOS DE REFUERZO

1. Anote cinco definiciones de organización y el nombre de sus autores.

Subraye los elementos comunes en las definiciones.

1. Simon (1952): “… un sistema de actividades interdependientes que abarcan por lo menos varios grupos
primarios y generalmente caracterizados a nivel de la conciencia de los participantes por un alto grado de
dirección del comportamiento hacia fines que son objeto de conocimiento común.

2. Argyris (1957): “Las organizaciones formales están basadas en determinados principios, tales como la
especialización de tareas, la cadena de mando, la unidad de dirección y la racionalidad”.

3. Barnard (1959): “… una organización esencial,… es un sistema de actividades o fuerzas

conscientemente coordinadas de dos o más personas”

4. Porter, Lawler & Hackman (1975): “Las organizaciones están compuestas de individuos o grupos en
vistas a conseguir ciertos fines y objetivos, por medio de funciones diferenciadas que se procura que
estén racionalmente coordinadas y dirigidas y con una cierta continuidad a través del tiempo”

5. Weber (1922): La organización laboral es un “grupo corporativo”, siendo éste “una relación social que o
bien está cerrada hacia afuera, o bien limitada mediante reglas y disposiciones de admisión de personas
ajenas. Este objetivo se logra gracias a que tales reglas y órdenes se llevan a la práctica a través de la
actuación de individuos específicos, por ejemplo de un director o de un jefe, y de un grupo
administrativo.”

2. Anote los elementos que subrayó en el ejercicio anterior.

 coordinaciòn

 direcciòn

 reglas
o
 òrdenes

3. De acuerdo con esos elementos, defina el concepto organización.

La organizaciòn es Un Sistema de actividades debidamente, planeadas, coordinadas, bajo una direcciòn

Siguiendo reglas y òrdenes

4. Estudie en Fundamentos de administración el concepto, los principios, la importancia

y las etapas de la or· ganización.

5. Anote y explique el principio de organización al que se refiera la figura.

Jefe organizando su cuadrilla de empleados coordinando y estableciendo las reglas de ejecución en la
empresa
En una parte de la imagen vemos una oficina en medio del caos, con falta de liderazgo y
organización, y el otro lado es todo lo contrario, una oficina muy productiva y coordinada

@
autoridad responsabilidad
'

La autoridad, debe de ir de la mano con la responsabilidad un líder responsible, puede aumentar

la productividad de la empresa y sus empleados
 ¡.......om......m.amid
1.··•101m1110011m1111 1111111111101111111woo111011011111111111mi1111m111111111no1111010Jí!J
1'

En un lado vemos la desorganización en las diferentes actividades de productividad, y en la otra

parte un grupo de empleados bien organizados por secciones
 o
N
a:::
LLJ
::::>
u.
LLJ
a:::

Mala organizción y despeño en la atención al clienta, falta de jerarquía y normas

Falta de liderazgo, y mala organización en la jerarquía, los empleados y clients se confunden a la hora de
ejecutar sus responsabilidades

6. Lea periódicos o revistas del año pasado y recorte uno o dos artículos en donde se demuestre la impor
tancia de la organización. Pegue aquí los recortes y anote los comentarios correspondientes.
 7. En relación con los artículos de la actividad¡ anterior, ¿qué principios de
organización no se aplicaron y por qué?
Jeraquía: porque no habia una línea de mando, para designar, responsabilidades y
funciones
Departametización: falta de nocipon en las actividades que requirían ejecutar

N
z<
l.
:)
o
et
::
.. 8. Copie el diagrama de la figura 4.9, página 1116, de Fundamentos de administradón y
¡.
o explíquelo brevemente.
o
<

::::
>

9. Complete los siguientes enunciados.

a) La separación y delimitación de actividades para realizar con mayor eficiencia una función es la

La division de trabajo

b) . Para dividir el trabajo es necesario seguiir las siguientes etapas

Jerarquización. Departamentalización. Descripción de funciones.

C )Ladepartamentalización .......,_ _

 es un medio para organizar las actividades de la empresa, con el fin de facilitar la consecución de sus
objetivos, consiste en la coordinación en la combinación y/o agrupación adecuada de las actividades necesarias
para la organización en departamentos específicos.
 d) · La jerarquización es la disposición
de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de
autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

e) Cuando se jerarquiza es necesario seguir las siguientes reglas:

-Los niveles jerárquicos establecidos dentro de

cualquier grupo social deben ser los mínimos e
indispensables.
- Se debe definir claramente el tipo de autoridad de
cada nivel.
Jerarquización y coordinación en las organizaciones
 f) Para departamentalizar, se deben seguir los siguientes pasos: ------------
1.- Listar todas lasfunciones de la empresa
2.- Clasificarlas
3.- Agrupar según orden jerárquico
4.- Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos
5.- Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos
6.- Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos
7.- El tamaño, la existencia y el tipo de organización de undepartamento deberán relacionarse con el tamaño y las
necesidades específicas de la empresa y de las funciones involucradas.

g) La departamentalización funcional se utiliza cuando

------------------
es más indicada para circunstancias estables y de poco cambio, que requieran un desempeño continuo de
tareas rutinarias.Es aconsejada para empresas que tengan pocas líneas de productos o servicios que
permanezcan inalterables por largo tiempo

h) La departamentalización por productos es conveniente cuando

--------------
reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o
un grupo relacionado de productos a todos los que están en cierta zona geográfica o todos los que tratan con
o
cierto tipo de cliente
o::
i) La departamentalización por territorios es aconsejable cuando
se recomienda necesariamente cuando las empresas tienen un ámbito de acción territorialmente
extenso

j) Es conveniente departamentalizar por procesos o equipos cuando

la utilizan con frecuencia las empresas fabriles en los nivelesinferiores de la estructura
organizacional de las áreas productivas o de operaciones.

k) La departamentalización por clientes se puede aplicar cuando

en la organización hay gran variedad de productos para distintos tipo de clientes ya sean niños
niñas jóvenes viejos etc.

l) La departamentalización por secuencia se debe utilizar cuando

Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para
controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran
cantidad de números o letras.

m) La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación con la

coordinación, la que se logra a través del establecimiento de
 de líneas de comunicación y autoridad fluidas.

1O. Estudie la tipología y las técnicas de organización en Fundamentos de administración.

1 1. Complete el cuadro de la página'. siguiente.
 Tipología de la organización

Organizaci6n Ventajas Desventajas Gráfica

*Mayor facilidad en la toma de
decisiones y en su ejecución.
*No hay conflictos de autoridad
a) Lineal o
militar ni fugas de responsabilidad.
*La disciplina es fácil de
mantener
*Es rígida e inflexible.
Gerente Supervisor Empleado
*La organización depende
de hombres clave,
provocando trastornos.
*No fomenta la
especialización

*Mayor especialización.
b) Funcional o de *Se obtiene la más alta Director de fábrica
Taylor
eficiencia de la persona. Se viola el principio de la
unida de mando, lo que
origina confusión y Superintendente
conflictos.

e) Lineo-funcional

En ésta se combinan los tipos Gerente general

Abastecimiento Control
de organización lineal y
funcional, aprovechando las
Mercadotecnia
ventajas y evitando las Producción Finanzas
desventajas

Publicidad Promoción Ventas

Si los deberes y responsabilidades

d)
Staff
de la asesoría no se delimitan
Logra que los claramente por medio de cuadros
conocimientos expertos y manuales, puede producir una Presidente o director general

influya sobre la manera confusión considerable en toda Director de fábrica Superintendente Asesor jurídico
organización.
de resolver los
problemas de dirección.

e) Matricial
*Propicia una comunicación Existe confusión acerca de Gerente general
interdepartamental sobre las quien depende de quien,
funciones y los productos.
*Las soluciones son más lo cual
*Las puede originar
decisiones son fuga
*Permite que lasque
objetivas, ya personas puedan de responsabilidades y Gerente núm. 2 Gerente de proyecto
cambiar de una tarea a otra cuando lentas, ya que las
representan la conjunción falta de delimitación de
sea de
necesario
varios criterios.
deliberaciones
autoridad. son Gerente de
*Permite que las ideas se tardías. laboratorio
Subgerente X
fundamenten y se critiquen. *Una vez constituido el
*Se aprovecha al máximo comité, es difícil
los conocimientos
disolverlo.
especializados.
f ) Por comités

Presidente

Comité de
presupuestos

ProducciónMercadotecniaFinanzas
 o

12. En el siguiente cuadro émote las técnicas de organización que se deben utilizar en cada etapa y el princi
pio de organización con el que se relacione.

Principio de
Etapa Técnica de organización organización con el
o
Lineal o militar que se relacionaria
Esta centralizada en una sola persona
N
e::
UJ
:J
Jerarquización LL
UJ
e::
UJ
funcional . Consiste en dividir el trabajo y establecer la o
especialización de manera que cada hombre, V l
Departamentalizació ou
n
desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el u
menor numero de funciones. e::UJ
¡:;]
Matricial Consiste en combinar la
Descripción departamentalización por productos
de funciones con la de funciones,

comités Consiste en asignar los diversos asuntos

administrativos a un cuerpo de personas que se
Coordinación
reúnen para discutirlos y tomar una decisión en
conjunto.

1S. Complete los siguientes enunciados.

a) Los manuales se pueden clasificar en:

en manuales de organización, departamental, política, procedimientos, técnicas, bienvenida, puesto,
múltiple, finanzas, sistema y calidad.

b) La diferencia entre un manual general de organización y un manual departamental

MANUALES DE ORGANIZACIÓN Este explica los detalles más importantes de la organización y MANUALES
DEPARTAMENTALES Este trata de los objetivos de cada departamento de la empresa.
Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y los de sus secciones

e) Los manuales sirven para

sirve como guía para todo el personal.

d) Los diagramas de procedimiento sirven para

analizar los mismos y ver en que aspectos se pueden introducir mejoras.

14. Cuando el procedimiento se ha descrito y graficado, se analiza para encontrar posibles fallas y, en su
caso, efectuar una nueva propuesta. Por tanto, los diagramas de procedimiento permiten:
 Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la
comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los
clientes y proveedores de cada fase,representar los controles, etc.

Defina qué es un formato de distribución de actividades y cuáles son sus finalidades.

15
.
Carta de Distribución del Trabajo o de Actividades. A través de esta técnica se analizan los puestos que
integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de
trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.

16. Analice el siguiente cuadro y elabore la propuesta correspondiente.

1

j Empresa X
Fecha Departamento de correspondencia
!

puesto Núm. Núm. Núm.

Actividad Mecanografía de 1
1
Secretaria de Ojiftnirtas de To
laortu laortu laortu tal
Mecanografía Mecanogra 7 1
1
fía 5
diversos
1

Revisa y g
1

Revisió Revisa 1 7
n corresponden ¡ corrige
Correcc cia 1
Entrega 1 Entrega 2 Entrega 6 6
corresponden correspondencia corresponden
cia urgente J corregida cia

Total 9 9 6 2
4
 "o""

17. Conteste a lo siguiente:

a) Un cuadro de distribución de actividades sirve para

Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas

b) El análisis de puestos permite

la determinación de las responsabilidades y obligaciones de las posiciones laborales. 2o:
c) El contenido del análisis de puestos es :
w
el proceso que permite determinar las conductas, tareas y funciones que están comprendidas en el :::::>
LL.
contenido del puesto de trabajo, así como las aptitudes, habilidades, conocimientos y competencias que son w
o::
w
importantes para un desempeño exitoso en el puesto o
d) Los organigramas son la
representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, que incluye las
estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las u
relaciones jerárquicas y competenciales de vigor .ü
o::
w
ül
18. Dibuje un organigrama vertical.
 19. Dibuje un organigrama horizontal.

:::>

20. Dibuje un organigrama circular.

 CASO PRÁCTICO -a

Dulces Ricos, S. A.
l4ill
Antecedentes:
La empresa Dulces Ricos, S. A. fue creada en 1967 por el señor Alfredo Ruiz, con un
capital de $ 20 000 y estaba constituida por un contador, cinco agentes de ventas y 15
obre ros. Al principio, la empresa producía dulces y chocolates, y su mercado estaba o
u
¡::::
conforma do por tiendas de la zona metropolitana. Debido a la excelente calidad de los u
•<(
productos y a su precio bajo, pronto lograron gran popularidad, de tal forma que en el o::
c..
primer año las ventas ascendieron a $ 50 000, con una utilidad neta de $ 30 000. Las o
utilidades continuaron incrementándose durante los 1O años siguientes, por lo que el VJ
<(
señor Ruiz se vio en la ne cesidad de ampliar sus oficinas y la planta. De esta manera, en u
1977, la organización de la empresa era como la que aparece en el organigrama de la
figura 1.

Director

Contralor

Gerente de producción

J
Gerente de ventas Jefe de personal Jefe de crédit;i
y cobranzas

Ventas anuales: $ 50 000

Figura 1. Organigrama general de Dulces Ricos, S. A. (1977).

El señor Ruiz fungía como director, y el señor Pablo Martínez, como contador y con
tralor de la empresa. El contador Martínez había iniciado sus actividades con la empresa y
siempre había demostrado eficiencia y puntualidad, por lo que gozaba de toda la confian
za del señor Ruiz.
Durante los 16 años siguientes, el volumen de ventas creció a tal grado, que los
prod1.,.1c tos Ricos penetraron en el mercado de todo el interior de la República, para lo que
se conta ba con 25 agentes viajeros. Por otro lado, los productos se vendían no sólo en
farmacias sino también en tiendas de autoservicio y almacenes grandes. El señor Ruiz,
debido a la ex pansión de su empresa, contrató un despacho de consultores para
reorganizarla; la nueva estructura se muestra en el organigrama de la figura 2.
A partir de 1995, la competencia se agudizó a causa de la crisis económica del país
y de la competencia internacional, y aunque el volumen de producción y el de ventas per
manecieron constantes, la empresa no operó con pérdidas pero sí en su punto de equili
brio. Durante los dos últimos años, los competidores han ganado 50 % del mercado de
Dulces Ricos, debido a que sus precios son más bajos, además de que la calidad y el
empa que son mejores.
Los señores Ruiz y Martínez se quejan de que están sobrecargados de trabajo y de
que el personal es cada vez más ineficiente. Por otra parte, existe gran rotación entre los
geren tes de planta, de ventas y el contador, quienes renunciaron debido a la "falta de
libertad para tomar decisiones" y al "tortuguismo" administrativo.
 d·1rector
1

----------1 Contralor
1

z 1 1 1
o
o<( Gerente Ge
1
Contador
rente
1
N
z
<(

o:
de ventas
1
deJ planta 1
! Secretaria 1

o -1 Jefe de
:: su pe rv1 sores
1 . compras -
" J de-
C propucción
"
<(
l
Jefe de ventas
Cl ,..._
z:::::> zona sureste 1 Jefe de
Je1 fe de pe rsonal1
-
1 -

Jefe de ventas
centro ,..._
Jefe de personal y cobros
-

Jefe de ventas
zona ,..._
metropolitana

Jefe de ventas ,..._

1
zona norte

Figura 2. Orgamgrama general de Dulces Ricos, S. A. (1995).

El señor Ruiz, preocupado por la Luación en que se encuentra la empresa, lo ha

contra- tado a usted a fin de que lo asesore¡ y le proponga un modelo organizacional en
el que:

• Se incrementen las utilidades en 50 % anual.

• Se recupere el mercado. 1

• Se reduzcan costos en 25 %.
• Las cargas de trabajo se distribuyan adecuadamente.
• Se mejore la comunicación y lá toma de decisiones.
• No se contrate más personal dI que ya existe (se puede reubicar).
• La jornada de trabajo sea de 4© horas.

La lista de actividades de cada uno de los ejecutivos es la siguiente:

1. Director il • Autoriza créditos 1

• Trata con clientes ¡

• Acuerdo con sus subordinados • Trata con proveedores 1
1

( Horas/ Semana)
!

5
10
10
5