INS-40-1-01-08 Instructivo Actualizacion Estructuras de Balance PDF

Actualización de estructura del balance
INS-40-1-01-08
FECHA PUBLICACIÓN 31/03/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 VERSIÓN

Diversificación de Consecución de Configuraciones para
Gestión de Donaciones 0
Ingresos Donaciones registro de donación
Tabla de Contenido
Tabla de Contenido ......................................................................................................................... 1
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. INSTRUCCIONES .......................................................................................................................... 2
4. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 16
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 17
6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 17
7. APROBACION ............................................................................................................................. 17
8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 18
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1. OBJETIVO
Mostrar las actividades necesarias para realizar la actualización de estructuras de balance utilizadas
en los reportes de donaciones (BP08) y Estados Financieros Endowment (BP09).
2. ALCANCE
La actividad inicia con la generación de un balance bajo la estructura que se va a actualizar,
identificando las cuentas contables que están fuera de las estructuras, mensaje que se identifica al
final de la generación del reporte, y finaliza con el transporte de la parametrización a los ambientes
de calidad y producción.
3. INSTRUCCIONES
A continuación se presentan las instrucciones necesarias para realizar la actualización de la
estructura de balance utilizada para la generación de reportes de donaciones.
3.1. Generación de reporte de balance
En primer lugar se debe generar un balance utilizando la estructura diseñada para los reportes de
donaciones. Esta actividad se realiza durante el proceso de cierre mensual, previo a la generación
de estados financieros, pero puede realizarse en cualquier momento del mes si existe algún
requerimiento especial de información.
3.1.1. Ingresar al ambiente de producción en SAP

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3.1.2. Ingresar a la transacción F.01
3.1.3. Ingresar los parámetros para la generación del balance

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Los parámetros que se deben ingresar son:
 Plan de cuentas: PUC

 Sociedad: UAND
 Ledger: Se selecciona de acuerdo a la necesidad del reporte:
o ZL para datos bajo normatividad Colgaap
o OL para datos bajo normatividad IFRS
 Estructura de balance /PyG (Puede ser cualquiera de las dos siguientes, según sea el caso):
o BP08 (Corresponde a la estructura reportes donaciones)
o BP09 (Corresponde a la estructura de estado Financiero Endowment)

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 Año del informe, Periodos del informe, Año de comparación, Periodos de comparación:
de acuerdo a la fecha que se está actualizando.
3.1.4. Verificación e identificación de cuentas sin asignar a la estructura. Estas se visualizan al

final del reporte y están agrupadas en el nodo llamado “CUENTAS SIN ASIGNAR A LA
ESTRUCTURA”
3.2. Actualización de estructura
3.2.1. Ingresar al ambiente 100 de desarrollo en SAP

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3.2.2. Ingresar a la transacción OB58
3.2.3. Seleccionar la estructura a actualizar (BP08 o BP09 según sea el caso), en este ejemplo
la BP08, y dar clic en “Posiciones bal/PyG”

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3.2.4. Se despliega el árbol de la estructura para ubicar el lugar donde se incluirán las cuentas
nuevas que se identificaron previamente en el reporte de balance (punto 3.1.4) , dando
clic en el botón señalado

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3.2.5. Si la cuenta que se va a incluir se debe acumular en un nodo ya existente, se ubica el

agrupador (cuadro verde) y se da clic en “Asignar cuentas” (cuadro rojo)
 Ejemplo: se va a incluir la cuenta 1110050608 en el agrupador BANCO DE OCCIDENTE –

265036475.
3.2.5.1 En la ventana que se despliega, se digita el número de cuenta en el siguiente espacio vacío,
marcando los D(debe) y H (haber), para que la cuenta acumule los saldos en estas dos columnas al
momento de generar los reportes. Y se guarda la información:

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3.2.6. Si la cuenta nueva necesita la creación de un agrupador nuevo, se ubica en el agrupador

anterior (cuadro verde) y se da clic en el botón “Crear posiciones” (cuadro rojo)
Ejemplo: Se va a crear un agrupador para el Banco de Antioquia, y se van a incluir las cuentas
1110050700 a la cuenta 1110050707
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3.2.6.1. Se digita el nombre del nuevo agrupador en el espacio inferior. El nombre del agrupador
se define teniendo en cuenta la descripción de la cuenta.
3.2.6.2. Se selecciona el nuevo agrupador y se le incluyen las cuentas dando clic en “Asignar
cuentas”

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3.2.7. Se guarda la nueva parametrización dando clic en el botón indicado

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3.2.7.1. Seleccionar la opción “Crear orden” en la ventana emergente
3.2.7.2. Se digita una descripción breve en el campo solicitado (cuadro rojo) y se guarda la
información tomando nota del número de orden que genera el sistema (cuadro verde). Este será el
número de orden que más adelante se solicitara transportar por medio de la herramienta de
transportes.

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3.2.8. Se libera la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes
3.2.8.1. Se ingresa en la transacción SE10.

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3.2.8.2. Se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro rojo) y la tarea inferior de la orden
(cuadro verde):
3.2.8.3. Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión.

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3.2.8.4. Se repite el paso anterior con la orden.
3.3. Solicitud de transporte
Vía correo electrónico se solicita al Departamento de Contabilidad el transporte de la orden

a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización.
3.4. Verificación
Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, se verifica el

ajuste en la parametrización, generando nuevamente un balance con la estructura
actualizada.
4. DEFINICIONES
 Mandante: Ambiente del sistema en el que se realizan diferentes operaciones (ej: Desarrollo,
Calidad, Producción).
 Nodo: Agrupador de cuentas dentro de la estructura de balance.
 Estructura de Balance: Tipos de organización de cuentas contables para la presentación de
diferentes reportes de acuerdo a las necesidades de la Universidad.
 Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información.
 Orden de transporte: Paquete que contiene los ajustes que se realizan a las
parametrizaciones en el sistema, y que es replicado en los diferentes ambientes o mandantes.

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
PRO-40-1-01-06 Configuraciones para registro de

No aplica.
donación
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

Elaboración 27/10/2015
0
Publicación 31/03/2016
7. APROBACION
NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ Nelson Matamoros Analista Contable 27/10/2015
Manuel Romero Coordinador Contabilidad 20/11/2015
REVISÓ Edith Maritza León Analista Contable 11/11/2015
Manuela Peña Ingeniera de Procesos 28/10/2015
APROBÓ Manuel Romero Coordinador Contabilidad 20/11/2015

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8. ANEXOS
No aplica.

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3.1. Generación de reporte de balance

3.1.1. Ingresar al ambiente de producción en SAP

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3.1.2. Ingresar a la transacción F.01

3.1.3. Ingresar los parámetros para la generación del balance

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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 VERSIÓN

Los parámetros que se deben ingresar son:

 Plan de cuentas: PUC

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3.1.4. Verificación e identificación de cuentas sin asignar a la estructura. Estas se visualizan al

3.2. Actualización de estructura

3.2.1. Ingresar al ambiente 100 de desarrollo en SAP

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3.2.2. Ingresar a la transacción OB58

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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 VERSIÓN

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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 VERSIÓN

3.2.5. Si la cuenta que se va a incluir se debe acumular en un nodo ya existente, se ubica el

 Ejemplo: se va a incluir la cuenta 1110050608 en el agrupador BANCO DE OCCIDENTE –

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3.2.6. Si la cuenta nueva necesita la creación de un agrupador nuevo, se ubica en el agrupador

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3.2.7. Se guarda la nueva parametrización dando clic en el botón indicado

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3.2.7.1. Seleccionar la opción “Crear orden” en la ventana emergente

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3.2.8. Se libera la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes

3.2.8.1. Se ingresa en la transacción SE10.

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3.2.8.4. Se repite el paso anterior con la orden.

3.3. Solicitud de transporte

Vía correo electrónico se solicita al Departamento de Contabilidad el transporte de la orden

Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, se verifica el

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INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

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VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Nelson Matamoros Analista Contable 27/10/2015

Manuel Romero Coordinador Contabilidad 20/11/2015

REVISÓ Edith Maritza León Analista Contable 11/11/2015

Manuela Peña Ingeniera de Procesos 28/10/2015