Diseños de procesos innovadores

Darwin Alexis Barrios Díaz

Jessica Alejandra Vargas Forero

Seley Vivet Quintero Giraldo

Jhon Edgar Tierradentro Joven

Fundación Universitaria del Área Andina

Administración de Empresas

Diseño de Procesos

Bogotá D.C

Noviembre de 2019
 TABLA DE CONTENIDO
Introducción...............................................................................................................................................3
Objetivos....................................................................................................................................................4
Empresa seleccionada: Toronto de Colombia LTDA................................................................................5
El problema identificado...........................................................................................................................5
Análisis de la situación..............................................................................................................................6
Justificación de la propuesta.....................................................................................................................6
Proceso.......................................................................................................................................................8
Acciones o fases por emprender...............................................................................................................9
Insumos y costos........................................................................................................................................9
Tiempos de ejecución..............................................................................................................................10
Recomendaciones.....................................................................................................................................11
Lecciones aprendidas..............................................................................................................................12
Anexos......................................................................................................................................................13
 Introducción

El presenta trabajo está enfocado al diseño de procesos innovadores para ello se aplicaron los

conocimientos adquiridos, a través de la encuesta se realizó un análisis de las áreas funcionales

de una empresa del sector de seguridad en la cual se evidencia sus fortalezas y oportunidades en

los procesos que ejecuta actualmente. Se toma como referencia la información recopilada

anteriormente con el propósito de plantear y modificar aquellos procesos que requieren de una

mejora, de tal manera que se han más eficientes y a su vez se optimice su crecimiento en el

mercado. Se determinan a detalle las actividades a realizar con su pertinente cronograma y costos

considerados.
 Objetivos

Identificar las problemáticas que se presentan en los procesos que ejecuta actualmente la

empresa planteando un plan de desarrollo que permita una acción de mejora.

Lograr que los procesos de pre selección y selección de personal se realice de manera eficiente y

oportuna, reduciendo las fallas de contratación según la necesidad del talento humano que

requiere la empresa.
Empresa seleccionada: Toronto de Colombia LTDA

Misión: Toronto de Colombia Ltda., es una empresa que ofrece Servicios de Seguridad privada

en sus diferentes modalidades para los diversos sectores económicos, que busca satisfacer las

necesidades de sus clientes, con personal idóneo utilizando como filosofía la calidad y el

compromiso; cumpliendo con las disposiciones legales que nos enmarcan en el sector de la

Seguridad Privada.

Visión: Toronto de Colombia Ltda., se consolidará como una de las mejores Empresas de

Seguridad Privada a nivel nacional en un término de cinco años; tendrá solidez financiera y

crecerá en un porcentaje no menor al 25% anual. El Pilar de crecimiento está basado en calidad

de los servicios ofrecidos, el compromiso con el cliente y el desarrollo integral de nuestros

colabores.

El problema identificado

De acuerdo al análisis de la información, se pudo identificar que el área de preselección y

selección del personal requiere un rediseño de procesos, ya que actualmente la empresa no

plantea guías para entrevistas de reclutamiento basada en competencias donde se pueda

evidenciar el potencial de los candidatos. Adicionalmente no se tiene establecido un documento

de la descripción del puesto que identifique las tareas responsabilidades, nivel de autoridad, etc.

que un puesto especifico requiere.

 Análisis de la situación

En la actualidad la empresa SEGURIDAD TORONTO DE COLOMBIA, tiene como actividad

el servicio de seguridad privada a nivel nacional.

El proceso de pre selección y selección de personal se realiza a través de una convocatoria

externa ya sean bolsas de empleo, anuncios publicitarios entre otras fuentes. Donde los

candidatos acuden a realizar sus respectivas entrevistas con el personal encargado donde

interactúan mutuamente conociendo un resumen breve del perfil de dicho aspirante, lo cual se

evidencia que no es nada innovadora puesto que no se facilitan herramientas para dicho proceso.

Las decisiones relacionadas a la selección del personal deben de llevarse a cabo de manera

cuidadosa, obteniendo la mayor información posible de cada uno de los candidatos teniendo en

cuenta los objetivos tanto del puesto como el de la empresa.

Justificación de la propuesta

La propuesta es implementar un proceso de selección documentado muy sencillo y útil para

evitar errores al momento de contratar el personal, evitar reprocesos y ahorrar tiempo, costos,

insumos etc. Ya que, si solucionamos los problemas de contratación, disminuimos la rotación del

personal e incrementamos el progreso de la misma. El corte frecuente tiene un impacto

inmediato en los costos de operación. las malas contrataciones no duran, salen o se les pide que

se vallan.
Flujograma Proceso Propuesto
Matriz Detallada
 Acciones o fases por emprender

El proceso es el siguiente:

Lo primero es tener claro el perfil que se busca, adecuar el levantamiento del perfil, así

garantizamos que los currículos que vayan llegando, sean congruentes con lo que se busca y así

se obtienen candidatos idóneos. Segundo es publicar el requerimiento del perfil que se necesita.

Tercero es seleccionar una forma de reclutamiento se puede realizar de dos formas, internas y

externas. Internas por medio de comunicados al personal y externa a través de publicaciones en

diferentes medios. Cuarto se toman referencias y contactos del candidato. Quinto hacer pre

selección de los postulantes. Sexto se realiza una entrevista amena y cordial. Séptimo se

concluye a la contratación, realización de exámenes médicos, afiliaciones al sistema de seguridad

social, ingreso de datos del trabajador al sistema, realización de contrato, tramites de ingreso,

entrega de activos fijos, inducción.

Insumos y costos

ITEMS PORCENTAJE PARCIAL TOTAL

$
  $ 1.700.100
SALARIO 566.700
AUX $
  $ 203.400
TRANSPORTE 67.800
$
8,33% $ 158.561
CESANTIAS 52.853
PRIMA DE $
8,33% $ 158.561
SERVICIOS 52.853
$
4,17% $ 70.894
VACACIONES 23.631
$
8,50% $ 144.508
SALUD 48.169
$
12% $ 204.012
PENSION 68.004
ARP 1,04% $ $ 17.749
 5.916
COMPENSACION $
4% $ 68.004
FAMILIAR 22.668
$
3% $ 51.003
ICBF 17.001
$
2% $ 34.002
SENA 11.334
INTERES DE $
1% $ 19.035
CESANTIAS 6.345
$
  $ 34.002
UNIFORMES 11.334
$
  $ 2.863.832
SUBTOTAL 954.610
$
  $ 572.766
AIU 190.922
$
  $ 54.985
IVA 18.328
TOTAL $
  $ 3.491.584
MENSUAL 1.163.861

VALOR TOTAL POR 9 MESES $ 31.424.264

Tiempos de ejecución

El proceso de selección y contratación será de una a dos semanas, cuando este haya sido

aprobado se realizará por escrito, ya que las entidades estatales están obligadas a vigilar la

correcta ejecución del objeto contratado y a proteger tanto los derechos de la propia empresa

como los derechos de los empleados o contratistas.

 Recomendaciones

 Implementación del proceso propuesto en el presente trabajo con el fin de obtener una

mejor eficiencia y eficacia en las necesidades tanto de los clientes como de los

empleados.

 Tener un cronograma de las actividades a realizar y tiempo de ejecución para obtener un

mejor desempeño y poder ofrecer a los clientes la atención y servicios requeridos.

 Implementación de campañas en redes sociales con el fin de obtener un mayor

reconocimiento para posibles clientes y empleados.

 Intensificar la comunicación interna permitiendo que cada funcionario conozca el proceso

de selección y que dicha información se actualice de forma periódica.

 Evaluar los programas y efectuar seguimiento sobre la inserción laboral efectiva.

 Incrementar las posibilidades de empleo para las personas con discapacidad.

 Evaluar la calidad del empleo y posibilidades de discriminación.

 Incentivar valores humanos en la compañía por medio de integraciones sociales,

generando un ambiente agradable en el día a día laboral.

 Lecciones aprendidas

 Conocimiento del proceso se selección de una empresa temporal.

 Tener claras las estructuras de un proceso facilita el diagnostico de las necesidades y

posteriormente la ejecución de las mejoras.

 Comunicación con personal capacitado en temas de reclutamiento.

 Conocer las necesidades de los posibles clientes con el fin de emprender un proyecto.

 Encaminar un proyecto por medio de fases.

 Proyección de costos y tiempo de cada fase.

 Elaboración de estrategias que permiten mejorar el funcionamiento de la compañía

reformulando proyectos y así mismo posicionarse en un mejor nivel empresarial.

 Anexos

1.      Indique cuales son los tres principales procesos que realiza su
empresa:
Proceso administrativo.
Gestión de mercadeo.
Gestión de ventas.
19% 19% Gestión de producción.
Gestión de compras.
Gestión de inventarios.
Gestión de la innovación
Gestión contable y financiera
24% 24%
Gestión de capital humano
Otro______ cual__________
14%

En este punto observamos que el principal proceso que realiza la empresa es el proceso gestión

de mercadeo con un 42%, el segundo gestión contable y financiera con 42%, seguido proceso

administrativo con un 33%, también pudimos observar que gestión de capital humano reporto un

resultado igual de 33% y gestión de inventarios con un 25%. Gestión de compras, de ventas, de

producción, de innovación no fueron calificadas.

 2. De las siguientes características, Cuales describen mejor los procesos que realiza
su empresa

Los procesos esta están identificados y

documentados
Los procesos tienen un responsable y objetivos
definidos
11% 14%
Los procesos son largos
7%
11% Los procesos son complicados con alta posibilidad
de cometer errores
14%
Los procesos tienen muchos controles
14%
El costo del proceso es desconocido
11%
18% Existe mucha separación entre los puntos de
decisión y de ejecución y de estos con el cliente.
No incluyen actividades que entreguen valor
añadido complementario

En la siguiente grafica se puede observar que los procesos que más se realizan son los

complicados y con alta posibilidad de cometer errores con un 42%, se evidencia que los

colaboradores desconocen el costo del proceso esto con un 33% como también un 33% dijeron

que los procesos están identificados y documentados y son procesos largos. Un 25% de los

empleados encuestados dicen que los procesos tienen un responsable y objetivos definidos, de la

misma manera que no incluyen actividades que entreguen valor complementario.

4. ¿Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el diseño

de un proceso innovador para su empresa?

No

Gestion de mercadeo para llevar mas

claro las actividades de estrategias
20% Reducir tiempo de entrega de productos
40%
Aumentar publicidad, mejorar su posicion
20% en el mercado
20% Optimizar calidad, mejorando servicio y
reduciendo costos
En la siguiente grafica pudimos observar que la gran mayoría de los empleados encuestados, si

están muy interesadas en realizar proyectos innovadores.

5. ¿A qué audiencia está dirigido su producto o

servicio?

Nacional

100%

El 100% de los empleados respondieron que la audiencia a quien va dirigida su servicio es

Nacional.

6. ¿Se encuentran estipulados el paso a paso de cada una

de las actividades para cada proceso realizado en la
empresa?

Si
17% No

83%

Un 83% de las personas tienen un paso a paso para realizar las actividades diarias, solo el 17%

de los encuestados contestaron que no tienen el paso a paso.

 7. ¿Se utilizan los resultados para la revisión, supervisión y
mejora de los procesos?

17% Si
No

83%

Podemos observar que un 83% de los empleados utilizan los resultados para la supervisión de

sus procesos con el fin de mejora continua de los mismos con un 83%. Solo un 17% empresa no

utiliza los resultados.

8. Seleccione que tipos de innovación le interesa más para

seguir diferenciándose dentro del mercado.

Tecnologia
Modelo de negocio
24% Experiencia de clientes
29%
Procesos y organización
Marca y posicionamiento
Otro____ ¿Cuál? _____

29% 18%

En la siguiente grafica podemos verificar que el 42% se interesan más por la tecnología y la

experiencia de clientes para ser competentes en el mercado, seguido de procesos y organización

con el 33% y por ultimo el modelo de negocio con un 25%.

 9. Para medir la calidad, el tiempo y efectividad de los
procesos tiene en cuenta la siguiente actividad:

Indicadores de gestion
Control de las actividades
25% ejecutadas
42% Listas de chequeo
Otro____ ¿Cuál? _____

33%

En la última grafica podemos observar que la mejor manera de medir la calidad el tiempo y la

efectividad es realizando listas de chequeo ya que el resultado fue de 42%, como también

contestaron que los controles de las actividades ejecutadas 33% y por último eligieron los

indicadores de gestión con un 25%.