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  • Cap. 11 - Conduccion de Sesiones Eficaces

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    Cap. 11 - Conduccion de sesiones eficaces

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    Por Dennis Williams Capitulo 11 Conducci6n de sesiones eficaces ALGUIEN HA DICHO que en los comités se prencupan mis por elaborar cnidacosas actas sin darse cuenta de que estin perdiendo el tiempo. Cualquier persona que haya servido alguna vez como miemabro de un comité en una igle- sia u otra onganizaci6n cristiana sin duda exclamari un sincero “amén” a esa declaracién, Dedicamos mucho tiempo a las sesiones, asi que debemos reconocer nuestra necesidad de ser mayordomos eficientes en el uso del tiem- po de otras personas. Quiza seria bueno primero definir lo que queremos decir con el témino sesin para que el lector pueda entender la direccién que este eapitulo tomar Sobre este tema. Hablanco en términos generales, una sesiéa es la reunién de individuos com un propésito especifico. Esto incluye juntas y comités, En este capitulo quiero empezar primeramente por afirmar la importancia de Ia naturaleza social de las sesiones. De alli discutiré los ciferentes tipos de sesiones que la mayoria de las organizaciones llevan a cabo duvante el curso nor. mal de sus operaciones. Tercero, exploraremos manemts para facilitar una sesién tficaz, y luego identificaremos algunas maneras priicticas part convertilas en «expetiencias exitosas para todos os involucridos, Finalmente, quiero presencar algunas directrices y una lista prictica de comprobacidn que usted puede usir para evaluat la efectividad de la sesiin que usted dirge o «la cus Las sesiones como eventos sociales Los socidlogos estarian de acuerdo en que la mayoria de las sesiones © reuniones pueden ser resumidas como eventos sociales, ya que siempre hay gente involucrada, Puesto que debemos reconocer que no toclos los eventos sociales son positivos, es importante llegar a conocer a las personas ¥ fomen- tar la dinémica social del grupo, Un lider puede hacer esto hablando con los participantes y aprendiendo acerca de sus pasatiempos, habitos de lectura, 207 208 TERCERA PARTE: ORGANIZACION intereses deportivos, viajes, amigos y miembros de la familia. Un lider sabio no ppasa por alto las realidaces de las reuniones como eventos sociales. No todos asisten a las sesiones para “que las cosas se hagan”. Muchos vienen para disftu- tar del proceso y las interacciones sociales asociadas con reunitse con otros. Para promover este tipo de ambiente, usted deber planear un periodo informal para conocerse unos a otros para que las personas se sientan relajadas, Quiz’ durante la primera sesién del geupo se debe dar Ia oportunidad a cada uno de hablar acerca de si mismo, sus intereses, y cual es su sentir acerca de algiin tema importante bajo consideracién. Otra idea seria terminar temprano la primera sesién para que las personas puedan pasar juntas un tiempo social. ‘Otro planteamiento podefa ser provecr una actividad para iniciar una dis- eusi6n que proporcione informacién acerca del grupo. Se han elaborado muchas diferentes clases de preguntas por los que estudian dindmicas de grupo, pero no se necesita nada profundo o demasiado confidencial, solo algo para romper el hielo y lograr que la gente se sienta eémoda de estar reunida Algunos ejemplos de preguntas que no son amenazantes podrian incluir: + eDénde vivia usted entre los nueve y doce afios de edad? + :Quién era el centro de los afectos en su hogar? + Cuando Negé a ser Dios mis que una palabra para usted? + ZQuién ha hecho el impacto més significativo en su vida y por qué? Ctra sugerencia atil es pedir al grupo que complete una hoja de perfil personal con declaraciones como las siguientes: Mi comida favorita es.. Las vacaciones favoritas de mi nifiez fueron... Cuando tengo tiempo libre me gusta... Mi tipo favorito de peliculas es. Después de los cultos de la iglesia dedico la tarde a. + Bl auromdvil de mis sueiios ¢s.. Al compartir unos con otros Hegamos a saber mas en cuanto 2 los que servimos. Tomar el tiempo para edificar comunidad es un precursor impor- tante de la edificacién de equipo y el desarrollo de un ambiente propicio para dl servicio, Junto con la dimensién social obvia que estas actividades desarrolian, también nutren ciesto grado de cohesién grupal. Cohesién significa aglutina- miento 0 estar unidos. Bs lo que mantiene los vinculos de Ia amistad fusiona- dos y nos une como equipo ministerial He aqui algunas maneras importantes de hacer que esto se logre exitosa- mente: 1. Idemtifique al grupo como tal, Use términos inelusivos para describir al grupo tales como rasofrs, suerir, etc. Evite términos de pertenencia personal tales como wi,0 0 nie. Conduecién de sesiones eficaces 209 2, Edifique una tradicién de grupo. Encuentre algo inusaal, emocionante 0 gracioso que el grupo pueda recordar. 3, Enfatice cl trabajo de equipo. Que no se preocupen en cuanto a quién recibe el crédito por el éxito mientras que el geupo sea exitoso. Este no es el lugar para superestrellas. Actualmente escuchamos mucho sobre ministetio en equipo, Yeesto es sano, Asegiitese de que esto también es parte del proceso del grupo. 4. Ayude al grupo a reconocer el trabajo bien hecho. Elogie el trabajo bien hecho en términos de la importancia de la contribucién al grupo. Obviamente, debemos ser sinceros en esta evaluaciin porque nuestra eredibilidad esti en juego. Es de suma utilidad declarar ante todo el geupo los seconocimientos y galardones especiales dads al grupo. De igual manera, cuando un proyecto o ministerio planeado por el grupo es exitoso, debe ser comunicado al grupo entero como elogio y reconocimiento. 5, Establezea metas de grupo clazas, aleanzables. Es nis probable que tuna meta para cierta sesién, para la semana entrance, para el siguiente mes cleve la moral. Las buenas mecas estableceriin e] curso del grupo para el futuro, ymantendria a todos en ef rumbo corsecto, 6. Dé recompensas grupales. Logsar una meta clara es una recompensa grupal. Los elogios como: “‘no podriamos haber logmdo este sin eada uno de ustedes”, siempre son apropiados. Con frecuencia limitamos los elogios, pero estos son esenciales para edificar In moral y In motivacion de grupo, 7, Trate a los miembros como personas, no como maquinas. No pase poralto la dimensién humana y social, Los miembros deseubren ripidamente siel lider s6lo esté interesaclo en lograr los objetivos, o en hs necesidades y preocupaciones de las personas. Es cierto que tenemos mens que Dios nos ha dado para lograr, pero parte de ello es ministrar a aquellos a quienes Dios ha unido en el ministesio. Tres tipos de sesiones Las sesiones pueden ser formales 0 informmales, lo que peobablemente es fou manera de decir que algunas son planeadas con anticipacién y otras son. mis improvisadas, Obviamente, algunas sesiones pueden ser programadas con tiempo, pero eso no significa necesasiamente que sean bien planificadas. El primer tipo de sesién es para snunciar 0 para informar, La gente es reunida para anunciarles sobre alguna decisién que ha sido temada. Es seme- jante a una conferencia de prensa donde no se permiten preguntas del grupo después del anuncio. Si hay preguntas, estas s6lo seria pam dar mayor com- prensién sobre la decisién y no para cambiatla. No hay voto de aprobacién y el anuncio sigue siendo vigente. Un ejemplo de esta sesién podria ser como sigue: “Los he reunido en esta sesién para anunciatles que, con efecto inmediato, todos lbs presupuestos 210 TERCERA PARTE: ORGANIZACION cestin siendo congelados y no se contratari a ninguna persona nueva para el personal hasta que veamos un progreso en nuestros esfuerzos para recabar fondos”. EI segundo tipo de sesién es para obtener el apoyo del grupo. Nueva: mente, la decisién ha sido tomada, pero en este caso hay una apelacién para que el grupo acepte la decisién y dé su apoyo. Las preguntas de seguimiento son apropiadas y el clima es mas abierto y positivo que en el primer tipo de sesién. Sin embargo, es importante reconocer que esta discusién no tiene el propésito de cambiar la decisién. Es con el propésito especifico de obtener el apoyo para la decision, Un ejemplo de este tipo de sesién seria como sigue: “Hoy los hemos convocado a esta sesisn para informarles que el comité de biisqueda ha toma- do su decisié y ha extendido una invitacién al sefior Jiménez para servir como nuestto nuevo presidente. Creemos que él traerit tan nuevo sentido de direccién a nuestra organizacién, y confiamos en que cada uno de ustedes contribuiri para hacer que esta transici6n se lve a cabo sin problemas, Si tienen algunas ideas o sugerencias de céimo poclemos lograr esto, nos gusta mucho escuchar su aportacién en este momento”, "Bl tercer tipo de sesién se enfoca en Ja solucién de los problemas. La decisién atin no ha sido tomada, y el grupo se retine para discutir los asuntos y llegar s algin tipo de resolucién al problema. Fsto no significa que las per= sonas han venido a In sesin sin estar preparadas 0 que no estén seguias de cémo vorar. Significa que la decisidn atin ao se ha tomado y que habri amplia ‘oportunidad pata discusi6n antes del voto final Un ejemplo de este tipo de sesién podria ser como sigue: “Como ustedes saben, dusante este afio hemos disfrutado de cierto grado de crecimiento de nuestra iglesia, Sin embargo, con ese crecimiento han venido algunos grandes desafios en cuanto a compartir las instalaciones, los recursos y progeamar asig- naciones. Nuestro deseo es que hoy compartamos ideas en cuanto a cémo podemos adaptar este nuevo crecimiento y trabajar juntos para lograr solucio- nies razonables. Es posible que no finalicemos nuestra decisi6n hoy, pero nues- tro desco es tener [a aportacién y sugezencias de cada uno antes de tomar lt decision mis adelante”. ‘Conocer los tres tipos de sesiones ayudaré a los individuos 2 entender el propésito de la sesién a la que asisten y lo que se espera de ellos en el proce- so, Lamentablemente, algunas personas piensan que se encuentran en una sesién para resolver problemas, cuando en realidad estin en una sesién donde ln decision ya ha sido tomada, En muchas ocasiones, donde este es el caso, eso puede llevar a la frusteacién, el resentimienco y' el desacuerdo entre los miem- bros, La mayorfa de las personas quiere tener el derecho a opinar en las deci siones. Cuando el proceso o el tipo de sesidn es malentendido por falta de una Conduccién de sesiones eficaces 2u1 buena comunicacién, esto puede resultar en una reaccién negativa y en oca- siones en renuncias. Sugerencias para la conduccién de sesiones eficaces "Ya que muchas personas pasan muchas horas en sesiones, es importante que se haga todo esfuetzo posible para que el tiempo de la sesién sea prove- choso. Se ofiecertin aqui algunos discernimientos y sugerencias titiles con la esperanza de que estos cooperaran para un uso eficaz de las conttibuciones de sus miembros. El lider es el primer elemento clave en la conduccién de sesiones efi- «aces, Primero, como facilitador de la diseusidn, dé un valor especial a Ia ex- presién de idens, Aliente el tipo de preguntas como “qué al si”. Si esti bus- cando nuevas ideas, anime a los miembros del grupo a pensar mis alli de todo convencionalismo, Haga saber a los miembros que quiere escuchar sus ideas, aun si estas pudieran parecerle poco ortodoxas o excéntricas. Si la gente reconoce la dis pposicion del lider de escuchar sus ideas, sin juzgatlas, les daca la libertad de Pensat nuevas ideas que ayudasia al grupo. (Otra manera de fomentar un clima creativo es enfocarse en las éreas de desafio que el grupo esti enfrentando. Alguien ha dicho que “un problema bien definido esti ‘medio solucionado’ ”. El lider debe articular cuidadosa- mente el asunto en cuestin para que el grupo pueda procesitlo. Dé tiempo al grupo. El lider debe alentar al grupo y demostear su disposicién de ayudar ‘los individuos a desarrollar sus ideas. Esto promueve un enfoque de equipo, La efectividad es impedida cuando el lider hace que las personas se “con- gelen”, Esto sucede cuando se niega a escuchar las ideas nucvas o las solu- clones no tradicionales, Si escuchamos s6lo 2 aquellos que nos agradan 0 a los {que queremos escuchar, realmente hemos dejado 2 otros miembros fuera del proceso, Sin el equipo completo no somos tan eficaces como podiamos setlo. Cuando ocutten ideas exitosas debemos retribuir al contsibuyente con palabras de estimulo y afirmacion, También es importante alentar las ideas que ‘no fueron exitosas, porque si no hay ninguna afirmacién 4 In sugerencia, aunque no haya sido usada, las personas se negariin a hacer sugerencias fu- turns, No estarin abiertas para intentar nuevas ideas 0 soluciones en el futuro, Con todo esto necesitamos enfatizar el beneficio de lo cue se logea. Se- jialar las ventajas de una idea desarrollada por el grupo es altamente moti- vador. Es a lo que anterior mente nos referimos como retribucién al grupo. Ademés, un lider de grupo eficiente debe enfocar las éreas de desafi. Apuate con precisidn los problemas y sea especifico. No simplemente diga: “Las cosas aqui van mal” Sea mas especifico, ¢Cusles son las verdaderas cues tiones, y cémo podemos resolverlas? En algunos casos seni necesatio perso- 212 TERCERA PARTE: ORGANIZACION nalizar el problema en términos pricticos e inmediatos, pero evite culpar 0 co- ‘unica critica negativa. Esto quiz no seré facil, pero un buen lider debe estar dispuesto a identificar los problemas y seguir adelante. ‘Al atar los asuntos, si no surgen ideas del grupo seri necesatio que el lider los estimule sugitiendo una linea de ataque al problema, Untilice esto para hnacer que Ia gente asranque. Ciestamente esta no es la solucién final. Una de ls cosas mis dificles es hacer que el grupo arrangue. Una vez que esto se logra, la ‘oportunidad de creatividad en el grupo aumenta, Si el lider s6lo se sienta pasi ‘vamente y permite que la conversacién fluya, la sesidn puede llegar a ser desmo- ralizadora y un desperdicio de tiempo. ‘Miesteas el grupo continiia trabajando en los asuntos, el Kider debe man- tenerse en contacto con él, De manera regular debe estar presente un método de verificacién. Recucrde que tener éxito requiere de tiempo. Algunas ideas © soluciones son orientadas ala accion y otras a la teflexién. En la solucién crca- tiva de problemas debemos usar ambas de tiempo en tiempo. ‘Algunas de las mejores ideas para soluciones de problemas surgen del esfuerzo de un grupo y no de un individuo solo, Cuando se proponen ideas el lider debe trabajar para desarvollarias y refinarlas. Ayude a la persona que pre: senta la idea a hacer que ésta eneaje en las necesidadles del grupo. La pre paraci6n es una de las claves y esto requicre de tiempo. Las soluciones de arre- glo ripido raramente duran mucho. Haga arreglos para que la idea sea probada. Si se requiere un cambio _geande, entonces seri esencial mis tiempo de preparacién. Si es posible, inten- re la solucién en un grupo pequefo para ver si funciona biea. Asegirese de implementar una evaluacién completa en el proceso, y también asegtirese de yue haya un proceso de evaluacion final. gue haya un p Conduccién de sesiones eficaces 213 sesiones que no tienen un propésito, La rela empitica debe ser que sino exist ta proposo claramente deni por eae lsesign. enone cor no tenetla. Las sesiones slo por tenedas tienen un valor limitadey pueden causa reaeciones negativas yuna falta de esfxerzo por parte del grusa, Una manera de subrayar el propésito de ln sesién es establecer metas especifieas. Esto provee una manera de medit qué tanto se logea. Revisae al final de la sesién lo que se loge puede ser muy motivador. - 2, Recuerde a los pacticipantes el valor de su patticipacion. Una clave para una sesién exitosa es que los partcipantes adecuados estén pre sentes, Algunas veces cuando se coavoca a ua sesi6n especial, el lider eseoge qiénes sersin parte del grupo. En ottis ocasiones es un grupo que anterior. mente fue designado. En ambos esos es importante que los jugadores clave estén presentes y listos a llevar a cabo su trabajo, Seleccione a los participantes sobre la base de lo que pueden contribuir a los asuatos en cuestidn. Bs desn. fortmmndo que as personas que no tienen absotamentenngin ttasfondo de Ste sean lgunas veces desigados para comités, Esto Gert linia sh 5..La preparacidn es esencial. Tanto e! lider como los del grupo deben venir a la sesién con su “tarea” ya hecha, Es dificil comar buenas decisiones cuando falta Ja informacién clave. Aunque no nos gusta “vigilar” a Ins perso- tay pede se necesaro hacer alguns lamadhs poensietina ¢ cusidcun men je electrinico para asegurarnos de que la gente est lista con su trabajo ter- minado, Sin I informacion imporant ele dela sesion est en oes 4. Ubicacién, ubicacién, ubicacién. No hay que subestinar Ia impor- tancia de la ubicacicn de la sesin, Debellevarsea cabo en tn hagar que mini ‘izari las intercupciones y distracciones. Debe efectuarse en an lugar que sea “conveniente para la mayoria le los participantes. Algunas veces a las person: it teeta sions enconjncion con conidas Siac leva eae cg ina ubicaci6n publica, son muy pocos los asuntos de negocios que se podein tr. Procure encontrar un lugar que hari posible Ia celebraciéa de una bue- sesidn con distracciones limitadas. No se retinan en salones de clases donde Reisibuya al que dio la idea exitosa, En muchas ocasiones este seri el gr: po completo, Aunque en el ministerio cristiano servimos por causa de nuestro, ‘compromiso con el Sefior, no hace ningtin mal que el Ker comparta una pa: labra de afismacién con aguellos que han sido fieles en el servicio, y que han ‘encontrado maneras de hacer que el ministerio funcione de manera ms efict Elementos de una buena sesion Los siguientes elementos de una buena sesién pueden ser ficiles de es ctibis, pero seri mas dificil implementatlos de manera regular. Los elemen fancionan juntos, Si falea alguno, es posible que la sesién no dari en el blanc 1, Declare su propésito. El primer paso es tener una compren: de In saz6n pata la sesi6n. ¢Es una sesi6n mensual regular para comprobar progreso? zEs una sesién especial para tomar decisiones importantes? 2Es m yormente para tener compaitcrismo e inspiracién? ¢Bs una sesién porque sie pre tenemos una? La gente esti ocupada y no quiere desperdiciar su tiempo et pupitres han sido diseftados para niios 5. Provea herramientas de comunicacidn eficaz. Fs importante tenet ponibles las herramientas adecuadas de comunicacida par los asistentes. gente entiende mis si pueden ver Ins propuestas. Cuando surgen las pre. 8 nformacion dee esr iclmenredaponbl Cldoonse ed ta un documento, todos los miembros dben recibir une copia (peete i : copia (preferi- jempo de la sesion puede ser desperdicindo, . 6, Prepare un orden del dia. Los dtdenes del din funcionan como do- aimentos de planificacién, y un orden del dla bien preparade puede faciitae 214 TERCERA PARTE: ORGANIZACION 1 éxito de una sesién, Los drdenes del dia pueden ser usados en una vatiedad | cde maneras. Pucden declarar el propésito y las metas de la sesién. Pueden articular los puntos que serin eubiertos, el marco de tiempo en el que se cub: tn y las personas que serin responsables. Es sabio exhibit a la visa el orden del dia para que las personas vayan tachando los puntos a medida que la sesin progresa. Cuando es colocado @ la vista de todos, esto ayuda a mantener al srtupo enfocade. De qué manera pueden los drdenes del dia ser una guia y un estimulo para las discusiones reflexivas del grupo? Primeramente, los drdenes del dia dben ser relistas. Qué tanto tiempo se dedien a la sesién y qué podemos csperar razonablemente lograr? Es importante asignat limites de tiempo para las vatias acciones en el orden del dia, Si se descubre que hay demasiado para cubrir en una sesién dada, debe programarse otra sesién, Los érdenes del din rno deben estar repletos. Es importante fener una lista de los nombres tespon- sables para los varios elementos del orden del dia Esto, junto con el estim- do del tiempo, mantendri a la sesién avanzando en la direccién correcta ‘Alguaos asuatos en el orden del dia requeririn consideraci6n por parte del grupo, y debe darse cl tiempo para discusion e interaceién abierta. Es posi ble que los asuntos de esta naturaleza necesiten ser pospuestos para una decisién futura si n0 se asigna el tiempo adecuado, Después de una conferen- cia importante se impone un tiempo de preguatas y evaluscin para el grupo planificador, Sino se establece un limite de diempo para evaluacién, se podrian empleat vatias horas en esto. Es beneficioso asignar cierta cantidad de tiem- po, digamos cuarenta y cinco minatos a una hors, para una evaluacién. Las personas sabriin que si tienen algo que contsibuir deben hacerlo deatro de ese limite de tiempo. Esto realmente mantiene fresco este tiempo de evaluacién y conserva alto el nivel de energia en la sesién, Esto también permite tiempo para que se eraten otros astntos. “También es importante la secuencia de los asuotos en el orden del dia. Fs tana buena idea comenzar con los asuntos ficiles y Inego avanzar a los mas complicados, Asegirese de que estin en un orden légico de secuencia, Si ‘comienza con los asuntos “mis pesados” primero, es posible que no aleancen 4 tratar otros asuntos importantes. Es una buena idea alista las sugerencias en el orden del dia sobre eémo puede el grupo abotdat los asuntos. Si usted esta solicitando nominaciones para algonos puestos, es una buena iden hacer una lista de algunas de las pos bilidades. Las personas parecen funcionar mejor a partir de unas pocas suge- rencias que de una pagina en bianco. Estas sugerencias no deben ser compl- cadas o simplemente anotaciones. Esté consciente de que el ider no esti tn tando de controlar al grupo con estas sugerencias sino tratando de impulsar sesién, Se espera que los miembros contribuyan a agregar a lo que se sugiere Conduccién de sesiones eficaces 215 Es esencial que la gente vea el orden del dia antes de la sesién. Esto les ayudard a saber qué materiales tracr y dari oportunidad al grupo de pensar sobte los asuntos con anterioridad, Esto también evitari posibles malenteadi- dos acerca de los temas que se discutirin y sorpresas no deseadas. Si se da al presidente o lider asuntos del orden del dia que no son apropiados 0 no deben set parte de la discusidn, estos pueden ser eliminados al principio y ahorrarle al grupo un tiempo importante. La importancia de un orden del dia no debe ser subestimada, Sin este con uno que es débil o vago, el éxito de la sesién 65 dudoso, 7. Mantenga el control de la sesién. Es Ia responsibilidad del lider ‘mantener la dindmica de la sesién hacia la direccién correcta. Eviten distrac- ciones, comentarios improvisados e historias a menos que estén relacionados con los asuntos que se estin tratando, La asistencia a usa sesia es un tiempo sactificado para todos. Cuando se desperdicia el tiempo, esto suede disminuit el desco de los miembros para servir. 8, Haga un resumen de los logros. Finalmente, cuando la sesidn este ‘punto de termina, revise con el grupo lo que se ha logeada. Identifique los siguientes pasos y haga una lista de los asuntos no resueltos. Haga de este un tiempo de valoracién por In inversidn de tiempo y energia de las personas. Haga que salgan sintiendo que su contribucién valio la pena y fue importante. 9, Asigne deberes y reviselos antes de que salgan, Con frecuencia cn una sesidn se toman decisiones que requieren asignacion de deberes. Asegii- rese de hacer un recordatorio de su responsabilidad a los individuos a quienes se han asignado deberes. Especifique cudles acciones se tomacin en el fururo para manejar los asuntos no resucltos después de In sesién. Los detalles cn, cuanto a quién esti a cargo, cusles recursos serin asignados, cuindo es cl tiem- po de cumplimiento de la encomienda, y de qué manera serén comunicados Jos resultados deben ser claramente identificados le manera que no haya malentendidos después de la sesién, Evaluacidn de la eficacia de sus sesiones Se ha dicho que “cualquier cosa que vale ln pena de hacerse vale Ia pena que sea evaluada”. Esto ciertamente es verdad en cuanto a las sesiones se refiere, El propésito de la evaluacién es mejorar, y esto es exactamente lo que debemos hacer para que nuestras sesiones contintien siendo eficaces 4Cémo podemos saber siel grupo esti funcionando bien? Esté atento a estas Sefales + Las personas sienten Ia libertad de hablar de edimo piersan y se sienten + Las decisiones estan siendo tomadas en consenso. # Las ideas son bienvenidas y libremente aceptadas. 216 TERCERA PARTE: ORGANIZACION + Las personas son evaluadas en cuanto a la calidad de sus contribuciones, * Hay plena participacidn entre todos los miembros. * Se concede el tiempo adecuado de discusién a los asuntos importantes, ‘+ Hay una comprensién de las ideas, planes y propuestas de otros. © Hay un enfoque en las metas y tareas. ‘+ Las personas son respetadas y as decisiones y acciones se centran en Dios smo puede usted saber si el grupo no esti funcionando bien? ‘Obviamente lo opuesto a la lista anterior revelara serins necesidades. He agai algunas sefiales negativas: + La participacién es dominada por unos pocos individuos. Las personas no se sienten parte del proceso de toma de decisiones Las personas con capacidades no contribuyen al proceso. Los asuntos de menor iportancia parecen dominar mucho del tiempa, ‘Aun después de que se han tomado las decisiones, parecen regresar para més discusiéa. Hay temor al cambio. * La comunicacién al grupo es limitada, y° s6lo el lider 0 lideres saben Jo que esti ocurtiendo. Las acciones parecen estar més autocentradss ‘que centradas en Dios, Se provee la siguiente lista de comprobacién para ayudar a evaluar la ef- cacia de sus reuniones. Siéntase con libertad de agregar sus propios puntos, dependiendo del contexto y el propdsito de sus sesiones en particular. ‘Una sugetencia final para evaluar Ia eficacia de la sesidn es el uso de un observador “exterior”, Escoja a una persona que no es parte del grupo y pida- le que observe la sesién, Esta persona no debe participar en Ia sesién, pero | EVALUACION DE LA SESION aro con ena el pont dela seer? {Recibi usted un eons de ses? Cuando sumeron as preguniss, 2a eer de carssaras,otusron reeias a esto el rupe? {este qué pro ners ern es psonss de grupo que enon ry aco 0 nada que Sec? {Fum electnda a aan an wo cacti ici poral aac {Estateron cepeniies dee ox doomnaniney mcreoe recension? {Fuso lene = penear mas als de fod crvendonisme cre fe apopds? {Se ence al grup el tampoaciado pare un prio de efoddn crit? {Estatondspenbies tos recatos oceans de eeurcaion Meron estas kncales? {Fearn areas les dctones? Enel proosa ae scien, atu ol Keres pansarsonos dl gupo ves ayudé a verlos sues encase? 20s qué mance fst contol as ssrscenss? {Eran lider ee dtreconas de ranera arco ‘indo dbares airados, Meron acaradee yeaa final dl es? nooeeeocouooGG - Conducotén de sesiones eficaces 27 deberd sentarse en un lugar donde pueda ver fcilmente al grupo. El obser: vador se enfocari en el comportamiento de la gente durante la sesi6n. Se dari especial atencién a lo que mantiene la discusién fluyendo en la divecciém correcta y cusles cosas interfieren con la discusion. Siga ln pist de quién habla y cuaintas veces. Puede ser titil elaborar una gréfica y marea’ con una “Xa cada persona en la sala; luego crazar una linea del que habla a kt persona a quien habla. Si esta persona responde 2 la primera, tmce otrt linea en direc cin reversa. Si hablan con alguien mas, trace una linea en esa direccion, Esta actividad ayuda a descubsie quiéa est hablando mas v también quign no habl6 lo hizo muy poco; prove una indicaciGn del equilibrio del Nujo de comuni- cacién. Uno de los elementos de una sesién eficaz es que hava plena partici pacion por parte de los miembros, Esta es una manera de descubrirlo, El observador debers cratar de percibir los sentimientos detris de las pa- habras pronunciadas y ver si el grupo responde « los sentimientos también. ‘Trate de determinar hasta qué grado las emociones y los sentimieatos estin in- volucrados en las decisiones que se oman, Observe el nivel de interés duran te la sesidn, Si este es bajo o las personas parecen aburridas, qué podria su- gerirse pam “meter cambios” y lograr que his personas partieipen de manera activa nuevamente? Haga una evaluacién de fa silx misma, ¢Fstt la gente cémoda? gPueden verse unos a otros?

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