SE PROPONE LA SISTEMATIZACION DEL TABLERO DE INDICADORES

COMERCIALES

PARA LA EMPREASA ALKOSTO S.A.

JAIME FERNANDO ARIZA CALDERON

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PEREIRA RISARALDA

MAYO 25 DE 2020
SE PROPONE LA SISTEMATIZACION DEL TABLERO DE

INDICADORES COMERCIALES

PARA LA EMPREASA ALKOSTO S.A.

JAIME FERNANDO ARIZA CALDERON

PRACTICA

PROFESIONAL

DOCENTE

JHON FERNANDO BEDOYA HENAO

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE

DIOS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PEREIRA RISARALDA

MAYO 25 DE 2020
 Agradecimientos

A la empresa Alkosto S.A., por haberme abierto sus puestas y

permitido realizar mis prácticas profesionales en esta gran empresa en la

cual aprendí muchas cosas importantes que me sirven como

apalancamiento para mi futuro profesional, le doy el agradecimiento a la

parte administrativa ya que bajo su experiencia me supieron guiar y me

enseñaron muchos de sus procedimientos y labores del día a día y en

especial en el proceso que se desarrolló durante la práctica.

 Contenido

Resumen Ejecutivo.....................................................................................................................1

Abstract “ingles”.........................................................................................................................4

Introducción................................................................................................................................7

Capitulo I....................................................................................................................................9

1 Caracterización general del campo de práctica....................................................................9

1.1 Nombre de la organización y forma jurídica.................................................................9

1.2 Objeto social y económico del campo de práctica......................................................10

1.3 Filosofía empresarial...................................................................................................10

1.4 Descripción de la actividad económica del campo de práctica...................................13

1.5 Descripción del área de mercado.................................................................................14

Capitulo II.................................................................................................................................16
2 Diagnostico.........................................................................................................................16

2.1 Diagnóstico situacional del campo de práctica y del área de práctica........................16

2.2 Planteamiento de la necesidad, problema u oportunidad............................................18

Capitulo III................................................................................................................................21

3 objetivos de la práctica.......................................................................................................21

3.1 Objetivo general:.........................................................................................................21

3.2 Objetivos Específicos..................................................................................................21

Capitulo IV................................................................................................................................22

4 Justificación........................................................................................................................22
 Resumen Ejecutivo

Alkosto S.A. – Pereira ofrece un servicio comercial y ha sido

significativo en la región ya que es una híperbodega que ofrece múltiples

descuentos a sus consumidores, también es una empresa que cuenta con un

fuerte equipo que trabaja constantemente por satisfacer todas las

necesidades de sus clientes.

Se pudo observar que la empresa implemento un nuevo sistema en el

cual se basa en el tablero de indicadores comerciales, en el cual se realiza

un resumen de todos los indicadores que se realizan en la compañía para

tener una información coordinada y controlada del mes a mes, pero la

labor tiende a hacer operativa.

Como objetivo general se propuso “Planear e implementar la

automatización de dicho tablero mediante la ejecución de una macro en

Excel que alimentaria cuadro por cuadro de la información que allí se

solicita.

7
 Abstract “ingles”

Alkosto S.A. - Pereira offers a commercial service and it has been

significant in the region since it is a hyper warehouse that offers multiple

discounts to its consumers. It is also a company that has a strong team that

constantly works to satisfy all the needs of its clients.

It was observed that the company implements a new system in which it

is based on the dashboard of commercial indicators, in which a summary

of all the indicators that are executed in the company is made to have

coordinated and controlled information from month to month. But the

workforce has difficulty making it operational.

As a general objective, it was proposed to “Plan and implement the

automation of said dashboard by executing a macro in Excel that feeds

frame by frame the information requested there.

 Introducción

Aunque no siempre es posible, lo ideal es comenzar a sistematizar

procesos desde el principio. A medida que la empresa va creciendo, cada

vez es más difícil reorganizar las tareas e implementar nuevas

metodologías de trabajo. Si creamos un proceso en la compañía desde

cero, tenemos la oportunidad perfecta para empezar un proyecto lo más

estructurado posible.

Sin embargo, el desafío más habitual es intentar mejorar algo que ya

está funcionando. En este caso, se puede aprovechar la experiencia de

todo el equipo para identificar los puntos débiles de los diferentes

procesos e intentar generar nuevos protocolos con los que se obtengan

mejores resultados, con los mismos recursos o si es posible menos. Para

ello, la planificación y ejecución es muy importante, pero no hay que

descuidar la evaluación. El fin de sistematizar procesos en tu empresa es

mejorar la eficiencia y la calidad, y para conseguir este objetivo

necesitamos evaluar los cambios implementados, para así realizar las

modificaciones necesarias sobre los protocolos que no estén generando el

resultado esperado.
 En este caso esperamos sistematizar el proceso operativo que se realiza

a la hora de llenar y diligenciar un tablero digital en el cual se desarrolla

todos los indicadores que la compañía requiere.

Hay que tener en cuenta que conseguir la sistematización de procesos

en una empresa no es una tarea fácil y requiere un esfuerzo considerable.

Sin embargo, cuando se hace correctamente, los resultados siempre serán

favorables. Finalmente, no hay que olvidar que las empresas cambian y

los protocolos siempre se pueden mejorar, de modo que no hay que ser

demasiado

rígidos en su aplicación, lo que significa que nunca hay que dejar de

analizarlos. La revisión y modificación es un proceso continuo, que nos

permitirá adaptarnos a cualquier cambio del mercado y de la sociedad.

 Capitulo I.

Caracterización general del campo de práctica

Descripción general del escenario de práctica.

Alkosto es una empresa que se dedica a la comercialización de

productos de gran consumo como son mercado para la canasta familiar,

artículos para el hogar, llantas y accesorios para automotores,

electrodomésticos y motos.

El área a intervenir con el proceso de práctica es el área comercial y

algunas tareas operativos con la digitalización de algunas de ellas.

Objeto social y económico del campo de práctica

Almacenes Alkosto S.A., pertenece al sector de las grandes

superficies y es distribuidor y mayorista líder en Colombia, en la

comercialización de productos para el hogar, electrodomésticos,

mercado y motos, con presencia a nivel nacional.

Almacenes Alkosto S.A., cuenta con varias alianzas con entidades

financieras y crediticias para la compra de sus productos, con

descuentos diferenciales y beneficios exclusivos. Así mismo, posee dos

sistemas de crédito propio, crédito en 20 minutos y tarjeta de crédito

Alkosto, con la cual puede efectuar compras en los establecimientos

aliados y realizar avances en efectivo.

Cuenta con un sistema de fidelización de clientes muy particular, el

cual consiste en elegir un ganador en las cajas de pagos del 50% del

valor de la compra en un bono redimible, cada 50 clientes de lunes a

viernes y cada 25 clientes sábados, domingos y festivos.

Manejan tres temporadas comerciales al año, ofreciendo descuentos y

promociones muy superiores a las que ofrece el mercado, con gran

despliegue publicitario y audiovisual en medios de comunicación

escrita, radial y televisiva, abarcando un gran potencial de clientes.

Tienen un programa de responsabilidad social, brindando

oportunidades laborales para la vinculación de Jóvenes con

Discapacidad Cognitiva, los cuales se desempeñan como empacadores

y son contratados directamente por Alkosto, con un reconocimiento

económico y social.

Almacenes Alkosto S.A., cuenta con gran visión comercial y lectura

del mercado actual, estableciendo alianzas estratégicas con

proveedores, establecimientos comerciales, entidades financieras y

empresas de la región, para la comercialización de sus productos y

utilización de sus soluciones financieras.

1.1 Filosofía empresarial

Misión

Somos una hiperbodega especializada en vender una amplia gama de

productos de consumo masivo y tecnología. Ofrecemos ahorro a

nuestros clientes con presentaciones de productos en grandes

volúmenes y brindamos el mejor soporte y asesoría en la adquisición y

uso de productos de alta tecnología, con personal competente y

enfocado al servicio. Nuestro compromiso es generar valor a los

accionistas y construir país a través de programas de responsabilidad

social empresarial.

Visión

Ser reconocidos como la hiperbodega número uno en Colombia,

innovando siempre en el mercado con productos de alta tecnología y

calidad, con distintos formatos que satisfagan las necesidades de

nuestros clientes con la mejor relación precio, calidad, servicio y

sistemas de financiación

Valores institucionales

COMPROMISO: Estamos al tanto de nuestras labores y

obligaciones, realizándolas con dedicación y esfuerzo para alcanzar y

superar nuestras metas y objetivos.

AMABILIDAD: nos comprometemos a superar las expectativas de

nuestros clientes, ofreciendo un servicio cálido, que garantice el buen

trato y evidencie nuestro interés hacia sus necesidades.

RESPONSABILIDAD: Trabajamos por ser mejores, respondiendo

por nuestros actos y obligaciones, así mismo dando cumplimiento a las

políticas y normas establecidas por Alkosto.

RESPETO: Nos admiramos y valoramos por ser quienes ponemos el

esfuerzo en un trabajo digno, dirigido al beneficio y satisfacción de

nuestros clientes, de usted y de nuestra empresa.

Principios
 INNOVACIÓN: Imprimimos creatividad e imaginación en nuestro

trabajo, con dinamismo y conocimiento, teniendo mente abierta hacia un

nuevo horizonte.

EXCELENCIA: Nuestros productos y servicios son dignos de

extraordinario aprecio y estimación por parte del mercado y del cliente

interno.

RIGUROSIDAD: Tanto nuestros productos y servicios como los

procesos de trabajo que los hacen posibles, se caracterizan por su

propiedad y precisión, derivadas de la intencionalidad explícita de llegar

al más alto nivel de exactitud, precisión y consistencia.

CALIDAD: Todos nuestros productos y servicios, sean internos o

externos son siempre merecedores de una valoración excelente por parte

de su destinatario.
 Capitulo II

2 Diagnostico

2.1 Diagnóstico situacional del campo de práctica y del área de práctica.

La Práctica profesional la estoy llevando a cabo en Alkosto Pereira en

el área comercial en el desarrollo de labores operativas, allí mediante la

metodología de observación se pudo evidenciar que es una área que hace

necesario la automatización del tablero de indicadores comerciales.

Se pudo observar que el proceso que están llevando a cabo para la

realización del tablero de indicadores es una labor muy operativa y lleva

un gras desgaste del servicio humano, además el recaudo de la

información es algo extenuante ya que son muchos los ítems a tener en

cuenta.
 Al tener que realizar esta actividad mes tras mes se identifica una

oportunidad de mejora para que cada persona que tenga que realizar esta

actividad cuente con una ayuda automatizada para llevar sus labores de

una manera eficiente y eficaz.

2.2 Planteamiento de la necesidad, problema u oportunidad.

Realizar el diligenciamiento automatizado del tablero de control de

indicadores comerciales en el cual se plasma información acerca de cada

área como lo es; ventas por categorías, productos más vendidos,

proveedores que más marginan, cantidad de productos entregados a

algunas categorías, venta de instalaciones, ventas por internet, mermas,

garantías extendidas, averías, ultimas unidades. Esto ayudaría a disminuir

el tiempo de algunas tareas operativas de largo alcance, la macro realizará

el cruce de información.

Pregunta De Investigación Y Planteamiento Del Problema

¿Cómo mejorar la automatización del tablero de indicadores

comerciales en Alkosto S.A.?

 Capitulo III.

3 objetivos de la práctica

3.1 Objetivo general:

Implementar la automatización del tablero comercial, con el fin de

facilitar el diligenciamiento de este y optimizar de manera esencial el

tiempo que se emplea para su actualización, así como la eficiencia total de

la información en cuanto a no presentar ningún tipo de error, confianza en

los datos reflejados, seguridad de la información, entrega oportuna.

3.2 Objetivos Específicos:

- Organizar la información de forma tal que la macro se ejecute de la mejor

 manera posible sin generar errores.

- Diseñar un proceso para la implementación del diligenciamiento

automatizado del tablero de control de indicadores comerciales en los

respectivos equipos que se va a realizar el trabajo.

- Simplificar todos los procesos posibles para que la información que se va a

entregar sea lo más operable.

.
 Capitulo IV.

4 Justificación

Para las organizaciones hoy en día es muy importante y fundamental la

sistematización en el desarrollo de labores operativas ya que logra tener

una gran eficiencia en sus procesos, la empresa cuenta dentro de su

organización con un equipo idóneo. que son los encargados de gestionar el

tablero de indicadores, contando con herramientas necesarias para llevar a

cabo dicha función.

El sistema actual utilizado en Alkosto S.A., para la gestión y

diligenciamiento del tablero de indicadores comerciales se realiza con el

fin de tener toda la información posible en un solo cuadro, pero se

desarrollaba de una manera muy operativa porque para poder alimentar el

cuadro se tenía que descargar muchos archivos de información para lograr

sustraer la información requerida.

Al no contar con un puesto que realice esta labor los tableros de

indicadores son distribuidos en las diferentes áreas donde cada

coordinador realiza su informe sobre su área específica esto a lo que

conlleva es que al final muchas personas terminen con una tarea de la cual

consume mucho tiempo y un desgate innecesario.

Al tener clara las falencias que se presentan en dicho proceso

operativo, surge la idea de trabajar sinérgicamente con el área de sistemas

en la implementación de la automatización, del tablero de indicadores

comerciales.
4.1.1 Beneficios para la empresa

 La macro logra disminuir un tiempo estimado de 3 horas.

 Fácil instalación

 Información más precisa.

 Seguridad y estabilidad

 Más optimización del recurso humano.

¿Cuál es el tablero?

25
26
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31
 Capitulo V.

6 Plan de mejora.

6.1 Definición de las estrategias de mejora:

Realizar el diligenciamiento automatizado del tablero de control de

indicadores comerciales en el cual se plasma información acerca de cada

área como lo es; ventas por categorías, productos más vendidos,

proveedores que más marginan, cantidad de productos entregados a

algunas categorías, venta de instalaciones, ventas por internet, mermas,

garantías extendidas, averías, ultimas unidades. Esto ayudaría a disminuir

el tiempo de algunas tareas operativas de largo alcance, la macro realizará

el cruce de información.
6.2 Actividades Específicas:

 Cronograma de actividades a realizar.

 Diseño de formatos para proceso de recepción de hojas de vida virtuales y

físicas.

 Socialización con la asesora de calidad de nuevos formatos a

utilizar y procedimientos para mantener un control de las hojas

de vida que ingresan a tesorería.

 Socialización del Acceso Web de empleo Trabaje con

nosotros y de formatos aprobados desde la oficina de la

asesora de calidad

6.3 Responsable:

Primordialmente la propuesta está a cargo del practicante profesional de

administración de empresas, que actualmente se desempeña como auxiliar

del área de hogar, bajo la supervisión de la coordinadora de dicha área, la

señora Francy Marielly Morales, el practicante se encargará de presentar la

propuesta con el administrador del punto de venta David Felipe Valencia

quiénes son los encargados de revisar y aprobar dicho proyecto.

6.4 Presupuesto de ejecución:

 La automatización del tablero de indicadores comerciales, no

le costó un solo peso a la Institución, debido que se utilizó

Excel para la realización de las macros, y ya contaba con sus

licencias.

 No hubo que pagarle a un tercero para su creación debido a

que este fue realizado el estudiante de práctica.

 C

7 Desarrollo de la propuesta

7.1 Descripción cronológica de las actividades realizadas:

 Observar: Al momento de iniciar mi práctica profesional, evidencie

35
 mediante el método de observación al identificar la cantidad de

tiempo y desgaste que le lleva a un colaborador realizar estos

tableros de indicadores.

 Entender el proceso: cuando se observo que había algo que se

podía mejora me dispuse a que la coordinadora Francy

Marielly Morales me explicara acerca del proceso y que era lo

que contenia el trablero y como hacían para substraer la

información para alimentarlo

 Excel: Comencé a buscar maneras de solucionar el problema

mediante el desarrollo de macros en Excel que nos ayudaran

con la automatización y con la sustracción de la información.

 La herramienta que realice es la grabación de movimientos

en Excel: Mediante esta herramienta empecé a grabar todos los

pasos que se realizaban a la hora de substraer la información y

registrarla en el tablero de indicadores, realizado sumas,

promedios entre otras herramientas.

7.2 Descripción de los beneficios / resultados percibidos por la empresa:

36
 Fue muy significativo lo que se logró ya que ahora se cuenta con

menos recargos en las actividades que realizan los coordinadores y

supervisores del área comercial, de igual forma

37
 Capitulo VIII.

8 Conclusiones

8.1 Impactos percibidos por el estudiante.

La práctica profesional fue muy provechosa tanto desde el ámbito

académico como personal, ya que no sólo sirve como requisito para la

obtención de la calificación de la práctica

profesional, si no que me permitió conocer procesos administrativos que

me ayudarán a crecer de manera profesional, a contar con experiencia y

con una base de conocimientos para aplicarlos a lo largo de mi vida

laboral y personal , lo que me permitirá un mejor desempeño dentro de la

empresa, beneficiándome no solo yo la empresa Alkosto S.A, pues estoy

aportando mis conocimientos para mejorar los procesos que se realizan en

una área que necesita trabajar lo más eficiente posible para ver resultados,

esto traerá beneficio para la empresa y para todos lo que se ven

relacionados con el proceso.

.
 Capitulo x.

10 Referencias Bibliográficas:

https://www.businessconsulting.cl/la-importancia-de-sistematizar-procesos-en-tu-

empresa/

https://www.alkosto.com/quienes-somos

http://www.tarjetaalkosto.com.co/content/historia

11.1 Anexo 1 -Instructivo para selección del personal

11.2 Anexo 2 -Formato Hoja de Vida interna en Word Actualizada

11.3 Anexo 3- Formato Hoja de Vida interna en Excel Actualizada

11.4 Anexo 4- Formato entrega de Hojas de Vida a Directivos

11.5 Anexo 5 -Formato Hebeas Data.