PROCEDIMIENTO GENERAL

Título del Documento: Procedimiento de Evaluación de Proveedores

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Niño, Gayle PAPA Burgos Daniel Carpio, Daniel PAPA Carpio, Daniel PAPA
PAPA Price, Linnette PAPA

Propósito

El principal propósito de este programa es construir relaciones con nuestros proveedores,

especialmente con nuestros proveedores claves, de tal forma que se obtengan beneficios en el
negocio de manera integrada, para garantizar así que los requisitos que impactan la calidad de
nuestros productos y servicios, hayan sido acordados y cuenten con un proceso sistemático de
verificación para la mejora continua.

Factores de la evaluación
Calidad – cumplimiento de la especificación, sistema de calidad, calidad de la entrega.
Documentación – certificado de análisis/conformidad, notas de entrega, facturas, etc.
Confiabilidad de la entrega – on time in full

Alcance

Este procedimiento aplica para los proveedores del territorio LAN, excluyendo los de bienes y
servicios.

Abreviaciones y Definiciones

OTIF On Time In Full

Tabla de Responsabilidades (Do, Accountability,
DACI
Consult, Inform)
Proveedores Estratégicos o Proveedores con los cuales tenemos compras
Críticos regulares, críticos para nuestro negocio
MSDS Material Safety Data Sheet

Medición del OTIF

Frecuencia:
Se definirá la clasificación de los proveedores estratégicos para Syngenta según su spend y
criticidad de materiales, y el grupo de Compras Directos y Planning establecen los
procedimientos claros para definirlos.

Medición:
En este primer aspecto, los proveedores son medidos basado en lo siguiente:
 Tiempos de entrega indicados en la orden de compra.
 Cantidades establecidas en la orden de compra.

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Reportes:
Mensualmente se deben emitir reportes de SAP por parte del Vendor Scheduling con el fin de
hacer seguimiento al comportamiento del indicador y tomen acciones oportunas, estos reportes
deben ser compartidos con el Gerente de Compras Directas quien deberá analizar los datos
obtenidos y definir las correspondientes acciones.

***Para los proveedores estratégicos se deben enviar reportes, por lo menos trimestralmente
para garantizar el cumplimiento.

Nota importante: Es responsabilidad del Vendor Scheduling facilitar la información de tiempo

y cantidad para cada entrega.

Gestión de resultados:
En caso de presentarse un incumplimiento a este requerimiento (tiempo y cantidad), no será
necesario elevar un reclamo al proveedor pues, el mismo será medido a través del OTIF (On
Time In Full).

Si un proveedor no alcanza el nivel de desempeño esperado previamente acordado; se debe

establecer un plan de acción para ser desarrollado en los siguientes 6 meses con el fin de
llevarlo hasta el nivel deseado.

Si luego del tiempo establecido para la implementación de la mejora, el proveedor no da

muestras de avances de forma recurrente, se sugiere proceder con la búsqueda de un nuevo
proveedor siguiendo el debido proceso de selección de proveedores.

En caso de no existir opciones inmediatas de reemplazo del proveedor, se deben establecer

acciones lo suficientemente fuertes para mitigar las consecuencias del bajo desempeño del
proveedor.

Medición del desempeño de calidad

Alcance:
Se definirá anualmente el plan de auditorías entre el equipo de Compras Directas y Calidad,
basado en la clasificación de los proveedores estratégicos para Syngenta.

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Medición:
En este segundo aspecto, los proveedores son medidos a través de las auditorías de Calidad
al sistema de gestión, mediante la implementación del Check List de auditoría a proveedores;
basado en las especificaciones de producto y los estándares de calidad acordados. El score
mínimo obtenido por el proveedor que garantiza su aprobación es de 80%.

Puntajes de auditorías
> 80% Aprobado
70 a 80% - Aprobación condicionada (Se requiere que el proveedor presente un plan de
acción dentro de las próximas 4 semanas)
<70% No cumple

Toda la documentación requerida por parte de Syngenta debe ser parte de los acuerdos
establecidos entre Compras y el proveedor y el cumplimiento de envío debe ser monitoreado.

Se reportarán los reclamos al proveedor por parte de Syngenta en caso de presentarse un

incumplimiento y serán tenidos en cuenta en el desempeño general de la siguiente manera:

(El número de órdenes sin reclamos/total de órdenes entregadas)*100

Valor mínimo aceptable para esta medición 98%

Los diferentes tipos de reclamos que pueden ser reportados a los proveedores se clasifican
como sigue a continuación:

 Documentación
 Aspectos físicos del producto
 Material incorrecto
 Vida útil del producto
 Material de empaque dañado/inapropiado
 Daños en el transporte
 Especificaciones de producto
 Desempeño del proceso
 Otros

Gestión de resultados:

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Si un proveedor luego de ser auditado, no alcanza el nivel de desempeño esperado previamente

acordado; se debe establecer un plan de acción el cual será compartido con Syngenta en las
siguientes 4 semanas y que deberá ser desarrollado en los siguientes 6 meses con el fin de
llevarlo hasta el nivel deseado.

Si luego del tiempo establecido para la implementación de la mejora, el proveedor no da

muestras de avances, se sugiere proceder con la búsqueda de un nuevo proveedor siguiendo
el debido proceso de selección de proveedores.

En caso de no existir opciones inmediatas de reemplazo del proveedor, se deben establecer

acciones lo suficientemente fuertes para mitigar las consecuencias del bajo desempeño del
proveedor.

En caso de Reclamos; para emitir las respectivas comunicaciones a los proveedores, la

persona que identifica el hallazgo, lo envía al proveedor con copia al equipo de compras a través
de Calidad; posteriormente compras lo envía al proveedor quien tiene que investigar lo sucedido
y proporcionar una respuesta dentro de los siguientes 15 días.

Tanto compras como Calidad evalúan la respuesta emitida por parte del proveedor y definen si
cierran o no el reclamo o la acción establecida.

En los casos donde se deba compensar a Syngenta por el material defectuoso se hará por
medio de una nota de crédito o reposición del producto. Esta gestión se hace a través del vendor
scheduling.

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Lineamientos para realizar una notificación al proveedor relacionado con temas

documentales

Documentación Impacto Severidad Reportar reclamo

faltante
MSDS Alto Alto Cada vez que se
presente
Certificado de Alto Alto Registrar cada vez
análisis que se presente,
Reportar cada 3
veces.
Certificado de Medio Medio Registrar cada vez
conformidad que se presente,
Reportar cada 3
veces.
Documentos de Alto Alto Reportar cada vez
Transporte/product que se presente
os (factura, MSDS, (entrega tardía)
certificado de
origen)
Especificaciones Medio Medio Reportar cada 5
veces

Referencia original
Monitoring Vendor Performance Crop Protection Quality Code of Practice: CoP-013
R.43 IT 001 REV 11 Supplier classification program (PCF)

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