Capacitación y Entrenamiento

para el Manejo de Emergencias

CAE-PD-06
Versión 2

Dependencia
Subdirección Para el Manejo de Emergencias y Desastres

Proceso
Gestión del Manejo de Emergencias.

Objetivo

Fortalecer las habilidades, destrezas y capacidades para la respuesta ante emergencias

en el Distrito Capital, a través de procesos de aprendizaje, capacitación y ejercicios de
entrenamiento.

Alcance
Inicia con la identificación de la necesidad de capacitación y/o entrenamiento, continúa con
la acción que permite atender la necesidad (oficio de respuesta, orientación, elaboración
de herramientas, realización de reuniones, etc.) y finaliza con la constancia del proceso si
a ello hubiere lugar.

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Manejo de Emergencias
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1. Políticas de Operación

Las actividades de capacitación y entrenamiento están orientadas a fortalecer la capacidad de

respuesta de la ciudadanía, de las organizaciones y las entidades del Sistema Distrital de Gestión
de Riesgo-SDGR ante situaciones de emergencia. Se desarrollan principalmente por medio de
herramientas virtuales a las cuales tienen acceso todos los interesados o presenciales de ser
necesario. Los temas se identifican y priorizan a partir de solicitudes de la comunidad, entidades
públicas y/o privadas y la información producida institucionalmente.

2. Glosario

Amenaza
Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la acción humana
de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar pérdida de vidas,
lesiones u otros impactos en la salud, así como también daños y pérdidas en los bienes, la
infraestructura, los medios de sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales.1

Aprendizaje:
Cambios que se presentan en el comportamiento de un individuo, comunidad u organización,
producto de un proceso de adquisición de conocimiento o habilidades a través de la experiencia, y
que pueden incluir el estudio, la capacitación, la instrucción, la observación o la práctica.

Capacitación:
Conjunto de acciones, actividades o procesos organizados realizados en una entidad, que buscan
mediante la generación de conocimiento, el desarrollo de habilidades, el cambio de actitudes,
conductas y destrezas, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al
cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad y al
desarrollo personal.2

Entrenamiento:
Actividad que fortalece y prueba la aplicación de conocimientos, habilidades y destrezas funcionales
que son requeridas para actuar, cumplir los objetivos de la organización

Formación:
Actividades realizadas en la entidad con el propósito de transmitir conocimientos sobre temáticas
referentes al desarrollo de proyectos especiales.

Peligro:
Riesgo o contingencia inminente de que suceda algún mal. Lugar, paso, obstáculo o situación en
que aumenta la inminencia del daño.3

1
Ley 1523 de 2012 Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema
Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones. Articulo 4
2
IDEM
2
Decreto 1567 de 1988- Articulo 4
3 Norma Técnica Colombiana NTC-5926-1 Revisión técnico-mecánica de sistemas de transporte vertical y puertas
eléctricas. parte 1: ascensores electromecánicos e hidráulicos.

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Riesgo:
Es la probabilidad de ocurrencia de pérdidas o daños asociados a un evento o acontecimiento de
origen natural o social, en un espacio y en un tiempo dados, que por sus características pueda incidir
negativamente en la vida y bienes de la población o en general en la vida social, económica y
ambiental. El riesgo está determinado por la interacción de dos factores: la amenaza y la
vulnerabilidad, siendo condición para que se presenten pérdidas que los bienes y personas estén
expuestos a la acción de la amenaza y presenten condiciones de fragilidad tales que puedan verse
afectados. El desastre, la calamidad o la emergencia es la materialización del riesgo, en términos de
daños y pérdidas reales producidas.

Simulacro:
Ejercicio práctico de entrenamiento que busca fortalecer la aplicación de conocimientos, habilidades
y destrezas operativas requeridas para actuar en caso de emergencia. Se realiza con la
representación de situaciones de la manera más aproximada posible a la realidad del hecho o
acontecimiento propuesto para ser simulado.4

Simulación:
Ejercicio que crea un escenario de entrenamiento en un ambiente controlado tomando como ejemplo
situaciones de riesgo del contexto real. Los participantes enfrentan la situación ocupando roles a
través de los cuales toman decisiones, realizan acciones y reflexionan sobre la mejor alternativa para
enfrentar una emergencia.

Señalización:
Herramienta mediante la cual se orienta, informa o condiciona la actuación de las persona en
determinada circunstancia.

Vulnerabilidad:
Susceptibilidad o fragilidad física, económica, social, ambiental o institucional que tiene una
comunidad de ser afectada o de sufrir efectos adversos en caso de que un evento físico peligroso
se presente. Corresponde a la predisposición a sufrir pérdidas o daños de los seres humanos y sus
medios de subsistencia, así como de sus sistemas físicos, sociales, económicos y de apoyo que
pueden ser afectados por eventos físicos peligrosos. 5

4
Resolución 592 de 2015.
5
Ley 1523 de 2012 Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de
Desastres y se dictan otras disposiciones

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3. Descripción de Actividades

N° Actividad Responsable Control

CAPACITACIÓN SOBRE EL MANEJO DE EMERGENCIAS

Identificar y priorizar las necesidades en

capacitación y/o entrenamiento:
Se realiza un análisis de necesidades a partir de lo
siguiente: Coordinador(a) de
- Instrumento que indaga sobre las necesidades en Capacitación y Instrumentos de
capacitación y entrenamiento y la evaluación de las Entrenamiento evaluación, SIRE,
1.1 herramientas implementadas en el periodo página del IDIGER
- Información producida y publicada por el área de Equipo de sobre Escenarios de
Análisis en relación con los escenarios de riesgo de Capacitación y riesgo.
Bogotá Entrenamiento
- Estadísticas del SIRE sobre las emergencias
reportadas en el periodo.
- Solicitudes recibidas en el periodo
Coordinador(a) de
Capacitación y
Elaborar y presentar la propuesta de la Entrenamiento
herramienta de capacitación y/o entrenamiento a
desarrollar: Equipo de
Se elabora y presenta la propuesta, que permita Capacitación y
atender las necesidades en capacitación al nivel Entrenamiento
1.2 Documento
directivo, quienes revisan y sugieren los ajustes
propuesta.
respectivos. Subdirector(a) para el
Si se aprueba la propuesta continuar en la actividad Manejo de
1.3. Emergencias y
No se aprueba, se realizan los respectivos ajustes. Desastres

Director General
Construir la herramienta y desarrollar los
contenidos de la propuesta: Equipo de
Documento
1.3 Capacitación y
propuesta.
Identificar metodologías pertinentes, definir el alcance Entrenamiento
de la herramienta y desarrollar contenidos.
Solicitar apoyo a otras áreas de la entidad y
Coordinador(a) de
acompañar la puesta en funcionamiento de las
Capacitación y
herramientas:
Entrenamiento
Dependiendo del tipo de herramienta a desarrollar, se
Oficina Asesora de
requerirá el apoyo de la Oficina de Tecnologías de la
1.4 Comunicaciones
Información y las Comunicaciones, Oficina Asesora de Actas de reunión
Análisis de Riesgos y
Comunicaciones, Análisis de Riesgos y Efectos del
Efectos del Cambio
Cambio Climático entre otras. Para el
Climático
acompañamiento, revisión y ajuste hasta obtener la
Oficina TIC
versión definitiva.
Coordinador(a) de
Aprobar la herramienta. Capacitación y
Entrenamiento
Subdirector para el
1.5 Se presenta la herramienta definitiva a la alta dirección Actas de reunión
Manejo de
de la entidad, quien la aprueba para ponerla en
Emergencias y
funcionamiento.
Desastres
Director General

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N° Actividad Responsable Control

Coordinador(a) de
Capacitación y
Entrenamiento
Realizar pruebas a la herramienta desarrollada:
Estadísticas web
1.6 Se efectúan pruebas piloto de la herramienta, para
Equipo de
identificar posibles fallas o aspectos por mejorar.
Capacitación y
Entrenamiento
Oficina TIC
Equipo de
Divulgar la herramienta aprobada para atender la
Capacitación y
necesidad de capacitación: Material
1.7. Entrenamiento
Se socializa e informa a la comunidad sobre la comunicativo
Oficina Asesora de
herramienta para la capacitación.
Comunicaciones
Realizar seguimiento al uso de las herramientas
Equipo de
Monitorear el uso de las herramientas construidas para
Capacitación y
1.8 atender la necesidad de capacitación, e indagar sobre Indicadores
Entrenamiento
frecuencia de uso, utilidad, tipos de usuarios,
estadísticas, etc.
Recibir solicitudes de capacitación:
Coordinador(a) de
Se reciben oficios y solicitudes de la comunidad,
Capacitación y
organizaciones privadas y entidades públicas,
Entrenamiento
solicitando capacitaciones en diferentes temas Documentos
1.9 relacionadas con manejo de emergencias y planes de escritos, correos e y
Equipo de
emergencia. Las cuales se registran en la base de llamadas
Capacitación y
datos seguimiento a correspondencia, que se utiliza en
Entrenamiento
la actividad 1.1 para la identificar e identificar las
necesidades
Responder las solicitudes de capacitación:
Dar respuesta a la solicitud, orientando sobre las Equipo de
herramientas virtuales que tiene el IDIGER para Capacitación y Comunicaciones
1.10
realizar dichas capacitaciones. Entrenamiento oficiales
En el evento que se programe capacitación presencial
continuar en la actividad 1.11
Coordinador(a) de
Capacitación y
Programar capacitación y/o entrenamiento: Entrenamiento
Programación de
1.11 Se define fecha, lugar, hora y contacto para realizar la Subdirector para el
capacitaciones
capacitación presencial. Manejo de
Emergencias y
Desastres.
Evaluar:
Equipo de
Tanto las capacitaciones virtuales como presenciales Capacitación y Encuesta de
1.13. se evalúan para identificar aspectos por mejorar. Se Entrenamiento. percepción del
realizará la evaluación del servicio “Encuesta de servicio
percepción” conforme a lo dispuesto por la oficina de Oficina TIC.
atención al ciudadano.
SIMULACROS PROGRESIVOS Y/O SIMULACIONES
Recibir solicitudes sobre la realización de Coordinador(a) de
simulacros progresivos y/o simulaciones: Capacitación y
Se reciben oficios, comunicaciones internas, Entrenamiento. Solicitudes recibidas
información y/o solicitudes de la comunidad, a través de
2.1.
organizaciones privadas o entidades públicas, Equipo de correspondencia o
solicitando acompañamiento al desarrollo de Capacitación y correo electrónico.
simulacros progresivos y/o simulaciones. Las cuales Entrenamiento
se registran en la base de datos seguimiento a

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N° Actividad Responsable Control

correspondencia, que se utiliza en la actividad 1.1 para
la identificar e identificar las necesidades
Responder las solicitudes:
Dar respuesta a la solicitud, orientando sobre las
herramientas virtuales que tiene el IDIGER para
realizar dichos procesos de entrenamiento. Se informa
Equipo de
sobre el registro que deben hacer en el aplicativo. Y
Capacitación y Comunicaciones
2.2. enviará copia de la respuesta al NUSE para que ellos
Entrenamiento oficiales.
estén enterados del simulacro.
Si la solicitud es especializada continuar en la
actividad 2.3.
Si no es especializada, el procedimiento finaliza con
esta respuesta.

Calificar pertinencia de acompañamiento al

simulacro y/o simulación.
Se debe diligenciar la matriz de priorización en la cual Equipo de
se determina si se realiza el acompañamiento. Capacitación y Matriz de
2.3
Si se prioriza el ejercicio, se brinda el Entrenamiento pertinencia.
acompañamiento, una vez el usuario haya diligenciado
el aplicativo. Pasar a actividad 2.4
Si no se acompaña, finalizar según 2.2
Acompañar la realización del ejercicio: Equipo de
Formato de
Una vez definido el acompañamiento se realiza el Capacitación y
2.4 Observación y
desplazamiento a la institución o comunidad para Entrenamiento
retroalimentación
hacer retroalimentación del ejercicio.
Reunión de retroalimentación del simulacro y/o
simulación:
Equipo de
Una vez culminado el ejercicio de entrenamiento se
Capacitación y Acta de reunión
2.5 realiza una reunión de cierre en la cual se expone lo
Entrenamiento
observado durante el desarrollo del ejercicio a fin de
fortalecer los aspectos positivos y mejorar aquellos
que lo ameriten.

SIMULACRO DISTRITAL

Establecer lineamientos para el desarrollo Director

del ejercicio: Subdirector para Presentación del
Definir los lineamientos y actividades para la Manejo de simulacro distrital
3.1 realización del ejercicio, determinar los Emergencias y y cronograma de
objetivos, fecha del ejercicio, grupos Desastres trabajo.
Coordinador(a) de
poblacionales, aliados estratégicos y grupos
Capacitación y
focales para la convocatoria Entrenamiento
Solicitud de apoyo a otras áreas del IDIGER Coordinador(a) de
Se coordina con la oficina Asesora en Capacitación y
comunicaciones el tema de la imagen y Entrenamiento
Oficina TIC Correos
3.2 divulgación. Oficina de Tecnologías de la
Oficina Asesora de electrónicos
información y las comunicaciones el aplicativo
de inscripción y reporte. Área de Gestión Local Comunicaciones
puntos priorizados, entre otros que se requieran. Gestión Local

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N° Actividad Responsable Control

Realizar los procesos de planeación y Coordinador(a) de
contratación necesarios. Capacitación y
Entrenamiento
Adelantar el proceso de planeación del Documentos de
Oficina Asesora
Simulacro y realizar la contratación para la Fase
3.3 Jurídica
adquisición de los elementos y/o servicios Equipo de
precontractual y
necesarios para la ejecución del mismo Capacitación y contractual
Si se adquieren elementos para incentivar la Entrenamiento
participación, pasar a la actividad 3.4
Entrega de los elementos adquiridos
Equipo de
(cuando se trate de adquisiciones) Formato de
Capacitación y
3.4 Entregar los elementos adquiridos para el entrega de
Entrenamiento
desarrollo del simulacro distrital, conforme a los elementos
Subdirector
lineamientos definidos en el 3.1.
Consolidar y actualizar bases de datos
Se actualizan los datos de contacto de
entidades, organizaciones y personas que se Comunicaciones
Equipo de
invitan a participar en el simulacro distrital de oficiales
3.5 Capacitación y
evacuación. Entrenamiento
Se envían comunicaciones solicitando
información de bases de datos actualizadas.
Actualizar y activar el micrositio del
simulacro Coordinador(a) de
Se revisa la información relacionada con el Capacitación y
Entrenamiento
aplicativo y el micrositio del simulacro del año
anterior y se actualiza de acuerdo con los
Oficina TIC
requerimientos. Correos
electrónicos
3.6 Oficina Asesora de
Se realiza reunión con Comunicaciones de
comunicaciones
IDIGER para ajustar el diseño e incluir las Micrositio
imágenes requeridas para el contenido. Equipo de
Se coordina con la oficina de TIC del IDIGER Capacitación y
para crear/actualizar el Micrositio, según los Entrenamiento
ajustes respectivos para publicar la versión
definitiva al público.
Realizar coordinación Interinstitucional Equipo de Listados de
Se realizan reuniones de trabajo con las Capacitación y asistencia
3.7 Entrenamiento
entidades distritales y nacionales que Correos
intervienen en la ejecución del simulacro electrónicos
Realizar la convocatoria pública, privada y Equipo de
comunitaria Capacitación y
Invitar a participar a todos los sectores de la Entrenamiento
ciudad, enviando información del simulacro Subdirección para Listados de
distrital a través de los diferentes medios de el manejo de asistencia
3.8
comunicación: virtual, telefónica, radial, etc. Emergencias y Correos
Desastres electrónicos
Elaborar material de divulgación para la Oficina Asesora de
convocatoria del simulacro. comunicaciones

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N° Actividad Responsable Control

Estadísticas
Seguimiento al proceso de inscripción: Informes al
Coordinador(a) de Subdirector y
Capacitación y Director
3.9 Realizar seguimiento al aplicativo de inscripción Entrenamiento Mapas de Puntos
para generar estadísticas, informes, puntos de Oficina TIC de Aglomeración
aglomeración y el esquema de seguimiento. Esquema de
seguimiento
Coordinador(a) de
Capacitar al personal del IDIGER que Capacitación y
apoyará el simulacro distrital: Entrenamiento Listados de
Identificar el personal de la entidad que apoyará asistencia
3.10 Equipo de
el ejercicio y rol a desempeñar; la Subdirección Correos
de Manejo de Emergencias capacitará al Capacitación y electrónicos
personal en caso de ser necesario. Entrenamiento

Ejecutar el simulacro: Desarrollar las Informe del

actividades previstas para la realización del simulacro
simulacro, entre las cuales se determina un Registro
esquema semejante al siguiente: fotográfico
- Personal para el seguimiento a puntos críticos Mapas de puntos
Equipo de
por aglomeraciones de público. de aglomeración
Capacitación y
3.11 - Mesa de coordinación del simulacro a nivel Listados de
Entrenamiento
distrital asistencia
- Puesto de mando unificado para emergencias Listados de
- Centro de Consolidación de Información Ingreso y registro
- Esquemas para el seguimiento realizado por (C4)
los Consejos Locales de Gestión de Riesgo y Correos
Cambio Climático. electrónicos
Equipo de
Consolidar la información del ejercicio:
Capacitación y
Consolidar la información de participantes en el
Entrenamiento
ejercicio, conforme a los reportes del aforo de Informes de
3.12 Subdirección para
evacuación por distintos medios de seguimiento
el Manejo de
comunicación (internet, chat, radio, avantel,
Emergencias y
redes sociales entre otros).
Desastres
Coordinador(a) de
Capacitación y
Entrenamiento
Elaborar informe final: Subdirección para
Retroalimentación interna y con entidades el Manejo de
responsables del ejercicio Emergencias y
Informe del
3.13 Desastres
Oficina Asesora de Simulacro Distrital
Elaborar informe del simulacro distrital, en el
cual se consolida la información de los Comunicaciones
diferentes actores y el resultado del ejercicio. Equipo de
Capacitación y
Entrenamiento

Fin

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4. Formatos y Registros

Propuesta para el desarrollo de la herramienta de capacitación y entrenamiento

Comunicaciones oficiales
Programación de Capacitaciones
Encuestas de percepción del servicio
Matriz de pertinencia
Informe del simulacro
Plan de acción y Presentación del Simulacro Distrital

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5. Diagrama de Flujo

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS

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CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS

Reunión de
retroalimentación del
simulacro y/o simulación

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6. Control de Cambios.

Versión Fecha Descripción de la Modificación Aprobado por

Emisión del Documento – Resolución 217 del 31 de
Subdirección de
Diciembre de 2014 “Por la cual se adopta el procedimiento
1 15/05/2013 Emergencias
de capacitación especializada a grupos de respuesta del
Margarita Córdoba
IDIGER”
Subdirector para el
Manejo de
Ajuste por adecuación de actividades relacionadas con la
2 23/11/2017 Emergencias y
capacitación a grupos de respuesta.
Desastres

7. Aprobación.

Elaborado por Validado por Aprobado por

CARMEN EMILIA ROCHA SANTOS ALEXANDRA RAMIREZ CARLOS EDGAR TORRES

Profesional Capacitación y Coordinadora de Capacitación y BECERRA
Entrenamiento entrenamiento Subdirector para el Manejo de
Emergencias y Desastres

NATHALIE ROMERO BARRERA JONNATHAN ANDRES LARA

Profesional Subdirección para el Profesional Oficina Asesora de JORGE ENRIQUE ANGARITA
Manejo de Emergencias y Desastres Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación.

Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable.

Original Firmado

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