TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

ALUMNA: Marcela Rincón Salazar

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación:

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:

a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos
(objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de
apertura y cierre de la auditoría.

R/ REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: CONSTRUCCIONES COMERCIALES DEL VALLE S.A.S

Representante:
MARIA ISABEL MARTINEZ
Dirección: CRA 5 # 55-67
Tel:4838361
Cargo: Representante Legal
Correo electrónico: admccv@gmail.com
De: Equipo Administrativo Área Gerencia de
Calidad CCDVadministrativo@gmail.com

Para: Coordinación e Investigación administrativa

interna de producción:
Marcela Rincón Salazar
Fecha: mayo 27 del 2020

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de la empresa CONSTRUCCIONES
COMERCIALES DEL VALLE S.A.S, en los procedimientos de producción de la
empresa, en su coordinación e investigación administrativa.

AlCANCE: Verificar la producción en el área administrativa de la empresa, su

coordinación e investigación del departamento y el Aseguramiento de la Calidad
de la empresa CONSTRUCCIONES COMERCIALES DEL VALLE S.A.S
CRITERIOS DE AUDITORIA

 SGC de MRC

 Política de Gestión Financiera.

 Política de Logística y Servicio al Cliente

 Manual de Procedimientos

 Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Manual de Producción de la empresa M-PE-002 Versión Mayo de 2020

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de la empresa I-ECCDV-002

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del área administrativa

M-DR-005

 Manual de Formatos y Registro de Producción M-FR-03 Versión mayo

de 2020

 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de mayo 27 de 2020

Reunión de Apertura:
1 de agosto de 2020
Hora 8:00 am
Reunión de
Cierre:
1 de agosto de 2020
Hora 5:00 pm

Cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor administrativo
de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso
del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar
y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes al área
de producción administrativa consignados en cada uno de los documentos
relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de
tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el
Coordinador de Producción de la empresa, El representante legal y los Analistas
de producción y de Calidad, el día 1 de agosto del presente año, con una duración
de 7 horas.
en las instalaciones de la empresa CONSTRUCCIONES COMERCIALES DEL
VALLE SAS, Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o
aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo
auditor, antes del 30 de Septiembre de 2020. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al
equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco
invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial
le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y
salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de
protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución
de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
MARIA SANCHEZ Experto Técnico SGC firma

SARA NIETO Ingeniero de Procesos firma

CAMILA LOPEZ Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
LINA PEREZ Coordinador Operativo de Ensayos e Investigación firma

SANTIAGO PAZ Coordinador de Análisis firma

MARCELA SALAZAR Analista Obras firma

BRYAN FRACO Analista Producción firma

DAVID TORRES ingeniero civil firma

VICTORIA POLANCO Auxiliar sst firma

PROCESO Y ACTIVIDADES A
 AUDITAR
FECHA: 1 DE AGOSTO 2020
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA
Reunión de apertura Representante Experto 8:00 a.
tecnico m.
dirección de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 Secretaria General 8:30a. m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Coordinador de plantas 10:00 a.
m.
12:00:00
ALMUERZO m.
Admon rrhh: 6,2 8,2,3 Director GDRH 1:30 p.
m.
medicion y analisis de mejora Ingeniero de proceso 3:00 p.
m.
Reunion de cierre Representante Experto 4:30 p.
tecnico m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma

activa

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y

cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
Admncostrucciones@gmail.co Cualquier duda comunicarse al
celular: 316 816 6339. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura),
6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y
8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de
datos), se auditarán en todas las áreas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.

No. Documento revisado Observaciones del documento

1 Política de Logística y Última actualización 18 de
Servicio al Cliente septiembre de 2019
2 Política de Gestión Financiera Última actualización 5 de enero
 Instructivos de desarrollo De 2018 I-EP-002
Producción en el área de la Carpetas de Protocolos e
empresa. Instructivos
3 Manual de Procedimientos.
Cap. Compras y produccion Última actualización 9 de febrero
administrativa. 2019
4 Manual de Procedimientos de M-PC-002
la planta de producción Versión
5 Manual de Documentos de M-DR-005
Retención y Archivo del área
de producción.
6 Manual de Productividad M- Versión Mayo de 2019
AM-001

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

 La escucha activa
 Proyectar credibilidad ante el público en general
 Continuidad en el tiempo

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
 Lista de chequeo, técnicas de verificación, verbal,
documental, físicas y escritas.

LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIEN EVIDENCIAS Y
TO OBSERVACIONES

Manual de Calidad
copias controladas del manual
Si
(Documentación no establecida) de calidad

Se encuentran documentadas Si claramente señaladas en el

las reglas y requisitos manual de calidad

Se encuentran comunicadas las Si no hay evidencia de la

Responsabilidades. comunicación
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos Si
y/ de Calidad

Existe evidencia documentada del

Se da por entendido que cada
Canal de producción de la empresa
No uno conoce sus funciones pero
no se documenta
 Instrucciones de trabajo paso a Si
paso

Tácitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de
Están identificados los planes de No
laboratorio están ordenadas por
trabajo
los formatos solicitud de análisis
de producción

Existen registros de las acciones Si

de
Formatos y registros Si
(Documentación
Se lleva una bitácora de análisis Si
con
Existe una metodología definida Si
para los proyectos establecidos
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, Si La información está en desorden
instruidos

Hay riesgo de perder

Está debidamente almacenada, No
información debido al
Como se establece en la política
desorden
Respecto del servicio.
Existen registros de las No
verificaciones
Están definidas las pautas de No
actualidad
exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
Existen definidos procesos para procedimiento, pero no
realizar ,verificaciones en la
productividad está documentado.
Si
Se emplean técnicas No
estadísticas?
Satisfacción del cliente.
Existen indicadores adecuados No
para
Se emprenden acciones para No
conocer la efectividad de cada
área

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: 1 Agosto del 2020 Auditor (es): Marcela Rincon Salazar
Proceso Auditado: Área de Auditado (s):Maria Isabel Martinez
producción construcciones
comerciales del valla s.a.s
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos implementación
de costos en Política de de X
materiales de la gestión procedimiento
Planta de financiera para costos en
producción.
 materiales de la
planta de
produccion
2 Formato único No se tiene en
de despachos, cuenta el formato
Manual. de Cap. único de X
procedimientos Compras y despachos y
logística Recibo de
mercancía en el
procedimiento
3 Falta
actualización de
la política de
Política de productividad,
Cambios logística y cuya última
organizacionales servicio al actualización fue
X
cliente el 18 de
septiembre 2018
y no se han
agregado los
cambios
organizacionales
del año 2019
4 Control en el Área de Actualizaciones x
rendimiento de producción de los formatos de
producción interna productividad,
chequeándolos
mensualmente
5 Determinar lo Instalacione Se necesita un x
adecuado de la s de plan anual, para
organización. producción tener un control
de en la
organización
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un

procedimiento para el manejo de costos en materiales de la
planta de producción.
  Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al
manual de productividad.

 Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente

puesto que no se han agregado los cambios organizacionales
del año 2018.
Conclusiones de la Auditoria:

 Se debe actualizar la Política de Gestión Del área de produccion de la

empresa y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis
y entregas de resultados.

 Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de

resultado en uno solo.

 Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y

análisis de Productividad.

 Es indispensable actualizar los procedimientos para el

diligenciamiento de los libros de registros de produccion.

 Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de

mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de la planta.

 Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el

área de producción y coordinación que permitan generar
actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.

 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y

establecer indicadores que permitan conocer el grado de
satisfacción.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Pienso que realizar esta actividad, abrió mis conocimientos en cuanto a una
auditoria real, llenándonos de inquietudes e interés en cada caso que se nos
presentaba, personalmente realice una auditoría del área de producción de mi
empresa, tome algunos puntos para hacerlo más realista, me encanto esta
experiencia, además cada punto tenia consigo su dificultad y a medida que uno va
leyendo el material de estudio fue aclarando mis dudas, en general esta actividad
me logro dejar claro los objetivos que tienen las organizaciones en cuanto a
auditorias en áreas de la empresa.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.