TALLER Nº 5:

“Diseño Organizacional en la Gestión Cultural”

Evento a realizar: “Festival Musical UNAC 2010”

VISION: Recaudar fondos necesarios para nuestra promoción de egresados

2010-A.

Con la realización del “Festival Musical UNAC 2010” buscamos como

promoción la recaudación de fondos para cubrir los gastos que se generaran en la
ceremonia, la fiesta y el viaje de promoción.

Nuestro evento cuenta como auspiciador principal a la Universidad Nacional del

Callao, UNAC, puesto que nos dará el permiso para la realización del evento dentro
de las instalaciones de la misma. Del mismo modo tendremos otras instituciones y
empresas como auspiciadores que nos ayudarán con los gastos de la realización del
evento a fin de que sus respectivas marcas se publiquen en los paneles de publicidad
del evento y puedan tener módulos de venta de sus productos el día de la realización
del concierto que será el viernes 30 de julio del presente año.

Tendremos como invitados para el festival a:

1. Gilberto Santa Rosa.

2. La Orquesta Camaguey
3. DLG
6. Adamo.

4. El grupo Niche.
7. Grupo 5.

8. Los Hermanos Yaipén

5. Pedro Suarez Vértiz.

Muy aparte que tendremos animadores para los intermedios entre

presentación y presentación, que serán:

 Paola Ruiz.
 La Chola Chabuca.
 Mariella Zanetti.
ACTIVIDADES DEL “Festival Musical UNAC 2010”
 ANTES DEL EVENTO DURANTE EL EVENTO DESPUES DEL EVENTO

Contactar a los invitados y

verificar la confirmación de su
participación el día del evento,
así como darles un adelanto
de su participación del 50%.
Elaboración de las cartas de
Dar una buena recepción
agradecimiento a los
de los invitados (grupos
auspiciadores así como a los
musicales y artistas).
invitados.

Supervisar
Tramitar los permisos Realizar la entrega de los
constantemente el
correspondientes para los equipos alquilados, el
desarrollo de la
ingresos y salidas de los desarme del estrado y los
seguridad en el ingreso
invitados antes, durante y stands y su entrega este
como en los interiores del
después del evento. conforme.
evento.

Elegir el lugar adecuado para Supervisar que los

el evento teniendo en cuenta
la cantidad de concurrentes al
evento.
Verificar que el personal de
stands estén acordes a lo
limpieza contratado haya
solicitado por nuestros
realizado conforme su trabajo.
auspiciadores.

Elaborar un presupuesto de
Verificar que los invitados Realizar el balance de los
los gastos e ingresos que se
se presenten según el gastos del evento y las
presentarán en la realización
programa establecido. ganancias obtenidas.
del evento.

Contactar con la seguridad

Supervisar que los
(PNP) y anfitrionas que nos Supervisar que al personal de
equipos para la
apoyara el día del evento, así apoyo (seguridad, anfitrionas,
realización del evento
como personal que nos etc.) al evento reciba los
estén funcionando
apoyara en la limpieza refrigerios correspondientes.
adecuadamente.
después del evento.

Contar a los posibles Realizar las Verificar que se realice el

auspiciadores para el evento, coordinaciones para desarmado del estrado y de
presentándoles los beneficios cancelar el pago los stands así como la entrega
que ambas partes correspondiente a los de los equipos que fueron
obtendríamos. invitados por su alquilados.
participación.

Realizar la publicidad del
evento teniendo cuidado que
figuren los auspiciadores y los
invitados.
Contratar a la empresa que
nos ayudara con la venta de
las entradas para el evento.
Contactar con la empresa que
nos ayudara con el montaje
del estrado, alquiler de los
equipos de sonido,
construcción de los stands de
venta y su cercamiento de
seguridad.
Hacer las gestiones
respectivas para contar el día
del evento con 2 unidades
médicas que nos apoyen para
cualquier emergencia que se
pudiera ocurrir.
Supervisar que los Llevar el control con el
invitados tengan las personal de seguridad sobre la
comodidades salida del público asistente a
respectivas. (Bebidas, fin de que su desplazamiento
etc.) se dé con el debido orden.
El ingreso del publico al
evento se llevara a cabo
en forma ordenada con
ayuda del personal de
Supervisar que las unidades
seguridad (esto incluye
médicas estén en estado de
revisión por el personal
alerta, cuando se procesa con
de seguridad a cada
la salida del público asistente.
asistente al evento de
que no porten algún tipo
de arma o material
peligroso).
Se verificara que las
unidades médicas
gestionadas estén
Realizar los pagos de los
presentes el día del
saldos respectivos al personal
evento, las cuales
de seguridad (PNP),
estarán ubicadas en
anfitrionas que nos apoyaron
puntos estratégicos para
el día del evento.
su respectiva evacuación
si se presentara un
incidente.
Hacer la entrega del ambiente
Supervisar que el
conforme a la Universidad
levantamiento del
Nacional del Callao, y dar las
estrado se realice, con
gracias mediante una carta de
las debidas medidas de
agradecimiento por el apoyo
seguridad a fin de que
incondicional que nos hizo
este no colapse o pueda
para que se lleve a cabo este
ocurrir un incidente.
evento.
ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACION DE LA
PROMOCION 2010-A