ACCESS 2016

CAPITULO 1

Conceptos Básicos sobre

Bases de Datos
Sistema de Información

Un Sistema de Información, es aquél que permite recopilar, administrar y manipular

un conjunto de datos que conforman la información necesaria para que los
estamentos ejecutivos de una organización puedan realizar una toma de decisiones
de la forma más adecuada. Es aquel conjunto ordenado de elementos (no
necesariamente computacionales) que permiten manipular toda aquella información
necesaria para implementar aspectos específicos de la toma de decisiones.

La información y la toma de decisiones

 Las funciones administrativas, así como el arte de la toma de decisiones tienen
como materia prima fundamental la información. El grado de incertidumbre en la
toma de decisiones depende de la in formación que se posea. En consecuencia,
la información otorga ventajas estratégicas a la organización en el mercado frente
a los competidores.

Los Datos

Son una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, espacial,

etc.) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa. Los datos describen
hechos empíricos, sucesos y entidades. Un dato es un valor o referente que
recibe el computador por diferentes medios, los datos representan la información
que el programador manipula en la construcción de una solución o en el
desarrollo de un algoritmo.
Representación formal de hechos, conceptos o instrucciones adecuada para su
comunicación, interpretación y procesamiento por seres humanos o medios
automáticos.
Son números y factores en bruto, sin analizar, acerca de los sucesos. Algo
recogido directamente de la fuente.
Un Dato es un valor específico, por ejemplo "43", el cual, por sí sólo, no entrega
ningún conocimiento útil.

Información
Es el resultado de la organización o análisis de los datos de alguna manera
significativa con un objetivo prestablecido.
La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y
ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno
o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su
aprovechamiento racional es la base del conocimiento.
Sistemas de información empresarial

Los sistemas de información empresarial constituyen el conjunto de recursos de la

empresa que sirven como soporte para el proceso básico de captación,
transformación y comunicación de la información.

Un sistema de información debe ser eficaz y eficiente. Es eficaz si facilita la

información necesaria, y es eficiente si lo realiza con los menores recursos posibles.

Diseño de la Base de Datos

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información

exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los
objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea
necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es
mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades
y pueda modificarse fácilmente.
El Diseño de una Base de datos, también conocido como Modelamiento de datos,
el proceso de abstracción de la realidad (modelo) en función de los conceptos (datos
que la componen)
Se realiza de acuerdo a la interpretación de la realidad que se está observando
Es descrito en función de la interpretación de los conceptos (semántica)
Debe ser consistente con el modelamiento de procesos de negocio.
Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos organizados de manera tal
que se facilita el almacenamient o, la actualización, y la consulta de los
datos. Una base de datos relacional está organizada como un conjunto
de filas y columnas relacionadas.
Es una colección sistematizada de datos, que puede ser usada como
fuente de información única para toda la organización.
Colección organizada y sistematizada de datos de interés de la
organización a la cual accedemos y explotamos para obtener
información de utilidad para el manejo de la organización.

Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos,

pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una
hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista
aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los
datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los
métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son
limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es
transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración
de bases de datos (DBMS), como Access.

Sistema de Administración de Bases de Datos

(DBMS).
Se conoce como Sistema de Administración de Base de Datos, o
Sistema de Gestión de Base de Datos, o DataBase M anagement
System (DBMS) al conjunto de hardware y software utilizado para
almacenar y administrar una base de datos. En el mercado tenemos
una variedad de DBMS’s, desde aquellos diseñados para ser utilizados
en comput adoras personales hasta los creados para ser utilizados en
entornos distribuidos:

 Microsoft Access
 MySQL
 PosgreSQL
 Microsoft SQL Server
 Sybase System
 DB2 Universal Database
 Oracle Database

Un DBMS evita dos grandes problemas que se presentan en los

sistemas convencionales de almacenamiento de datos:

 Redundancia de los datos: cuando cada área de una organización

maneja su propio almacenamiento de datos, la data suele duplicarse
en cada una de las áreas que tienen relación entre sí.
 Inconsistencias en los datos: como consecuencia de la duplicidad
de los datos, la actualización de un dato puede requerir que esta
operación se ejecute en varios lugares. Si esto no se hace con
cuidado, necesariamente se va a presentar inconsistencia en los
datos, ya que algunos estar án actualizados y otros no.

NORMALIZACION

La Normalización es un proceso que permite remplazar las relaciones

complejas entre los Datos por relaciones más sencillas de tal manera que se
facilita la comprensión y el desarrollo del procesamiento de datos.
La idea básica de la normalización es reducir una estructura de datos
compleja (multidimensional) a un grupo de entidades y relaciones más
simples.

Los objetivos principales de la Normalización son facilitar la actualización de

la Base de Datos, eliminar las redundancias y las anomalías de
actualización, de manera tal que se maneje adecuadamente la integridad y
consistencia de los datos. El modelo normalizado finalmente debe
corresponder y reflejar la realidad a partir de la cual se diseñó.
La integridad de datos, se puede asociar en general a restricciones que
permitan asegurar que los cambios o actualizaciones que efectúan los
usuarios en la Base de Datos, no resulten en una pérdida de consistencia de
éstas, es decir se debe contar con mecanismos que permitan proteger la
Base de Datos.

El concepto de la Normalización de los datos tuvo su origen en la teoría

relacional numérica y fue planteada formalmente por Edgard F. Codd. Codd
encontró en esta teoría una forma elegante de presentar un método para el
trabajo de modelar los datos; esta es la razón por la cual se debe seguir
estos procedimientos, llamados formas normales, de manera rígida y en
forma ordenada. Esto quiere decir que primero se debe pasar a la Primera
Forma normal, luego a la Segunda Forma Normal luego a la Tercera y así
sucesivamente. No se debe alterar esta secuencia.
Codd planteo la Primera Forma Normal (1FN), la Segunda Forma Normal
(2FN) y la Tercera Forma Normal (3FN),
La presentación formal de la teoría de la Normalización exige un
conocimiento previo matemático. No pretendo desarrollar esta formalización,
sino más bien presentar estas ideas de una manera intuitiva para que los
lectores a quienes va dirigido este trabajo, que por lo general son personas
que quieren llegar directo “al grano”, puedan comprender esta teoría de
manera muy simple y práctica.
A continuación, plantearemos las principales formas normales, desde el
punto de vista que nos hemos propuesto
Como esta es un caso de una de tantas Boletas, esto quiere decir que existen
varias INSTANCIAS de Boleta y cada boleta a su vez tiene varios atributos,
podemos concluir que BOLETA es una Entidad que representa a todas las boletas
de esta realidad concreta.
Luego podemos representar a esta entidad de la siguiente manera:

Luego para poder normalizar inclinamos al grafico de entidad

Acá vemos la misma entidad, pero en forma horizontal, de manera que El Atributo
NroBoleta la señalamos como la clave primaria (PK), ya que es única o sea no se
repite (Criterio de Unicidad).
Identificamos el Grupo Repetitivo

Los atributos del Grupo repetitivo tienen más de un valor por instancia; luego
no se pueden representar en dos dimensiones (son tridimensionales, se
salen del plano del papel)
Se separa el Gripo Repetitivo y nos queda la Entidad A:

Esta entidad ya se puede representar en dos dimensiones por lo tanto es

Plana; Luego ya está en 1FN
Con los atributos del grupo repetitivo y la PK que pasa como clave foránea
formamos otra entidad B:

La entidad B también se puede representar en dos dimensiones, ya que

NroBoleta ahora es Clave Foránea (FK); luego se pueden repetir los valores
de la FK en varias instancias de esta entidad:

Luego esta entidad B está en 1FN

SEGUNDA FORMA NORMAL (2FN)

Para pasar una entidad a la segunda forma norma, el primer requisito es que
ya se encuentre en primera forma normal; luego se deben eliminar los
atributos que tengan Dependencias parciales.
Con estos atributos extraídos se den formar otras entidades. Una entidad se
encuentra en la segunda forma normal si ya está en la 1FN y además cada
atributo no clave es completamente dependiente de la Clave primaria.

Dependencia Parcial.

Supongamos que tenemos una entidad en 1FN, como la siguiente, donde la

PK es compuesta y está formada por los atributos A y B:

1FN
El atributo C depende funcionalmente de la PK; esto quiere decir que para
identificar plenamente al atributo C se necesitan conocer a todos los
atributos que conforman la PK (A y B). Lo mismo se aplica para el atributo D
de la figura.
Por otro lado, el atributo E se puede identificar tan solo conociendo el
atributo B, sin necesidad de conocer el atributo A. Luego se puede afirmar
que el atributo E tiene una dependencia funcional parcial de la PK.
Para Normalizar esta entidad que ya se encuentra en 1FN hay que retirar las
anomalías que tienen Dependencia Parcial; en este caso el atributo E
Ahora la Entidad quedaría así:

Y no tiene anomalías de Dependencia Parcial; luego ya está en 2FN

 Con las anomalías retiradas y el atributo que las identifico se construye otra
entidad:

Como en esta entidad B identifica a E B pasa a ser la Clave Primaria y en la

Entidad anterior el atributo B pasaría a ser Clave Foránea (FK)

En nuestro caso ejemplo, tenemos dos entidades A y B resultantes que se

encuentran en Primera Forma Normal; luego son candidatas a aplicarles la
Segunda Forma Normal.
En el caso de la entidad A, podemos observar que la PK está formada por
un solo atributo, luego es imposible encontrar alguna dependencia parcial de
cualquier atributo que se identifique con la PK, ya que al depender
funcionalmente de la PK dependerá de toda, no de una parte de ella.
Luego la primera entidad ya está en 2FN por que no existen las anomalías
de dependencias parciales en ella.
Por ejemplo, un cliente (IdCli) se identifica con un número de boleta (NroBol)
no puede ser con una parte del número de boleta.

Podemos concluir entonces que, si una entidad ya está en 1FN, y su PK es simple,

(formada por un solo atributo), no tendrá dependencias parciales, luego ya se
encuentra en 2FN. O como corolario, que solo existirá posibilidad de encontrar
dependencias parciales en una entidad, si su PK es compuesta (formada por más
de un atributo).

2FN

Luego A ya está en 2FN

En el caso de Entidad B no se conoce aún cuál es su Clave Primaria (PK);

 Pero investigando las reglas de negocio encontramos que en una Boleta no se
puede volver repetir un producto otra vez. Luego la combinación de

NroBoleta + NomProd

No se puede volver a repetir; es decir tiene Criterio de Unicidad, el cuales el

requisito principal para definir una PK; Pero además tampoco se podría repetir,
por la misma razón anterior, el

NroBoleta + IdProducto.

Esta combinación también tiene Criterio de Unicidad, pero ocupa menos espacio
(en bits) que la combinación anterior luego se aplica el Criterio de Minimidad para
elegir a la PK.
Luego la PK es NroBoleta + IdProducto.

Para verificar si existen atributos con dependencia parcial, nos apoyamos otra
vez en reglas de negocio:
Los productos no cambian de código.
Los Productos se venden en un solo tipo de unidad (Son mayoristas)
Los productos pueden cambiar de precio en diferentes boletas.
Luego los atributos con dependencia parcial son
NomProd y Unidad.

La cual ya está en 2FN ya que se eliminaron las anomalías.

Con las anomalías y el atributo que las identifico se forma otra entidad:

La cual también está ahora en 2FN

TERCERA FORMA NORMAL (3FN)

Una entidad se encuentra en la Tercera Forma Normal si ya está en la 2FN, y además no tiene
atributos con dependencia Transitiva; es decir, atributos que se pueden obtener a partir de otros.

Para obtener la 3FN se deben seguir los siguientes pasos:

Remover los atributos transitivos

Formar nuevas entidades con estos atributos y encontrar en estas su clave primaria

En esta última Entidad como e identifica a los atributos f y g

e pasa a ser PK y en la entidad anterior e pasa a ser FK

Lo que tendremos como resultado son dos entidades que tiene una relación entre ellas a través de
la PK y la FK.

Aplicando a nuestro caso tenemos:

IdCliente identifica a NomCli, Luego NomCli tiene Dependencia Transitiva de la PK

IdVendedor identifica a ApeVend y a NomVend, luego estos atributos tienen Dependencia
Transitiva de la PK.

Separando los atributos con dependencia transitiva tenemos ahora:

Con las anomalías que salieron y los atributos que las identificaron formamos otras entidades.

Al observar y analizar las entidades anteriores B1 y B2, concluimos que no tiene dependencias
transitivas; luego al no existir la anomalía de dependencia transitiva, ya están en 3FN.

Finalmente, tenemos estas 5 entidades resultantes normalizadas en Tercera Forma Normal (3FN).

Ahora debemos establecer nombres adecuados a estas entidades resultantes; de acuerdo a lo que
representan.
Después giramos las Entidades en forma vertical y ahora tenemos:

Luego relacionamos las entidades por medio de las Claves Primaras y Foráneas. Siempre partimos
de la PK con 1 (un palito vertical) y llegamos a las Foráneas con uno o mochos (un palito vertical
más una pata de gallo )
A este Modelo Lógico ahora lo vamos a convertir luego en un Modelo Físico para implementar la
Base de Datos en ACCESS 2016.