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Regional Distrito Capital

GUÌA DE APRENDIZAJE No. 001

Organizar el archivo central de acuerdo con normatividad

Vigente y políticas institucionales

Instructor

JULIAN ANDRES RAMIREZ GUESPU

Aprendiz
Luis Alberto Riaño Cárdenas

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Bogotá, D.C.
 ACTIVIDAD # 1

Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el

primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o
unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para
administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Empresa: Internacional de vehículos ltda.

Se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística.

Basándose en las herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto
apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la
función archivística.

* El Cuadro de Clasificación Documental –CCD

* La Tabla de Retención Documental-TRD

* El Programa de Gestión Documental-PGD

* Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR

* El Inventario Documental

* Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

* Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales

* Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de

las unidades administrativas de la entidad

* Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas

de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

 Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo

contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.

* Se da la respectiva organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo

sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental, según su
departamento de producción.
* Se establecen plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y
tablas de valoración documental (TVD).

* Ejecutamos procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los

tiempos establecidos en las TRD o TVD.

* Se garantiza la autenticidad de los documentos de archivo y la información

conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

* Mantenemos la integridad de los documentos, mediante agrupaciones

documentales, en series y subseries.

* Se permite y se facilita el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo

por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

* Preservamos los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y

subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación.

La clasificación que se le dan a los documentos, es por los departamentos

administrativos de la entidad, teniendo en cuenta la normatividad archivística.

Teniendo las TRD, actualizadas nos ayudan a hacer la respectiva organización y

clasificación por el tiempo de permanencia de un documento.

La importancia  es parte de la organización y conservación de los acervos

documentales. por regular la gestión de los archivos ofrece lo
necesario a cualquier  requerimiento para realizar alguna acción pertinente,
y brindar una buena información documental. Esto se ve reflejado en
las empresas actualmente, porque se manejan diferentes tipos de documentos y
estrategias, que nos da la facilidad de tener acceso a los mismos.  Teniendo en
cuenta que los archivos cuentan con el manejo de las TRD, (Tablas de Retención
Documental), y las FUID (Formato Único de Inventario Documental). Para el 
mejoramiento de los procesos y cumplimientos de normativas requeridas a nivel 
empresarial.