PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, MOTIVACIÓN Y

PARTICIPACIÓN.
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ST-PRO-003

1. OBJETIVO

Establecer un mecanismo de comunicación, participación, consulta y moticación en

DINAPOWER LTDA, para fortalecer todos los temas relacionados con seguridad y salud
en el trabajo.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los trabajadores de DINAPOWER LTDA.

3. RESPONSABLE.

 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Es responsabilidad de la persona

encargada del sistema, velar por el cumplimiento del presente procedimiento con
apoyo constante de la Gerencia General.

 GERENTE GENERAL: Permitir los espacios y proporcionar los medios

necesarios, para que el área de seguridad y salud en el trabajo pueda comunicar
lo establecido en la Matriz de comunicación participación y consulta.

4. DEFINICIONES.

 COMUNICACIONES INTERNAS: Comunicaciones establecidas entre los

responsables de los procesos, actividades o servicios.

 COMUNICACIONES EXTERNAS: Comunicaciones establecidas con clientes,

autoridades competentes o la comunidad con un objeto diferente a la queja o
reclamo.

 PROCEDIMIENTO: Manera especificada de ejecutar una actividad o proceso.

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PARTICIPACIÒN Y CONSULTA.
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5. DESARROLLO

 Para las comunicaciones internas de DINAPOWER LTDA se han establecido

herramientas de comunicación que facilitan su realización, como son: Internet,
líneas telefónicas, celulares, carteleras, memorandos, cartas y actas de reunión.
 Se crearán espacios de bienestar que contribuyan a la integración del personal
buscando mejorar el clima laboral.

 Las Jornadas recreativas y deportivas contribuyen al mejoramiento de la salud y

disponibilidad de los trabajadores, promoviendo su integración y el compromiso
con el SG-SST.

 Mantener informados a los trabajadores de todos aquellos aspectos que son

necesarios para el cumplimiento de los objetivos en términos de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

5.1 El procedimiento a seguir para el manejo de

Procesamiento de la las comunicaciones internas referentes al Persona
información. Sistema de Gestión de SST se describe en la encargada de
matriz de comunicación, participación y seguridad y
consulta. salud en el
trabajo.

5.2 Los medios usados pueden ser:

Manejo de Persona
comunicaciones  Físicos: Carteleras y memorandos. encargada de
internas seguridad y
 Verbales: Capacitaciones, salud en el
comunicaciones telefónicas o trabajo.
reuniones.

 Visuales: Por medio de videos.

 Electrónicos: mensajes en los correos

electrónicos. La información que se
comunica depende de los temas que
manejan los niveles de la organización o
los procesos; los cuales se pueden ver
en la matriz de comunicación.
Manejo de
5.3 comunicaciones 5.3.1 Se verifica la correcta identificación tanto
externas. del remitente como el destinatario.
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5.3.2 Se revisa la(s) firma(s) del documento

y la copia idéntica al original
presentado, cuando sea el caso. Persona
encargada de
5.3.3 Se verifica la cantidad de anexos seguridad y
que acompañan la comunicación. salud en el
trabajo.
5.3.4 Luego se entrega al destinatario.

Aquellas comunicaciones que provengan de

instituciones públicas que exijan requerimientos
de Salud y seguridad serán enviadas a
gerencia, quien responderá la comunicación
aplicando los requerimientos legales cuando
esto sea necesario.

Cuando se envía comunicaciones externas se

hace en hojas con membrete de la compañía,
asignando un código y número consecutivo
interno general y único para toda la empresa.

Las participaciones deben ser de carácter

positivo para contribuir con el mejoramiento Persona
5.4 Participación en el continuo del SG-SST, puede ser por medio encargada de
SG-SST verbal o escrito; por correo electrónico a la seguridad y
persona encargada de S.S.T, manifestando las salud en el
inquietudes o sugerencias para el mejoramiento trabajo.
continuo.

Los aspectos en los que participan los

trabajadores de DINAPOWER LTDA, son entre
otros los siguientes:

 Investigaciones de accidentes,
incidentes de trabajo y enfermedades
laborales.

 Identificación de peligros en los lugares

de trabajo para que ellos los comenten
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en las reuniones del comité; o por medio

del formato de reporte de incidentes
actos y condiciones inseguras.

 En los cambios de objetivos y políticas

del sistema de gestión de SST.

 Atendiendo auditorías internas y

externas.

 En las sesiones de capacitación

aportando sus conocimientos y o
experiencias relacionadas.

La persona encargada de seguridad y salud en Persona

el trabajo, consultará a los funcionarios y otras encargada de
partes interesadas, los cambios en el sistema seguridad y
5.5 Consulta de gestión de SST que les afecten, cuando salud en el
existan inquietudes acerca de las actividades a trabajo.
desarrollar en el sistema de gestión. Así mismo
los funcionarios pueden realizar consultas a la
persona encargada de seguridad y salud en el
trabajo, por ejemplo algunos temas de consulta
pueden ser: Normatividad legal, procedimientos
o documentos propios del SG-SST, respuestas
de sugerencias de acciones preventivas o de
quejas y reclamos.

El área de Seguridad y salud en el trabajo, y la

gerencia motivarán a todo el personal para que
participen en todas las actividades programadas
en el SG-SST.
Persona
5.6 Motivación Una motivación para los trabajadores puede ser encargada de
el reconocimiento por su gestión y desempeño. seguridad y
salud en el
El personal puede llegar a ser motivado si trabajo.
demuestra liderazgo por ejemplo en los
siguientes aspectos:

 El mejoramiento continúo del sistema de

gestión de seguridad y salud en el
trabajo.
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PARTICIPACIÒN Y CONSULTA.
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 Sugerencias para la prevención de

accidentes de trabajo e incidentes.

 Seguimiento a los planes de acción de

accidentes de trabajo o de
implementación de acciones.

 Aportes, liderazgo y actuación oportuna

relacionada con atención de
emergencias.

 Asistencia oportuna a las capacitaciones

programadas por el área de seguridad y
salud en el trabajo.

Para otorgar los reconocimientos la persona

encargada de S.S.T y el Gerente escogen el
funcionario y se exaltará su labor, comunicando
a todo el personal a través de la cartelera y
otros medios.

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS.

LUGAR DE
CODIGO NOMBRE RESPONSABLE ARCHIVO
Persona encargada
Matriz de comunicación, participación y de seguridad y Seguridad y salud en
ST-MT-03 consulta. salud en el trabajo. el trabajo.

7. CONTROL DE CAMBIOS.

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