Estándares de Ingeniería VIT-GEN-005
PROCEDIMIENTO DE COORDINACIÓN Y
CONTROL CONTRACTUAL
Introducción: Este procedimiento de coordinación establece
las normas sobre comunicaciones, correspondencia,
reportes, distribución de documentos, programación, control
y todos los demás documentos que se requieran para la
ejecución de un contrato, así como las actividades que
desarrollarán los especialistas designados por Ecopetrol
para la revisión de la ingeniería. El presente procedimiento
regirá entre Ecopetrol y el Contratista.
Ecopetrol y Contratista: A lo largo de este documento
“Contratista” es el encargado del servicio (obra o consultoría)
y “Ecopetrol” es la Empresa Colombiana de Petróleos o su
representante autorizado.
Administración: El Contratista debe presentar a Ecopetrol
un organigrama que muestre los niveles funcionales de
autoridad de su personal involucrado en lo relacionado con
este trabajo, así como los nombres de los especialistas que
estarán a cargo del proyecto.
El Contratista debe designar un Director del Proyecto, quién
se entenderá directamente con el Coordinador del Proyecto
de Ecopetrol en todo lo relacionado con el desarrollo del
alcance del trabajo contratado.
Asimismo Ecopetrol presentará el Grupo de Trabajo
asignado al proyecto, ya sea personal directo o contratado
para desarrollar en su nombre las actividades
correspondientes.
Comunicaciones: Todas las cartas, fax y en general toda
comunicación escrita con respecto al contrato deber ser
identificada de acuerdo con lo siguiente:
• Debe numerarse en forma secuencial ascendente.
• Los documentos deben ser identificados con las
siguientes letras, según el documento:
Clase de documento Código
Acta de reunión ...................................... AR
Acta ........................................................ AC
Carta....................................................... CR
Catálogo ................................................. CD
Citación a reunión...................................CM
Control de actividades ............................ CA
Especificaciones Técnicas ..................... ET
Estándares ............................................. ES
Eventos claves a controlar ..................... EC
Fax.......................................................... FX
Formatos ................................................ FR
Hojas de cálculo ..................................... HC
Listado de planos ................................... LP
Manuales ................................................MA
Ofertas.................................................... OF
Procedimiento de coordinación .............. PC
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Reportes .................................................RR
Requisiciones .........................................RQ
Términos de referencia........................... TR
Orden de cambio ....................................OC
Trabajos adicionales............................... TA
• Los documentos también deben ser identificados
conforme a la especialidad asociada:
Especialidad Código
General .................................................... 0
Diseño Civil............................................. 1.1
Diseño Mecánico .................................... 1.2
Diseño Eléctrico...................................... 1.3
Diseño de Instrumentos.......................... 1.4
Diseño de Tubería .................................. 1.5
Diseño Ambiental ................................... 1.6
Diseño de Proceso ................................. 1.7
Diseño Arquitectónico............................. 1.8
Especialidad Código
Gestión de Compras................................ 2
Costos ..................................................... 3
Programación y Avance de obra ............. 4
Seguridad ................................................ 5
Personal .................................................. 6
Legal ........................................................ 7
Relaciones con la comunidad.................. 8
Disponible (varios)................................... 9
• Toda comunicación escrita debe limitarse,
preferiblemente, a tratar un solo asunto.
• Para efectos prácticos en la codificación de la
correspondencia, no debe haber distinción alguna entre
el envío de la misma desde el campo o desde las
oficinas principales.
• La correspondencia se identificará con un código que
utilizará las letras iniciales de las siglas de las tres partes
contractuales (Ecopetrol, el Contratista y el Interventor),
seguido por las tres letras iniciales del nombre del sitio
donde se adelantan los trabajos. Además se deben
incluir las letras iniciales del remitente y de a quién fue
dirigida la comunicación.
A continuación se indican las posibles vías de comunicación
escrita que se pueden dar:
De: Para:
E/C: Ecopetrol ........................................El Contratista
C/E: El Contratista .....................................Ecopetrol
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CONTROL CONTRACTUAL
E/I : El Contratista ................................ La Interventoría
I/C : La Interventoría ..............................El Contratista
E/ I : Ecopetrol ...................................... La Interventoría
I/E : La Interventoría ................................. Ecopetrol
Ejemplo: La tercera carta del interventor al constructor
acerca de los diseños eléctricos del proyecto en Cisneros:
Empresa Contratante: Ecopetrol
Empresa Contratista : Constructora XYZ
Empresa Interventora: Interventorías ABC
La comunicación debe ser codificada así: ECI-CIS-I/C-003-
CR-1.3
Adicionalmente, toda comunicación debe incluir referencia al
contrato correspondiente a los trabajos que se adelanten.
• Se deben establecer claramente la dirección, números
telefónicos, números de fax tanto de Ecopetrol, como del
Contratista y del interventor.
• Toda correspondencia se transmitirá por fax si el
documento tiene no más de 3 páginas. En su defecto se
hará por correo. Se resalta que toda correspondencia de
tipo administrativo, legal y contractual se enviará por
correo y se requiere su radicación.
• Los acuerdos establecidos telefónicamente deben ser
confirmados por escrito dentro de las siguientes 24
horas.
• Todo asunto comercial y legal, documentos
contractuales, correspondencia y notas se harán en
idioma castellano. Los documentos técnicos se podrán
redactar en inglés.
Reuniones: Todas las reuniones entre el Contratista y
Ecopetrol se deben programar por mutuo acuerdo entre el
Director del Proyecto del Contratista y el Coordinador del
Proyecto por parte de Ecopetrol y debe tener su
correspondiente agenda, preparada por quien cite a la
reunión.
De cada reunión el Contratista debe preparar un acta, la cuál
será sometida a aprobación de las partes e irá debidamente
codificada. Su emisión se debe llevar a cabo dentro de los
siguientes 2 días.
Se destacan los siguientes puntos a tratar en las reuniones
semanales de seguimiento:
• Estado de avance: El Contratista presentará un Informe
Ejecutivo en donde se evaluará el desarrollo del proyecto
para las diferentes actividades de la ingeniería y/o
construcción. Se incluirán datos comparativos del
avance programado y el ejecutado en la semana, así
como el acumulado a la fecha. Se recomienda presentar
esta información utilizando las curvas “S” definidas para
el proyecto.
• Actividades atrasadas, causas de atraso y acciones
correctivas: El Contratista identificará en un tabulado
aquellas actividades que se encuentren atrasadas y
mostrará en la columna siguiente las causas y en otra
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las acciones que se tomarán para eliminar el desfase
entre lo programado y lo ejecutado. Además debe ir
respaldada esta información con el Programa Detallado
de Trabajo (PDT).
• Presentación del programa de 15 días a la vista, revisión
del programa anterior y verificación de recursos: El
Contratista debe presentar para revisión y aprobación,
un PDT de las actividades a ejecutarse durante los
siguientes 15 días - Programa a la vista - y se
comprobará con el programa a la vista de la semana
anterior. Además incluirá el análisis de recursos.
• Estado de materiales: El Contratista debe presentar un
cuadro de materiales y equipos requeridos para la
construcción de acuerdo con el programa detallado,
mostrando el estado de los materiales en cuanto a
requisiciones, fabricación, despacho, etc.
• Aspectos Técnicos: Se analizará el estado y desarrollo
de la Ingeniería Detallada, conformidad con normas
técnicas, aprobación de planos para la construcción,
cumplimiento de especificaciones técnicas, necesidad de
asesoría externa, aspectos constructivos de montaje,
ingeniería de campo, interferencias para el desarrollo
normal de las actividades, etc.
• Manejo del anticipo y manejo de la cuenta conjunta: Este
tema se tratará cuando aplique.
• Pago de salarios, prestaciones sociales y aportes de
Ley: Este tema se tratará cuando aplique.
• Histograma de equipo y mano de obra: Se presentará el
inventario de equipo disponible en la obra necesario para
realizar las obras correspondientes al programa, así
como la cantidad de personal total y por especialidad.
• Aspectos ambientales y de salud ocupacional:
Correspondiente a los trabajos que se ejecutarán se
presentarán las medidas de tipo ambiental a seguir, así
como los reportes de accidentes si se han presentado,
siguiendo los procedimientos y formatos estándar de
Ecopetrol.
• Fecha de la próxima reunión: Se programará la siguiente
reunión, la cual será confirmada con 24 horas de
antelación a su realización.
• Varios: Se tratarán otros temas de interés que busquen
el exitoso desarrollo de los trabajos, tales como lo
relacionado con pagos a terceros, relaciones con la
comunidad, etc.
Informes: El Contratista debe elaborar los siguientes
informes:
• Informe ejecutivo de avance: El Contratista emitirá un
informe de la evaluación de avance realizada con
Ecopetrol en un término no superior a 2 días contados a
partir de la fecha de evaluación. El informe debe ser
breve y como máximo de 3 páginas. El contenido de este
informe deberá incluir:
Resumen de avance en cifras.
Avance programado y ejecutado, en porcentaje.
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CONTROL CONTRACTUAL
Causas de adelanto o atraso y acciones
correctivas.
Informe ejecutivo dela situación general del
contrato.
Conclusiones y recomendaciones.
• Informe mensual: El Contratista deberá presentar
informes mensuales de avance de la ingeniería y la
construcción y en general de todas las actividades
contratadas. La fecha de corte para el informe será el 30
de cada mes y su emisión y presentación se hará dentro
de los 3 primeros días del mes siguiente. El Contratista
hará el corte de la información en conjunto con los
funcionarios asignados por la Interventoría de Ecopetrol.
El informe como mínimo debe incluir lo siguiente:
Situación general del contrato.
Avance mensual programado y ejecutado.
Avance consolidado programado y ejecutado.
Red de tiempos y análisis de la ruta crítica.
Diagrama de barras.
Actividades relevantes ejecutadas en el mes.
Actividades importantes pendientes.
Actividades importantes a desarrollar el próximo
mes.
Reporte de costos.
Áreas con problemas notorios.
Medidas correctivas.
• Informe semanal: Este informe será del tipo puramente
administrativo y consignará la utilización de recursos
utilizados durante la semana en progreso y contendrá los
mismos temas del informe mensual. El corte de la
información se hará el viernes de cada semana y se
emitirá vía fax, a mas tardar el día lunes siguiente o en
su defecto (si es festivo) el día martes siguiente.
• Informe final: Al finalizar los trabajos contratados el
Contratista debe presentar un informe sobre todas las
actividades realizadas y que contendrá como mínimo lo
siguiente:
Introducción
Descripción de los trabajos contratados.
Resumen de la ejecución de los trabajos.
Programación y control (recursos originales vs.
recursos utilizados).
Costos.
Análisis de productividad.
Aspectos generales de la ingeniería, compra y
construcción.
Resumen de materiales utilizados y sobrantes,
debidamente codificados, utilizando la metodología
de Ecopetrol.
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Resumen de pruebas efectuadas y sus resultados.
Conclusiones y recomendaciones.
Actas: Son documentos contractuales que formalizan los
acuerdos entre el Contratista y Ecopetrol o su representante
cada vez que durante el desarrollo de los trabajos se
presenten eventos clave. Por actas se entenderán las
siguientes:
Acta de iniciación de los trabajos.
Acta de pago parcial.
Acta de suspensión temporal de los trabajos.
Acta de reanudación de los trabajos.
Acta de liquidación del contrato.
Acta de acuerdo.
Acta de Terminación.
Nota: Las actas de pago parcial se identificarán con el
número consecutivo correspondiente.
Cambios en el alcance del trabajo: Pueden ser de dos
tipos:
Ordenes de cambio: Se entenderá como cambio
toda variación de actividades contempladas
originalmente en el contrato y que su ejecución
afecte el alcance del trabajo, especificaciones y/o
su tiempo de ejecución.
Trabajos adicionales: Son aquellas actividades
que no estaban incluidas originalmente en el
alcance del trabajo pero conexas y necesarias
para cumplir con el objeto del mismo.
Los procedimientos de trámite de cambio o trabajos
adicionales son:
Ecopetrol comunicará al Contratista la necesidad de efectuar
un cambio, mediante un documento denominado “Solicitud
de Cambio”.
Como respuesta, el Contratista preparará un documento
llamado “ Propuesta de cambio Tipo A”, dentro del plazo que
se estipule en la respectiva solicitud.
Cada solicitud de cambio será numerada en forma
consecutiva. para llevar un control de las mismas, bien sea
que se realice o se anule posteriormente. El Contratista
producirá, dentro del informe mensual, un resumen del
estado de las órdenes de cambio.
El Contratista también podrá por iniciativa propia, someter a
consideración de Ecopetrol un cambio. En este caso se debe
remitir con un documento denominado “Propuesta de cambio
Tipo B”.
Cada propuesta de cambio presentada por el Contratista,
debe incluir:
Descripción del cambio propuesto y sus razones.
Efecto económico del cambio.
Efectos sobre el programa y sobre las garantías y
su justificación.
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CONTROL CONTRACTUAL
Una vez Ecopetrol verifique los efectos económicos del
cambio, su validez contractual y forma de pago, procederá
con la autorización formal escrita y será formalizada por
medio de un Acta, en la que se establezca su objeto,
razones que lo motivaron, valor, plazo y su incidencia para
pagos y programación del proyecto.
Contratos adicionales o accesorios: Si debido a
circunstancias especiales Ecopetrol considera que el precio
o el programa acordados necesitan ser modificados, se
suscribirá entre las partes un contrato adicional o accesorio.
El contrato accesorio se suscribirá cuando Ecopetrol
identifique actividades que no fueron contempladas en el
contrato principal y se consideren indispensables para la
ejecución del proyecto.
El contrato adicional se suscribirá cuando Ecopetrol
considere que por motivos de fuerza mayor se requiera un
mayor plazo para la terminación de los trabajos.
Estos contratos tienen que ser firmados antes de ejecutarse
el trabajo correspondiente.
Pagos: El Contratista debe presentar a Ecopetrol original y
tres (3) copias de las facturas de pago, debidamente
aprobadas por la Interventoría, de acuerdo con el programa
de pagos establecido.
Para efectos de pago, el porcentaje acumulado de avance
general de los trabajos debe ser igual o superior al
respectivo porcentaje equivalente actual de pago.
Reportes de planes especiales durante la construcción y
el montaje: Por lo menos con una semana de anticipación a
la fecha de iniciación de las labores de construcción y
montaje, el Contratista debe emitir para la aprobación de
Ecopetrol los siguientes planes:
Plan de calidad: Como parte del plan de calidad general del
contrato, el Contratista debe emitir un plan de calidad de las
actividades de campo que incluirá como mínimo lo siguiente:
Gestión de materiales de campo.
Programación y control de avance de la
construcción.
Control de calidad, inspecciones y pruebas.
Procedimiento para el prearranque, arranque y
aceptación de las interconexiones.
Plan de control ambiental, salud ocupacional y vigilancia: El
Contratista debe presentar a Ecopetrol su propio plan de
higiene, manejo ambiental, seguridad y vigilancia del área
donde se van a ejecutar los trabajos. Este plan debe incluir
como mínimo:
Procedimiento y programa de vigilancia.
Organización de campo.
Plan de manejo ambiental.
Plan de contingencia.
Programa de seguridad industrial.
Procedimiento para los permisos de trabajo.
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Procedimiento para la entrada de personal.
Procedimiento para la entrada de vehículos.
Procedimiento de contraincendio.
Programación y control: Dentro de los quince días (15)
calendario siguientes a la fecha de firma del contrato, el
Contratista presentará para la aprobación de Ecopetrol, el
programa detallado de trabajos con el siguiente contenido
mínimo:
Red de tiempos.
Programa básico de construcción.
Curva de progreso físico.
Diagrama de barras.
Programa de mano de obra.
Programa de equipos de construcción.
Informe detallado de la construcción.
Programa de desembolso.
Descripción de cuadrillas típicas.
Adicionalmente el Contratista debe tener en cuenta lo
siguiente:
• El Contratista utilizará para la programación y control, el
programa de computador “Primavera Project Manager”®
o equivalente.
• El Contratista debe disponer dentro de su organización,
de un grupo dedicado a la programación, registro avance
y control de ejecución del proyecto.
• Todos los programas, actualizaciones o
reprogramaciones están sujetos a la aprobación de
Ecopetrol.
• Los reportes de progreso, pronóstico de ejecución de
actividades, control de programas, etc., serán revisados
por Ecopetrol: por lo tanto, el Contratista debe poner a
disposición de Ecopetrol, cuando éste lo solicite, todas
las memorias de cálculo, archivos magnéticos y demás
documentación que soporte o respalde tales programas.
• El sistema de medida de avance físico de las actividades
se hará en las unidades definidas en el contrato. En caso
de no ser aplicables, se establecerán por Ecopetrol las
más adecuadas para el control.
• El Contratista debe elaborar la metodología para seguir
la medición del avance físico de cada una de las
actividades, la cual será revisada y aprobada por
Ecopetrol.
• Para el registro y control de ejecución se utilizará:
Programa básico de ingeniería y construcción.
Curva de progreso.
Programa de mano de obra.
Informe detallado de la ingeniería.
Informe detallado de la construcción.
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PROCEDIMIENTO DE COORDINACIÓN Y
CONTROL CONTRACTUAL
Programa de equipos de construcción.
Programa semanal de trabajo.
Reporte diario de trabajo.
• El progreso del avance será evaluado sobre lo realizado
en cada período a partir de la fecha de iniciación de los
trabajos, utilizando como base los porcentajes de peso
acordados con Ecopetrol o las actividades definidas
como puntos de control.
• En el caso que Ecopetrol no esté de acuerdo con el
avance presentado por el Contratista, las partes se
reunirán dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha
de presentación del reporte para definir la situación y
aclararla.
Ingeniería: Para el desarrollo de los diseños en las
diferentes áreas de la ingeniería, el Contratista deberá basar
todos sus diseños en las últimas ediciones de las normas
nacionales e internacionales de cada especialidad de la
ingeniería, así como en las normas de Ecopetrol aplicables,
procurando siempre los desarrollos tecnológicos mas
actualizados.
Bases de diseño: Las especificaciones y datos de diseño
incluidos en el Pliego de Condiciones son los parámetros
básicos para el proyecto y constituyen las normas para la
Ingeniería , compras y construcción.
Revisión de Diseños: Ecopetrol se reserva el derecho a
comentar y revisar todos los diseños y dibujos antes de su
emisión final, sin que esto exima de responsabilidades al
Contratista. Ecopetrol y el Contratista establecerán el plazo
para la revisión.
La aprobación final de los dibujos y especificaciones de las
ingenierías entregadas por Ecopetrol al Contratista son
responsabilidad del Contratista.
• Bases de aceptación: Todos los documentos
presentados por el Contratista deben indicar su carácter
así:
Informativo
Para aprobación.
Cuando se entreguen varios documentos el Contratista debe
indicar la relación de prioridades para su revisión.
Asimismo, una vez estudiados los documentos, Ecopetrol
remitirá una copia sellada al Contratista, aplicando la
siguiente clasificación:
Aprobado
Aprobado con comentarios.
Devuelto para corrección.
Pendiente de aprobación.
La categoría Pendiente para aprobación se aplicará a los
documentos que requieran información de soporte
indispensable para su revisión.
Para la determinación del avance mensual se contabilizarán
únicamente los documentos clasificados en las categorías
Aprobado y Aprobado con comentarios.
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Para los documentos clasificados como Devuelto para
corrección, el Contratista al emitirlo nuevamente debe indicar
el número de emisión, la fecha y los comentarios que la
motivan.
Para la revisión de los diseños se tendrá en cuenta las
áreas cubiertas por cada especialidad, las cuales como
mínimo podrán tener el siguiente alcance:
Ingeniería de Proceso:
Areas incluidas: Flujo de fluidos, transferencia de calor,
secado, filtración, conservación de la calidad de los
hidrocarburos, pruebas y puesta en marcha.
Servicios provistos: Clarificación del alcance, programa de la
disciplina, trabajos adicionales, órdenes de cambio.
Concebir el diseño del proceso, desarrollar información para
los diagramas de flujo ; definir y calcular los requerimientos
de servicios públicos, evaluar y dimensionar todos los
equipos, revisar los datos del proceso para asegurarse que
todas las condiciones de la operación han sido cumplidas,
diseñar válvulas de alivio y sistemas de alivio y purga,
revisar los criterios para la selección de los materiales; hacer
chequeos para garantía del proceso; realizar estudios de
optimización; establecer el alcance de las pruebas y el
desarrollo de los datos; definir contaminantes y medidas de
prevención y presenciar las pruebas de rendimiento.
Participar en los “HAZOP”.
Documentos producidos: Todos los documentos para
supervisar la disciplina de la Ingeniería de proceso, plan de
trabajo de la disciplina, proyección de los recursos humanos,
solicitudes de cambio.
Datos de diseño básico de proceso incluyendo la descripción
del proceso, propiedades físicas de las corrientes, curvas de
la gravedad específica de los fluidos, curvas de viscosidad:
diagramas de flujo del proceso; tuberías e instrumentos para
servicios industriales, resumen de los requerimientos de los
servicios industriales; listas de tubería; plano que designe las
áreas peligrosas; esquemas de recipientes; hojas de datos
que indiquen toda la información de proceso: lista de
requerimiento de químicos e informe de pruebas de
rendimiento.
Otras áreas a controlar: Drenajes y respiraderos; sistemas
de tuberías pequeñas, aislamiento de emergencia de
equipos, protecciones para contraflujos, interacción con las
otras especialidades.
Ingeniería de control del proceso:
Areas incluidas: Sistemas para el control del proceso, lazos
de control, control computarizado, sistemas de control
supervisorio, instrumentos y sensores de campo, sistemas
de retroalimentación.
Servicios provistos: Clarificación del alcance, programa de la
disciplina, trabajos adicionales, órdenes de cambio.
Desarrollar la filosofía del control del proceso; guía para los
instrumentistas a partir del sistema escogido; revisar dibujos
de proveedores.
Documentos producidos: Todos los documentos para hacer
seguimiento a las actividades de la especialidad, plan de
trabajo, proyecciones de recursos, solicitudes de cambio.
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PROCEDIMIENTO DE COORDINACIÓN Y
CONTROL CONTRACTUAL
Ingeniería Mecánica:
Areas incluidas: Intecambiadores; equipo rotativo; equipos
de transferencia de calor; recipientes a presión; unidades
paquete; selección de materiales: metalurgia; corrosión;
revestimientos; acústica y control de ruido, estructuras
metálicas.
Servicios provistos: Supervisar todas las actividades de la
Ingeniería Mecánica del proyecto incluyendo su alcance,
programas, trabajos adicionales y tiempo requerido para
órdenes de cambio. Revisar todos los equipos para
aplicación de códigos aplicables. incorporar los
requerimientos específicos en las especificaciones
estándares. Cálculos de los equipos. Añadir todos los
requerimientos, correspondientes a la especialidad, a las
hojas de datos preparadas por los ingenieros de proceso.
Realizar las evaluaciones de ofertas de la especialidad.
Participar en los “HAZOP”. Realizar los cálculos de análisis
de flexibilidad de tuberías.
Documentos producidos: Listas de equipos mecánicos,
requisiciones para la compra de equipos de la especialidad.
Otras áreas a controlar: Controlar órdenes de compra de
equipo que puedan retrasar el proyecto.
Ingeniería Civil:
Areas incluidas: Cimentaciones, vías, estructuras en
concreto, anclajes, control topográfico.
Servicios provistos: Supervisar todas las actividades de la
Ingeniería Civil del proyecto incluyendo su alcance,
programas, trabajos adicionales y tiempo requerido para
órdenes de cambio.
Revisión de levantamientos topográficos. Verificación para
drenajes, tuberías enterradas, piscinas, tratamiento de
efluentes.
Documentos producidos: Especificaciones de ingeniería civil,
estructural y arquitectónica. Informe de investigación del
sitio, análisis de suelos, drenajes, vías, pilotes.
Otras áreas a controlar: Flujo de información hacia otras
especialidades con el propósito de analizar interferencias.
Conocer localización de pernos de anclaje de los equipos del
proyecto.
Ingeniería de Tubería:
Areas incluidas: Distribución y diseño de la planta. Cálculo
de espesores de tubería y selección de clase y tipo de
tubería y accesorios y análisis de esfuerzos.
Servicios provistos: Supervisar todas las actividades de la
Ingeniería Civil del proyecto incluyendo su alcance,
programas, trabajos adicionales y tiempo requerido para
órdenes de cambio. La distribución de la planta , distribución
de tuberías, análisis de esfuerzos, chequear todos los
dibujos de tuberías, compras de materiales para tuberías.
Documentos producidos: Listas de componentes de tubería,
requisiciones para la compra lo correspondiente a la
especialidad. Esquemas del arreglo general, alturas de
equipos, orientación de boquillas, típicos de montaje,
plataformas y escaleras.
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Otras áreas a controlar: Flujo de información desde
Ingeniería de Proceso, Mecánica y Civil. Problemas de
interfaz entre tuberías y obras civiles.
Ingeniería Eléctrica:
Areas incluidas: Cableado, subestaciones, fuentes, sistemas
de comunicación, motores.
Servicios provistos: Supervisar todas las actividades de la
Ingeniería Eléctrica del proyecto, incluyendo su alcance,
programas, trabajos adicionales y tiempo requerido para
órdenes de cambio. Calcular caídas de voltaje, estudios de
cargas y cálculos de cortocircuito. Rutas para bancos de
ductos. Revisar dibujos de proveedores.
Documentos producidos: Especificaciones eléctricas, dibujos
de clasificación de áreas, unifilares, dibujos de puesta a
tierra, iluminación e instrumentos. Requisiciones de equipos
y material eléctrico. Diagramas de alambrado y conexión.
Dibujos de alarmas. Dibujos de protección catódica.
Otras áreas a controlar: Emisión temprana de equipos
eléctricos, transformadores y cables especiales que puedan
retrasar el proyecto. Utilización de facilidades existentes.
Ingeniería de Instrumentos:
Areas incluidas: Ingeniería electrónica, control
computarizado.
Servicios provistos: Supervisar todas las actividades de la
Ingeniería de Instrumentos del proyecto, incluyendo su
alcance, programas, trabajos adicionales y tiempo requerido
para órdenes de cambio. Cálculo para válvulas de control y
válvulas de alivio. Especificar materiales propios de
instrumentación. Revisar hojas de datos de recipientes y
equipos para adecuadas conexiones de los instrumentos.
Revisar dibujos de vendedores. Inspeccionar tableros y
controladores programables. Chequeo de los instrumentos
de campo.
Documentos producidos: Especificaciones de instrumentos y
descripción de software. Diagramas y detalles lógicos.
Diagramas de lazos de control. Evaluación técnica de
ofertas.
Otras áreas a controlar: Emisión temprana de órdenes de
compra de equipos de control computarizado con largo
tiempo de entrega. Riesgo de incompatibilidad de
componentes con el equipo seleccionado.
Ingeniería Ambiental:
Areas incluidas: Ingeniería Ambiental.
Servicios provistos: Cálculos y diseños relacionados con la
ingeniería ambiental, teniendo en cuenta una planificación
ambiental particular para el proyecto. Coordinación para
análisis de contaminantes y conocimiento detallado del área
donde se efectuarán los trabajos.
Documentos producidos: Planos del área del proyecto,
identificando fuentes de agua, población humana , fauna y
flora. Planes de mitigación.
Otras áreas a controlar: Documentación ambiental
gubernamental y planes particulares de entes externos en la
zona de influencia del proyecto.
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PROCEDIMIENTO DE COORDINACIÓN Y
CONTROL CONTRACTUAL
Seguridad:
El Contratista debe seguir los manuales de seguridad de
Ecopetrol. Además en todas las actividades durante el
diseño y la construcción debe tener en cuenta los aspectos
de seguridad tanto para la construcción como para la
operación del proyecto.
Para las labores de campo el Contratista debe presentar un
programa de seguridad y el plan de medidas a tomar en el
caso de una emergencia. Ecopetrol podrá hacer auditorías
sin previo aviso.
Recibo de los trabajos:
Pruebas: El Contratista debe presentar un “Plan detallado de
pruebas” para cada uno de los sistemas del proyecto.
Las pruebas de equipos especializados deben contar con la
presencia de Ecopetrol y/o de los fabricantes. Las pruebas
hidrostáticas deben ser desarrolladas por el Contratista en
presencia de Ecopetrol, teniendo en cuenta que todas las
líneas han sido previamente lavadas y limpiadas con el
procedimiento adecuado.
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Hoja 7 de 7
Aceptación: El proyecto puede ser aceptado parcialmente
por sistema, para luego recibirlo integralmente. Para la
aceptación de cada sistema se suscribirá un “Acta de recibo
parcial”, describiendo los lineamientos del proceso del
sistema y registrando los resultados, desviaciones y
acciones.
Entrega de los trabajos: El Contratista hará entrega de toda
la documentación del proyecto, incluido catálogos
mecánicos, actas de recibo parcial, guías de mantenimiento
de los equipos y planos “As - built”.
Operación Inicial: La operación inicial del proyecto incluirá un
“Plan de arranque”, el cual debe considerar las fases de pre-
comissioning, comissioning y start-up, y será desarrollado
por el Contratista y ejecutado por Ecopetrol, con la presencia
del Contratista en todas sus fases. Durante la fase de
“Operación Inicial” el Contratista tomará datos de la
operación y generará los cálculos de rendimiento de los
sistemas, los cuales los adjuntará a la documentación del
proyecto.