REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Memorando
CONSTRU VERSION: 01
APERTURA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
CARS CADENA DE ABASTECIMIENTO
FECHA ELABORACION

25-03-2020

AUDITORIA DE CALIDAD: CADENA DE ABASTECIMIENTO FECHA: 02/05/20202

REUNION DE APERTURA: REUNION DE APERTURA:

FECHA: 18/05/2020 HORA: 8:00 A.M FECHA: 18/05/2020 HORA: 10:00 A.M

OBJETIVO: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado actual y la eficacia

del sistema de gestión de calidad enfocado a la cadena de abastecimiento de los procesos en las
líneas de producción, para establecer las mejoras, optimizar los procesos.
ALCANCE: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de la Cadena de
Abastecimiento van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y políticas de la Compañía que apliquen.
CRITERIOS AUDITORIA: * Sistema de Gestión de Calidad * Política de Calidad * Norma
ISO 9001-2015 * Manual de Calidad * Manual de Procedimientos * Manual de
funciones * Procedimientos Cadena de Abastecimiento * Formatos e instructivos
Cadena de Abastecimiento.
En dicha reunión se presentara el plan de auditoría a ejecutar junto con la documentación y visitas
inicialmente requeridas; sin embargo puede que según el criterio del equipo de trabajo auditor se
generen nuevas visitas o se solicite información adicional.
Es de anotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados bajo los
estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere compromiso de todos los
funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es otra diferente a buscar
una mejora continua que aporte en el crecimiento de la Compañía de la cual todos haces parte.

Se requieren los siguientes datos y documentos para realizar la auditoria:

- Indicador de compras de material nacional e importado - Indicadores de rotación de material –

Indicadores de inventarios – Procedimiento de compras nacionales e internacionales –
Procedimientos de ingreso de materiales nacionales e internacionales – Procedimiento solicitud
materiales líneas de ensamble - Procedimiento almacenamiento materiales y de sustancias
químicas – Procedimientos de los cargos que interactúan procesos descritos.
PARTICIPANTES CARGO ASISTENCIA / FIRMA
Juan Pablo Álvarez Gerente Financiero SI /
Fernando Fernández Gerente Cadena Abastecimiento SI /
Camilo Cortes Jefe Auditoría Interna Calidad SI /
Andrés Orozco Lides Auditoría SI /
Carlos Vallejo Analista de Auditoria SI /
Manuel Tabares Auditor Interno SI /
NOTA: La auditoría interna será realizada de acuerdo a las fechas estipuladas en el cronograma
de planeación presentado en esta reunión.
FECHA INICIO AUDITORIA: 04-05-2020 FECHA FIN AUDITORIA: 09-06-2020
FIRMA AUDITOR LIDER FIRMA DE APROBACION
REVISIÓN DOCUMENTAL DURANTE LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA.
NO DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO.
No. Documento revisado
Indicador de compras de material
1 personas que lo utilizan, en unos formatos
nacional e importado
2 Indicadores de rotación de material
3 Indicadores de inventarios
Procedimiento de compras nacionales e
4 los procedimientos. Estos se encuentran
internacionales
Procedimientos de ingreso de materiales
5 los procedimientos. Estos se encuentran
nacionales e internacionales
6 Procedimiento solicitud materiales
líneas de ensamble
Observaciones del documento
Los indicadores de compras de material
se encuentran relacionados de forma
magnética y guardados en el servidor
principal con uso autorizado a las
realizados en Excel, los cuales son
alimentados con la extracción de
información de sistema contable de la
compañía SAP
Los indicadores de compras de material
se encuentran relacionados de forma
magnética y guardados en el servidor
principal con uso autorizado a las
personas que lo utilizan, en unos formatos
realizados en Excel, los cuales son
alimentados con la extracción de
información de sistema contable de la
compañía SAP
Los indicadores de compras de material
se encuentran relacionados de forma
magnética y guardados en el servidor
principal con uso autorizado a las
personas que lo utilizan, en unos formatos
realizados en Excel, los cuales son
alimentados con la extracción de
información de sistema contable de la
compañía SAP
Los dos procedimiento están debidamente
documentados, donde se muestran todo el
procesos mediante el diagrama de flujo y
la descripción de cómo se debe realizar
de forma magnética en servidor principal,
donde tienen acceso las personas que
hacen parte de la cadena de
abastecimiento
Los dos procedimiento están debidamente
documentados, donde se muestran todo el
procesos mediante el diagrama de flujo y
la descripción de cómo se debe realizar
de forma magnética en servidor principal,
donde tienen acceso las personas que
hacen parte de la cadena de
abastecimiento
Los dos procedimiento están debidamente
documentados, donde se muestran todo el
procesos mediante el diagrama de flujo y
la descripción de cómo se debe realizar
los procedimientos. Estos se encuentran
de forma magnética en servidor principal,
 donde tienen acceso las personas que
hacen parte de la cadena de
abastecimiento
Los dos procedimiento están debidamente
documentados, donde se muestran todo el
procesos mediante el diagrama de flujo y
la descripción de cómo se debe realizar
Procedimiento almacenamiento
7 los procedimientos. Estos se encuentran
materiales y de sustancias químicas
de forma magnética en servidor principal,
donde tienen acceso las personas que
hacen parte de la cadena de
abastecimiento
Los dos procedimiento están debidamente
documentados, donde se muestran todo el
procesos mediante el diagrama de flujo y
la descripción de cómo se debe realizar
Procedimientos de los cargos que
8 los procedimientos. Estos se encuentran
interactúan procesos descritos
de forma magnética en servidor principal,
donde tienen acceso las personas que
hacen parte de la cadena de
abastecimiento

COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

DEFINA LAS TÉCNICAS O ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN QUE USARÁ
DURANTE LA AUDITORÍA

Se realizará la presentación de los auditores de una forma grata y amena, para

que las personas auditadas al momento de la entrevista no se vean acosados o
juzgados y puedan tranquilamente dar a conocer la información solicitada sin
ningún inconveniente.

RECOLECCIÓN Y VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

DEFINA QUÉ TÉCNICAS O ESTRATEGIAS DE RECOLECCIÓN Y
VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN USARÁ DURANTE LA AUDITORÍA

Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en

cuenta los puntos de la norma a revisar, en el que se define si se cumple a
cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de auditoría.

Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, entrevistar los cargos de los
procesos con una serie de preguntas previamente establecida.
 GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITOR

Fecha: 02-06-2020 Auditor (es): Manuel Tabares

Proceso Auditado: Cadena Abs Auditado (s): Juan Carlos Moreno
Evidencias Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
de Auditoría Auditoría Auditoría
Con la extracción de
información, el análisis
Conocimiento de los datos mediante
de la fórmula y cruces de información
Indicador de
cálculos de los en Excel, y la
compras de
indicadores con aplicación de la
1 material X
el análisis de la fórmula para sacar el
nacional e
extracción de valor del indicador, los
importado
información del valores dan acorde
sistema SAP como se están
llevando los
indicadores.
Con la extracción de
información, el análisis
Conocimiento de los datos mediante
de la fórmula y cruces de información
cálculos de los en Excel, y la
Indicadores de
indicadores con aplicación de la
2 rotación de X
el análisis de la fórmula para sacar el
material
extracción de valor del indicador, los
información del valores dan acorde
sistema SAP como se están
llevando los
indicadores.
Con la extracción de
información, el análisis
Conocimiento de los datos mediante
de la fórmula y cruces de información
cálculos de los en Excel, y la
Indicadores de indicadores con aplicación de la
3 X
inventarios el análisis de la fórmula para sacar el
extracción de valor del indicador, los
información del valores dan acorde
sistema SAP como se están
llevando los
indicadores.
Se puede evidenciar
que el procedimiento
no está cumpliendo
Estandarización con el diagrama de
Procedimiento los de los flujo, no está
de compras documentos y relacionada toda la
4 X
nacionales e referenciados documentación que
internacionales en los intervine en una
procedimientos compra internacional,
por tal motivo el
procedimiento está
desactualizado
 Se puede evidenciar
que el procedimiento
no está cumpliendo
Estandarización con el diagrama de
Procedimientos
los de los flujo, no está
de ingreso de
documentos y relacionada toda la
5 materiales X
referenciados documentación que
nacionales e
en los intervine en una
internacionales
procedimientos compra internacional,
por tal motivo el
procedimiento está
desactualizado
Estandarización Se evidencia que se
Procedimiento
los de los cumple el
solicitud
documentos y procedimiento de
6 materiales X
referenciados acuerdo a lo que
líneas de
en los visualiza en las líneas
ensamble
procedimientos de ensamble.
Se puede evidenciar
que el procedimiento
por tratarse de estas
sustancias, se
encuentra realizado de
igual manera al
procedimiento y
diagrama de flujo
Estandarización
Procedimiento estipulado. Se toma
los de los
almacenamient registro fotográfico del
documentos y
7 o materiales y sitio de X
referenciados
de sustancias almacenamiento
en los
químicas verificando todas las
procedimientos
normas establecidas
de demarcaciones
clases de químicos
documentación
actualizada y
elementos de
protección de las
personas a cargo
Se puede evidenciar
que el procedimiento
no está cumpliendo
Estandarización con el diagrama de
Procedimientos
los de los flujo, no está
de los cargos
documentos y relacionada toda la
8 que interactúan X
referenciados documentación que
procesos
en los intervine en una
descritos
procedimientos compra internacional,
por tal motivo el
procedimiento está
desactualizado
 CONCLUSIONES DE AUDITORÍA

 Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de

actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del
mismo.
 Se requiere actualizar el procedimiento de compras nacionales.
 Se requiere actualizar el procedimiento de compras internacionales.
 Se requiere actualizar el procedimiento de los cargos.
 Se requiere actualizar el procedimiento de ingreso de compras nacionales a
la compañía
 Se requiere actualizar el procedimiento de ingreso de compras
internacionales a la compañía.
 Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a
fin de subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.
MEMORANDO DE CIERRE DE AUDITORIA
CONCLUSIONES DEL APRENDIZAJE QUE OBTUVO TRAS EL DESARROLLO
DE ESTA ACTIVIDAD

 La auditoría desde su comienzo siempre y sin falta debe estar debidamente

estructura, enfocándose directamente en los procesos que se van a auditar.
 Hay que tener mucha atención a todos los hallazgos que se puedan
evidenciar.
 Siempre debemos tener una actitud sutil ante el auditado para que así no
entregue toda la información solicitada sin ningún inconveniente.
 Al momento de revisar la documentación debemos ser muy minuciosos con
el fin de no dejar escapar ningún detalle que puedas arriesgar los
estándares de calidad lo los procesos auditados.