BASE DE DATOS EN EXCEL

(MACROS)

Willington Alvarez García

willyalvarez@misena.edu.co
Cel. 311 643 85 01
Base de datos en Excel con macros

BASE DE DATOS EN EXCEL (MACROS)

Una base datos es un conjunto de datos que han sido organizados bajo un mismo contexto y cuya
información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos
pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por
columnas (campos) y filas (registros). Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero
tendrá cualquier número de filas.

Nuestra base de datos estará configurada por dos hojas de cálculo, en una encontraremos el diseño
de un formulario para agregar y consultar información, y una segunda que almacenará la información
que adicionemos desde nuestro formulario.

Iniciamos entonces el diseño de nuestro formulario de la siguiente manera:

Para darle un diseño llamativo a nuestro formulario aplicamos un fondo al rango A1:I24, para nuestro
caso será de color azul, al título le daremos efecto de alto relieve, para ello daremos color blanco a
los bordes izquierdo y superior; a los campos daremos un efecto de profundidad, en este caso
aplicamos color blanco a los bordes inferior y derecho, y definimos un tono claro del mismo color.
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Para el diseño de los botones en nuestro

formulario y la creación de las
respectivas macros es necesario habilitar
la ficha desarrollador (programador,
para las versiones anteriores a office
2013) ya que por defecto Excel la tiene
deshabilitar. Para visualizarlo
seguiremos el siguiente procedimiento:

Damos clic el Archivo, lo encontramos

en la parte superior izquierda, luego clic
sobre Opciones, Personalizar cinta de
opciones, en el panel derecho
marcamos la casilla de la opción
Desarrollador (programador, para las
versiones anteriores a office 2013) y
damos clic en Aceptar.

Para agregar los botones al formulario, damos clic sobre la ficha Desarrollador, en la cinta de
opciones clic sobre el botón Insertar, clic en el ícono Botón (control de formulario), ahora dibujamos
un rectángulo en la parte inferior, al cuadro de dialogo que nos aparecerá damos clic sobre cancelar.

Para modificar el nombre del botón, daremos clic derecho sobre el mismo y clic en Modificar
nombre.

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A la hoja1 le asignamos el nombre Formulario, y agregamos una hoja nueva a la que daremos el
nombre de Datos; en esta última escribimos los campos de formulario de manera horizontal y
dibujamos un botón a la derecha del ultimo campo, en nuestro caso Gustos y preferencias, a dicho
botón le asignamos el nombre Volver.

Para evitar que el botón Volver cambie de tamaño a medida que agregamos información, seguiremos
el siguiente procedimiento: clic derecho sobre el botón, clic en Formato de control, clic en la ficha
Propiedades, clic en No mover, ni cambiar tamaño con celdas, y Aceptar.

Hasta ahora tenemos el diseño atractivo de un formulario y una hoja de datos, para que nuestra
BBDD sea funcional, es necesario la implementación de macros y la posterior asignación de las
mismas a cada uno de los botones.

Antes de crear una macro es necesario definir las instrucciones que esta almacenará y ejecutará
posteriormente.

Macro DATOS:
Estando en la hoja Formulario, damos clic en la ficha Desarrollador, en la parte izquierda de la cinta
de opciones clic en grabar macro, definimos el nombre, para nuestro caso será Datos.

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Damos clic en la hoja Datos, clic en la celda A1, luego en Detener grabación.

Para asociar la macro con el botón correspondiente, damos clic sobre este y luego en Asignar macro,
seleccionamos la macro y aceptar.

Macro VOLVER:
Estando en la hoja Datos, damos clic en la ficha Desarrollador, en la parte izquierda de la cinta de
opciones clic en grabar macro, definimos el nombre, para nuestro caso será Volver.

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Damos clic en la hoja Formulario, clic en el campo Documento y Detener grabación.

Para asociar la macro con el botón correspondiente, damos clic sobre este y luego en Asignar macro,
seleccionamos la macro y aceptar.

Macro LIMPIAR:
Estando en la hoja Formulario, damos clic en la ficha Desarrollador, en la parte izquierda de la cinta
de opciones clic en grabar macro, definimos el nombre, para nuestro caso será Limpiar.

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Ahora, seleccionamos el campo Documento, con la tecla Ctrl sostenida, vamos dando clic sobre el
resto de los campos para seleccionarlos, luego presionamos la tecla Supr, clic en el campo
Documento para retirar la selección, y después en Detener grabación.

Para asociar la macro con el botón correspondiente, damos clic sobre este y luego en Asignar macro,
seleccionamos la macro y aceptar.

Macro GUARDAR:
Estando en la hoja Formulario, damos clic en la ficha Desarrollador, en la parte izquierda de la cinta
de opciones clic en grabar macro, definimos el nombre, para nuestro caso será Guardar.

Esta macro almacenará en la hoja Datos la información que ingresemos en nuestro formulario.

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Vamos a la hoja Datos, clic derecho sobre la Fila 2 y seleccionamos insertar, para retirar la selección
damos clic en cualquier celda, para este caso daremos clic sobre A2.

Ahora, volvemos a la hoja Formulario, clic derecho sobre el campo Documento y seleccionamos
Copiar (Ctrl+C), regresamos a hoja Datos, clic derecho pegado especial Valores en la celda A2,
justo debajo del título Documento.

Para retirar la selección que nos queda al efectuar el pegado especial, damos clic en una celda
cualquiera.

El procedimiento anterior lo debemos realizar con cada uno de los campos de nuestro Formulario.

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Luego de terminar el pegado especial de todos los campos, vamos a la hoja Formulario,
seleccionamos el campo Documento, con la tecla Ctrl sostenida, vamos dando clic sobre el resto de
los campos para seleccionarlos, luego presionamos la tecla Supr, clic en el campo Documento para
retirar la selección, y después en Detener grabación.

Para asociar la macro con el botón correspondiente, damos clic sobre este y luego en Asignar macro,
seleccionamos la macro y aceptar.

Macro CONSULTAR:

Antes de iniciar la creación de la macro, asignamos un nombre al rango desde la columna A hasta la
columna I, es importante verificar que el nombre si se haya creado.

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Para la creación de esta macro es necesario utilizar la función BUSCARV y SI.ERROR que nos
ofrece Excel.

Estando en la hoja Formulario, damos clic en la ficha Desarrollador, en la parte izquierda de la cinta
de opciones clic en grabar macro, definimos el nombre, para nuestro caso será Consultar.

Escribimos la siguiente fórmula en cada uno de los campos; en el campo documento no escribimos
fórmula, porque en este ingresamos el número que corresponde al registro que deseamos consultar.

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Para asociar la macro con el botón correspondiente, damos clic sobre este y luego en Asignar
macro, seleccionamos la macro y aceptar.

Ahora, seleccionamos desde la Columna J hasta la Columna XFD (Ctrl+Shift+Direccional derecha),

clic derecho sobre cualquier celda seleccionada, y luego en Ocultar; hacemos lo mismo desde la Fila
25 hasta la Fila 1048576.

Seleccionamos el campo Documento, con la tecla Ctrl sostenida, vamos dando clic sobre el resto de
los campos para seleccionarlos,

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Luego damos clic derecho sobre uno de los campos seleccionados, clic en Formato de celdas, clic
en la ficha Proteger, desactivamos la casilla Bloqueada y Aceptar.

A los botones también aplicamos el procedimiento anterior, teniendo la tecla Ctrl presionada damos
clic en cada uno de ellos para seleccionarlos, clic derecho sobre uno de los botones, clic en Formato
de control, seleccionamos la ficha Proteger, desmarcamos la casilla Bloqueada y Aceptar.

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Para darle un poco de seguridad a nuestro Formulario, vamos a la ficha Revisar, clic en el Proteger
hoja, definir contraseña (opcional), Aceptar, solo si escribimos una contraseña nos solicita
confirmación y nuevamente Aceptar.

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Para darle un toque adicional al Formulario, vamos la ficha Vista y desmarcamos las casillas Líneas
de cuadrícula, Barra de fórmulas y Títulos.

Las etiquetas de las hojas también las ocultamos; vamos a la ficha Archivo, clic en Avanzadas del
panel izquierdo, nos ubicamos en el grupo Mostrar opciones para este grupo, desmarcamos la
casilla Mostrar fichas de hojas y Aceptar.

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Para guardar nuestro proyecto, vamos a la ficha Archivo, Guardar como (presionando la tecla F12),
definimos el nombre del archivo, en Tipo seleccionamos la opción Libro de Excel habilitado para
macros, clic en Guardar.

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