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Encabezado: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Importancia De Los Archivos (RSE)

Área: Administración Documental Ficha: 2104926

Servicio Nacional De Aprendizaje “Sena”

Servicio Nacional De Aprendizaje “Sena”

La correspondencia con esta investigación debe ser dirigida a

Servicio Nacional De Aprendizaje “Sena” Regional Nariño

Contacto: San Juan de Pasto 26/04/2020

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INTRODUCCIÓN

La archivística y el manejo de la documentación ha estado presente en el desarrollo de la

humanidad ya que ha existido la necesidad de guardar y registrar la documentación y de paso

llevar cuenta de sus acciones comerciales, es por ello que en la actualidad los procesos

documentales se encuentran en una situación de cambio continuo y constante acompañada de la

tecnología, ofreciéndonos más alternativas y prontitud en las consultas de los mismos tanto para

las empresas, como para el entono interior y exterior que la conforman.

Razón por la cual las empresas y múltiples instituciones han hecho un cambio en el manejo de

los archivos, fortaleciendo su uso y su consulta tanto para los usuarios como para las entidades

que realicen dichas consultas, manteniendo los principios de la archivística que han estado

presentes desde el siglo XIX.

Es por ello que en el presente trabajo se pretende realizar un ensayo donde demos a conocer la

importancia de los archivos en la sociedad, en las instituciones de acuerdo al material compartido

en la plataforma virtual del SENA y de más fuentes de cónsula.

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OBJETICVO PRINCIPAL

Comprender y utilizar la terminología archivística sobre la importancia de los archivos en el

medio actual.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Leer la información compartida en la plataforma virtual del SENA y otros centros de

información, con el fin de interpretar y entender a profundidad la importancia de los archivos y

la archivística en las empresas y demás entes encargados de la misma.

2. Analizar las diferentes situaciones que se genera en la documentación y en el uso de los

archivos acompañadas de las nuevas tecnologías y como esta es una herramienta para el

beneficio de las empresas y en su medida para la sociedad.

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DESAROLLO

La archivística se remonta desde el origen de la escritura que surgió por la necesidad de

comunicarse entre los humanos, pero su inicio se da desde el comienzo de la humanidad,

iniciando en civilizaciones antiguas que utilizaron métodos de la época para elaborar sus

manuscritos con el fin de llevar control de sus riquezas. A partir de dichas culturas se inició la

evolución del archivo, donde se tiene registro desde XII y XIII y de carácter financiero al siglo

XIV donde se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos requerimiento,

un ejemplo el sistema de archivo que llevo la corona real. Hacia el siglo XV y XVI se identifica

a España como pionero de los archivos, en los siglos XVI y XVIII se inicia una investigación

más detallada acerca de los archivos, fue hasta el siglo XIX al inicio de la revolución francesa

que se tomó conciencia de la funcionalidad de los archivos y el estudio de la archivística

conocimiento que fue otorgado por Napoleón.

Actualmente los países desarrollados el interés por la investigación se apoyan en los archivos

existentes y a esto sumado el desarrollo tecnológico da mejor manejo archivístico.

EVOLUCIÓN: Desde sus inicios paso de manuscritos a un conjunto de documentos

acumulados en un proceso natural, ya sea por una persona natural o entidad pública o privada, ya

que estos son imprescindibles para la toma de decisiones debido a que la información contenida

sirve de testimonio para los tramites que pueda requerir una empresa o persona.

CUALIDADES: Los archivos cuentan con varias cualidades que ofrecen múltiples beneficios

si son manejados de la manera correcta para una empresa u organización, entre la conformación

de los archivos encontramos varias características como económicas, simples, funcionales,

exactos y técnicos.
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CLASIFICACIÓN: Los archivos se clasifican de acuerdo ha su:

1. Organización: en las culés se destacan:

Archivo centralizado: Donde una organización controla toda la documentación.

Archivo descentralizado: Aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización, es

independiente de todo proceso archivístico.

Archivo descentralizado con control centralizado: Lo lleva cada dependencia y la

responsabilidad es de cada jefe.

Archivo descentralizado con control centralizado: Se maneja de acuerdo a cada necesidad de

la dependencia con archivo descentralizado ya que este se controla desde archivo central.

2. Uso: Se clasifican de acurdo al tiempo que se determina en cada una de las etapas

documentales.

Archivo activo: Documentos que se encuentran en procesos de tramitación.

Archivo semiactivo: Documentos que varían en su periodo de conservación y consulta

permanente.

Archivo inactivo: Documentos con durabilidad perpetúa en su periodo de conservación

3. Naturaleza: Se clasifican de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo.

Archivo público: Documentos que pertenecen a entidades del estado.

Archivo privado de interés público: Documentos que por su valor son de interés público.

Archivo privado: Documentos de cualquier persona natural o jurídica.

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4. Ciclo de vida: Se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que

son:

Archivo de gestión: La cual está depositada y sujeta a consulta administrativa por toda la

organización.

Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes

archivos de gestión de cada dependencia, su consulta no están vigente pero siguen en vigencia.

Archivo histórico: Aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo

de conservación permanente.

CATEGORIZACIÓN: Se clasifican de acuerdo al orden territorial y la estipulación dada por

el archivo general de la nación, desde su jurisdicción de competencias se clasifican en:

1. Archivo general de la nación: Regula las sanciones y responsabilidades acorde a

pertinencia de cada una de sus entidades que son el Archivo general del departamento, Archivo

general del municipio y Archivo general del distrito.

2. Territorialidad: Según el artículo 8 de la ley general de archivos de Colombia, los

archivos desde el punto de vista territorial se clasifican en archivos de entidades del orden

nacional, archivos de entidades del orden departamental, archivos de entidades del orden

distrital, archivos de entidades del orden metropolitano, archivos de entidades del orden

municipal, archivos de entidades del orden local, archivos de las nuevas entidades territoriales

que se creen por ley, archivos de los territorios indígenas que se crearan cuando la ley los

desarrolle.
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3. Organización del estado: según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia,

los archivos desde el punto de vista de la organización del estado se clasifican en archivos de la

rama ejecutiva, archivos de la rama legislativa, archivos de la rama judicial, archivos de los

organismos de orden de control, archivos de los organismos autónomos.

APLICACIÓN EN EL MEDIO ACTUAL: Gracias a los avances tecnológicos se encuentra

el archivero moderno el cual utiliza dichas herramientas para agilizar los procesos archivísticos

de tal manera que son organizados y se ponen al uso del productor del documento y al usuario

externo manteniendo estrechamente los principios de la archivística los cuales rigen desde el

siglo XIX.

Además la implementación de múltiples medios digitales han provocado cambios en el modo

de trabajo y procedimientos en las instituciones, la utilización de los impulsos electrónicos como

el correo electrónico, el documento digital, la firma digital y los soportes electrónicos, tras la

aparición de estas tecnologías han supuesto un desplazamiento del papel.

Aunque cabe resaltar que el uso del papel ha aumentado ya que las fotocopiadoras e

impresoras están presentes no solo en el área de la empresa si no en cada una de sus

dependencias. Es por ello que la aplicación de estas tecnologías representa ventajas indiscutibles

para la gestión administrativa ya sea en el control la transferencia la recuperación en consultas y

demás, han hecho que sea más eficaz y efectivo el servicio de archivo.
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CONCLUSIONES

1. Al realizar la investigación en los diferentes medios de información como páginas web y el

material compartido en el blog, se puede identificar como los procesos de la archivística y la

conservación de archivos se ha dado desde el principio de los tiempos.

2. Según lo analizado en los documentos los archivos tienen diferentes usos dependiendo del

tipo de consulta que se busque de ellos o que dependencia haga la consulta para cada situación

hay un sistema archivístico diferente he igual es su almacenamiento.

3. Mediante el análisis general se puede ver que el almacenamiento de la documentación ha

tenido sus cambios a medida que la tecnología avance, haciendo de esta una herramienta que

optimice procesos y ofrezca mejores servicios facilitando el uso de la documentación para las

instituciones y de más entes que realicen las consultas.

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FUENTES

Rossini, D. (2003). PDF. Obtenido de PDF: http://eprints.rclis.org/4651/1/lapaz11.pdf

SENA. (20 de Marzo de 2020). Obtenido de sena. territorio:

https://sena.territorio.la/content_mooc.php?idMateria=316414