Maestría

Reporte

“Plan de mejora para la creación de un Programa de capacitación.”

Tema del proyecto

Realización de un plan de mejora que nos lleve a la creación de un programa de capacitación para
ayudantes generales en, con el fin de brindarles las competencias necesarias para el desempeño de su
trabajo; y así realizar un producto con calidad de manera eficiente y eficaz.

Introducción
La falta de habilidades, capacidades y competencias del personal de AC fue un factor importante que
influyó en un descenso del desempeño de la empresa en los meses recientes. Como parte de la
respuesta a esta problemática se espera llevar a cabo la realización de un plan de mejora que lleve a
un aumento del desempeño laboral y la calidad del producto en la empresa.
Basados en que los beneficios de un programa de capacitación son el de mejorar las capacidades de
los empleados para realizar su trabajo y aumentar la eficiencia, se planea realizar un análisis de las
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA) de la empresa para hallar la estrategia
más adecuada para la realización del programa de capacitación.
Planteamiento del problema
Un ayudante general es aquel empleado que realiza diferentes actividades dentro de la empresa; ya
sea de operario de producción, ayudante de mecánicos o almacenista, y forma parte de la estructura
que mueve a AC hacia el cumplimiento de sus objetivos y metas. Ya que son una parte indispensable
de la fuerza laboral; cuando su desempeño es afectado, este repercute en la calidad de nuestro
producto y en la eficacia de nuestros procesos.
Después de observar un incremento en reprocesos y desperdicios, en las diferentes áreas y procesos
de la empresa, así como una baja en la calidad del producto se llegó a la conclusión de que la mala
capacitación del personal es uno de los factores principales que afectan esta problemática.
Basados en una capacitación informal, en AC el empleado aprende la realización de sus tareas
llevándolas a cabo, esta capacitación se realiza durante las primeras semanas del empleado en su
puesto de trabajo y nunca se realiza alguna evaluación sobre lo aprendido o su desempeño después
de realizada la capacitación debido al incremento de producción que ha ocurrido en los últimos años
y la falta de tiempo del personal asignado para realizar la evaluación.
Recordando las dimensiones que describen la cultura organizacional, AC era una empresa que
valoraba la atención al detalle, con el fin de crear un producto de calidad que sobresaliera en el
mercado; cambios en el entorno externo, como la creciente demanda, ha orillado a la empresa a
cambiar su enfoque: orientación hacia los resultados, esto junto el aumento de producción provoca
que los empleados quieran realizar más actividades y productos sin fijarse si sus actividades se hacen
de la manera correcta.
Objetivo del proyecto
La realización de un plan de mejora para la creación de un programa de capacitación exclusivo para
los ayudantes generales de AC que provea al empleado con las capacidades requeridas para sus
quehaceres diarios, así como también que el programa le presente a la empresa un indicativo sobre la
validez de la capacitación; esto con el fin de que haya un aumento en el desempeño laboral, la
calidad del producto y una disminución en reprocesos y desperdicios generados.
Con este programa de capacitación para ayudantes generales se busca que el obrero tenga las
habilidades y conocimientos plenos para la ejecución de sus actividades con el fin de realizar un
trabajo eficiente, eficaz y de forma segura.
Marco teórico
 Maestría
Reporte

AC, AC deshidratadora; fue fundada en 1967 con el fin de abastecer una demanda creciente de
productos deshidratados. La empresa cuenta con 200 trabajadores y la creciente demanda en el
mercado exige que estos tengan las habilidades y capacidades necesarias para el aumento en la
producción y las nuevas exigencias de la empresa.
Según Robbins y Coulter (2010) la calidad de la organización depende mucho de la gente que se
contrata y se mantiene, el tener empleados competentes es indispensable para que haya éxito en la
empresa. Las prácticas laborales de alto rendimiento se comprometen él mejoramiento del
conocimiento, las habilidades y capacidades de los empleados.
Cuando hay señales de un descenso en el desempeño laboral puede manifestarse con disminución en
la producción, una calidad baja del producto, accidentes y tasas elevadas de desperdicios o rechazos;
y puede ser un indicativo que las habilidades de los empleados necesitan afinarse (Robbins, 2013)
En AC la capacitación que recibe un ayudante general se lleva a cabo durante un mes y es de manera
informal. De acuerdo con Robbins (2004) el 70 por ciento del aprendizaje del trabajo es de esta
manera ya que no tiene estructura ni planeación, por lo que es más fácil de adaptarse a situaciones e
individuos para enseñar y mantener actualizados a los trabajadores. En realidad, la mayor parte de
la capacitación informal no es otra cosa que la ayuda mutua que se prestan los trabajadores.
Como se ve con Robbins y Coulter (2010) existen varios métodos tradicionales de capacitación
aparte del utilizado en AC que se podrían llegar a implementar debido a que son los más fácil de
adaptarse al ambiente de la empresa. La rotación de puestos, donde los empleados trabajan en
diferentes puestos dentro de un área en particular, exponiéndolos a distintas tareas, y el mentoreo y
entrenamiento, donde los empleados trabajan con un empleado experimentado quien les
proporciona información y soporte.
La capacitación también se debe evaluar para saber cuánto aprendieron los participantes, si están
utilizando sus nuevas habilidades, y si el programa de capacitación alcanzó los resultados deseados.
La mejor forma de evaluar a los trabajadores es de manera escrita, con una evaluación o cuestionario
simple que nos permita averiguar si alcanza el desempeño deseado para la empresa.
La manera de evaluar al programa de capacitación es ver un cambio en los indicadores ( producción,
calidad del producto, accidentes y desperdicios o rechazos).

Desarrollo del proyecto

Figura 1. Estructura Organizacional de AC.

AC es una empresa que cuenta con una estructura de burocracia, cuenta con tareas operativas
rutinarias, márgenes estrechos de control y toma de decisiones que siguen la cadena de mandos que
ha dado resultados eficientes a la hora de realizar sus actividades.

Su estructura funcional está organizada por departamentos basada en un modelo funcional, como se
muestra en la Figura 1. Este modelo resulta ser apropiado ya que como Amaru (2009) menciona, la
empresa es pequeña, no hay mucha diversidad de los productos que se realizan, sus operaciones
están en una misma área geográfica y el director general de la empresa tiene pleno control de la
dirección que tiene la organización y puede ver si las actividades de esta están encaminadas hacia los
objetivos y metas de la misma.
La formalización, la cual nos indica el grado en que las tareas de una organización están
estandarizadas (Robbins, 2004) esta muy presente en AC, como característica de su estructura
burocrática donde las reglas y regulaciones están formalizadas. Los procesos no están
completamente estandarizados, pero si se tiene descripciones de puestos explicitas, manuales,
instructivos, procedimientos y políticas con el fin de unificar la forma de trabajar, lo cual a permitido
la obtención un producto de calidad de manera eficiente.
 Maestría
Reporte

En AC la mayor parte del tiempo su autoridad es centralizada, ya que aunque los gerentes toman
decisiones , la mayoría de ellas son realizadas por el director general o el subdirector. Como Robbins
(2013) lo menciona la centralización – descentralización es una cuestión de grados de aplicación, ya
que no existe alguna empresa que este completamente centralizada así como tampoco existe ninguna
que sea puramente descentralizada.

Desde hace dos años la empresa obtuvo una certificación lo que transformo la administración de la
empresa por completo, la organización paso de una planeación informal a la realización de diferentes
planes estratégicos para la certificación de varios de sus procesos. Después de este cambio, AC
ahora lleva a cabo un número variado de planes, ya sea estratégicos, funcionales u operacionales
para poder estar al día con las exigencias que el mercado, la ley y los clientes solicitan. Según lo
visto en la materia, se puede ver que la planeación que se lleva, se realiza de manera correcta, se
realizan diagnósticos, se tienen los objetivos y metas, se buscan las estrategias adecuadas para la
realización de los planes, se proporciona un presupuesto y un tiempo limite, y se realizan las
evaluaciones necesarias para ver si la implementación de las estrategias es la adecuada y se llevo a
cabo las metas y objetivos propuestos.

La estructura burocrática sigue siendo un factor limitante en cuanto a la dirección de los empleados
en la empresa, como lo menciona Ayala (2013, agosto 2), la estructura y las normas rígidas dan
lugar a que los empleados tengan poca participación en la toma de decisiones.   Sin embargo este
estilo burocrático a funcionado en la empresa, los empleados han creado un ambiente agradable para
la realización de sus actividades provocando que desde el inicio estos se sientan parte de la
organización haciendo que la productividad y satisfacción laboral sean factores estables dentro de
esta; y aunque existe un problema de ausentismo y rotación, este se atribuye a características
intrínsecas de la materia prima.
Para tratar de mitigar los altos comportamientos de ausentismo y rotación, la dirección elaboro un
plan de bono de remuneración para los empleados que laboren la temporada completa. Este plan
junto con varios programas de incentivos como el del empleado del mes, el reconocimiento de
productividad, cupones y concursos son parte de la estrategia creada por la dirección y recursos
humanos para aumentar la motivación del trabajador.

Los controles implementados en AC para ver el desempeño de la empresa y si esta esta logrando los
objetivos y metas propuestos son en su mayoría auditorias, se llevan a cabo al menos dos auditorias
de revisión internas, a parte de las diferentes auditorias que los clientes realizan a la empresa, en
estas podemos ver si los puntos de control y los procesos están en funcionamiento o si es necesario
algún cambio o acción correctiva. También se realizan juntas trimestrales y mensuales para ver los
puntos básicos de cada departamento, se verifica la productividad, la rentabilidad, las quejas de
clientes, el numero de ventas, las bajas de empleados y el numero de accidentes que han ocurrido en
la planta, todos estos indicadores del desempeño de la misma. Estos marcadores sirven de pauta para
ver si es necesario alguna acción que encamine a la empresa hacia los objetivos de esta, su misión y
sus metas.
Durante una de las revisiones de control se logro observar un incremento en reprocesos y
desperdicios en las áreas de producción y almacén, así como una baja en la calidad del producto y
una disminución en la producción ocasionando problemas con el abastecimiento de productos y
atrasando los pedidos de algunos clientes, por lo que se identificaron 3 metas que se deben realizar
para el siguiente trimestre:
 Disminución en el número de reprocesos y un aumento en la producción.
 Lograr la máxima satisfacción del cliente con entregas a tiempo y en forma.
 Mantener la calidad del los productos que fabricamos para seguir siendo la mejor opción de
nuestros clientes.
Con estas metas en mente se realizo un análisis FODA para poder formular la mejor estrategia y
lograr cumplir nuestras metas para el próximo trimestre.

MATRIZ FODA:
planificación estratégica
AC
OPORTUNIDADES
O1. Poca competencia en el
mercado por lo que hay
adquisición de nuevos clientes
O2. Oportunidad de nuevos
productos para aumentar la
variedad de nuestro mercado
O3. Uso de nuevas tecnologías
AMENAZAS
A1. Mala temporada para la
cosecha de materia prima.
A2. Aumento en el costo de
materia prima, por lo que se tiene
que adquirir materia prima de
calidad inferior aumentando el
tiempo de proceso de esta.
A3. Aumento en el numero de
pedidos urgentes sin margen de
anticipación para producir el
producto o abastecer los
almacenes
Propuesta de mejora
Maestría
Reporte
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1. Se cuenta con trabajadores de
mandos medios capacitados, con D1. Aumento en la rotación de
experiencia y comprometidos con personal
la empresa
F2. Nuevo personal de recursos D2. Personal agotado por aumento
humanos dedicado solo a la en las horas de trabajo, afectando
contratación de personal y nuevo la calidad d su trabajo,
ingeniero de procesos dedicado a disminuyendo producción y
la capacitación del personal aumentando reprocesos.
F3. Mejoras en instalaciones y
D3. Personal nuevo poco
equipos que ayudan a simplificar
capacitado
tareas de producción y almacén
ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA DO
Uso de nuevas plataformas en
Mejoras en las instalaciones y el internet para facilitar la
personal existente se dedicaran contratación de personal.
a la implementación de los Uso de nuevos equipos
nuevos procesos para los facilitara la producción de
nuevos productos productos aumentando la
producción.
ESTRATEGIA FA ESTRATEGIA DA
Capacitación de nuevo personal Contratar nuevo personal para
para el uso de las mejoras en aumentar el numero de plantilla
los equipos para disminuir el lo que bajara el numero de
tiempo de proceso de la horas de trabajo por turno,
materia prima, aumentar la evitando fatigar al trabajador y
producción y satisfacer la así aumentar la productividad y
demanda de nuevos pedidos. disminuir los reprocesos.
 Maestría
Reporte

Se planea implementar una estrategia de defensa para una disminución en las debilidades de la
empresa con la creación de un programa de capacitación para ayudantes generales para que en un
lapso de 3 meses se puedan cumplir las metas propuestas.

El programa de capacitación implementara el uso de la rotación de puestos y el mentoreo y

entrenamiento como métodos de capacitación del personal, con estos se pretende exponer al personal
nuevo a las diferentes actividades que se realizan en el proceso junto a personal experimentado para
que aprendan las habilidades y competencias necesarias soportándose en personal con mas
experiencia para realizar los diferentes trabajos que hay en la planta.
El nuevo ingeniero en procesos se dedicara a la creación de ayudas visuales y la creación de
procedimientos que permitan el aprovechamiento de las nuevas mejoras en las instalaciones de la
planta y en los equipos para todo el personal de la planta; así como también se encargara de realizar
cuestionarios especializados que permitan ver si el personal ya a adquirido las habilidades y
competencias necesarias para la realización de sus tarea como medida de verificación del programa
de capacitación.

La implementación del plan de mejora a través del programa de capacitación de ayudantes generales
se enfocara en estos 3 puntos para la disminución de las debilidades de la empresa y el
aprovechamiento se sus fortalezas para el cumplimiento de las metas.
 El aumento en el número de plantilla de la planta disminuirá el número de horas de trabajo
por turno lo que evitara el agotamiento del personal y con la capacitación del personal se
vera una mejora en el rendimiento de este, provocando un aumento es su productividad y
evitara los errores en su trabajo lo que bajara el numero de reprocesos.
 La capacitación del personal en el aprovechamiento de las mejoras en los equipos y las
instalaciones facilitara los procesos y aumentara la producción por lo que se podrá cumplir
en tiempo y forma con los pedidos de los clientes.
 La capacitación del personal implementara las habilidades del trabajador para el
procesamiento de la materia prima de menor calidad con la que se tiene que trabajar,
aumentando el rendimiento de la materia prima y manteniendo la calidad de nuestros
productos.

Figura 2. Propuesta de estructura organizacional

Creo que aunque la estructura y la organización de la planta han resultado efectivas hasta este
momento, creo que una cambio en la departamentalización de la planta podría resultar en una mayor
eficacia en el flujo de las actividades que se realizan.

En la Figura 2. Se puede observar el organigrama propuesto para la mejor de la organización de la

planta, esto, junto con un cambio en el modelo de organización por uno mas orgánico podría resultar
en una mejora. El aumento de la descentralización de la autoridad y en el flujo libre de la
información junto con la creación de equipos multijerarquicos y multidisciplinarios que trabajen en
conjunto con el nuevo organigrama propuesto podría mejorar la eficacia y eficiencia de la planta.

El involucrar gerentes y lideres a la organización de la planta podría influir en el personal de staff y

en los trabajadores para que se alcance las metas de la organización. Como se menciona en Robbins
(2004) involucrar a los empleados en la toma de decisiones, delegar autoridad y mostrar interés en
los empleados y en la realización del trabajo son características principales que los lideres muestran
y que logran aumentar la productividad de la organización.

Esta nueva propuesta de organización podría ser un factor importante que ayude en la
implementación del programa de capacitación propuesto para la realización de las metas y objetivos
propuestos en AC ,así como también podría ayudar en la disminución de las debilidades que la
empresa tiene en este momento, como la rotación y el ausentismo del personal; la nueva estructura
podría ayudar en la mejora del flujo de los procesos para aumentar la productividad de la empresa.
Maestría
Reporte