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Autor:
Ing. Cristóbal Jaramillo Jaramillo
Director:
Ing. Alcides Araujo Pacheco, Mgs.
Cuenca, Ecuador
2015
DEDICATORIA
Este trabajo, como toda actividad en mi vida, lo dedico a Dios, por ser la luz guía y mi
fiel compañero a lo largo de estos años.
A mi esposa Isabel, mi eterno amor, por su paciencia y apoyo incondicional, por ser el
motor de mi vida y por confiar siempre en mi capacidad.
ii
AGRADECIMIENTOS
A la Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A., por permitirme realizar esta maestría
y aplicar los conocimientos obtenidos en mi tesis de grado.
iii
Índice de Contenidos
Dedicatoria .......................................................................................................................ii
Agradecimientos............................................................................................................. iii
Índice de Contenidos ..................................................................................................... iv
Índice de Ilustraciones y Cuadros...................................................................................vii
Índice de Anexos ...........................................................................................................viii
Resumen ........................................................................................................................ix
Abstract............................................................................................................................x
Introducción………………………………………………………………………...…..............1
iv
1.15.2.5 Actividad 11 – Presentación y aprobación
del informe final………………………………………22
1.15.2.6 Actividad 12 – Aprobación para tercera fase……22
1.15.3 Actividades de tercera fase – Estructura de la PMO…………....22
1.15.3.1 Actividad 13 – Definir estructura PMO…………...22
1.15.3.2 Actividad 14 – Elaborar el documento de
diseño funcional………………………………….…23
1.15.3.3 Actividad 15 – Aprobación para cuarta fase..…...23
1.15.4 Actividades de cuarta fase – Implementación…………………....23
1.15.4.1 Actividad 16 – Configuración de la PMO………...23
1.15.4.2 Actividad 17 – Formación de la organización……24
1.15.4.3 Actividad 18 – Ejecución del piloto e
Incorporación de lecciones aprendidas……….….25
1.15.4.4 Actividad 19 – Involucramiento y puesta
en marcha de la PMO de la organización.…….…25
1.16 Principales riesgos de la implementación de la PMO……………………25
v
Capítulo 3: Procesamiento de información de las empresas sujetas al estudio…….....51
3.1 Procesamiento de información de la Empresa Eléctrica Regional
Centro Sur C.A……………………………………………………………………51
3.1.1 Análisis de liquidaciones presupuestarias……………………….....51
3.1.2 Encuesta a los servidores de la Empresa Eléctrica Regional
Centro Sur C.A…………………………………………………………54
a. Origen de proyectos………………………………………….....56
b. Cumplimiento de objetivos………………………………….….57
c. Alcance de proyectos…………………………………………...57
d. Presupuesto / costes de proyectos……………………………58
e. Cronograma o plazos de proyectos…………………………...59
f. Recursos humanos en proyectos……………………………...61
g. Control y fiscalización de proyectos…………………………..62
h. Calidad de proyectos……………………………………………63
i. Incumplimiento de proyectos…………………………………..64
j. Contratos complementarios……………………………………64
k. Funcionarios a cargo de proyectos……………………………65
3.2 Procesamiento de información de Entidades Públicas………………………66
3.2.1 Análisis de encuesta realizada a ARCOTEL……………………….67
3.2.2 Análisis de encuesta realizada a CNT E.P…………………………68
3.2.3 Análisis de encuesta realizada a ETAPA E.P……………………...70
3.3 Análisis de casos de éxito de empresas de “nivel mundial” con PMO……..71
3.3.1 PMO – Du Telecom & Huawei……………………………………….71
a. Reseña……………………………………………………….......71
b. Problemática……………………………………………………..71
c. Implementación de PMO……………………………………….72
d. Resultados…………………………………………………….....72
3.3.2 PMO – Lenovo
a. Reseña……………………………………………………….......72
b. Problemática……………………………………………………..73
c. Implementación de PMO……………………………………….73
d. Resultados…………………………………………………….....74
3.3.3 Oficinas de proyectos a nivel mundial………………………………74
Capítulo 4: Propuesta de implementación de una PMO en la Empresa Eléctrica
Regional Centro Sur C.A…………………………………………………………………......77
4.1 Objetivos de la PMO propuesta………………………………………………...77
4.2 Funciones de la PMO propuesta…………………………………………..…...77
4.3 Patrocinador de la PMO propuesta……………….……………………………78
4.4 Ubicación de la PMO propuesta………………………………………………..78
4.5 Estructura y dimensión de la PMO propuesta………………………………...79
4.6 Identificación y roles de los involucrados……………………………..…….…80
4.7 Competencias de los involucrados………………………………………….....82
4.8 Herramientas de la PMO propuesta…………………………………………....84
4.9 Plan y cronograma de implementación de la PMO propuesta……………...84
4.10 Costo aproximado de la implementación de la PMO propuesta…………..86
4.11 Control de desempeño de la PMO propuesta……………………………….87
4.12 Conclusiones y recomendaciones…………………………………………….87
Bibliografía……………………………………………………………………………………..90
vi
Índice de ilustraciones y tablas
vii
Índice de anexos
viii
Resumen
ix
Abstract
x
Introducción
Los resultados obtenidos por parte de la Empresa Eléctrica Centro Sur C.A., en
proyectos ejecutados y en ejecución, podrían ser más satisfactorios con un adecuado
tratamiento de los mismos. El área encargada, en este caso la PMO, sería la
responsable de coadyuvar, íntegramente, la realización exitosa de los proyectos de
distribución y comercialización eléctrica.
1
CAPÍTULO 1
MARCO TEÓRICO
1.1 Proyectos
Los proyectos son esfuerzos temporales, que tienen como objetivo la creación de un
producto, servicio o resultado único, siendo este tangible o intangible. Si bien los
proyectos son temporales, lo que se busca es que generen resultados que perduren en
el tiempo.
Las oficinas de proyectos, tuvieron sus comienzos a mediados de los años 40 (finales
de la segunda guerra mundial), a través de las instituciones militares de Estados
Unidos, incorporando procesos y procedimientos básicos como estrategias. Durante
las décadas de los setenta y ochenta, fueron las empresas de construcción quienes
adoptaron el concepto de una participación activa de la PMO, pero orientada casi
siempre a proyectos grandes y aislados.
2
proyecto, era generalmente, la persona con mayor experiencia técnica en aquel
asunto. Sin embargo, con el paso del tiempo, fue notable el fracaso del manejo de
proyectos bajo esta metodología, ya que los resultados obtenidos eran
mayoritariamente deficientes.
Los proyectos internos son aquellos que buscan mejorar y optimizar la operación de
la empresa, teniendo como beneficiario a la misma empresa y sus funcionarios y que
podrían inclusive ser parte del plan estratégico. En el caso de proyectos externos,
estos procuran satisfacer las necesidades del cliente externo y generalmente son de
dos tipos: proyectos donde hay una solicitud por parte de los clientes o proyectos para
ser propuestos a los clientes.
3
Fuente: BOVE, Antonello, “Gestión de Proyectos, La Metodología de los 12 pasos”, 2012
Según (Bove, 2012), los pequeños proyectos o de menor escala, son aquellos que
requieren menos de 10 integrantes para su cumplimiento. Para estos casos, toda la
gestión la realiza un único grupo; todos sus integrantes deben tener experiencia y
conocimiento técnico relevante para su desarrollo. Trabajar con un sólo equipo genera
algunas ventajas, en cuanto a coordinación, comunicación, planeación, compromiso y
desarrollo, ya que cada integrante obtiene una visión completa del proyecto, bajo la
supervisión de un solo manager.
4
El hecho de subdividir el proyecto, genera mayor eficacia del trabajo en cuestión,
debido a que cada equipo es coordinado por su líder y un equipo de personas que se
interrelacionan con los demás equipos o grupos mediante la coordinación del líder del
proyecto o Project manager.
Inicio
Planificación
Ejecución
Monitoreo y Control
Cierre
5
Identificar necesidades y expectativas de los interesados en la planificación y
ejecución
Establecer canales de comunicación activos y colaborativos entre las partes
Realizar el control de cumplimiento de requisitos y entregables del proyecto
Equilibrar las restricciones del proyecto (alcance, calidad, cronograma,
presupuesto, recursos, riesgos).
6
1.7 Estructuras organizacionales
Jerarquía donde cada funcionario tiene un superior claramente definido. Los niveles
superiores por especialidades y a su vez las especialidades pueden subdividirse en
unidades específicas. En este tipo de estructura, cada departamento realizará el
trabajo del proyecto de forma independiente de los otros.
7
organizaciones matriciales fuertes, tienen directores de proyecto con dedicación plena
y con autoridad considerable, así mismo cuentan con personal administrativo dedicado
a estas labores orientadas al proyecto a tiempo completo
8
Fuente: PMI, Guía de los fundamentos para la dirección de Proyectos, 2013
En este tipo de organizaciones, los miembros del equipo están ubicados en un mismo
lugar. La mayoría de recursos de la organización está orientada al trabajo de proyectos
y sus directores tienen gran independencia y autoridad.
9
1.8 Procesos y procedimientos de las organizaciones en los proyectos
Inicio y planificación
Cierre
10
1.9 Interesados del Proyecto
Forman parte todos los miembros del equipo y las partes interesadas (internas y
externas). El director del proyecto debe gestionar las influencias de los interesados con
los requisitos del proyecto, con el fin de asegurar un resultado exitoso.
Los interesados actúan como críticos en búsqueda del éxito del proyecto, tienen
responsabilidad y autoridad dentro del proyecto, las mismas que pueden ser variables
en el tiempo de vida del proyecto. La participación de los interesados puede ser desde
una reunión ocasional, hasta el patrocinio total del proyecto. La identificación de estos
actores llamados interesados, se la realiza a lo largo de todo el ciclo del proyecto y su
impacto puede ser positivo o adverso en los objetivos del proyecto.
Uno de los roles más importantes y cruciales que el director del proyecto debe cumplir
es gestionar y equilibrar las expectativas de los interesados.
11
Los principales interesados son:
12
1.11 Ciclo de vida de un proyecto
Las organizaciones sin una dirección de proyectos establecida y robusta, son fáciles
de identificar y generalmente se caracterizan por no poseer objetivos claros al
momento de iniciar sus proyectos, además no cuentan con una selección estratégica
de sus proyectos y tampoco manejan información histórica relevante, ni lecciones
aprendidas.
13
Generalmente en estas organizaciones, cada proyecto tiene un líder diferente, con un
equipo independiente asignado a cada uno de ellos, quienes manejaran un
presupuesto individual y entregarán resultados individuales, utilizando todos los
mismos recursos. Por lo tanto, es claro que este tipo de organizaciones, sufren una
deficiencia en dirección centralizada y gestión de proyectos.
14
Las estructuras organizacionales de una PMO, depende de las necesidades de la
organización. Además, la oficina de proyectos puede actuar como un interesado
integral y en efecto, tomar decisiones clave a lo largo de la duración del proyecto,
realizar observaciones, recomendaciones, finalizar proyectos o tomar cualquier tipo de
medida sobre el mismo, con la finalidad de mantener alineado a los objetivos del
negocio. Inclusive, puede tener participación en la selección, gestión y utilización de
recursos.
Una de las funciones principales de una PMO, es brindar el apoyo a los directores del
proyecto en varias tareas, como:
Se debe tener en cuenta que los objetivos de los directores de proyectos y las PMOs,
son diferentes, sin embargo, los dos buscan cumplir con las necesidades estratégicas
de la empresa, a continuación se detallan las principales diferencias entre estos dos
actores:
El director del proyecto se concentra en los objetivos específicos del proyecto, la PMO
gestiona los cambios relativos al alcance del programa en búsqueda de una mejor
manera de alcanzar los objetivos de negocio.
El director del proyecto gestiona los recursos asignados a fin de cumplir con los
objetivos del proyecto, mientras que la PMO optimiza el uso de recursos de la
organización, entre todos los proyectos.
15
El director del proyecto gestiona las diferentes restricciones (alcance, tiempo, costo,
calidad, etc.), la PMO gestiona metodologías, oportunidades, estándares, métricas,
riesgos, de todos los proyectos a nivel global.
Los motivos generales que obligan a una organización a implementar una oficina de
proyectos son:
Para que la oficina de proyectos sea exitosa, debe potencializar los canales de
comunicación y gestión, tomando la información dispersa y ordenándola como
conocimiento organizacional. La PMO existe para ser la pionera en la aplicación de
estándares, metodología, procesos y procedimientos en el manejo de proyectos y con
esto facilitar las actividades de los Directores de proyectos y no para complicarlas.
16
La implementación de la PMO sugiere las siguientes fases:
17
19. Involucramiento y puesta en marcha de
la PMO en la organización
Fuente: ALONSO, Antonio, “Como implantar una oficina de gestión de proyectos en su
organización”, 2012
Tabla 1. Fases de implementación de la PMO
18
presupuesto y costos de la implantación (análisis costo-beneficio), métodos y canales
de comunicación, así como el repositorio de información y finalmente el planteamiento
del equipo de trabajo.
19
1.15.2 Actividades de Segunda Fase – Evaluación y Análisis
20
1.15.2.2 Actividad 8 - Examinar y determinar las principales necesidades de la
PMO
Esta actividad permite establecer los puntos fuertes y débiles en la aplicación de las
prácticas y políticas de la Gestión de Proyectos de la organización mediante la
metodología PAM. Los resultados, se obtienen mediante entrevistas de áreas de
conocimiento, a los diferentes involucrados en el proyecto de implantación de la PMO.
Esta actividad permite, reconocer las diferentes fuerzas positivas y negativas a nivel
cultural que existen la organización y de esta manera, reducir el impacto del cambio
con la implantación de la PMO.
Para esta tarea, se utiliza el “Análisis de campos de fuerza”, que permite identificar las
fuerzas que contribuyen y rechazan la gestión del cambio. Lo que se busca es
potencializar al máximo las contribuyentes y minimizar las fuerzas negativas.
Las fuerzas positivas generan objetivos, mientras que las fuerzas negativas generan
acciones correctivas o preventivas.
21
1.15.2.5 Actividad 11 - Presentación y aprobación del informe final
22
7. Establecer los criterios de puesta en marcha del proyecto: Determinar los
criterios por los cuales proyectos serán seleccionados para la fase de
implementación, ya sea por complejidad, por asuntos estratégicos, estado de
los procesos, nivel de conocimiento, etc.
Hace referencia del documento a detalle que sustenta el éxito operativo de la PMO.
Incluye las estrategias y riesgos del involucramiento de la PMO, el plan de gestión del
cambio, el plan de formación, el plan de comunicaciones y presupuesto.
Un buen plan de implementación, da como lugar a una PMO exitosa, por lo tanto esta
actividad es crítica, pues sustentará como se apoyará la organización sobre la PMO
para el correcto tratamiento a los proyectos.
Así mismo, se deberá utilizar terminología y formatos estándar para todos los
elementos que contribuyen a una mejor comunicación. Es necesario contar con
23
software de manejo de proyectos, herramientas de estimación, herramientas para
“lluvia de ideas” o mapas mentales, software de edición de documentos, infraestructura
de TICs, entre otras.
Como primer paso, es indispensable dar a conocer al cliente el producto que se está
ofreciendo para su beneficio. Por ejemplo mediante folletos o trípticos que informen
sobre la PMO o a través de reuniones o sesiones de trabajo, comunicados internos,
presencia en página web de la organización sobre la PMO o áreas visibles de
información importante de la oficina de proyectos.
Se vuelve necesario contar con una retroalimentación desde los diversos sectores de
la organización, por lo que debe crear ambientes para un feedback directo, buzones de
preguntas y respuestas, buzones de sugerencias, etc.
24
1.15.4.3 Actividad 18 – Ejecución del piloto e incorporación de lecciones
aprendidas
25
CAPÍTULO 2
a.- Reseña
La Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A., al igual que todas las distribuidoras y
generadoras nacionales, se encuentra catalogada como “empresas de áreas
estratégicas”, por el Gobierno actual.
26
El mayor accionista de la Compañía es el Ministerio de Electricidad y Energía
Renovable (MEER) con el 69,95% de acciones.
1. Accionistas de la Compañía
2. Directorio de la Compañía
3. Unidad de Auditoría Interna
4. Presidencia Ejecutiva
5. Coordinadores de Proyectos / Relaciones Públicas / Secretaría General
6. Nueve Direcciones
7. Veinticinco Departamentos
8. Funcionarios que conforman las unidades operativas de cada departamento
27
Fuente: portal web CENTROSUR, Figura 12. Estructura Organizacional de CENTROSUR
28
La Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A., cuenta con una nómina de 593
funcionarios, de los cuales aproximadamente 95 (16% de la nómina), se ve involucrado
en la ejecución presupuestaria de inversión.
Debido a una sociedad cada vez más demandante en servicios de calidad, los
avances tecnológicos, los proyectos estatales, y la búsqueda de nuevos negocios,
“CENTROSUR” se ha visto involucrada en programas que demandan gran
conocimiento en gestión de proyectos. Sin embargo, al no contar con un eje central de
proyectos, éstos se manejan de manera independiente, es decir, cada área realiza su
parte del proyecto y no se los planifica ni se los desarrolla de manera ordenada e
integral. En resumen, la Empresa cuenta con varias Direcciones y Departamentos,
entre ellas con una Dirección de Planificación encargada de los proyectos en lo
concerniente a presupuestos, cumplimiento de estándares regulatorios, generación de
reportes de calidad; una Gerencia del Sistema Integrado para la Gestión de
Distribución (SIGDE) que es la principal responsable de la planificación de los nuevos
proyectos propuestos por el Ministerio de Electricidad y Energía Renovable (MEER), un
Departamento de Análisis y Sistemas Geográficos de Distribución Eléctrica (SIGADE)
que se encarga de la planificación de la distribución eléctrica, una Dirección de
Telecomunicaciones encargada de implementar las redes de comunicación de cada
uno de los proyectos de la Empresa y también proyectos del Ministerio de
Telecomunicaciones (MINTEL); se tiene también una Jefatura de Gestión Ambiental y
Responsabilidad Social, entre otras. Sin embargo, ningún proyecto se lo realiza con la
participación de todos los integrantes mencionados, y cuando son trasladados de una
sección a otra, la visión del proyecto cambia según la dirección encargada de la
administración del mismo. Tal el caso de los proyectos de la Gerencia SIGDE, que
fueron desarrollados con la participación principal de las Direcciones de Distribución,
Telecomunicaciones, Sistemas y Comercial, sin que haya existido una coordinación
general y la discusión necesaria para el dimensionamiento y caracterización de las
partes correspondientes a cada una.
29
Fuente: Autor, Figura 13. Metodología de proyectos actual de CENTROSUR
En los últimos meses todas las Empresas Eléctricas del país, se encuentran como los
principales actores en el Programa de eficiencia Energética para Cocción por inducción
(PEC). En el caso de “CENTROSUR”, la Dirección de Distribución se encuentra
realizando la repotenciación de subestaciones y redes de media y baja tensión, ya que
todos los usuarios deberán contar con tomas bifásicas para la conexión a cocinas de
inducción. De la misma manera, la Dirección de Comercialización se encuentra en el
proceso de socialización y acompañamiento del proyecto.
30
d.- Documentación sujeta al estudio
31
Bajo esta metodología puede lograrse los objetivos planteados en el proyecto. Sin
embargo, es muy común que uno de los factores de la “triple restricción” (alcance,
plazos o costes) sean afectados, teniendo como producto final un proyecto reducido en
calidad.
32
Fuente: Autor, Figura 14. Manejo de proyectos propuesto a CENTROSUR mediante una PMO
La PMO estará cargo del control de los proyectos, verificando el correcto desarrollo y
cumplimiento, mediante la coordinación y comunicación oportuna entre todos los
involucrados. Además estandarizará la metodología de trabajo y los documentos
entregables en cada una de las etapas de los proyectos, ejemplo: Anexo 3: “Acta de
constitución del proyecto” y Anexo 4: “Acta de cierre del proyecto”.
a.- Reseña
33
b.- Antecedentes y problemática en el manejo de proyectos
Fuente: Documento “Informe final del Proyecto Diseñar, implementar y Gestionar la oficina de
Proyectos”, Figura 15. Ejecución presupuestaria 2007 – 2013 SUPERTEL
34
Plan Anual de Inversiones
Cumplimiento Histórico
100,0% 89,7% 84,9% 80,0% 82,0% 83,0%
80,0% 67,8% 72,0%
60,0%
40,0% 74,5%
20,0% 31,0%
11,0% 13,1% 24,4% 24,5% 26,3%
0,0%
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Fuente: Documento “Informe final del Proyecto Diseñar, implementar y Gestionar la oficina de
Proyectos”, Figura 16. Plan Anual de Inversiones 2007 – 2013 SUPERTEL
52% de todos los proyectos terminan con un presupuesto 189%, por sobre el inicial y
algunos, después de grandísimas inversiones de tiempo y dinero, simplemente nunca
se completan o fracasan (28%). Cada año se gastan $75 mil millones en proyectos de
TI que fracasan.
Adicionalmente de acuerdo a información del PMI network, las empresas que carecen
de Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), tienen una tasa de 74% de fracaso en
sus proyectos.
35
c.- Propuesta de implementación de una PMO
36
Coordinar y administrar de manera centralizada, el portafolio de proyectos
estratégicos y operacionales de la SUPERTEL
Creación de sinergias con el manejo consolidado de proyectos en términos de
control, métricas y uso de recursos
Facilita la toma de decisiones y el control del portafolio de proyectos.
Define una estructura organizacional y de recursos con roles y
responsabilidades claras
Por lo tanto, para que la PMO en la SUPERTEL pueda funcionar en forma adecuada
y cumpla con la coordinación, asesoría y dirección del Portafolio, Programas y
Proyectos, se sugirió que sea implementada a nivel de una Dirección Nacional de
manera que pueda asumir el rol y atribuciones establecidos en el modelo de PMO
encomendada, para lo cual se consolidó con la siguiente estructura:
37
Fuente: Documento “Informe final del Proyecto Diseñar, implementar y Gestionar la oficina de
Proyectos”, Figura 17. Estructura Organizacional PMO - SUPERTEL
38
La propuesta fue que la Oficina de Proyectos se convierta en la sede oficial de los
Gerentes de Proyectos, represente la unidad o área donde los administradores de
proyectos encuentran el espacio y respaldo necesario para gestionar los mismos,
dentro de los parámetros establecidos, mediante el empleo de la metodología y
procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control; y cierre de los
proyectos. Además; que la PMO sea la responsable de enlazar o unir a los Gerentes
de Proyectos y la Alta Dirección de la Superintendencia de Telecomunicaciones,
mediante un sistema de retroalimentación “feedback” que permita y promueva el
perfeccionamiento continuo de la disciplina de la Gestión de Proyectos.
39
Buscar la mejora continua de los procesos que involucra la Gestión de
Proyectos, métodos y prácticas;
Mantener el repositorio de información sobre el portafolio de programas y
proyectos para la toma de decisiones y difundir a toda la Institución;
Realizar el estudio de benchmarking de la gestión de proyectos con otras
instituciones de clase mundial, cuando la Institución lo considere pertinente;
Investigar e implementar herramientas para la gestión de proyectos;
Realizar el seguimiento del ciclo de vida de los proyectos: Inicio, Planificación,
Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre, y comunicar al interior de la
Institución; y
Realizar la evaluación del estado de los proyectos y comunicar al interior de la
Institución.
Si bien los resultados de la PMO, pueden ser medidos a mediano plazo, uno de los
aspectos de mejora visibles tras la implementación de la oficina de proyectos, fue la
mejora de la ejecución presupuestaria del Plan de Inversiones 2014 al 85%.
a.- Reseña
40
b.- Antecedentes y problemática en el manejo de proyectos
Según indica el Ing. Byron Castro Pabón, Gerente de Gestión de Proyectos de PMO
de CNT: “La metodología para el manejo de proyectos hasta el año 2010, se realizaba
en forma empírica, sin un marco metodológico que guíe su gestión, cada área funcional
lo manejaba de forma distinta”.
Además acota, “Había una brecha de conocimientos técnicos del talento humano en
la gestión de proyectos, y tampoco se gestionaban apropiadamente los riesgos en los
proyectos”.
La principal razón para esta propuesta, fue el bajo grado de cumplimiento del
presupuesto anual de inversión hasta el año 2010, el cual fue de 42% en ese año.
41
Fuente: Documento “PMO_2015@feb15”, Figura 18. Estructura Organizacional PMO – CNT E.P.
42
Fuente: Documento “PMO_2015@feb15”, Figura 19. Metodología y Roles PMO – CNT E.P.
43
e.- Resultados de la PMO – CNT E.P.
44
La evolución de la CNT E.P., en relación a la madurez de los procesos de Dirección
de proyectos crece. Para esta medición, se ha realizado cuatro estudios sobre
madurez de los procesos de Dirección de Proyectos.
a.- Reseña
Otra problemática se generaba por la distinción entre los procesos a ser tratados como
proyectos o como adquisiciones comunes. No se disponía de lineamientos para el
desarrollo y gestión de los proyectos.
45
Los proyectos no registraban conclusiones de las distintas etapas que forman parte del
ciclo del proyecto, la gestión de estos se enfocaba únicamente a la obtención del
producto final, independientemente de las condiciones con las que se lo alcanzaba.
Primera etapa:
Etapa de Planificación: cuyo objetivo fue asegurar que los proyectos a ejecutarse se
encuentren alineados a la estrategia de la Empresa. Además el análisis de
optimización de los recursos y definición de factibilidad de ejecutar proyectos a través
del desarrollo de los estudios correspondientes, definiendo además, los costos,
46
inversiones, recursos necesarios, actividades y cronograma. En esta primera etapa
además se consideró la elaboración del perfil del proyecto, a fin de contar con los datos
e información necesaria para la calificación por parte del Comité de Inversión.
Segunda etapa:
Tercera etapa:
Seguimiento y control del desarrollo del proyecto a través del monitoreo, asegurando
el correcto cumplimiento y la toma de las medidas correctivas y preventivas del caso.
Cuarta etapa:
Segunda Versión:
47
Fuente: Autor, Figura 223. Estructura Organizacional PMO – ETAPA E.P.
48
Comunicar las decisiones del Comité de Inversiones a las diferentes Gerencias
y Subgerencias de Área, en lo referente a la Gestión de Proyectos de la
Empresa.
Mantener actualizado el Portafolio de Proyectos autorizado por el Comité de
Inversión en coordinación con las Gerencias y Subgerencias de Área.
Consolidar el cronograma del Portafolio de Proyectos autorizado de ETAPA
E.P.
Efectuar el seguimiento del cumplimiento del Proceso de Gestión de Proyectos.
Proponer e impulsar mejoras al proceso de Gestión de Proyectos.
Difundir y capacitar a las áreas de ETAPA E.P., sobre la guía para la gestión de
proyectos de Dirección de Proyectos.
Formar parte del Comité de Dirección de Proyectos
Conocer las Actas de Constitución
Validar los Planes de Gestión de proyectos
Aprobar los Planes de Gestión.
Efectuar el seguimiento de los cronogramas e hitos de los proyectos
autorizados para cada periodo fiscal.
Coordina con las PMO de las Áreas las reuniones de trabajo, para tratar temas
relacionados al desarrollo de los proyectos.
49
e.- Resultados de la PMO
50
CAPÍTULO 3
51
Fuente: Autor, Figura 23. Liquidación Presupuestaria periodo 2012-2014 – CENTROSUR
Durante el año 2012, se identifican 1.062 subcuentas de inversión, de las cuales 547
(51%) se encuentran con un cumplimiento del 0% al 60% , 359 (34%) se encuentran
dentro de un cumplimiento del 60% al 100% del presupuesto, 156 (15%) subcuentas se
encuentran por sobre el presupuesto original.
A pesar de que 2013 fue el año de mayor cumplimiento presupuestario de los años de
estudio, se constata que existen 1.349 subcuentas de inversión, de las cuales 689
(51%), se encuentran con un cumplimiento entre el 0% y 60%, 399 subcuentas (30%)
se encuentran dentro de un cumplimiento entre el 60% y 100% y 261 (19%) se
encuentran por encima del presupuesto original.
52
Del análisis presupuestario del periodo 2014, se observa que la cantidad de
subcuentas de inversión disminuye a 942, de las cuales el 547 (58%) no sobrepasaron
el 60% de cumplimiento y 395 (41%) se encuentran entre el 60% y 100% de
cumplmiento. Solamente el 1% de subcuentas, sobrepasó el 100% de cumplimiento
presupuestario.
Aunque, vale anotar que el comportamiento aparentemente diferente del año 2014, es
únicamente producido por una variación en el registro contable, situación que más bien
distorsiona la información real de los proyectos, pues se ha tomado recursos de los
proyectos con baja ejecución para rebajar la subestimación presupuestaria o mayores
costos de aquellos que, en la ejecución, excedieron el 100% mediante una
“compensación de cuentas”.
53
3.1.2.- Encuesta a servidores de la Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A.
Por cuanto la Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A., carece de un mecanismo
apropiado para conocer los resultados históricos de la gestión de proyectos, se recurre
a efectuar una encuesta a los servidores de diferentes direcciones, quienes han estado
involucrados en la planificación y ejecución de proyectos, con el fin de recopilar
información concerniente a sus experiencias y resultados obtenidos.
Se realizó una encuesta sobre el manejo y dirección de proyectos, al 20% del total de
funcionarios involucrados en proyectos inversión, de las distintas direcciones de la
Empresa. La encuesta sobre manejo de proyectos en CENTROSUR, se compone de
preguntas abiertas, para la descripción textual de las distintas fases que forman parte
de un proyecto, esto permite obtener información importante en base al criterio del
director o ejecutor de proyectos sobre la metodología empleada en la actualidad.
54
Admin.
Superintendente Jefe Dpto. Ingeniero Director Coordinador Gerente
Agencia
5 7 4 1 1 1 1
5%
5% 5% 5%
Superintendente
25%
Jefe Departamental
Ingeniero
20%
Director
35%
Coordinador
Administrador Agencia
Gerente
Morona
Distribución Sistemas Planificación SIGDE Telecom Presidencia Comercial
Santiago
6 2 4 2 2 1 2 1
55
5%
10%
Distribución
5% 30%
Sistemas
10% Planificación
SIGDE
10% 10% Telecom
Presidencia
20%
Comercial
Morona Santiago
Fuente: Autor, Figura 26. Porcentaje de funcionarios encuestados por dirección - CENTROSUR
18 17
16
16
14
12
10
8
6
4
2
2
0
0
Requerimientos / Propuestas Clientes Disposiciones Otras
Necesidades
56
b.- Cumplimento de Objetivos
De los 20 funcionarios encuestados, la quinta parte opina que los objetivos de los
proyectos, en los que se han visto involucrados, no han sido cumplidos en su totalidad.
20%
SI
NO
80%
57
0%
5%
15%
Pésimo
40%
Malo
Regular
40%
Bueno
Excelente
58
0%
20% 10%
20% Pésimo
Malo
Regular
50% Bueno
Excelente
20% de los encuestados opinan que los cronogramas de los proyectos son mal
dimensionados, 30% piensa que se los realiza de manera regular, de la misma manera
opina el 30% que indica que los cronogramas de proyectos se realiza un buen
dimensionamiento y el 20% restante dice que el dimensionamiento es óptimo o
excelente.
59
Pésimo Malo Regular Bueno Excelente
0 4 6 6 4
0%
20% 20%
Pésimo
30% Malo
30%
Regular
Bueno
Excelente
60
f.- Recursos Humanos en proyectos
La mayoría de encuestados (40%), opina que los recursos humanos disponibles para
la ejecución de los proyectos es regular, el 30% indica que el dimensionamiento de
recursos humanos es bueno, el 15% opina que es malo, el 10% dice que el
dimensionamiento es excelente y el 5% opina que es pésimo.
10% 5%
15%
Pésimo
30% Malo
Regular
40%
Bueno
Excelente
61
embargo, en algunas áreas una sola persona es la responsable en todas las etapas
que conforma el proyecto. Los resultados y comentarios generados indican que
CENTROSUR no cuenta con un criterio o metodología que permita dimensionar el
recurso humano necesario para llevar a cabo los proyectos.
0%
20% 10%
Pésimo
Malo
30% 40% Regular
Bueno
Excelente
62
h.- Calidad de los proyectos
0%
20% 10%
Pésimo
30%
Malo
Regular
40%
Bueno
Excelente
63
i.- Incumplimiento de proyectos
25%
SI
75%
NO
45%
55% SI
N…
64
k. Funcionarios a cargo de proyectos
La mayoría de encuestados opina que, dentro de sus direcciones, los proyectos están
a cargo de los funcionarios con mayor experiencia, en segundo lugar opinan que los
realizan los funcionarios disponibles en el área, con un porcentaje mucho menor creen
que los proyectos están a cargo de funcionarios capacitados específicamente en
manejo de proyectos y para el caso de las agencias de la Empresa, estas están a
cargo desde la etapa de planificación hasta el cierre de los proyectos.
10 2 7 1
11
10
10
9
8
7
7
6
5
4
3
2
2
1
1
0
Funcionarios Funcionarios Funcionarios Otros
experiencia capacitado proyectos disponibles
65
Otros funcionarios reconocen la necesidad de contar con un área integral de
proyectos dentro de la Empresa, la misma que esté a cargo del manejo de proyectos.
Recalcan que es necesario implementar una metodología de gestión de proyectos, que
es conveniente contar con un área que realice una distribución eficiente de recursos,
mejorar los canales de coordinación y comunicación, y contar con un repositorio de
información confiable y disponible para toda la Empresa.
Además, sugieren que el personal debe estar capacitado para contar con habilidades
en el manejo de proyectos. Las organizaciones deben evolucionar desde un modelo
funcional o un modelo de proyectos, para ello es recomendable estructurar oficinas de
gestión de proyectos, dependiendo del tamaño de la organización y tamaño de los
proyectos.
Es notable la directa relación que guarda los resultados obtenidos en las encuestas,
con los valores de cumplimiento presupuestario de los periodos de estudio.
Las encuestas se realizaron a los funcionarios que gerencian las PMO de las distintas
entidades públicas, de modo que puedan ser evaluadas bajo un criterio administrativo
objetivo.
66
fundamentales de los proyectos (alcance, presupuesto, cronograma, recursos, control y
calidad), tanto en la etapa previa, como en la posterior a la implementación de la
oficina de proyectos.
Recalca que no existía una difusión sobre los resultados que generaban los
proyectos, y posterior a la culminación de éstos, no existía un mantenimiento o soporte
para la operación correcta de los mismos.
Además, existía dificultad para realizar los seguimientos de la ejecución de los planes
anuales de inversión y los niveles de cumplimiento de los planes operativos
institucionales, no eran adecuados.
67
En el cuadro a continuación, se observa la evolución del manejo de proyectos en
ARCOTEL, según el criterio del Eco. Reyes, en cuanto a los parámetros de: alcance,
presupuestos, cronogramas, recursos humanos, control y calidad de proyectos. Dichos
factores fueron puestos a consideración tanto en la etapa previa, como posterior a la
implementación de la PMO en la institución:
Para concluir, el Eco. Luis Alcides Reyes, informa que la implementación de la PMO
ha sido de gran beneficio para la institución, ya que se dispone de una metodología
probada, formatos estandarizados y procedimientos establecidos en los cinco procesos
de gestión de proyectos (inicio, planificación, ejecución, seguimiento control y cierre).
Según el Gerente General de la PMO de CNT E.P., Ing. Byron Castro, la inclusión de
la PMO dentro de la Empresa, ha sido de enorme beneficio, pues la gestión de
proyectos manejado técnicamente con una normativa y metodología, facilita la
interacción entre áreas y permite lograr mejores resultados y cumplimiento de objetivos
como empresa.
Además, ha permitido contar con una oficina que elabore, difunda y capacite en las
mejores prácticas de gestión de proyectos basados en PMI, así como el coach, soporte
68
y metodología para todos quienes conforman el equipo de proyecto e interesados
clave.
69
3.2.3. Análisis de encuesta realizada a la Empresa Pública Municipal de
Telecomunicaciones, Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento – ETAPA E.P.
Para el caso de ETAPA E.P., y a igual que las otras 2 entidades públicas sujetas al
estudio, la principal dificultad al momento de implementar una PMO es la cultura
organizacional y la ardua tarea de vencer el paradigma de la metodología de proyectos
tradicional. Además, no contaban con el apoyo total por parte de autoridades para
llevar a cabo su implementación.
70
Otro aspecto negativo durante este proceso, fue el desconocimiento sobre desarrollo
y gestión de proyectos de los funcionarios de la Empresa, por lo que no existía en ese
momento, una cantidad considerable de funcionarios capacitados en metodologías de
PMI.
a.- Reseña
Por otro lado Huawei, empresa china fundada en 1987, líder en soluciones
tecnológicas y considerada la empresa de mayor fabricación de equipamiento de TI a
nivel mundial. Firman un acuerdo en el año 2013, con el fin de trabajar en conjunto en
la optimización de la gestión de proyectos, procesos y técnicas para la industria,
incluyendo la transferencia de conocimiento, la investigación y desarrollo.
b. Problemática
71
c. Implementación de PMO
Estas dos grandes empresas implementan una “PMO distribuida” en dos países y
decidieron trabajar en juntos para intercambiar mejores prácticas, conceptos,
herramientas, estrategias, toma de decisiones y técnicas de su operación.
Como parte del proceso, du y Huawei utilizan el modelo de una oficina de proyectos
con nivel de madurez 3 (OPM3) para realizar la gestión y el control.
d. Resultados
Las dos empresas han sido capaces de optimizar sus recursos, en especial el recurso
humano, liberando personal para otras tareas y aumentando su eficiencia tanto en
proyectos como en operación y comercialización.
a. Reseña
72
b. Problemática
Durante el año 2004, los principales competidores de la Empresa, tales como Dell y
Hewlett Packard, empiezan a generar una amenaza competitiva de gran impacto en las
principales cuentas de clientes de Lenovo, lo que demandó a la Empresa generar
nuevas estrategias para contrarrestar este desafío.
c. Implementación de PMO
Lenovo propone una serie de cambios importantes al modelo de negocio, y opta por
cambiar su enfoque para consolidar una empresa orientada en proyectos. En el año
2005, implementa su PMO con el objetivo de coordinar proyectos estratégicos.
Para esta implementación Lenovo certificó a sus empleados más talentosos como
Profesional en Dirección de Proyectos (PMP®), bajo la metodología del PMI. Cabe
indicar que esta certificación es la única reconocida y aceptada en el ámbito mundial
en la disciplina de gestión de proyectos. Una vez que contaron con funcionario
certificados, éstos se encargaron de capacitar a sus grupos de trabajo, permitiendo
trabajar los diferentes miembros del equipo con un mismo criterio y metodología.
La primera tarea de la PMO, fue priorizar los proyectos estratégicos, los cuales
permitirían expandirse a nuevos mercados, solucionar problemas subyacentes,
aumentar la eficiencia de la Empresa, integrar recursos estratégicos y mejorar las
capacidades de sus empleados. La PMO tenía como objetivo mejorar el seguimiento
de los planes estratégicos y los resultados exitosos fueron inmediatos.
73
Lenovo piensa que deben existir ciertas condiciones para obtener éxito en la dirección
de proyectos:
d. Resultados PMO
Durante el año 2006, la empresa china Lenovo, generó ventas de 230 millones
equipos de computación, entre ellos servidores, laptops, impresoras, proyectores, etc.,
representando un 9% de crecimiento en ventas respecto al 2005.
Su facturación total fue de USD $14.6 billones, un aumento del 10% sobre el año 2005.
Las oficinas de proyectos son implementadas en todo el mundo y cada vez existe una
mayor cantidad de profesionales certificados en el manejo de proyectos. Los resultados
son tangibles y a corto o mediano plazo.
74
Las PMO a nivel mundial se implementan en todas las ramas de negocio e
investigación, entre las principales se encuentran:
- Empresas de Seguros
- Empresas de Telecomunicaciones
- Empresas Hoteleras
- Empresas Auditoras
- Empresas de Medicamentos
- Empresas Auditoras
- Empresas de desarrollo de software
- Empresas Petroleras
- Empresas Industriales
- Empresas de bienes de consumo
- Empresas Financieras
- Empresas de Energía
- Empresas Constructoras
- Entidades Bancarias
- Entidades Públicas
- Aerolíneas
- Fabricantes de Vehículos
75
Fuente: BUCHTIK, Liliana, Figura 41. Ejemplos de empresas de “clase mundial” con PMO, 2012
76
CAPÍTULO 4
77
4.3 Patrocinador de la PMO propuesta
Una vez que se cuente con el apoyo de la alta gerencia, debería socializarse con el
Directorio de la Compañía sobre la necesidad de contar con un área destinada a la
gestión, dirección y administración de proyectos. Así mismo, se debería informar
oportunamente sobre el plan de implementación, necesidades, requerimientos, costos,
y demás información relevante para llevarla a cabo.
78
Fuente: Autor, Figura 42. Ubicación de la PMO propuesta
79
Este tipo de PMO, desempeña un rol de soporte y opera mediante la verificación del
cumplimiento de proyectos, directamente con el líder de cada proyecto.
80
la Presidencia Ejecutiva, en forma periódica, el avance y estado de los
proyectos.
81
Reuniones periódicas
82
El contenido del curso básico abarcará temas relacionados a los fundamentos para la
dirección de proyectos: definición de un proyecto, áreas de conocimiento del director
del proyecto, estructura organizativa del proyecto: funcional, matricial débil, matricial
balanceada, matricial fuerte, proyectada y organizativa, fundamentos básicos de una
Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), ciclo de vida de un proyecto, grupos de
procesos, factores críticos de éxito, portafolio de proyectos; priorización de proyectos,
tomando como fundamente la Guía PMBOK.
Según (Alonso, 2012) se podría utilizar la siguiente guía para la entrevista al personal
susceptible a pertenecer a la PMO:
83
3. Preguntas en relación al perfil de dirección de un determinado proyecto
4. Perfil de Liderazgo y trabajo en equipo
5. Intereses profesionales y objetivos
6. Sugerencias relativas al éxito de los proyectos
84
Diseño: Evaluación de la situación actual de la Empresa, nivel de madurez en
proyectos, definición de estructura organizacional, recursos, definición de
atribuciones y actividades, roles, metodología a utilizarse y herramientas.
Selección y difusión: Selección de personal que integrará la PMO,
capacitación y adiestramiento, difusión y socialización de la PMO.
Implantación e inicio: Aplicación de la metodología escogida, definición de
estándares, tipo de reportes, esquema de seguimiento, obtención y asignación
de recursos, desarrollo o adquisición de herramientas, soporte a proyectos en
ejecución, selección de proyectos para arranque de aplicación.
Una etapa, que si bien no se contempla como parte del plan de implementación, pero
es necesaria considerarla para el correcto funcionamiento de la oficina de proyectos,
es la mejora continua. Esta etapa contempla la optimización de recursos y mejora de
procesos en función de los resultados obtenidos, control y corrección de metodologías
y técnicas empleadas, reportes y métricas para control de cumplimiento, desempeño
de los proyectos.
85
4.10 Costo aproximado de la implementación de la PMO propuesta
En función de los salarios vigentes en la Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A.,
y considerando un escenario en que el personal que integraría la PMO, no pertenece
86
actualmente a la Empresa, siendo necesario contratar nuevos funcionarios, los costos
generados por salarios se detallan a continuación:
Costo
Número de
Cargo aproximados anual Total por cargo
funcionarios
por funcionario
87
2. La mayoría de funcionarios administrativos y técnicos encuestados, concuerdan
con la necesidad de mantener un orden y control sobre los procesos de
inversión. Sugieren además, la adopción de una metodología de trabajo,
lenguaje común, niveles de aprobación, documentación entregable y demás
actividades relevantes para la correcta ejecución y desarrollo de los proyectos.
3. El modelo de PMO que se recomienda es la de Control, en función de las
necesidades y requerimientos identificados durante el análisis, lo que permitirá
incrementar la eficiencia de resultados de los proyectos y una disminución en la
frecuencia de proyectos con incumplimiento.
4. La Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A., no cuenta con un repositorio
de información de proyectos, lo que dificulta a los funcionarios y administrativos,
acceder a datos históricos importantes para el análisis de la gestión de
proyectos.
5. Con base en la experiencia de las entidades que ya han implementado una
PMO, en la Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A., se prevé obtener
resultados de servicios y productos de mayor calidad y lograr un alto grado de
conocimiento en manejo de proyectos y permitirá desarrollar centros de
excelencia, basados en mejores prácticas y resultados
6. El análisis realizado a las entidades públicas de sectores estratégicos, permite
reconocer los beneficios de la implementación de una PMO, en cuanto al
dimensionamiento, control y calidad de los proyectos, y las mejores
sustanciales que permite este cambio de cultura organizacional. Además,
refleja la viabilidad de realizar una implementación en empresas similares,
como en el caso de CENTROSUR.
7. El estudio de caso de éxitos de PMO en el ámbito mundial, permite obtener una
visión clara de que la gestión de proyectos de alto nivel, es aplicable a
prácticamente todas las ramas de negocio, desarrollo e investigación.
8. Se recomienda a la Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A., adoptar esta
propuesta, en función de las bondades que conlleva la implementación de una
PMO, misma que estará ubicada dentro de la Dirección de Planificación e
integrada por profesionales escogidos, en base al proceso de selección.
9. Con sustento en el objetivo número 11 del Plan Estratégico 2014 – 2017 de
CENTROSUR: “Incrementar el uso eficiente del presupuesto”, en el cual se
establece un crecimiento en el cumplimiento de la ejecución presupuestaria de
88
inversiones del 43.56% como línea base, al 95% de ejecución mensual en los
años 2016 y 2017, la PMO se alinea directamente con este objetivo estratégico
y el logro de la meta planteada.
89
Bibliografía
- AUBRY, Monique, HOBBS, Brian. (2008). A Fresh Look at the Contribution of Project
Management to Organizational Performance. Project Management Institute. Vol. 42.
- JULIAN, Jerry. (2008). How project management office leaders facilitate cross-project
learning and continuous improvement. Project Management Institute. Vol. 39.
90
Referencias sitios web
pmi.org
americalatina.pmi.org
91
ANEXO 1
Junio 2015
1. DATOS GENERALES
1. __________________________________________
2. __________________________________________
92
3. __________________________________________
( ) 2. Propuestas a clientes
( ) 4. Otras*
* Indique:
___________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
93
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
( ) 1. Si
( ) 2. No
__________________________________________________________________________________
94
Cumplimiento de Alcance de los Proyecto
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
( ) 1. Si
( ) 2. No
____________________________________________________________________________________
95
( ) 1. Si
( ) 2. No
____________________________________________________________________________________
( ) 4. Otros *
* Indique:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
96
ANEXO 2
Junio 2015
1. DATOS GENERALES
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
97
3. ¿CUÁLES FUERON LOS PRINCIPALES INCONVENIENTES ENCONTRADOS
BAJO ESTA METODOLOGÍA DE TRABAJO?
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
98
( ) 1. Alcance
( ) 2. Plazo
( ) 3. Recursos
( ) 4. Costes
( ) 5. Calidad
( ) 6. Control
( ) 7. Otros *
* Indique:
_____________________________________________________________________
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
99
9. EN ESCALA DE 1 A 5, SIENDO 1 EL MENOR PUNTAJE Y 5 EL MAYOR, DE
MANERA GENERAL CALIFIQUE LOS SIGUIENTES CRITERIOS DE LOS
PROYECTOS CON LA IMPLEMENTACIÓN DE LA PMO
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
( ) 1. Si
( ) 2. No
¿Por qué?:
___________________________________________________________________
100
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
101
ANEXO 3
102
Contenido
103
1 Título del Proyecto
< Describir brevemente la visión general del proyecto, Objetivos, el alcance, las fases y
los respectivos productos >
4 Interesados
Actor Rol
a) Equipo
< Describir la cantidad de recursos, perfil y porcentaje (%) de asignación >
b) Recursos materiales
< Describir la cantidad de recursos materiales, por ejemplo, equipos, licencia de
software, etc. >
c) Proveedores
d) Gastos en viaje
e) Capacitación
104
6 Cronograma
< Explicar la duración del proyecto y la visión macro del cronograma >
7 Supuestos y restricciones
< Según la definición del PMBOK, supuestos son factores que, para fines de
planificación, se consideran verdaderos, reales o ciertos, sin pruebas o
comprobaciones, o sea, son prerrequisitos para que se ejecute un proyecto, por
ejemplo, las reglas de negocio. Las restricciones son los límites del proyecto que, en
función de uno o más motivos, se deben considerar, por ejemplo: límites de plazo,
recursos, calidad, presupuesto, etc. >
< Describir los principales riesgos iniciales identificados y sus respectivas acciones >
< Excluir este ítem cuando no aplique. Como sugerencia, describir las fuentes de datos
de entrada importantes para el proyecto >
10 Inversiones
< Presentar la inversión total del proyecto, consolidando los subtotales de cada rubro,
como se sugiere a continuación: >
Mano de obra
Recursos materiales
Proveedores
Gastos en viaje
Capacitación
Total $ 999.999,00
105
11 Aprobación
< Este ítem nunca deberá iniciar una página nueva, ya que contiene firmas >
Fecha: xx/xx/xx
12 Anexos
106
ANEXO 4
Duración de la
Fecha: DD/MM/AAAA XXhXXm
reunión:
Gerente de XXXXXXXXXXX
Proyecto
1. Participantes
107
3. Actividades a desarrollar
4. Tópicos/decisiones/acciones
4. Referencias
Se adjunta:
108
5. Aprobación
XXXXXXXXXXX <firma>
PATROCINADOR
XXXXXXXXXXX <firma>
GERENTE PMO
XXXXXXXXXXXX <firma>
XXXXXXXXXXXX <firma>
109