PDACYP 001

PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES VERSIÓN 01

CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
FECHA: MARZO 2019

PAG 1-8.

1.
OBJETIVO
Generar las acciones de mejoramiento (acciones correctivas y preventiva) por
medio de la definición de actividades, responsables y controles requeridos para la
identificación, análisis y cierre de las acciones, eliminar o mitigar las causas de las
no conformidades reales o potenciales, con el fin de prevenir que estas
situaciones se presenten o se vuelvan a presentar para mejorar los estándares de
calidad en la empresa Repo envases y logística s.a.s
2. ALCANCE
Desdelaidentificación,análisis,determinacióndecausas,evaluación,laimplementació
ndelplandeacción o mejoramiento y el seguimiento de las no conformidades reales
o potenciales hasta la revisión de la eficacia de las acciones tomadas para evitar
su ocurrencia o repetición en pro de la mejoracontinua.
3. RESPONSABLE
Gerente y auxiliar contable.
4. DEFINICIONES

Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y

evitar que vuelva a ocurrir.Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situación no deseable.

Acción de mejora o Acción de mejoramiento: Acción correctiva, preventiva o

de optimización que se identifica y controla, para lograr mejoras en el desempeño
de la organización del Sistema de Gestión Integrado de forma coherente con la
política.

Accióndeoptimización:Accióncontinuaquebuscalamejormaneraderealizarunaac
tividad,emprendidapara incrementar la eficacia, eficiencia y/o efectividad de los
procesos y la satisfacción de los usuarios y otras partes interesadas.
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Código:PDCPC-SG-SST 007.

Fecha de modificación:
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Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar o mitigar la(s)

causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no
deseable.

Corrección: Acción para eliminar una no conformidad detectada.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los

resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

No conformidad:Incumplimiento de un requisito, desviación de estándares,

procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables.

Equipo de mejora: Grupo de servidores públicos, que con la asesoría y

acompañamiento del Facilitador de Calidad
y/odelFacilitadordeSeguridadySaludenelTrabajo,sonlosresponsablesdelanálisisd
elacausaraíz de la no conformidad real o potencial y de definir y ejecutar y
realizar seguimiento al plan de acción para la
eliminacióndelacausaraíz.ParaelprocesodeControldeCalidaddeProductoselequip
odemejorapuedeestar liderado por el Responsable deCalidad.

Oportunidaddemejora:Situaciónconformequedenotalaoportunidaddeaumentarl
acapacidaddecumplirlos requisitos o mejorar un proceso de lainstitución.

Plandemejoramiento:Consolidadodeaccionescorrectivasypreventivasquemuest
ranlasdiferentesacciones de mejoramiento que ha implementado un proceso en
el ciclo de mejoracontinua.

Requisito:Necesidadoexpectativaestablecida,generalmenteimplícitauobligatoria.
Losrequisitospuedenser
delCliente,Legales,delasnormasoherramientaqueconformanelSistemadeGestiónI
ntegrado.

Riesgo: Es la posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda

entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el
logro de sus objetivos.
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Código:PDCPC-SG-SST 007.

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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 Decreto 1072 de 2015
 Iso 9001 2015
 Iso 45001:2018.
 Resolución 0312 de 2019.

6. DESCRIPCIÓN
6.1RECOPILAR NO CONFORMIDADES DEL PROCESO
El gestor de proceso recopila la información necesaria para el análisis de las no
conformidades por proceso comunicadas por otros procesos que hará parte de
las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora, labor que se realizará
trimestralmente. Así mismo, considerará para su análisis preliminar las fuentes
enunciadas en las condiciones generales, identificando no conformidades.

CAUSA DEL ACCIÓN CORRECTIVA,

A PROBLEMA 3 cuando procede
Falla el método
No hay método
No se sigue el 4 Informe Acción
método correctiva
B PROBLEMA 1 CORRECCIÓN
NC
2 Informe No
Conformidad
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Código:PDCPC-SG-SST 007.

Cliente reclama
Producto defectuoso
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No se hacen las cosas
correctamente
Hay cosas que no se hacen
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AGRUPAR NO CONFORMIDADES
El gestor hará un análisis preliminar, agrupando las no conformidades en
función de las variables descritas en el formato de Acciones Correctivas,
Preventivas.

REALIZAR EL ANÁLISIS DE CAUSAS

El grupo designado deberá realizar el análisis de causas. El responsable de la
Acción Correctiva, Preventiva y/o de Mejora diligencia acciones Correctivas,
Preventivas y/o de Mejora atendiendo a las indicaciones de su instructivo.

DESIGNAR GRUPO PARA TRATAR NO CONFORMIDADES

El responsable del proceso hará la designación de los funcionarios para la
etapa de análisis de causas y formulación de acciones correctivas,o
preventivas.

Priorizar causas
Una vez realizado al análisis de causas, el grupo designado debe determinar
las variables frente a las que se tomarán acciones para eliminar las causas de
las no conformidades identificadas en el periodo. Es recomendable tomar
acciones frente a las variables que correspondan al acumulado de no
conformidades.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Código:PDCPC-SG-SST 007.

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Ejecutar el Plan de Acción
Los miembros del equipo de trabajo realizan las actividades establecidas en el
Plan de Acción. Las actividades pueden cambiar su fecha de verificación solo
una vez ante lo cual el responsable debe informar del este cambio a la alta
dirección.

Revisar ejecución del Plan de Acción

Una vez cumplidas las fechas de verificación la alta dirección deben verificar
que se hayan realizado las actividades programadas.
Verificar ejecución de Plan de Acción
En caso de cumplirse la realización de todas las actividades establecidas en el
plan de acción la alta dirección verifica si las actividades desarrolladas han sido
eficaces.

Cerrar Acción Correctiva

El Responsable del Cierre debe verificar la eficacia de la acción correctiva,
preventiva implementada, para cerrarla. Por lo cual debe definir Es posible el
cierre de la acción correctiva, preventiva.

Consolidar y archivar
Actualiza el plan de mejoramiento institucional o por procesos, con el formato.

REGISTROS
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Código:PDCPC-SG-SST 007.

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 Formato de acciones correctivas
 Formato Seguimiento prevención
 Plan de mejoramiento

7 TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de
documento obsoleto.

REV. ApartadoModificado Descripción Fecha

Marzo
001 Todaslaspáginas CreacióndelDocumento
2019.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Código:PDCPC-SG-SST 007.

Fecha de modificación: