Autora: Marisol Carvajal Camperos DRH-11-01274-01

DISEÑO DE PUESTOS DE TRABAJO: ¿QUIÉN

OCUPA QUÉ?
Los desafíos derivados del entorno actual constituyen el eje de la orientación moderna del
profesional que trabaja en la gestión del talento humano. Para que estos profesionales puedan
actuar de manera proactiva necesitan información sobre el talento humano y las necesidades de
la organización. La actividad de la dirección de personas se basa en la información disponible
respecto a los puestos de trabajo. Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la
productividad de una organización. Si están bien diseñados, la organización progresa hacia el
logro de los objetivos, de otra manera la productividad se ve afectada tanto a nivel
organizacional como personal, y el logro de los objetivos es mucho más difícil.

Conceptos básicos
La compañía Hacienda la Tinaja, con sede en la ciudad de San Luis
Potosí-México, ha incrementado sus ventas considerablemente en
años recientes. Como es evidente que la organización ha alcanzado
un punto de importancia crítica en su proceso de crecimiento, la
gerencia general ha determinado la conveniencia de proceder con un
proyecto piloto de rediseño de puestos de trabajo.

Una vez puesto en práctica, la productividad de la empresa se

incrementó, los costes se redujeron, mejoró la calidad de los servicios
y aumentó notablemente el nivel de satisfacción entre los empleados.
Además se consiguió reducir el tiempo de procesamiento de las
facturas pendientes, aun cuando el aumento en ventas ha llevado a “El organigrama es la
que aumenten el número de ellas. representación gráfica de
la estructura organizativa
Hay un notable fruto del rediseño de puestos: los empleados han de una empresa o de
manifestado que ahora comprenden mejor no sólo las funciones que cualquier otro tipo de
cada uno de ellos debe llevar a cabo, sino también las funciones y organización”
responsabilidades de otras personas. Cuando el gerente le pidió a un
empleado del departamento de contabilidad que hiciera sus
comentarios sobre las nuevas medidas, la respuesta fue lacónica
pero significativa: “racionalización”.

Para comenzar con el tema central de esta lectura comencemos por

analizar algunos conceptos básicos:

El organigrama es la representación gráfica de la estructura

organizativa de una empresa o de cualquier otro tipo de
organización. En él se reflejan los niveles y áreas de que consta la
empresa, así como las relaciones jerárquicas y funcionales entre
ellas. Se representa a partir de una figuras geométricas, enlazadas
entre si a través de una serie de líneas. Cada figura constituye un
área de la empresa.

Para que un organigrama sea de utilidad debe:

Ajustarse a la realidad que representa.

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Ser claro, preciso y comprensible.

Estar actualizado a la realidad de la empresa.

Para que el organigrama de la empresa cumpla su función debemos

realizar la planificación del talento humano la cual debe contener
todas medidas basadas en el estudio de antecedentes del personal
de la empresa y de los programas y previsiones futuras de ésta, que
tienden a determinar: las necesidades de personal, su coste, el plazo
en que se va a necesitar los recursos.

Para que una planificación del talento humano sea eficaz, la

dirección de personas deberá ser capaz de determinar qué cantidad
de personas se necesitan en la organización, deberá definir las
funciones de los nuevos cargos y actualizar los existentes. Evaluar la
efectividad y el potencial del personal actual y realizar un estudio de
la plantilla de personal con referencia a formación, absentismo y
rotación, entre otras.

Planificación del talento humano

La planificación del talento humano es el proceso que utiliza una
empresa para asegurarse de que tiene el número apropiado y el tipo
adecuado de personas para obtener un nivel determinado de bienes o
de servicios en el futuro.
“Una mala planificación
Todas las empresas deben planificar las necesidades presentes y puede llevar a costes
futuras de su talento humano, y aquellas que no lo hagan correrán el económicos muy
riesgo de tener una plantilla de personal sobredimensionada que los elevados”
llevará a tener mayores costes y a tener que recurrir a despidos; si
por el contrario tiene menos mano de obra de la que necesita puede
correr el riesgo de perder participación en el mercado por no poder
entregar la producción en tiempo y forma, y puede ver perjudicada la
calidad de su producto o servicio.

Una mala planificación puede llevar a costes económicos muy

elevados, bien por incurrir en altos costes por despido al tener una
plantilla sobredimensionada o bien por tener que pagar horas extras,
recargos, etc. por tener carencia de plantilla.

La primera de las actividades de la planificación del talento humano

implica la previsión de la demanda de mano de obra, o cuántos
trabajadores necesitará la empresa en el futuro. Es muy probable que
la demanda de mano de obra aumente a medida que crezca la
demanda de bienes o servicios de la empresa y disminuya a medida
que aumenta la productividad de los empleados, dado que se puede
aumentar la producción con menos empleados y la introducción de
nuevas tecnologías.

La segunda actividad de la planificación del talento humano implica la

previsión de la oferta de mano de obra, o la disponibilidad de

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trabajadores con las capacidades requeridas para satisfacer la

demanda de mano de obra de la empresa.

Después de estimar la oferta y demanda de talento humano para el

futuro, una empresa se puede encontrar en una de estas tres
situaciones:

1. Se necesitarán más trabajadores de los que habrá disponibles.

2. Se espera que la oferta de mano de obra supere a la demanda;
esto significa que se tienen más empleados de los que se
necesitan.
3. Se espera que la mano de obra se ajuste a la oferta de mano de
obra.

Análisis o descripción de puestos de trabajo

El análisis de puestos de trabajo consiste en la obtención,
evaluación y organización de información sobre los puestos de
trabajo que una organización tiene y necesita. Consiste en detallar las
funciones, tareas y actividades que se desarrollan en todos y cada
uno de los puestos de la empresa, especificando: formación y
experiencia necesarias, responsabilidades, características “El análisis de puestos de
ambientales en donde desarrollará el trabajo, recursos a usar, trabajo consiste en la
canales de comunicación, procedimientos a seguir, etc. obtención, evaluación y
organización de
Las principales actividades que se vinculan con esta información son: información sobre los
puestos de trabajo que una
Compensar en forma equitativa a los empleados. organización tiene y
Ubicar a los empleados en los puestos adecuados. necesita”

Crear planes para capacitar y desarrollar.

Identificar candidatos adecuados a las vacantes.
Planear las necesidades de capacitación del recurso humano.
Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.
Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afecten el
desempeño de los empleados.
Eliminar requisitos y demandas no indispensables.
Conocer las necesidades reales de recursos humanos en la
organización.
Establecer nuevos métodos y formas de contratación.

Una buena descripción de puestos de trabajo debe permitir:

Identificar el puesto de trabajo.

Definir la misión del cargo y sus fines.
Describir sus funciones y actividades.

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Definir sus responsabilidades.

Cómo obtener la información para realizar el análisis y

posteriormente hacer la descripción del puesto de trabajo
Antes de estudiar cada puesto de trabajo, se debe conocer la
organización, sus objetivos, sus características, su estructura (formal
e informal), sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los
productos y servicios que brindan a la comunidad.

Se deben estudiar y analizar todo los informes que se generan para la

empresa, para otras empresas o para cualquier otra entidad del
mismo rubro, incluyendo todos los informes oficiales que se
requieran.

Una vez que se tenga un panorama general sobre la organización y

su desempeño, los analistas deben:

Identificar los puestos que se deben analizar en orden de

prioridad.
Preparar un cuestionario de análisis de puesto.
Obtener información para el análisis del puesto.

La identificación del puesto de trabajo en la organización pequeña “Antes de estudiar cada

resulta una tarea muy simple, pero en una grande el analista debe puesto de trabajo, se debe
recurrir a la estructura organizacional, al organigrama, a entrevistas y conocer la organización,
a una investigación directa con los empleados, supervisores y sus objetivos, sus
gerentes, que ayuden a identificar la verdadera misión del cargo y su características, su
objetivo. estructura, sus insumos y
los productos y servicios
Una herramienta fundamental para un buen análisis del puesto del que brindan a la
trabajo es el cuestionario, que tiene como principal objetivo el de comunidad”
identificar las labores, responsabilidades, conocimientos, habilidades
y niveles de desempeño necesario en el puesto específico. En el
cuestionario, primero se procede a identificar el puesto que se
describirá más adelante, se debe señalar la fecha de elaboración
para futuras actualizaciones y especificar el propósito del puesto y la
manera que se lleva a cabo con el fin de establecer mejoras en el
cargo si fuera necesario.

También se deben especificar claramente cuáles serán los deberes y

las responsabilidades específicas del puesto; esto permitirá que se
conozcan a fondo las labores desempeñadas, especialmente en los
puestos gerenciales o directivos, y este conocimiento hace posible
una mejor evaluación del cargo y del trabajador en el futuro.

El cuestionario también deberá contener un apartado que describa las

aptitudes humanas y condiciones de trabajo, es decir, los
conocimientos, habilidades, destrezas, requisitos académicos y
experiencia que deba tener la persona que ocupe o que en el futuro

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cubra el cargo. Esta información será en el futuro la base de los

programas de formación.

Otra herramienta utilizada por los analistas de puestos de trabajos es

la técnica de la entrevista. La utilizan para obtener los datos
directamente de las personas que puedan proporcionar información
sobre el puesto y que puedan describir muy bien las actividades que
se realizan. También se utiliza la técnica de recabar información de
un grupo de expertos conocedores del proceso y del tema que
puedan dar un alto grado de confiabilidad a la información
suministrada.

Los puestos de trabajo constituyen el vínculo entre los trabajadores y

la organización. Para ello los especialistas de personal deben no sólo
obtener y mantener una fuerza de trabajo idónea, sino también
poseer una comprensión profunda de los diseños de puestos. El
diseño del puesto de trabajo requiere elementos organizativos
relacionados con la eficiencia, con el ambiente de trabajo y elementos
conductuales (autonomía, responsabilidad, comunicación), que debe
considerar el diseñador para crear ocupaciones productivas y
satisfactorias. Cuando hay serias deficiencias en el diseño de los
puestos se presentan situaciones de rotación de personal,
ausentismo, quejas, protestas, etc. y esto repercute en toda la
organización. “El análisis del puesto del
trabajo es un proceso
El análisis del puesto del trabajo es un proceso objetivo en la medida objetivo en la medida en
en que no tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto que no tiene en
de trabajo, sino al puesto en si. El puesto de trabajo determina en consideración a la persona
gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones. que ocupa el puesto de
Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un trabajo, sino al puesto en
individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de si”
trabajo.

Cuando hacemos el análisis del puesto de trabajo debemos

diferenciar entre:

Tareas, que son las actividades del trabajo de una persona;

Obligaciones, que son el conjunto de tareas realizadas por una
persona, que forman un área definida de trabajo;
Posiciones, que son las diversas obligaciones que puede
desarrollar una persona en la organización;
Puesto, el conjunto de posiciones que puede ocupar una persona
durante el periodo de tiempo en que no se ve afectado por la
transferencia internas o promociones;
Ocupaciones, que son las clases de puestos que pueden ser
hallados en diferentes organizaciones y que representan gran
similitud entre sí.
Carrera, que es la secuencia de puestos que un individuo ocupa a
lo largo de su vida laboral.

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Utilidades y aplicación del análisis de puesto de trabajo

Las posibilidades de aplicación del análisis de puesto de trabajo son
muy variadas, en virtud de conocer con detalle las funciones a
realizar y las competencias necesarias para ello. Puede tener
diferentes aplicaciones:

Ayuda a encauzar adecuadamente el reclutamiento del personal.

Es una herramienta objetiva y valiosa para la selección de
personal.
Es de gran ayuda para realizar adecuados programas de
capacitación y desarrollo.
Es una buena base para realizar posteriores estudios de
calificación de méritos.
Es valioso para la evaluación de los puestos.
Para incluirlo en el manual de la organización.
Para orientar y obviar discusiones de contratación, tanto
individuales como colectivas.
Para realizar un buen presupuesto y un buen control
“Las posibilidades de
presupuestario.
aplicación del análisis de
Para realizar y mejorar los sistema de higiene y seguridad puesto de trabajo son muy
industrial. variadas, en virtud de
conocer con detalle las
Para establecer sistemas de incentivos.
funciones a realizar y las
Para establecer montos de fianzas y seguros. competencias necesarias
para ello”
Para planificar la gestión del talento humano.
Para utilizarlo a efectos organizacionales.
Para realizar una efectiva supervisión.
Como valioso instrumento en auditorias administrativas.

Esquema de los elementos empleados en la elaboración del

puesto de trabajo

CARRERA TAREA

ANALISIS
DEL
PUESTO DE
OCUPACIÓN
TRABAJO OBLIGACION

PUESTO

POSICIÓN
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Todos los puestos de trabajo de la organización deben responder a

una necesidad de la empresa; éstos se deben diseñar a partir de
tareas, obligaciones, ocupaciones que han de ser desempeñadas por
procedimientos establecidos por la organización, los cuales deberán
responder a criterios de eficiencia y eficacia.

Mediante el análisis del puesto de trabajo se obtienen la descripción

del puesto de trabajo, las especificaciones del puesto y una valiosa
información para la elaboración de los planes de formación que
ayuden a formar las competencias de los individuos que ocupan el
cargo.

Resultados del análisis del puesto de trabajo

Análisis del Puesto de Trabajo

Descripción del Cargo

“Una descripción de cargo

es una explicación escrita
Especificaciones del Puesto de los deberes, las
condiciones de trabajo y
otros aspectos relevantes
de un puesto específico”
Información para Planes de
Formación y Mejora Continua

La descripción del cargo define el contenido y el alcance del

trabajo. Indica el qué se hace y el por qué se hace, establece la
misión del cargo, sus responsabilidades, las relaciones jerárquicas,
las condiciones de trabajo, las comunicaciones entre áreas, las
responsabilidades sobre personas, maquinaria, equipo, recursos
materiales y financieros.

Cuando se realiza la descripción del cargo es muy importante la

identificación del mismo, pues éste puede generar grandes
conflictos en la organización, ya que la denominación conlleva
connotaciones de status dentro de la organización.

Una descripción de cargo es una explicación escrita de los deberes,

las condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto
específico. Todas las formas para la descripción de cargo deben
tener un formato igual dentro de la organización. Incluso si se trata de
puestos de diferentes niveles pueden precisarse características
relevantes, pero es indispensable que se siga la misma estructura
general para preservar la comparabilidad de los datos.

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Para recordar

Una buena descripción del puesto de trabajo:

Establece buenos procesos de selección, pues es una
herramienta básica para elaborar lo más acertadamente posible el
perfil de la persona deseada para el cargo.
Ofrece criterios para la selección de pruebas de selección que se
pueden aplicar a los futuros candidatos.
Es de gran ayuda para establecer los procesos de formación en la
empresa para los distintos puestos de trabajo.
Ayuda a estructurar los planes de carrera.
Facilita el proceso de valoración de los puestos de trabajo para
lograr una estructura retributiva acorde a la jerarquía del puesto y
a sus responsabilidades.
Define las líneas de autoridad y responsabilidad en la estructura
organizativa.
Desde el punto de vista estructural, clarifica a la organización
desde el mismo y consolida su línea jerárquica o cadena de
autoridad. “Cuando se hacen la
Señala cuáles son las competencias básicas para el cargo y descripción de cargo se
marca la pauta para la determinación de las competencias debe tener en cuenta la
organizacionales fundamentales. diferencia que existe entre
la descripción de cargo y
Establece la valoración y análisis de la remuneración de los una especificación de
puestos de trabajo. cargo”

Cuando se hacen la descripción de cargo se debe tener en cuenta la

diferencia que existe entre la descripción de cargo y una
especificación de cargo. La descripción define qué es el cargo. La
especificación describe qué tipo de demandas se hacen al empleado
y las habilidades que debe poseer la persona que desempeña el
cargo, es decir, describe la competencia necesaria para el cargo.

Cuando se hace el análisis del puesto éste permite fijar los niveles de
desempeño del puesto, que suman dos propósitos: ofrecer a los
empleados pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permitir a
los supervisores un instrumento imparcial de medición de resultados.
Los empleados se benefician de este aspecto porque su moral
permanece alta cuando advierten que han logrado las metas del
puesto. Sin metas que lograr un empleado puede sentir que su
posición es similar ala de un velero que avanza en el mar a toda
velocidad, sin un puerto específico en mente.

Por otro lado los supervisores pueden medir el desempeño de una

manera objetiva. Los sistemas de control poseen cuatro
características: niveles, medidas, corrección y retroalimentación.

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La figura ilustra un diagrama de sistema de control de puestos:

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