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“TU COMPETENCIA DEPENDE DE LA CONCIENCA

QUE TENGAS PARA CAPACITARTE Y ENTRENARTE.”

FECHA DE
ELABORADOR POR REVISADO POR APROBADO POR APROBACIÓN

Gloria Vargas Ing. Benedicto Olimpo Salazar 2013-10-13

López
Documentador QRI Jefe QRI Gerente General

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INTRODUCCIÓN

Las actividades de capacitación y entrenamiento se constituyen como una herramienta

de educación laboral que prepara al trabajador para desarrollar un cargo o una función
dentro de una organización con mayor efectividad.

La capacitación se define como la transferencia de conocimientos a un empleado con el

fin de mejorar su eficiencia y eficacia en la posición o el cargo que desempeña o va
desempeñar dentro de la organización; los conocimientos que se transfieren por lo
general se refieren a algún tema que atañe a la empresa, por ejemplo acerca del
funcionamiento de la empresa sobre las características de los productos sobre el sistema
y los procesos de producción, operación de maquinas y equipos, entre otros.

El entrenamiento es el desarrollo de habilidades y destrezas para la ejecución de las

tareas y operaciones que se realizan en el cargo o puesto por ejemplo, técnicas de
manejo defensivo de vehículos para conductores, operación más productiva de los
equipos y maquinas en la planta de producción, uso de más herramientas de un software
informático, entre otros. También puede orientarse al desarrollo de actitudes positivas
para el trabajo y una mejor interacción entre empleados y una mejora en la motivación de
las personas.

La educación laboral a través de la capacitación y el entrenamiento, consiste en el

desarrollo de una serie de actividades que proporcionan conocimientos y ayudan a
desarrollar de manera más rápida conceptos, aptitudes, actitudes, habilidades y destrezas
para desarrollar un cargo de manera óptima. Son importantes en la organización porque
contribuyen a la eficacia y la eficiencia organizacional, asimismo ayudan al desarrollo
personal y profesional del trabajador.

Con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de la organización y conseguir que

todos los colaboradores de CENTRAL cuenten con las herramientas necesarias para
desempeñar sus actividades con el nivel de efectividad requerido, se determina la
necesidad de diseñar e implementar un programa de Capacitaciones y entrenamientos,
que se ajuste a las necesidades de los cargos existentes en la empresa y permita
asegurar la competencia del personal vinculado a ésta.

1. POLÍTICAS

La Organización define una política con una serie de directrices que enmarcan la
necesidad de tener un programa de capacitaciones y entrenamientos como herramienta
para la consecución de sus objetivos y metas.

Ver. SGI MAN 01 FOR 05 POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL QRI
(Calidad, Salud Ocupacional, Seguridad Industrial & Física, Ambiente y Responsabilidad Social

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2. REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE

Se tendrá en cuenta la legislación vigente en Colombia y los requisitos de otra índole

relacionados con los aspectos de inducción, capacitación y entrenamiento laboral, de
acuerdo con las funciones que deben realizar los trabajadores en los diferentes cargos
existentes en la empresa. Lo cual se define en un procedimiento y se registra en varias
matrices.

Ver SGI- PRO-05 Procedimiento de identificación y evaluación de requisitos legales y otros

aplicables en seguridad, salud ocupacional y ambiente.
Ver SGI- PRO-05-FOR-02 Matriz de identificación de requisitos legales.

3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL

Garantizar que los colaboradores vinculados a la empresa cuenten con las habilidades
de formación y competencias necesarias para la ejecución de las funciones,
responsabilidades, autoridad, y rendición de cuentas a su cargo de manera efectiva,
segura y disminuyendo el impacto ambiental negativo.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar las necesidades de inducción, re inducción, capacitación y entrenamiento de

los diferentes cargos existentes en la empresa.
 Generar el cronograma de capacitaciones y entrenamientos.
 Preparar a los colaboradores para la ejecución de las funciones, responsabilidades,
autoridad, y rendición de cuentas a su cargo.
 Mejorar las competencias del personal.

4. ALCANCE
El Programa de Capacitaciones y Entrenamientos aplica para todos los colabores de
CENTRAL incluyendo contratistas, localizados en las diferentes sedes de la organización,
desde el cronograma de actividades hasta las acciones correctivas y preventivas
derivadas de la revisión y seguimiento del programa.

5. METAS

METAS INDICADOR FRECUENCIA RESPONSABLE

(No. Actividades
Cumplir con el 95% de las actividades de
realizadas/ No. Actividades Mensual QRI
establecidas en el cronograma.
programadas)*100
(No. de personas que QRI
Asegurar la asistencia de mínimo el 80%
asisten a las Gestión Humana
del personal en las capacitaciones y Mensual
capacitaciones/No. de Operaciones y
entrenamientos establecidos
personas que deben logística

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asistir)*100

(No. de Personas que

Garantizar que el 90% de los
aprueban las evaluaciones
colaboradores asistentes a las QRI
/ No. de Personas que Mensual
capacitaciones y entrenamientos Gestión Humana
presentan las
aprueben las evaluaciones.
evaluaciones)* 100

6. DEFINICIONES

Para una mejor interpretación del Programa de Capacitaciones y Entrenamientos, se

tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 Calificación: Proceso para demostrar la capacidad para cumplir los requisitos

especificados.
 Capacitación: transferencia de conocimientos a un empleado con el fin de mejorar su
eficiencia y efectividad en la posición o el cargo que desempeña.
 Competencias: Capacidad de un trabajador para movilizar los conocimientos, habilidades
y actitudes necesarias para alcanzar los resultados pretendidos en un determinado
contexto profesional, según patrones de calidad y productividad.
 Entrenamiento: desarrollo de habilidades y destrezas para la ejecución de las tareas y
operaciones que se realizan en el cargo.
 Formación: es la primera etapa de desarrollo de un individuo o grupo de individuos, que
se caracteriza por una programación curricular en alguna disciplina y que permite a quien
la obtiene alcanzar niveles de conocimiento cada vez más elevados. En general son
programas a mediano y largo plazo.
 Habilidades: aptitud innata, talento, destreza o capacidad que ostenta una persona para
llevar a cabo y por supuesto con éxito, determinada actividad, trabajo u oficio.
 Inducción: proceso inicial por medio del cual se proporcionará al individuo la información
básica que le permita integrarse rápidamente al lugar de trabajo.
 Re inducción: Actividad que Reorienta la integración del empleado a la cultura
organizacional, informa a los servidores públicos acerca de las reformas que se producen
en la organización, cambios en la estructura y el puesto de trabajo.

7. RESPONSABILIDAD

7.1 NIVEL ESTRATÉGICO

 Establecer los objetivos y metas que abarquen toda la compañía y transmitirlas a todos
los empleados de acuerdo con sus responsabilidades en el programa de
capacitaciones y entrenamientos.
 Realizar revisiones gerenciales y liderar las auditorias en aspectos del Programa de
capacitaciones y entrenamientos.
 Informar los resultados de las inspecciones y auditorias (internas y externas) del
Programa de capacitaciones y entrenamientos y discutir los aspectos relevantes con
los jefes o supervisores involucrados.
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 Vigilar el cumplimiento de los objetivos revisando en forma periódica los planes de

acción con sus inmediatos colaboradores.
 Responsable de la generación y control de todas las políticas requeridas dentro del
programa de capacitaciones y entrenamientos.
 Garantizar personal competente y responsable para la realización de las
capacitaciones y entrenamientos.

7.2 NIVEL TÁCTICO

 Administrar los recursos que permitan a la empresa poner en práctica las

capacitaciones y entrenamientos establecidos.
 Hacer seguimiento al desempeño del programa de capacitaciones y entrenamientos.
 Iniciar acciones correctivas para mejorar aspectos débiles identificados en el programa
de capacitaciones y entrenamientos y hacer seguimiento de su implementación.
 Efectuar revisión del programa de capacitaciones y entrenamientos para verificar su
efectividad, mejorar donde sea necesario, establecer nuevas metas y formular el
programa de auditoría.
 Proveer los recursos necesarios para que pueda implementarse exitosamente el
programa de capacitaciones y entrenamientos.
 Identificar las necesidades de capacitaciones y entrenamientos.

7.3 NIVEL OPERATIVO

 Determinar la disponibilidad del personal para la programación de las inducciones, re

inducciones, capacitaciones y entrenamientos establecidos.
 Programar la realización de las inducciones, re inducciones, capacitaciones y
entrenamientos de acuerdo con la disponibilidad determinada.
 Socializar las actividades programadas en el programa de capacitaciones y
entrenamientos.
 Asegurar la asistencia del personal requerido a las capacitaciones y entrenamientos
programados.
 Garantizar la realización de las evaluaciones de las capacitaciones y entrenamientos
realizados.
 Dar cumplimiento a los indicadores propuestos en el programa de capacitaciones y
entrenamientos.
 Divulgar las políticas y objetivos del programa de capacitaciones y entrenamientos.
 Conocer y asumir las responsabilidades de su cargo, incluidas en los procesos del
programa de capacitaciones y entrenamientos.
 Asegurar que el personal contratista, cumpla con los requisitos mínimos del programa
de capacitaciones y entrenamientos.

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8 . DESARROLLO DEL PROGRAMA

8.1 Definición del Programa

El Programa de Capacitaciones y Entrenamientos de CENTRAL se define como el

conjunto de actividades que deben ser llevadas a cabo con el fin de identificar las
necesidades de capacitación y entrenamiento, establecer las capacitaciones y
entrenamientos que deben ser realizados y verificar y controlar la efectividad de éstas,
con el fin de garantizar que los colaboradores, incluyendo los contratistas vinculados a la
empresa cuenten con las habilidades de formación y competencias necesarias para la
ejecución de las funciones, responsabilidades, autoridad, y rendición de cuentas a su
cargo de manera efectiva, segura y disminuyendo el impacto ambiental negativo.

Se incluyen en éste una serie de fases y actividades que se deben desarrollar con el fin
de lograr la implementación y el mantenimiento efectivo del mismo, además del
cumplimiento de los objetivos establecidos para el mismo. Se determina que la frecuencia
de revisión del programa será anual, el seguimiento se llevara a cabo de forma trimestral
y la medición de los indicadores se realizará mensualmente.

Éste programa tendrá una matriz de seguimiento asociada, donde se recopile la

información de actividades a desarrollar y medición y seguimiento de indicadores de las
metas del programa.

Ver SGI MAN 01 FOR 12 Matriz de seguimiento al programa de capacitaciones y

entrenamientos.

8.2 Fases del Programa

En esta sección se describen las fases que se deben seguir para la implementación del
programa de capacitaciones y entrenamientos, en las diferentes sedes de CENTRAL.

El desarrollo del programa comprende cuatro fases, a saber: identificación de

necesidades capacitación y entrenamiento, establecimiento de capacitaciones y
entrenamientos, programación y ejecución y por último se realizará una fase de control y
seguimiento.

8.2.1 Identificación de Necesidades de Capacitación y Entrenamiento

En esta fase se realizará la identificación de necesidades de capacitación y

entrenamiento, desde la inducción general a la empresa hasta aquellas capacitaciones y
entrenamientos específicos requeridos para los diferentes cargos existentes en la
organización, teniendo en cuenta las habilidades y competencias definidas en los perfiles
de cargo; las funciones, responsabilidades, autoridad, y rendición de cuentas asociadas
al cargo y los aspectos legales, ambientales, de seguridad y salud y los requisitos del
cliente.

Por tanto es necesaria la revisión de los Manuales de perfiles, funciones, responsabilidad,

autoridad y rendición de cuentas, SGI PRO 05 FOR 02 – Matriz de identificación y

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evaluación de requisitos legales y de otra índole., SGI PRO 08 FOR 01 – Matriz de

identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales, SGI PRO 06 FOR 01 –
Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles,
así como de los programas de gestión y generales de la empresa, para la identificación
adecuada y completa de las necesidades de capacitación y entrenamiento del personal.

8.2.2 Establecimiento de Capacitaciones y Entrenamientos

Una vez identificadas las necesidades en estos aspectos, se deben establecer las
capacitaciones y entrenamientos, teniendo en cuenta aquellos que aplican a todos los
miembros de la organización, así como los que aplican a personas y departamentos
específicos teniendo en cuenta el trabajo que van a realizar y los aspectos legales, de
seguridad, salud y medio ambiente asociados al cargo que van a ocupar.

Se debe establecer anualmente una matriz de capacitaciones y entrenamientos, donde

se identifique el listado de inducciones, re inducciones, capacitaciones y entrenamientos
que se deben realizar en los diferentes departamentos de la empresa y las personas que
deben asistir a éstos, de igual modo se deben establecer las inducciones, re inducciones,
capacitaciones y entrenamientos que se deriven de la ejecución de los programas de
gestión y generales de la empresa, la identificación de requisitos legales, requisitos de
clientes, ingresos de nuevo personal y demás actividades que requieran de la realización
de éstos en cualquier instante de tiempo, posterior al establecimiento de la matriz.

8.2.3 Programación y Ejecución

En esta fase los departamentos de gestión humana, operaciones y logística y QRI en

conjunto, deben determinar la disponibilidad del personal de las diferentes áreas que
integran la organización para con base en ésta programar las capacitaciones y
entrenamientos establecidos para las mismas.

De igual modo deben garantizar la asistencia de las personas requeridas a las

inducciones, capacitaciones y entrenamientos programados, establecer los mecanismos
de evaluación de éstos y asegurar que las personas encargadas de dictar las
capacitaciones y realizar los entrenamientos, cumplan con los criterios requeridos en
cuanto a educación, formación, habilidades y competencias se refiere.

8.2.4 Control y Seguimiento

Por último se debe desarrollar una fase de seguimiento y control, en la que se verifique el
cumplimiento de las actividades establecidas, la efectividad de los mecanismos de control
y se identifiquen las oportunidades de mejora de acuerdo con las condiciones
encontradas en la aplicación del programa. Para esto se tendrán en cuenta el
seguimiento trimestral y la revisión anual que se debe realizar al programa, para con base
en las condiciones encontradas en éstas, realizar los ajustes necesarios tanto en la
programación y ejecución, como en la identificación de necesidades y el establecimiento
de las inducciones, capacitaciones y entrenamientos incluidos en la GH PRO 02 FOR 05
– Matriz de capacitaciones

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8.3 Actividades a Desarrollar en el Programa de Capacitaciones y Entrenamientos

Todas aquellas que se encuentran relacionadas en la SGI MAN 01 FOR 012 – Matriz de
seguimiento al programa de capacitaciones y entrenamientos y en la GH PRO 02 FOR 05
– Matriz de capacitaciones. Además de las derivadas de los programas generales y de
gestión de la empresa y demás actividades propias del funcionamiento de la empresa
que requieran de la realización de capacitaciones y entrenamientos, así como aquellas
necesarias para la consecución de los objetivos establecidos en el programa, que deban
desarrollar los diferentes departamentos de la empresa de acuerdo con las funciones y
responsabilidades a su cargo.

Todas las inducciones, re inducciones, capacitaciones y entrenamientos deben realizarse

de acuerdo con la metodología establecida en el SGI PRO 018 – Procedimiento inducción
y re-inducción y el procedimiento GH PRO 03 – Capacitaciones y entrenamientos

9 REFERENCIAS

 SGI PRO 05 FOR 01 - Matriz de identificación de requisitos legales

 SGI PRO 06 FOR 01 – Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos
y determinación de controles
 SGI PRO 08 FOR 01 – Matriz de identificación y evaluación de aspectos
ambientales
 GH PRO 02 FOR 05 – Matriz de capacitaciones

 SGI PRO 05 FOR 02 – Matriz de identificación y evaluación de requisitos legales y

otros aplicables.

10. CONTROL DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO

DESCRIPCIÓN DEL
FECHA DE EMISIÓN
CAMBIO Y VERSIÓN
AUTOR
Versión 1
2013-10-13 Se crea el documento Documentador QRI
dentro del SGI

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