1.

Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo
siguiente:

Objetivos del programa de auditoría.

Establecer una metodología para la planificación, implementación y ejecución de las auditorías

internas de calidad, ambiental y SST, con el fin de determinar si el Sistema de Gestión es
establecido, es conforme con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001 2015, y si se ha
implementado y mantenido de manera eficaz.

Alcance del programa de auditoría.

Aplica a todas las Auditorías Internas del SG-SST desarrolladas en de ENERGYING SAS y
comprende desde la planeación de las auditorías internas hasta la recolección de los registros
generados durante las mismas.
 a. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

PROCESO FECHA ELABORACIÓN PROGRAMA:

MES Junio 2020 Julio 2020 Agosto 2020

SEMANA 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Elaborar el programa de auditoria

Preparar la auditoria

Realizar reunión de apertura

Recolección de información

Preparar las conclusiones de la auditoria

Ejecutar reunión de cierre

Elaborar informe de auditoria

Socializar el informe

Realizar seguimiento
 b. Criterios de auditoría.

PROVEEDOR
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE
Elaborar el programa de

-Programa de Auditoria -Evidencias de la

Auditoria Elaborar Planes de AuditoriaAuditoria
-Plan de Auditoria Preparar la auditoria -Hallazgos -Alta Dirección
-Alta dirección
-Procesos de la Realizar reunión de apertura -Acciones -Dependencias
-Dependencias de Recolección de la -Jefe de Control
Entidad Correctivas y y/o procesos de la
la entidad Información Interno
-Planes de Preparar conclusiones de la Preventivas. entidad
-Organismos de -Líder grupo auditor
Mejoramiento auditoria -Informes de -Organismos de
Control
Vigentes Ejecutar reunión de cierre Auditoria Control
-Auditorias Informe de Auditoria -Planes de
Anteriores Distribuir el Informe Mejoramiento

Realizar Seguimiento.

c. Auditores seleccionados por procesos.

La selección y asignación del equipo auditor para el desarrollo del Primer ciclo de auditoría interna
SST, se realizó mediante la comparación del perfil establecido para los auditores y el talento
humano con el que cuenta la empresa. Luego de la comparación se estableció que los únicos que
cumplen con NOMBRE CARGO dicho perfil son:
Nelvedirsson Garcia Coordinador HSE
Martina Garcia Jefe departamento de calidad
Marlin Lopez Jefe oficina control interno

d. Recursos necesarios.
 Manual de Procedimientos
 Lista Maestra de Documentos
 Formato único - Autoevaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, SST y Ambiente
 Guía del Sistema de Seguridad, SST y Ambiente
  Listas de Verificación
 Registros de los procedimientos
 Papelería
 Fotocopias

 Transporte

e. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

Tipo de Efecto o Parte Probab Valoración Evidencia

Causa -Riesgo Factor de riesgo Impacto Controles
riesgo consecuencia interesada ilidad del riesgo del control

Antes de realizar la
El cliente vea Registro de
Financiero

Invertir en nuevos inversión de un nuevo

Avances nuestros Socios, equipo/producto hacer un Gestión del
equipos para prestar 3 3 Moderado
tecnológicos servicios clientes análisis de mercado para Cambio.
el servicio
costosos analizar la viabilidad de la
inversión.
Aumento de No se cumplan en Mantener actualizados los Matriz de
Estratégico Cumplimiento

Se generen
requisitos legales, su totalidad con el requisitos legales. Divulgar necesidade
multas o Socios,
costos elevados requisito 5 5 Alto y establecer planes de s de
sanciones por clientes
de capacitaciones (desconocimiento, acción para su formación.
incumplimientos
y actualizaciones altos costos, cumplimiento (matriz de Matriz de
Desconocimiento de Definir y divulgar procesos
Se generen re
Falta de información de Clientes, y canales de comunicación Cuadro de
procesos e
comunicación clientes, información trabajadore 5 3 Alto claros y adecuados tanto planeación.
incumplimientos
interna interna, s con el cliente interno como
al cliente
necesidades, etc. con el cliente externo.

Valoración
Probabilidad/Impacto
del riesgo
Bajo 1
Aceptable 2 Bajo
Tolerable 3
Moderado 4 Moderado
Importante 5
Inaceptable 6 Alto
2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

a. Objetivos de la auditoría.

Establecer el grado de implementación del SG-SST de ENERGYING SAS. con respecto a los
requisitos establecidos en el FORMATO ÚNICO - AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE SEGURIDAD Y salud en el trabajo y medio ambiente.

Alcance de la auditoría.

Este plan aplica a las auditorías internas que se realicen al Sistema de Gestión Integral –SGI, en
las diferentes áreas de la organización.

b. Procesos a ser auditados.

 Gestión gerencial.
 Gestión calidad.
 Gestión talento humano.
 Gestión sst
 Gestión mantenimiento.

 Procesos operativos.

c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.

1. Precisar los detalles de la auditoría:

 Determinación del tipo de auditoría.

 Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.

 Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades, preparación y

entrega de informe.

 Asignación de tareas al equipo auditor.

 Determinación de recursos necesarios.

Definir:

 Objetivo.

 Alcance
  Antecedentes

2. Informar al proceso o área auditada, con la suficiente antelación (por lo menos 10 días hábiles
antes de la realización), la fecha prevista para la auditoria, cronograma objeto y alcance de la
misma.

3. Preparar la Auditoria y elaborar las herramientas para la verificación de los procesos a auditar.
Para la auditoria se podrán utilizar técnicas como la observación, inspección, entrevistas etc. u
otras técnicas conocidas.

Por cada requisito identificado se registra como criterio para la auditoria:

 Él debe a verificar.
 La especificación asociada.
 La fuente del requisito, por ejemplo: la Norma, el procedimiento o documento interno,
la norma técnica o legal; y el ítem, capítulo o numeral.
 La evidencia a tomar en auditoria, teniendo en cuenta los registros asociados, cuando
aplique.

4. Realizar reunión de apertura, el auditor líder deberá confirmar el objetivo y alcance de la

auditoria, la programación descrita en el plan de auditoría y la fecha de cierre de la auditoria.

5. Realizar y aprobar ajustes correspondientes al plan de auditoría en caso de presentarse algún

inconveniente para la ejecución de una o varias actividades planificadas

6. Ejecutar la auditoria para ello se recolectan las evidencias que demuestren la conformidad del
Sistema.
Aplicando la Lista de Chequeo, y mediante un muestreo apropiado

7. Registrar las evidencias de la auditoría en las listas de chequeo. Estas evidencias se evalúan
contra los criterios de auditoría y se generan los hallazgos, que pueden indicar conformidad o no
conformidad y/o identificar oportunidades de mejora.
Las no conformidades deberán ser informadas al auditado y se deberá llenar formato “Acción
correctiva y preventiva. donde firmara el auditado y el auditor en su primera parte.

8. Realizar reunión de cierre, el auditor líder deberá informar a los auditados sobre las no
conformidades y observaciones encontradas durante las auditorias, así como las fortalezas y
debilidades para el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión de la seguridad y salud e el
trabajo, además de las dificultades y conclusiones en el proceso de realización de la auditoria.
9. Elaborar informe de las auditorias utilizando el formato “Informe de Auditorías Internas”, Los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones son revisadas por el equipo auditor. Se enumeran,
redactan y registran los hallazgos de no conformidades y observaciones, luego se entregan o
remiten los reportes a los responsables de los procesos auditados, para que se implementen las
acciones de mejora.

10. Difundir resultados a todo el personal de los procesos involucrados en el Sistema de Gestión
de la seguridad y salud en el trabajo.

11. Realizar el análisis de las causas y establecer la corrección y las acciones correctivas
correspondientes de las no conformidades diligenciando el formato “Acción correctiva y preventiva”,
se debe velar porque se tomen las acciones correctivas, en el menor tiempo posible, frente a las no
conformidades y observaciones detectadas, y enviar el Plan de Acción al coordinador del Sistema
de Gestión.

12. Realizar seguimiento a la implementación de acciones, verificando la eficacia de las mismas

según las fechas acordadas y asegurando la eliminación de las causas de las no conformidades
registradas en el formato “Acción Correctiva y Preventiva”.

13. Presentar informe a la Gerencia terminado el cierre del ciclo de la auditoría sobre los resultados
de las auditorias y la eficacia de las acciones.

14. Recopilar y archivar toda la documentación involucrada en el proceso de auditorías internas del
sistema de gestión

Documentos de referencia:

 Procedimiento Acciones Correctivas.

 Procedimiento Acciones Preventivas.

d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.

Cronograma.

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011:2002 Directrices para la Auditoría de los
Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se considera
que la secuencia adecuada sería la siguiente:

• Preparación del Plan de Auditoría.

• Asignación de las tareas al equipo auditor

•Preparación de los documentos de trabajo

•Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.

•Recopilación y verificación de la información

•Generación de hallazgos de la auditoría

•Preparación de las conclusiones de la auditoría

•Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.

•Preparación del informe de auditoría

• Aprobación y distribución del informe de auditoría.

e. Métodos de auditoría a utilizar.

Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:

•Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar

•Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y principios de contabilidad

de general aceptación.

•Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen.

• Aplicación de normas generales a situaciones específicas

•Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

  Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en
coordinación con las unidades administrativas correspondientes.

 Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en

cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento,
experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.

 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el
objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y
las instrucciones específicas, entre otros.

 Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el

objetivo general propuesto para la auditoría específica.

 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia
técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus obligaciones.

 Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica

previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta
actividad.

Un plan anual de auditoria, es necesario para conocer objetivamente el estado de la Organización

y su nivel de calidad, debe ser conocido por todos los miembros de la Organización, con la
finalidad de garantizar la mejora continua ya que con el resultado de la auditoría se logra identificar
dónde mejorar y en que nos esta yendo bien.

Cabe mencionar que la elaboración de un plan anual de auditoria le suma a la organización ya que
proporciona credibilidad en proyectos.