Manual de Facturación para Recepción de Hotel

Indice

Se trata de las operaciones de caja dedicadas a recoger el valor contable de

la producción por el alquiler o la venta de productos y servicios, y que en
defini va nutren de ingresos al Hotel como empresa.

Aunque la introducción de innovaciones tecnológicas permite facilitar las operaciones y,

lógicamente, se requiere un buen nivel de adaptación a la informá ca, con frecuencia es
preferible contar también con respaldos tangibles que aportan un margen de seguridad en
caso de fallos en los sistemas electrónicos -cortes de electricidad, virus informá co,
operaciones de cierre del día desajustadas, ... -, como copias sicas de datos de forma
regular, o formularios manuales para con nuar las tareas a mano mientras los técnicos
recuperan los sistemas en caso de fallos.
Por esto, y porque la mecánica de un Hotel gira en torno a unos esquemas de
funcionamiento lógicos, más incluso que respecto a programas informá cos que pueden
representar dichos esquemas con desigual fortuna, y hasta dejar algunas lagunas respecto
de la combinación de tareas en situaciones cambiantes, siempre será recomendable
comprender esos esquemas antes que limitarse a repe r tareas sin llegar a situar su
relación en el conjunto, igual que una calculadora es más ú l cuando se puede sumar sin
calculadora, y sólo se gana rapidez al usarla.

Conceptos previos

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Centros de producción o puntos de venta

Son los puntos de venta que generan ingresos de caja. Cada centro de
producción puede presentar sus propias caracterís cas, la facturación los
agrupa, y a par r de la lectura de esas agrupaciones se determina la
viabilidad de la empresa para generar beneficios después de cubrir los costes
de producción.
Cada centro de producción trabaja con un catálogo o sur do de productos a
la venta, una lista de productos y servicios disponibles con su precio
correspondiente respecto a los centros de producción donde se ponen a la
venta, aunque también pueden agruparse en paquetes des nados a
es mular la demanda y hacer más atrac va la venta para los usuarios que, en
posición de abonar ese precio, se convierten en clientes.

Algunos centros de producción, donde se generan ingresos por facturación:

○ Recepción: alojamiento, paquetes alimentación y bebidas, otros
servicios.
○ Bares y restaurantes
○ Ac vidades (alquiler de zonas depor vas, Spa, juegos, ...)
○ Máquinas expendedoras (vending): helados, lavandería, ...
○ Otros.
La Recepción suele recibir la facturación de otros centros de producción
para agruparlos junto a los suyos propios en un informe de arqueo general,
que después irá des nado al departamento de Contabilidad.

Recaudación de proveedores de servicios

Con frecuencia, un Hotel hace uso de equipamientos y sistemas de servicio
prestados por empresas externas especializadas, por ejemplo:
● Máquinas expendedoras o de vending, con sur dos de snacks, bebidas,
helados o entretenimiento, que funcionan por monedas. También:
○ Máquinas lavadoras.
○ Ordenadores públicos para acceso a internet.
○ Billares y máquinas de juegos recrea vos.

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 ○ Etc.
● Sistemas de acceso a internet por red wifi.
● Telefonía
● Sistemas de televisión y cine de pago.
● Etc.

Esto representa algunas ventajas importantes:

● El Hotel no es propietario de los equipos, y por tanto aprovecha un
ahorro en las inversiones, mientras que abona un alquiler por los
equipos, o alcanza acuerdos de par cipación en los beneficios al
proporcionar una localización favorable al acceso del público a dichos
servicios.
● Se trata de empresas especializadas con un alto conocimiento técnico
sobre el funcionamiento de los productos que distribuyen, y con un
equipo dedicado al mantenimiento y la sus tución de sistemas
averiados sin coste adicional para el Hotel.

Si se trata de servicios de máquinas que cobran por monedas, y los

acuerdos con estos proveedores son de par cipación en los beneficios,
periódicamente acudirá un empleado de cada empresa proveedora para
realizar una recaudación de las monedas, y abonará un porcentaje de la
producción en concepto de comisión.
Igualmente, puede ocurrir que alguna de estas máquinas tenga un mal funcionamiento y
que los clientes puedan acudir a la Recepción del Hotel para reclamar la devolución de las
monedas; en este caso, se ex ende un Vale iden ficando al cliente y se pide su firma para
recuperar las monedas, y estos Vales se guardan hasta el día de la recaudación para
obtener el reembolso del proveedor; mientras, se comunica la avería a dicha empresa para
que envíe un técnico, y se pone un cartel de “fuera de servicio” en la máquina para
prevenir que no siga provocando gastos innecesarios durante su mal funcionamiento.
La liquidación periódica de comisiones por recaudación de monedas de máquinas
expendedoras también es un buen momento para obtener cambio para la caja de
Recepción.

Cuentas de habitación (mano corriente)

Cada habitación ocupada ene asignada una cuenta independiente donde

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se irán facturando cargos por gastos diarios a través de la venta de productos
o servicios extras. Con frecuencia, incluso habitaciones virtuales enen
asignada una cuenta de asientos contables para permi r este po de ges ón.
La idea clave en este momento es apreciar que el cliente ene la posibilidad
de cargar los costes por otros servicios extras complementarios al
alojamiento que pueda obtener durante su estancia a una cuenta de crédito
asociada a su habitación.
La agrupación de estas cuentas de habitación a crédito y su control recibe el
nombre de mano corriente (si se toma el origen francés de la anotación de
gastos diarios de cada habitación, o cuenta corriente si se sigue una
equivalencia más próxima al español). Desde una perspec va más general,
los totales de mano corriente son la agrupación de cargos en cuentas de
habitación para el conjunto del Hotel, que puede ordenarse por centros de
producción.
Normalmente, el importe de este crédito será menor que el propio coste
por el alojamiento y representa un riesgo pequeño en caso de impago, no
obstante, para la empresa estos créditos ya enen un valor contable al
proceder de la venta de servicios y, por lo tanto, se puede llegar a realizar un
control ru nario de los saldos acumulados en estas cuentas para que no
sobrepasen unos ciertos límites que puedan dificultar su cobro.
Por ejemplo, un cliente que ya ha abonado el alojamiento por una noche, podría llegar a
acumular un saldo a crédito por el triple de esa can dad mediante varios cargos a su
cuenta por otros servicios, y la dirección podría entender que sería prudente congelar el
crédito y no admi r nuevos cargos a su cuenta de habitación hasta que el cliente proceda
al pago del saldo acumulado pendiente de facturación antes de renovar el crédito.

Al conceder un cierto nivel de crédito, se regulan los cargos que se pueden

hacer a la cuenta de un cliente aplazando el pago, sobre la expecta va de que
el pago se producirá para liquidar el saldo acumulado antes de dar check-out
al cliente de la habitación que ocupa.
Lo normal es que un cliente abone el precio de un producto en el momento
de comprarlo, o de un servicio en el momento de contratarlo. No obstante, y
según el perfil de solvencia del cliente conforme a los pagos realizados con
anterioridad, como al tener ya abonada su estancia a través de una agencia
de viajes o de modo directo, el cliente recibe en el momento de realizar el

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check-in, en su primera llegada al Hotel, una tarjeta de cliente que iden fica
su número de habitación, y que le permite adquirir productos y servicios
extra con cargo a su habitación a través de la firma de los correspondientes
recibos.
La iden ficación comúnmente se realiza mediante la firma del cliente en la tarjeta de
habitación, y en cada recibo, y según el sistema de trabajo de cada Hotel, también puede
operarse con otro po de innovaciones tecnológicas, como tarjetas magné cas.

Con esa idea, se pueden acomodar los cobros por pequeñas compras en
can dades agrupadas, sin perder detalle de su origen al procesarse los
recibos. Los cargos se agrupan en la cuenta de habitación del cliente, y los
recibos correspondientes se archivan junto al kardex de la habitación, en
Recepción, para acreditar los cargos y permi r comprobaciones.

Pueden destacarse los siguientes aspectos de interés:

● El crédito para gastos de alojamiento es dis nto al crédito para gastos
extra, especialmente para estancias largas. Este otro po de créditos
será explicado en el correspondiente Manual de Reservas.
● El crédito para extras no es ilimitado, lo que requiere un seguimiento
del crédito que se va acumulando en las cuentas de las habitaciones
desde Recepción.
Normalmente, será inferior al importe de la estancia, y si se supera se puede
llegar a pedir al cliente que realice una liquidación previa a la renovación de un
nuevo crédito. De otra forma, se puede llegar a bloquear el crédito para reducir un
riesgo de impago.

● Para el Hotel, un cargo a crédito ya representa un incremento de la

producción contable diaria aunque todavía no se haya efectuado el
cobro de esa facturación.
Cancelar un cargo significa cancelar una venta facturada como producción, de
modo que la cancelación de cargos requiere de una línea explica va para jus ficar
un mo vo válido.

● Pueden exis r cuentas asociadas a habitaciones virtuales, que no se

corresponden con habitaciones reales, y donde se pueden realizar
otros cargos a crédito, aunque la producción y la facturación si son
reales a efectos contables.

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 Esto es de especial u lidad cuando se hacen cargos a cuenta de conferencias o
grupos, o cuando se aplaza el cobro asociado a una cuenta de habitación, que
queda libre para abrir otra cuenta, y se transfieren los cargos a la habitación
virtual a la espera de la facturación.

● Es importante la correcta iden ficación de un cliente que elige hacer

un cargo a la cuenta de su habitación, porque los errores pueden
conducir a deducciones y pérdidas, y obligar a un reembolso por parte
de la persona responsable.
● Si se realizan cambios de habitación, es importante comprobar que los
cargos están transferidos, que se actualizan los kardex
correspondientes en los ficheros de cada habitación, y que la tarjeta
del cliente refleja el nuevo número de habitación claramente para
evitar que se sigan haciendo cargos a la habitación anterior, que pasará
a estar ocupada por otro cliente.
● Es aconsejable hacer el check-out inmediatamente a con nuación del
abono de la úl ma factura en el día de salida para evitar cargos de
úl ma hora.
Esto no supone mayor inconveniente para el cliente al poder realizar el abono
directamente, pero protege a Recepción de encontrarse con un cargo por
desayuno pendiente después de que el cliente se ha ido porque por la mañana
decidió abonar la factura antes de ir a desayunar, y el desayuno no estaba incluido.

Operaciones de caja
A con nuación, se ofrece una descripción detallada sobre diversos pos de
movimientos relacionados con la caja de Recepción.

Fondo de caja
Es un fondo cedido por el departamento de Contabilidad o la Dirección del
Hotel, y que permite disponer de una reserva para varios usos, como:
● Cambiar dinero en efec vo.

● Entregar dinero a cambio de Vales a personal encargado de hacer

pequeñas compras autorizadas para el Hotel.
● Realizar pequeñas devoluciones por cancelación de ventas, o
devolución de depósitos.

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 Este fondo de caja figura en el Haber contable de caja durante el arqueo
porque representa una deuda con el departamento de Contabilidad. Puede
aumentarse o disminuirse en función del número de movimientos de caja
previsto, en especial cuando se realizan muchos cambios de dinero, o cuando
el total de dinero acumulado en Vales es muy elevado.

CAJA DE RECEPCIÓN
DEBE HABER
Efec vo 520,0 Fondo de caja 900,0
Vales de compras 380,0 Total 900,0
Total 900,0

DEBE - HABER = 900,0 - 900,0 = 0,0

Precisamente, una de las tareas semanales más señaladas es la necesidad

de pedirle al banco algo de cambio de billetes por monedas, además porque
el cambio de monedas es con frecuencia demandado por los clientes para
hacer uso de las diferentes máquinas que funcionan por monedas, y que se
pueden encontrar distribuidas por el interior del Hotel.
También es necesario comprobar que las can dades acumuladas en Vales
de compras no superan al efec vo, porque entonces disminuye el cambio que
se puede efectuar. Los Vales de compras suelen liquidarse con el
departamento de Contabilidad, mensualmente, o cuando es necesario
recuperar dinero en efec vo para la caja.

Autorización de Vales de compras

Quedarán excluidos de una liquidación los Vales por compras no

autorizadas, mo vo por el cual, cuando existen dudas sobre una autorización
de compra, se puede reclamar la firma de la persona que deja el Vale a
cambio de dinero, o mejor aún, del jefe de departamento que la autoriza.
Los Vales pueden agruparse en una carpeta por el nombre del
departamento que los solicita, y pueden añadirse notas explica vas sobre su
origen a fin de validarlos mejor el día de su liquidación por dinero en efec vo.

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Cambios de divisas y cheques de viaje
Consiste en la compra de billetes en monedas extranjeras, o el cambio de
cheques de viaje (Traveller’s Check) por dinero en efec vo.

Normalmente, el Hotel que ofrece

Símbolos de algunas monedas
este servicio actúa únicamente GBP £ Libra esterlina
como intermediario con el banco
USD $ Dólar estadounidense
con el que man ene relaciones
EUR € Euro
comerciales, de modo que el mismo
NOK kr Corona noruega
banco ofrece un listado diario con el
valor de compra de cada moneda SEK kr Corona sueca
extranjera, que será el aplicado en el DKK kr Corona danesa
momento de realizar el cambio. CZK kč Corona checa
También puede llegar a descontarse CHF SFr Franco suizo
del valor del cambio un pequeño
porcentaje en concepto de gastos
administra vos.

(Imágenes tomadas de la Wikipedia)

Países de la Unión Europea pertenecientes a la eurozona: Alemania,

Austria, Bélgica, Chipre, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia,
Francia, Grecia, Irlanda, Italia, Luxemburgo, Malta, Holanda y Portugal

Países de la Unión Europea no pertenecientes a la zona euro: Bulgaria, Dinamarca, Letonia, Lituania, Hungría,
Polonia, República Checa, Reino Unido, Rumanía y Suecia.
Algunos países Europeos que no pertenecen a la Unión Europea: Albania, Andorra, Croacia, Serbia, Suiza, Rusia,
Turquía.
(Datos rela vos al año 2012)

Ejemplo de aplicación de cambio: Tipo de cambio (ejemplo)

100£ a euros
Moneda Compra Venta
100 / 0,8001 (compra) = 124,98 €

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 GBP 0,8001 (GBP/EUR) 1,2462 (EUR/GBP)
- 2% gastos administra vos = USD 1,2935 (USD/EUR) 0,7731 (EUR/USD)
124,98 - 2,49 = 122,48 € (a pagar)

El total a sumar al arqueo será de 124,98€, que incluye la facturación de los gastos
administra vos.

El porcentaje cobrado como gastos administra vos se factura en el sistema

informá co como factura de contado, agrupado con el concepto que le
corresponda.
Algo a tener en cuenta es que algunos billetes, aún siendo autén cos, pueden haber
quedado fuera de circulación oficial y el banco puede llegar a rechazarlos. La
responsabilidad por un cambio erróneo recae sobre el personal de recepción que realizó el
cambio, y que puede verse obligado a compensar la pérdida de su bolsillo.
Una medida de precaución que puede tomarse durante la realización de un cambio de
divisas, es tomar nota del número de habitación del cliente que lo realiza, de modo que
sea posible volver a ponerse en contacto con ellos en caso de aparecer un error.

Cheques de viaje

También puede aplicarse un descuento por gastos de administra vos sobre

el po de cambio oficial, y durante estos cambios lo más importante es la
correcta cumplimentación de los datos que validan el cheque, es decir:
● Una contrafirma por parte del cliente igual a la firma original en la zona
correspondiente.
● La anotación de los datos de pasaporte y número de habitación que
iden fican al cliente en la parte de atrás del cheque.
Es aconsejable tener anotado el número de teléfono de la compañía emisora de
cheques de viaje (por ejemplo, el Tfno. 900 810 029, respecto a autorizaciones de
American Express en España), lo que permite: a) comprobar autorizaciones antes de
realizar un cambio en caso de duda; b) facilitar un número de contacto a los clientes en
caso de que hayan perdido o les hayan sustraído sus cheques de viaje).

Ges ón de depósitos
Dependerá del po de depósito:
● Por alojamiento, como pago an cipado.

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 ● Por alquiler de un producto que se entrega en modalidad de préstamo,
en cuyo caso se cobra como garan a de que dicho objeto será devuelto
(en buenas condiciones), y se reintegra con la devolución.
● Como pago an cipado por un servicio.

Lo más común es que los depósitos por alojamiento sean los únicos que
enen efecto en la caja y que generan factura.
El resto generan recibo, pero se corresponden con importes menores, y se
pueden controlar separadamente.
Las condiciones de devolución dependen de las propias condiciones del
producto o servicio contratado. En el caso de depósitos por alojamiento, de
mayor importe y con efecto en las facturación de caja, también existen unos
requisitos legales respecto al porcentaje con respecto al empo.

Venta de sellos y postales

Es frecuente encontrar un pequeño servicio de venta de sellos y postales en
una Recepción de Hotel para facilitar el envío de correo a los clientes, así
como la recogida de cartas y postales para su envío por correo.
Puede ocurrir que se trate de un servicio incluido en la facturación del
Hotel, o que se trate de un servicio patrocinado autónomamente por el
personal de Recepción, por concesión autorizada de la Dirección.
Si se trata de un servicio incluido en la facturación del Hotel, aparecerá en
el arqueo general, mientras que si se trata de un servicio autónomo, estará
excluido del arqueo general pero se prestará a mini-arqueos separados entre
el personal de Recepción durante cada arqueo general.

Ejes administra vos de la facturación

Los aspectos administra vos de la facturación comprenden tres ejes
principales:
● Los cargos a cuenta
● Los cobros

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 ● El arqueo de caja

Los cargos a cuenta

El cargo se produce con la venta o el alquiler de algún producto o servicio, y
el cliente puede optar por pagar al contado o por solicitar el cargo del
importe a la cuenta de su habitación en modalidad de crédito (mano
corriente).
Si opta por el cargo, se procede a facturar el importe en la cuenta asociada
a la habitación en la que se hospeda el cliente, y además de comprobar que
el precio es el correcto y que no aparece duplicado, se verifica la iden dad
del cliente y que efec vamente se hospeda en la habitación a cargar.
El cliente firma un recibo por los cargos que acepta, y se queda con una
copia; o también puede firmar en un listado especial de agrupación de cargos
junto a otros clientes, listado que después se archivará en una carpeta
dedicada a conceptos agrupados - por ejemplo, un formulario de cargos de
safe (caja fuerte) -.

Prevención de errores

Cómo los errores de facturación pueden ser costosos, conviene refinar la

concentración, y repasar que no se producen alguno de los errores más
frecuentes:
● No iden ficar correctamente el cliente o la habitación, pidiéndole al
cliente amablemente que muestre su tarjeta de cliente, o su tarjeta de
habitación.
● Realizar un cargo por duplicado o por el concepto equivocado.
Los duplicados pueden presentarse, por ejemplo, si el cliente se interesa por
reservar un servicio cuando en realidad ya ha contratado un paquete que lo
incluye.

Los cobros
Los clientes pueden pedir en cualquier momento una factura con los cargos
acumulados en su cuenta de habitación hasta ese momento por los

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productos o servicios contratados para realizar sus propias comprobaciones,
pero hay que destacar la diferencia entre una factura real, y una factura
proforma o de prueba.
Una factura proforma o de prueba presenta los cargos, pero con saldo
pendiente de liquidación, es decir, pendiente de hacer líquido el pago.

Aquí ya se pueden producir una serie de casos:

● Lo más habitual es que el cliente esté conforme y decida proceder al
pago del modo que prefiera, efec vo o con tarjeta, y que se pueda
completar el pago directamente, firmando y sellando la proforma para
confirmar el cobro, y seguidamente, procediendo a la liquidación y el
cierre de la factura real.
● Si el cliente no está conforme con alguno de los cargos, habrá que
inver r algo de empo en recuperar su kardex de habitación, y
comprobar los recibos o comandas con su firma, para ver si se ha
tratado de un error, o simplemente falta una prueba para acreditar si
ese cargo se ha producido realmente, en cuyo caso hay que realizar la
deducción correspondiente y acreditar la firma del cliente y una
anotación explica va. Las deducciones se agrupan en un listado diario
para presentarlas al departamento de Contabilidad.
● También puede ocurrir que el cliente decida liquidar an cipadamente
el saldo acumulado en su cuenta de cargos y dejar abierta la cuenta. En
ese caso, se crea una factura real por el saldo liquidado, pero queda
abierta la posibilidad de seguir realizando nuevos cargos y liquidando
otras facturas reales hasta la factura real defini va, que se realizará al
final de su estancia.
● Es frecuente entre clientes de empresa, es decir, de clientes cuyos
gastos de alojamiento son abonados por su empresa, pedir cuentas
separadas. En ese caso, el cliente puede pedir una factura a nombre de
su empresa, y otra a nombre propio, por los gastos personales extras.
Aunque las circunstancias pueden incorporar condiciones especiales
preacordadas con su empresa en caso de abonarse a crédito, lo cual debe poder
verificarse por algún documento oficial previo, se separan los cargos y se emiten
dos facturas reales, una por el alojamiento y otra por los extras, como si se tratara
de clientes que deciden compar r los gastos y pagan separadamente.

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 Hay que destacar que todas las facturas que se cobran a crédito, ya sean de
agencia, de touroperador, o de empresa, requieren de una copia adjunta del
documento de acuerdo con el crédito y su aprobación. En el caso de agencia
o touroperador, será una copia del bono de reserva de alojamiento recogido
durante el check-in y archivado con su kardex de habitación.

Los descuadres de caja asociados al cobro pueden deberse:

● A que se ha quedado pendiente la liquidación real de un pago en el

sistema informá co debido a que no se ha completado la factura real, y
faltan mecanismos de verificación.
● A errores en las cifras.
● A liquidación de saldos por métodos de pago erróneos, como cuando
se registra un cobro en efec vo que en realidad se produjo por tarjeta.
● A que se ha introducido un nuevo cargo en el sistema informá co con
posterioridad al acumulado de cargos presente en el momento de
imprimir la factura proforma.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, si un cliente primero liquida la factura y hace el
check-out, y después se va a desayunar sin tener el desayuno incluido. Para
prevenirlo, se puede corregir verificando el saldo real en el sistema informá co
durante el cobro - con frecuencia, las facturas proformas son impresas con
anterioridad para ganar empo y disponer de un margen de seguridad en caso de
un fallo en los equipos informá cos -, y haciendo el check-out inmediatamente
después del cobro para dejar cerrada la cuenta a nuevos cargos de úl ma hora,
cuando el cliente da por liquidada su deuda y ya no se plantea volver a recepción a
realizar un úl mo pago menor que igualmente puede abonar directamente.

El arqueo de caja
Al seguir el método de "par da doble", cada apunte contable ene su
equivalente que lo "empareja". Por cada cargo hay un cobro, por cada cobro
hay un método de pago, y así sucesivamente.

El conjunto del proceso se compone de las siguientes operaciones:

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 ● Contar la caja y comprobar que no hay descuadres en los saldos.

○ Imprimir el arqueo dado por el sistema informá co y comprobar

que el efec vo coincide con la caja.
○ Ordenar las facturas por orden numérico coincidente con el
arqueo dado por el sistema informá co.
○ Imprimir los subtotales de TPV por tarjetas y comprobar que el
saldo coincide con el registrado en el sistema informá co.
En caso de descuadres - es decir, de desigualdad de saldos entre el Debe y
el Haber de caja, que deberían de ser equivalentes -, habrá que tratar de
iden ficar el origen mediante la comprobación de las operaciones
relacionadas que las "emparejan", como cada una de las facturas cobradas
por tarjeta si el descuadre es en este grupo.

Para obtener los totales, de un parte, en una columna, y a modo de

Debe contable, se agrupan:
● Los subtotales en efec vo, billetes y monedas.
● Los subtotales por cambios de divisas, si existen.

● Los subtotales en Vales de caja por recibos pagados con la caja y

que de otro modo seguirían contando como efec vo.
● El valor de sellos y postales, si éstos están incluidos en el arqueo
general.
Por la otra parte, en otra columna, y a modo de Haber contable, es
decir, de incrementos sobre el fondo de caja que se adeudan al
departamento de contabilidad, se agrupan:
● Fondo de caja.
● Cobros acumulados por cada concepto en el mismo día
(Producción)

Finalmente, el resultado se ob ene de de la diferencia:

Debe de caja − Haber de caja = resultado

ARQUEO DE CAJA

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 DEBE HABER
Efec vo 350,0 Fondo de caja 800,0
Compra de divisas 200,0 Producción (cobro de facturas) 150,0
Vales 400,0 Saldo Total 950,0
Saldo Total 950,0

saldo DEBE − saldo HABER = 950,0 − 950,0 = 0,0

Subtotales

Con frecuencia, los conceptos de cada columna provienen de la agrupación

en subcolumnas separadas de subtotales que lo forman, permi endo
desglosar las can dades.

EFECTIVO VALES
Billetes 50,0 150,0 Vales de floristería 100,0
20,0 40,0 Vales de Servicio
10,0 60,0 técnico 300,0
Monedas 1,0 100,0 Subtotal 400,0
0,5 50,0
Subtotal 350,00

Descuadres de caja
Lo normal es que el resultado de restar ambos saldos sea igual a cero, lo
que significa que ambas partes están cuadradas con saldos iguales. Si el
resultado es posi vo, sobra dinero en la caja. Si es nega vo, falta.

En caso de descuadre por desigualdad de saldos, posi vo o nega vo, el

descuadre es debido a algún error, y es necesario encontrar la causa para
corregirlo.
Si la diferencia es mínima, se puede llegar a dar por válida, pero si falta dinero
los recepcionistas del turno saliente pueden estar obligados a compensarlo de su
propio bolsillo, o del bote de las propinas del equipo, según el caso y la
responsabilidad compar da.

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Tarjetas de crédito o débito

Los cobros por tarjeta de crédito o débito se registran por TPV terminal de
punto de venta), también conocidos como datáfonos, iden ficados por un
número de terminal.
La comprobación cruzada de saldos para ver si son coincidentes o hay
descuadres consiste en comparar los subtotales acumulados en el informe de
arqueo del sistema de ges ón informá co con los subtotales impresos por
cada TPV.
También hay que observar que cada terminal puede mostrar separadamente los
subtotales según el po de tarjeta u lizado. Por ejemplo, algunos terminales separan los
subtotales agrupados de tarjetas AMEX (American Express) del resto de tarjetas, porque
estos cobros enen un régimen dis nto, en especial en lo referido a los porcentajes de
comisiones que cobran al Hotel por cada venta los emisores de las tarjetas como
intermediarios. Precisamente un porcentaje más alto en las comisiones que cobran
algunos emisores de tarjeta por las operaciones puede mo var que el Hotel decline la
aceptación de ese método de pago y requiera amablemente de un cliente que haga uso de
otro método de pago alterna vo.

Lógicamente, influyen en los subtotales las devoluciones, que restan a los

subtotales, al igual que las operaciones anuladas que será necesario
iden ficar detalladamente para hacer llegar una nota aclaratoria al
departamento de Contabilidad.
Además de imprimirse los subtotales de cada TPV previamente al arqueo,
también se imprimen desde el mismo menú electrónico de cada TPV un
listado sobre Detalles de operaciones, que permite iden ficar cada operación
en caso de ser necesario analizar el mo vo de algún descuadre en los saldos
mediante una comparación detallada del listado de facturas, así como
guardar una copia de ese registro para archivar junto al arqueo, y otra copia
para del departamento de Contabilidad.

Archivo de duplicados

Precisamente el coste de los errores es el mo vo principal que origina la

necesidad de hacer posible la realización de análisis para resolver posibles
fallos - que pueden provenir de cualquier parte -, y que hace aconsejable

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normalmente grapar como adjuntos y archivar en Recepción copias
duplicadas de los papeles enviados a otros departamentos, en especial en lo
referido a la facturación y las reservas.

Auditoria y contabilidad

Cada arqueo de caja, después de un volumen alto de facturación, o entre

cambios de turno, representa una pequeña auditoría para comprobar que la
caja “cuadra” con saldos equivalentes entre el Debe y el Haber.
Lo más común es que la Recepción también reciba la facturación de otros
centros de producción, como bares y restaurantes, para sumar a la caja, de
forma que se van agrupando subtotales.
Sin embargo, normalmente es el turno de noche el encargado de hacer el
arqueo general diario más completo, con una auditoría final previa al Cierre
del día en el sistema informá co, que totaliza un informe de producción
des nado al departamento de Contabilidad.

Night audit
Auditoría durante el turno de noche que comprende: 1) arqueo general
diario y envío de la producción a contabilidad; 2) cierre de la
producción del día y realización de listados de cierre en el sistema de
ges ón informá co; y 3) apertura de caja para el nuevo día.

TURNO DE MAÑANA TURNO DE TARDE TURNO DE NOCHE

Recepción Recepción Recepción

Cobros en Efec vo Cobros en Efec vo Cobros en Efec vo
Separación de Separación de Separación de
divisas divisas divisas
Cobros por Tarjetas Cierre de turno Cobros por Tarjetas Cierre de turno Cobros por Tarjetas Cierre de turno

Restaurante Restaurante Restaurante

Cobros en Efec vo Cobros en Efec vo Cobros en Efec vo
Cobros por Tarjetas Cierre de turno Cobros por Tarjetas Cierre de turno Cobros por Tarjetas Cierre de turno

La complejidad del arqueo general diario dependerá del número de

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operaciones de caja realizadas a través de cada uno de los centros de
producción distribuidos por el Hotel, y también puede ocupar mucho empo
la averigüación y corrección de los errores que puedan ser causa de
descuadres en los saldos.

Catálogo de errores más comunes

Errores Análisis de causas Correcciones

⚫ Sobra dinero en caja.
⚫Sobra dinero en caja.
⚫ Según el sistema, sobra la
misma can dad en efec vo
que falta en cobros de
tarjeta.
⚫Falta dinero en caja
⚫Falta dinero en caja
⚫Falta dinero en caja
⚫ No se ha cerrado la factura
real de un cobro realizado.
⚫Aparece un Vale de compra
que se supone que había sido
reembolsado con dinero.
⚫ Localizar la factura por los
cobros relacionados.
⚫ Cargos duplicados.
⚫ Se ha realizado erróneamente
un cambio de divisas, y se ha
pagado por error por la tasa de
cambio de una divisa parecida
con mayor valor de cambio.
⚫Ha cambiado el fondo de caja
de un día para otro, y este cambio caja.
no se ha reflejado en el arqueo.
⚫Comprobar la factura, y completar el
cierre.
⚫Comunicación al Jefe/a de Recepción
para confirmar la anulación del Vale.
⚫ Comprobar los recibos, y cambiar el
modo de pago incorrecto para que
coincida con los recibos.
⚫ Comprobar, y anular el cargo
duplicado.
⚫ Comunicar a Jefe/a de Recepción
para obtener la diferencia faltante de
la persona responsable del cambio
erróneo, o del bote de propinas, según
el caso.
⚫Aplicar el valor del nuevo fondo de

La persona que realiza el night audit puede realizar los ajustes en base a la
información de la que dispone, y es frecuente que cualquier cambio en la
facturación de cargos se acompañe de una explicación para que el
departamento de Contabilidad tenga conocimiento de la causa de los errores
y de la lógica aplicada para corregirlos.

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(... en proceso de ampliación y revisión)

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Indice

Conceptos previos
Centros de producción o puntos de venta
Recaudación de proveedores de servicios
Cuentas de habitación (mano corriente)
Operaciones de caja
Fondo de caja
Cambios de divisas y cheques de viaje
Ges ón de depósitos
Venta de sellos y postales
Ejes administra vos de la facturación
Los cargos a cuenta
Los cobros
El arqueo de caja
Auditoria y contabilidad
Night audit

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