TALLER PARA FUNCIONES PARA ANALIZAR LISTAS

Entre a Excel y comience creando los siguientes campos en la hoja tal como se ve en el gráfico.

Documento de identidad
Nombre
Apellido
Fecha de nacimiento
Edad
Sexo
Categoría
Cód. de tipo
Tipo
Procedencia
Eps
Nom. EPS
Fecha de Consulta
Día
V. consulta

Recuerde los campos deben estar contiguos sin dejar columnas en blanco.

Ahora seleccione los títulos que creó como se ve en la figura siguiente.

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

Sin perder la selección de clic en ajustar texto

Ahora el aspecto de la de las celdas que contienen nombre de los campos es la siguiente.

A continuación se van a alinear los títulos en cada una de las celdas para ello con las celdas aun seleccionadas y
si perdió la selección vuelva a seleccionarlas. De clic en las herramientas de alineación vertical y horizontal
respectivamente como se ve a continuación.

1) 2)

Ahora los títulos se verán de la siguiente forma; ajusta el tamaño de las columnas para una mejor distribución
de los títulos en cada una de las celdas.

Con los títulos aun seleccionados asigne color de fondo a las celdas de la siguiente forma

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

1) 2)

Ahora selecciona todos los títulos y continua con la selección hasta la fila 23 como se ve en el siguiente grafico

Y das clic en la herramienta bordes selecciona todos los bordes, ver dibujo.

1) 2)

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

Ahora el aspecto de nuestra planilla es la siguiente.

Como puedes ver, las líneas de división aún se ven ahora, por tal razón vamos a quitarlas para dar un aspecto
más profesional a nuestro trabajo, de esta forma solo se verán los bordes del cuadro. Para ello haga lo siguiente.

En la ficha vistas en la sección mostrar de clic en la opción líneas de división de tal forma que quede desmarcada
ver imagen.

Cuando desactive la casilla la hoja se vera de la siguiente forma.

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

En este momento ya tenemos el esqueleto de nuestra plantilla desarrollada, por tal razón vamos a comenzar a
agregar los elementos para hacerla totalmente funcional.

Comencemos agregando los datos del primer registro para tener datos que analizar y como referencia para
aplicar las funciones que iremos insertando a medida que vayamos avanzando en nuestro ejemplo.

En la imagen anterior en la fórmula de edad tenemos la función hoy, que extrae la fecha actual del sistema y la
función entero, que encierra toda la fórmula de edad permite tomar del resultado, la parte entera.

En imagen anterior la columna de categoría debe deducir tres posibles valores de acuerdo a la edad del
paciente, para realizar este análisis se emplea la función “SI” de la siguiente forma: si la persona es menor de 13
años la categoría es infantil, si la persona es menor de 18 la categoría es adolecente, de lo contrario la
categoría es adulto. La función se escribe como se ve en la imagen.

En la imagen anterior la columna tipo analiza el valor que se encuentra en la columna cód. Tipo para ello se
utiliza la función Elegir que permite crear una lista de acuerdo a un numero de índice el cual se escribe en la
columna cód. Tipo; la función elige un elemento de la lista que se escribe dentro de ella de acuerdo al número
que se escriba en la columna cód. Tipo ; si en la lista hay solo 3 valores los números que aceptara solo será de 1
a 3.

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

Para la columna Nom. EPS aplicaremos nuevamente la función elegir, pero ahora lo haremos de la siguiente
forma:

Como puedes ver hemos incluido la función elegir dentro de una función condicional “SI” con el fin de que
cuando en la columna EPS no haya valores la función no nos devuelva un error.

En pocas palabras leyendo la función que hemos colocado en la columna NOM EPS esto quiere decir el
siguiente:

Si en la celda K4 no hay valores deje la celda donde se escribe la formula vacía esto es lo que está expresando las
comillas; de lo contraria elija el elemento de la lista de acuerdo al valor.

Ahora agrega un comentario a las celdas de la Columna EPS para orientar la aplicación de los códigos para
asignar el NOM EPS.

Para ello haga lo siguiente:

Ubíquese en el Titulo de la Columna EPS, luego seleccione la ficha Revisar y de clic en Nuevo Comentario tal
como se ve en la imagen

Aparecerá un cuadro amarillo y escriba las EPS como lo muestra la imagen y arrástrela del borde hasta la
posición como indica la imagen. Y luego de clic en mostrar todos los comentarios.

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

Para hallar el Día haga lo siguiente, en la columna Día escriba =M4 Luego de clic derecho sobre la fecha que
quedo en la columna día y seleccione Formato de Celda. ver Imagen

Ahora en el cuadro que aparece de clic en personalizada y en el cuadro Tipo borre lo que hay allí y escriba dddd
y da clic en aceptar, ver imagen

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

Ahora introduzca el valor de Consulta, copie las funciones que creo y llene la lista.

En el siguiente aparte de este Taller utilizaremos funciones que me permiten calcular algunos elementos de una
columna no todos. Para ello haga lo siguiente.

Una vez llena la lista ubíquese en la celda A26 de la hoja en la parte inferior de la misma. Y escriba lo siguiente
desde la celda especificada hacia abajo

El valor recaudado por consultas

Total Neiva

Total Rivera

Total Garzón

Total Aipe

Aplicamos relleno naranja a las celdas que se encuentran al frente de los totales. Ahora El cuadro se debe ver
cómo está a continuación. Claro está con la diferencia que la lista esta llena.

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

Función Sumar.si

Ubíquese en la Celda B27 y escriba lo siguiente tal como se ve el grafico.

En el grafico anterior la función sumar.si referencia el rango J4:J23 donde se encuentran las procedencias y
luego indica que selecciones de ese rango todas las ciudades de Neiva y luego cada vez que encuentre Neiva en
ese rango continúe por la misma fila hasta la columna “O” sume el valor que se encuentra en el Rango O4:O23

Aplique la función para sumar los de los demás municipios.

Una vez llena la lista ubíquese en la celda D26 de la hoja en la parte inferior de la misma. Y escriba lo siguiente
desde la celda especificada hacia abajo

Número de Personas por Categoría

Total Infantil

Total Adolecentes

Total Adultos

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

Aplicamos relleno naranja a las celdas G27 hasta G29 que se encuentran al frente de los totales. Ahora El
cuadro se debe ver cómo está a continuación. Claro está con la diferencia que la lista está llena.

Función Contar.si

Ubíquese en la Celda G27 y escriba lo siguiente tal como se ve el grafico.

En el grafico anterior la función Contar.si analiza el Rango G4:G23 y busca todos las celdas que contengan el
dato “infantil” y lo cuenta. Una vez hecho esto realice la función para las otras categorías.

También podemos aplicar otras herramientas para hacer más sencillo e interactivo para ello haremos lo
siguiente:

En la celda J26 escriba Valor recaudado por cuota y luego en la celda J27 Escriba Seleccione Ciudad; luego de clic
en la hoja 2 del libro y desde la celda B2 los siguientes nombres de Ciudades; Neiva, Garzon, Aipe, Rivera. Ver
Imagen.

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Ahora seleccione el Rango de clic en el cuadro nombre y escriba ciudad y presione enter; como se ve en la
imagen.

Con lo anterior ha dado el nombre ciudad al rango donde escribió las ciudades; ahora de clic en la hoja 1 y luego
de clic en la celda L27. Ver imagen.

Ahora de clic en la ficha datos y luego en validación de datos como se ve en la imagen.

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

Aparecerá el cuadro de validación, en la opción permitir seleccione Lista y luego en la opción origen escriba
=ciudad, que es el nombre del rango que creo en la hoja 2 y luego de clic en aceptar. Ver imagen

Ahora en la celda L27 se le ha agregado una flecha al lado derecho que al dar clic sobre ella aparecen las
ciudades que escribimos en el rango. Ver imagen.

Ahora escriba Total en la celda J28 y alinielo a la derecha y luego ubíquese en la celda K28 y escribe =L27

Esto traerá el nombre seleccionado en la celda L27 y lo colocara al lado de la palabra total. Ver imagen.

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

Ahora en la celda L28 escriba la siguiente formula; que sumará solo aquello registros que tengan la ciudad
seleccionada. Ver Imagen.

En la anterior función esta, evalúa el rango donde están las ciudades, busca en este rango el valor Neiva que es
que se seleccionó en la celda L27 y luego suma cada uno de los elementos en la columna donde se encuentran
los valores de la consulta que coincidan con cada una de las ciudades que se encontraron en el rango. Presione
enter si aun no lo ha hecho.

Ahora podrá seleccionar la ciudad y automáticamente le creara el resultado, no cree que es mas interativo de
esta forma? Ahora intente hacer lo mismo con las categorías.

Ing. Jaiber John Velasquez Gomez pcjave66@gmail.com

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