QUÉ HACER FRENTE A ESTE CONTEXTO, LA PANDEMIA.

Lo que parecía algo lejano, que recordaba viejas

noticias sobre enfermedades en otros países con
poco impacto en nuestro país, paso en las dos
últimas semanas a ser un tema relevante
que empieza a afectar nuestras actividades
diarias y nuestra economía. La confirmación de
los primeros casos de contagio y la respuesta de
los gobierno nacional y locales ha incrementado
nuestra conciencia del riesgo que
corremos. Es importante recordar que este
evento es principalmente sobre las personas, sus
familias, su bienestar, y las organizaciones e
instituciones en las que cuentan y confían en
tiempos de necesidad.
En el caso de las organizaciones, algunas muy
pocas ya habían empezado a discutir, diseñar e
implementar los denominados planes de
continuidad, que las ayudan a minimizar los
impactos y asegurar la continuidad de las
operaciones cuando se presenta un evento
desastroso como lo es una
pandemia. Desafortunadamente como pasa
con muchos riesgos en nuestra cultura, es un
tema que se percibe de remota ocurrencia y
no nos preparamos adecuadamente para
minimizar los impactos antes de que el riesgo
suceda. Pero hoy en día, todas las
organizaciones han empezado a percibir los
efectos del COVID-19 ya sea directamente en
sus operaciones o en clientes, empleados,
proveedores, entre otros, en consecuencia, la
conciencia de asegurar la continuidad se ha
elevado repentinamente. Por lo anterior,
discutiremos algunas acciones a tomar por
cualquier institución para responder ante un
evento de esta naturaleza y buscar minimizar el
impacto que se pueda presentar.
Como en cualquier tema que afecte
significativamente a una entidad, la alta dirección
encabezada por la junta directiva juega un papel
fundamental. En primer lugar, con su liderazgo se
debe mantener alta la moral; generalmente
tendemos a ser pesimistas ante las dificultades, es
el momento para que la junta y los ejecutivos
siendo realistas promuevan el optimismo. Es
necesario reconocer los impactos negativos que se
puedan presentar, pero también cuales son las
acciones que se están llevando a cabo para
minimizar los impactos adversos y asegurar la
continuidad de la entidad. Si la situación puede
crear alguna oportunidad, se debe discutir y
presentar los beneficios que generará. Así
mismo, es importante asegurar que se establece
un equipo de trabajo multidisciplinario que tomará
decisiones y guiará a la entidad durante la crisis.
Si la institución cuenta con un plan de continuidad
este se debe empezar a utilizar inmediatamente,
entre mas temprano ejecutemos los planes
para mitigar los riesgos, mayor efectividad se
tendrá y consecuentemente el impacto
debería ser menor. En estos momentos cobra
gran importancia el mantener los planes
actualizados para el momento de su aplicación.
Pero si no se cuenta con el plan, es necesario
realizar inmediatamente una evaluación detallada
de todos los potenciales riesgos, incluidos aquellos
relacionados con empleados, proveedores,
subcontratistas, el gobierno, el público en general
y la cadena de abastecimiento. De acuerdo con los
riesgos identificados y su criticidad, se debe dar
respuesta a problemas relacionados con el espacio
en las instalaciones, los planes de producción, las
compras, el suministro y la logística, la seguridad
del personal y la liquidez, así como organizar otros
asuntos importantes relacionados con planes de
emergencia y el sitio de trabajo de los empleados.
Un asunto clave son las comunicaciones. Se debe
establecer un mecanismo positivo de comunicación
que provea información similar a todos los grupos
de interés. Es importante informar adecuadamente
a toda la cadena de suministro y mantener una
mentalidad positiva entre los empleados y socios y
aliados, así como fortalecer las comunicaciones a
los clientes para evitar la opinión pública negativa
causada por negligencia o inconsistencia en los
mensajes. A la vez, se debe asegurar que los
canales de comunicación existentes se usan
para recopilar, transmitir y analizar
información sobre la pandemia que permitan
identificar tendencias e identificar alertas de
riesgos adicionales.
Mantener el bienestar físico y mental de los
empleados de la entidad y los de sus aliados y
subcontratistas es otro elemento clase. Según
la última encuesta de recursos humanos de
Deloitte sobre respuestas a epidemias, el 82% de
las empresas cree que los "acuerdos de tiempos
flexibles" son en las actuales circunstancias el
medio más importante para la gestión de los
empleados. Se recomienda establecer mecanismos
flexibles de trabajo y disfrute de vacaciones,
utilizando tecnologías que en lo posible durante
períodos prolongados faciliten el trabajo no
presencial o desde sitios remotos. Además, se
debe establecer un sistema para monitorear la
salud del personal y mantener la confidencialidad
sobre la información de la salud del mismo. La
entidad debe garantizar la seguridad del entorno
laboral, limpiando y desinfectando estrictamente
los sitios de trabajo atendiendo como mínimo los
requisitos de higiene establecidos por las
autoridades para estos casos. También se debe
fortalecer la educación sobre seguridad epidémica,
establecer pautas de autoprotección de los
empleados y aumentar la conciencia sobre la
seguridad y la prevención de riesgos. Y finalmente
evitar los viajes del personal, especialmente a
países o áreas contaminadas.
Otra área de atención, más en algunas industrias
que en otras, es la cadena de suministro. Las
organizaciones deben prepararse para utilizar
instalaciones "redundantes" o alternas de
operación y prever canales alternos de
suministro de materias primas de múltiples
países o regiones, para que la operación en
un "área infectada" puede trasladarse
oportunamente o la producción no se detenga
por falta de capacidad o materias primas.
Todas las medidas de preparación deben
considerar los proveedores críticos e incluirlos en
las alternativas de operación. Al mismo tiempo, en
industrias con ciclos de producción largos, las
organizaciones deben prepararse de antemano
para un repunte en el consumo una vez que la
epidemia haya disminuido para evitar el riesgo de
inventarios insuficientes.
También se deben considerar ajustes en los
presupuestos, planes de proyectos, el
comercio exterior y los flujos de
efectivo. Según los datos de Deloitte, el 46% de
las empresas planean reducir sus proyecciones de
desempeño para 2020. Es muy importante revisar
detalladamente los flujos de efectivo, se debe
asegurar tener fondos suficientes para garantizar
la operación ante potenciales reducciones del
ingreso y la poca flexibilidad que pueden ofrecer
los costos salariales y algunos proveedores.
El comercio exterior, particularmente por los
cambios repentinos o desastres en lugares de
donde se originan los principales productos, puede
impactar los planes de producción o
abastecimiento y potencialmente generar pérdidas
importantes. Para minimizar tales incidentes,
las compañías deben establecer escenarios de
respuesta a emergencias para proveedores
claves tan pronto como sea posible, que
pueden incluir planes de cobertura, uso de
futuros, y proveedores o alternativas de
transporte alternativos.

En algún tiempo futuro En el ministerio de salud de uno de los Estados Miembros de la

Organización Mundial de la Salud (OMS) se perciben rumores sobre un brote de enfermedad
respiratoria excepcionalmente grave en dos aldeas de una provincia remota. Se despacha un
equipo a la provincia y éste descubre que el brote comenzó hace casi un mes, incluso puede
identificar al menos 50 casos en ese período de tiempo. Todos los grupos de edad han sido
afectados. En la actualidad se encuentran recluidos 20 pacientes en el hospital provincial. Ya han
fallecido cinco personas de neumonía e insuficiencia respiratoria aguda. Se intensifica la vigilancia
en las zonas circundantes y se descubren casos nuevos diseminados en toda la provincia. Las
muestras provenientes de varios pacientes, analizadas en el laboratorio nacional, son positivas
para el virus de influenza de tipo A, pero no es posible identificar los subtipos. Se envían los
aislados víricos al Centro de Referencia de la OMS de Influenza, para una mayor caracterización y
allí se identifican como virus de influenza tipo A y subtipo (H6N1), nunca antes aislado de los seres
humanos. Los estudios de secuenciación de genes indican además que la mayoría de los genes
víricos corresponden a un virus de influenza aviaria y que los genes restantes derivan de una cepa
humana. Esta información se transmite de inmediato al ministerio de salud donde se reconocieron
los casos por primera vez y se notifica a través de la Red Mundial de la OMS de Vigilancia de
Influenza. En pueblos y aldeas circundantes se presentan más casos. El virus nuevo de influenza
(gripe) comienza a aparecer en primera plana de todos los periódicos importantes y se convierte
en tema principal de las cadenas de noticias. La OMS solicita a los países que intensifiquen las
actividades de vigilancia y control de influenza. Los principales funcionarios de gobierno en toda la
región se mantienen informados a diario, a la vez que se aumenta la vigilancia. En los dos meses
siguientes, empiezan a ocurrir brotes en los países vecinos. Si bien se notifican casos en todos los
grupos de edad, los adultos jóvenes parecen ser los más afectados. Uno de cada veinte pacientes
muere. La velocidad de propagación es rápida y los países inician las medidas de restricción de
viajes y la cuarentena. Las instituciones educativas se cierran. Comienza el pánico general, pues el
abastecimiento de medicamentos antivíricos es muy limitado y no se dispone de la vacuna
apropiada. Una semana después, hay informes sobre el aislamiento del virus H6N1 entre pasajeros
de una compañía aérea, que presentan síntomas respiratorios y que provienen de los países
afectados. Unas pocas semanas más tarde, se notifican los primeros brotes locales en otros
continentes. Las tasas de ausentismo escolar y laboral empiezan a aumentar. Los teléfonos de los
departamentos de salud suenan constantemente. La propagación del nuevo virus permanece en la
primera