Tec de Archivo.-Proceso de
-doc
recepcionar ordenar clasificar
adecuadamente docum en
lugar determinado .los doc
deben ser colocados en un
orden clasificado. Es un sistema
q permite clasificar y buscar
rápidamente los doc
Sistemas de archivo y manejo
de correspondencia:
*Archivonomia:Archivum,discip
lina q estudia los archivos en
todo aspecto. Es un conj de
métodos leyes normas de
archivística para conservar
expedientes documentos q
facilita y controla su uso y
destino final
LaArchivonomiacomprende:1)C
lasificacion/ordenación/inventa
rio/principio de
procedencia/identificación de
las series documentales
Q son Archivos:ficheros colección
de información relacionada entre
si. son conj organizado de
información q se utiliza en un
mismo tramite
Principales características de
Archivo son:
-independencia de la
información/La información
almacenada es permanente/ Un
archivo puede ser accedido x
distintas personas de la empresa/
Gran capacidad de
almacenamiento
Q es Archivar:Operación q
permite tener los doc codificados
organizados físicamente
estableciendo un orden para cada
grupo
Todo sistema reqiere de
parámetros grales:Q se va a
guardar/Durante cuanto
tiempo/Qienes tendrán acceso a
ellos/Grado de
confidencialidad/Qien o qienes
son las personas responsables de
mantenimiento/Periocidad de
consulta
Concepto,equipo y mobiliario
El Documento.-elemento principal
para el archivo,xqe contiene
información q se requiere en la
org.
Los Expedientes.-doc relacionado
con un mismo asuto y son
contenidos en folder o carpeta
membretada
El Archivero.-mueble donde se
guarda los expedientes
ordenadamente y segura
*Archivador Horizontal.coloar uno
encima del otro
*Archivador Lateral. Los doc se
apoyan sobre uno de los lados del
archivador
*Archivador Vertical. Consta de 3
o 4 gavetas y tienen portamarbete
donde indica como esta archivado
los expedientes este método es el
adecuado
Los Disquetes y discos
compactos(CD) es donde se
almacena información y pueden
grabarse varias veces
Folderes o Carpetas.-es de
cartulina,de colores de tamaño
carta y oficio al tener documentos
y estar rotulada es un expediente
Las Portacarpetas.- son en tamaño
carta y oficio de cartoncillo grueso
o papel manila se sostienes de la
gaveta x 2 rieles metalicos y otras
reforzadas con carton resistente
lleva integrado el índice jinete q se
emplea para proteger los
expedientes
Las Tarjetas Guias.-es de material
resistente de distintos colores y de
tamaño carta y oficio y mas
peqeñas para directorios
personales ,ellas siempre deben
anteceder a los expedientes
pueden ser alfabéticas o
numéricas
Las Etiquetas.-de cartulina o papel
adhesivo se rotula a maqina para
indicar lo q contiene la porta
carpeta o archivero se proteje con
índice de acrílico,al rotularse las
etiqetas toman el nombre de
marbete
Los Indices.-es de acrílico
transparente o de color se coloca
en varias posiciones a través de
rieles o de botones fijadores o las
porta carpetas q son utiles para
proteger las etiquetas
La Caja Archivadora.-Es de carton
resistente con un refuerzo metalico
tiene pestaña acrílica para localizar
los expedientes,la caja se mantiene
verticalmente y suspendida de un
riel el q permite q la caja se deslice
a lo largo del archivero
La Gaveta.-carton plástico o
acrílico las hay en varios tamaños
según su utilidad:archivero muerto
o directorio personal.
La Computadora.-sistema para
crear revisar corregir imprimir y
almacenar los escritorios de una
org.
*Ciclo de vida de un doc:
Creacion.-Emision o recepción
del doc
*Inspeccionar.-ver si la
correspondencia esta lista para
archivarlo
*Clasificar.-determinar bajo q
titulo será archivado el doc
elegir x empresa persona o
asunto
*Distribuir.-realizar arreglo
alfabetico en una bandeja
distribuidora
*Codificacion de los doc .-los doc
generados y recibidos x
cualquier unidad adm se codifica
en el momento en q se emite o
recibe
Ordenacion de los doc.-proceso
x el q se agrupa y relaciona los
doc consecutivos de cada serie
deacuerdo con un criterio
preestablecido
Se puede ordenar de sgte
manera:
-Por orden
cronológico,geográfico,alfabeti
o y numérico
-Por grupos de doc
Señalizacion de Carpetas.-
Nombre del archivo de
gestión/código de cuadro de
clasificación y titulo de
expediente/Nº de registro si el
expediente lo tiene/volumen en
caso de q el expediente ocupe
varias carpetas /descripción del
contenido y otra información q
se considere necesario
Señalizacion de subcarpetas.
diversa o compleja se archiva es
subcarpetas dentro de la carpeta
del expediente y sus datos
son:nombre/código/volumen/desc
ripción
Localizacion de las carpetas.-
Se ordenan según código y
titulo de clasificación y del +
antiguo a la + reciente.
Físicamente se añade pestañas o
guias q indiqe el código .
Archivo y Proteccion.-se clasifica
el doc para ser archivado
Utilizacion.-si se necesita el doc
este será ubicado en el archivo
para su uso
Transferencia.-es la eliminación
de archivos y conservar lo q es
necesario para la empresa ,la
transferencia regular de doc
inactivos economiza el espacio
equipo y mano de obra,esto
permite simplificar los archivos
inactivos de esta manera se
encontrara los doc con máxima
eficiencia
Determinacion del valor de doc
clasificación:
Doc vitales.-doc legal de
constitución,titulo de propiedad,
escrituras,estados
financieros,etc
Doc importantes.-facturas,reg
de vtas,reg de compras,
cotizaciones,reg de
Bancos,correspondencia,
Documentos utiles.-
correspondencia gral como
memorando normas legales
informes recibos todo doc q se
utilice temporalmente
Doc no esenciales.-anuncios
formatos afiches q pueden ser
destruidos después de ser
utilizados temporalmente
Eliminacion.- al determinar el
valor del doc se decide la
cantidad de tiempo q va a ser
conservado o el periodo de
retención y los factores q
influyen son:las leyes existentes
al respecto/la naturaleza del
negocio/el tipo de doc q se
maneja y la información q se
deriva de ellos
*Manejo de correspondencia:
La correspondencia es cualquier
comunicación escrita
Clasificación deacuerdo a su
fuente
*Corresp recibida.-es la recibida
de org. Externas como
cartas,oficios,telegramas,solicitu
des,etc
*Corresp enviada.- se remite a
individuos o a org externas, se
tiene una copia del original para
los archivos
*Corresp
interna(interdepartamental).-
es la q se da entre
departamentos de una misma
org como
memorando,informes,circulares,
avisos
*recepción de la corresp.-se
registra según los datos de la
institución
Reg de corresp:/Nº de
doc/Remit/Procedencia/Destin/
Asunto/Anexo/Observasion/
/Codg/Fech/Tipo de
doc/Remit/Folio/Asunto/Proveid
o o Destinat/Firma/
Tipo de archivo Doc Fisico.-
Archivo activo.-formado x doc de
año en curso,doc q se encuentra
pendiente de respuesta o
solución y doc de años
anteriores q tenga vigencia
Archivo semi-activo.-formado x
doc no activos de + de un año y
q es materia de consulta no
frecuente
Archivo pasivo.-formado x doc
activos q x su consulta permite q
se encuentre en ambiente
diferente al archivo activo
*Clasificacion de los sistemas de
archivo:
*Org de archivos en la PC: