SE PROPONE LA PLANEACIÓN Y CREACIÓN DE UN ACCESO WEB DE EMPLEO

PARA EL COLEGIO LA SALLE PEREIRA.

CARLOS MARIO OSPINA SANCHEZ

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PEREIRA RISARALDA

FEBRERO DE 2019

1
SE PROPONE PLANEACIÓN Y CREACIÓN DE UN ACCESO CE WEB DE EMPLEO

PARA EL COLEGIO LA SALLE PEREIRA.

CARLOS MARIO OSPINA SANCHEZ

PRACTICA PROFESIONAL

DOCENTE

JHON FERNANDO BEDOYA HENAO

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PEREIRA RISARALDA

2
 FEBRERO DE 2019

Agradecimientos

Al hermano Alexander de Jesús Zapata Hernández (Rector ) , por haberme permitido realizar

mis prácticas profesionales en tan respetada y prestigiosa institución educativa, por permitirme

llenarme de espiritualidad , por enseñarme que la biblia es el libro más preciado que puede tener

un persona y que en todo momento está disponible, por permitirme experimentar la oración

como herramienta no solo de trabajo sino de inyección y reflexión diaria personal y laboral, y

por ser esa persona humilde y comprensiva que en todo momento esta para escuchar.

A toda la parte administrativa a María Herrera de La Rochee ( antigua administradora) Lisset,

Cujia Maldonado(Tesorera), Amadys Sarmiento Jurado y su hija Itzel(Secretaria académica ) , a

Malley (Secretaria de Rectoria), a Gustavo Saldarriaga (Jefe de sistemas), A María Camila

Yustin (Ex comunicadora) , a Santiago Bermúdez (Comunicador), a Juliet Bibliotecaria, a Maria

Antonia Casas( Recepcionista), Mary Pescador (encargada de Fotocopias), a Yorladys Patiño

(Coordinadora y Asesora de Excelencia), Carlos Andrés Ramírez Acosta (Administrador 2019),

a Manuel (Pastoral Juvenil Y Vocacional ) a las Personas de Servicios Generales y a la parte de

docentes , a todos por ser esos grandes compañeros que me apoyaron y enseñaron en este tiempo

de practica lo que es la humildad y el compañerismo y el trabajo en equipo, gracias y mil gracias

por todo.

3
 Contenido
Resumen Ejecutivo .................................................................................................................1

Abstract “ingles” ....................................................................................................................4

Introducción ...........................................................................................................................7

Capitulo I. ..............................................................................................................................9

1 Caracterización general del campo de práctica ..................................................................9

1.1 Nombre de la organización y forma jurídica ..............................................................9

1.2 Objeto social y económico del campo de práctica .................................................... 10

1.3 Filosofía empresarial ............................................................................................... 10

1.4 Descripción de la actividad económica del campo de práctica .................................. 13

1.5 Descripción del área de mercado. ............................................................................ 14

Capitulo II ............................................................................................................................ 16

2 Diagnostico .................................................................................................................... 16

2.1 Diagnóstico situacional del campo de práctica y del área de práctica. ...................... 16

2.2 Planteamiento de la necesidad, problema u oportunidad........................................... 18

Capitulo III. .......................................................................................................................... 21

3 objetivos de la práctica ................................................................................................... 21

3.1 Objetivo general: ..................................................................................................... 21

3.2 Objetivos Específicos: ............................................................................................. 21

Capitulo IV. .......................................................................................................................... 22

4 Justificación ................................................................................................................... 22

4
 4.1.1 Beneficios para la institución ............................................................................ 25

Capitulo V. ........................................................................................................................... 35

5 Referente Tteórico y Legal ............................................................................................. 35

5.1.1 Política sobre Seguridad de Datos..................................................................... 35

5.1.2 Política de calidad ............................................................................................ 37

5.1.3 La Política de gestión documental en el estado Colombiano ............................. 37

5.1.4 Bolsa de Empleo .............................................................................................. 38

5.1.5 Bolsas de empleo públicas ................................................................................ 39

5.1.6 Bolsas de trabajo privadas ................................................................................ 40

5.2 Ventajas y Desventajas ............................................................................................ 40

Capitulo VI. .......................................................................................................................... 44

6 Plan de mejora. ............................................................................................................... 44

6.1 Definición de las estrategias de mejora: ................................................................... 44

6.2 Actividades Específicas: .......................................................................................... 45

6.3 Responsable: ........................................................................................................... 45

6.4 Presupuesto de ejecución: ........................................................................................ 46

6.5 Cronograma de Actividades: .................................................................................... 46

Capitulo VII. ........................................................................................................................ 48

7 Desarrollo de la propuesta .............................................................................................. 48

7.1 Descripción cronológica de las actividades realizadas: ............................................. 48

7.2 Desarrollo del Modelo o Herramienta Metodológica: ............................................... 49

5
 7.3 Documentación de las actividades y/o cambios generados en las áreas, procesos o

procedimientos, intervenidos en el desarrollo de la práctica profesional:................................ 50

7.4 Descripción de los beneficios / resultados percibidos por la empresa: ...................... 52

8 Conclusiones .................................................................................................................. 61

8.1 Impactos percibidos por el estudiante. ..................................................................... 61

8.2 Limitaciones. ........................................................................................................... 61

Capitulo IX........................................................................................................................... 63

9 Recomendaciones. .......................................................................................................... 63

9.1 Recomendaciones: ................................................................................................... 63

Capitulo x. ............................................................................................................................ 64

10 Referencias Bibliográficas: ......................................................................................... 64

11 Anexos. ....................................................................................................................... 66

11.1 Formato Hoja de Vida interna en Word Actualizada............................................. 67

11.2 Formato entrega de Hojas de Vida a Directivos .................................................... 67

11.3 Formato Hebeas Data . ......................................................................................... 67

6
 Resumen Ejecutivo

El Colegio La Salle - Pereira ofrece un servicio educativo que ha sido significativo y

reconocido tradicionalmente en la ciudad por la formación humana, cristiana, en valores y una

educación integral de calidad, a partir de los principios filosóficos y pedagógicos de San Juan

Bautista De La Salle. El compromiso y responsabilidad del equipo líder y de los diferentes

equipos de apoyo es velar por la re significación de estos principios filosóficos y pedagógicos del

Santo Fundador; lo que ha permitido diferenciarlo de las demás instituciones educativas. La

trayectoria de los 80 años ha marcado la historia de las familias Pereiranas con una impronta

Lasallista “Líderes con capacidad de servicio” que ha pasado de generación en generación. Las

escuelas de Juan Bautista de La Salle tienen 300 años de historia y hacen presencia en 80 países

del mundo. A Colombia llegaron hace 129 años y los colegios están divididos en dos distritos: el

de Bogotá y el Norandino, que está conformado por el occidente del país, Ecuador y Venezuela.

El colegio además cuenta con el servicio de cafetería, restaurante, transporte, centro médico,

capellanía, orientadora escolar y actividades extracurriculares (deportivas, artísticas y

académicas, pastoral social, juvenil y vocacional) que en su totalidad brindan los medios

necesarios y requeridos para la formación integral de los estudiantes. Para el colegio la Salle

Pereira sus clientes son alumnos (Distribuidos así, Primera sección grados 9 a 11, Segunda

Sección grados 5 a 8, Tercera sección grados preescolar a 4 de primaria) y padres de familia

entre estrato 4, 5 6. Dentro de sus más fuertes competidores tenemos a Fundación Liceo Inglés,

Colegio Calasanz, Liceo Taller San Miguel, Fundación Gimnasio Pereira, Liceo Pino Verde,

1
Colegio Salesiano San Juan Bosco, y Saint Andrews, algunos por similar o menor costos

educativo otros por cercanía. a la institución algunos.

Se pudo observar que en la dependencia de tesorería no se cuenta con una persona que se

encargue directamente del tema de reclutamiento de personal ( recepción, manejo de las hojas

de vida, ni la gestión ni administración de estos documentos de contratación, ni el procedimiento

para la contratación para personas nuevas, adicional se pudo constatar que no existe un acceso

web de empleo ,para la recepción de hojas de vida digitales, donde las personas puedan subir sus

hojas de vida por medio de internet para postularse a las vacantes.

Como objetivo general se propuso “Planear e implementar un acceso web de empleo para la

administración y gestión de las hojas vida en el colegio La Salle de Pereira y como objetivos

específicos Diagnosticar el estado actual en la administración de las hojas de vida de los

interesados en vacantes de la institución, Obtener la información necesaria para la planeación e

implementación de un Acceso web de empleo para el Colegio la Salle Pereira.

Trabajar sinérgicamente con el área de sistemas en la implementación del acceso web.

Es así como desde el área de Tesorería y con ayuda del área de sistemas y calidad se diseña un

formulario de recopilación de datos importantes de una hoja de vida, los cuales se deben registrar

en una base de datos para su futura consulta.

De esta manera y aprovechando el portal web de la institución SALLE PEREIRA el cual esta

creado en la plataforma Joomla y donde se ofrecen todos los servicios del Colegio. Dentro de

uno de los botones del portal web se crea el formulario en el programa breezing form el cual por

medio de cuadros de texto recopila la información del aspirante, cumpliendo con la normatividad

legal del manejo de la información y se graba dentro de la base de datos del servidor web.

2
 Esta información se descarga en formato CSY (Separado por comas) para poderse convertir

en una tabla de Excel, llamada Base de Datos Aspirantes.

Desde el Word se hace la combinación de correspondencia con la información que hay dentro

de la base de datos aspirantes en el formato oficial de la institución y se mantienen las hojas de

vida de manera digital y con esto un control tanto de las hojas de vida como de la gestión

documental.

3
 Abstract “ingles”

The School La Salle - Pereira offers an educational service that has been significant and

traditionally recognized in the city by human, Christian, values and integral education of quality,

based on the philosophical and pedagogical principles of San Juan Bautista De La Salle. The

commitment and responsibility of the leading team and the different support teams is to ensure

the resignification of these philosophical and pedagogical principles of the Holy Founder; what

has allowed to differentiate it from the other educational institutions. The trajectory of the 80

years has marked the history of Pereira families with a Lasallian imprint "Leaders with service

capacity" that has passed from generation to generation. The schools of Juan Bautista de La Salle

have 300 years of history and are present in 80 countries around the world. Colombia arrived 129

years ago and the schools are divided into two districts: Bogotá and Norandino, which is made

up of the west of the country, Ecuador and Venezuela

the school also has a cafeteria, restaurant, transportation, medical center, chaplaincy, school

guidance and extracurricular activities (sports, artistic and academic, social, youth and vocational

pastoral) that in their entirety provide the necessary and required means for the comprehensive

training of students. For the Salle Pereira school, its clients are students (, Distributed as follows,

First section grades 9 to 11, Second Section grades 5 to 8, Third section of grades pre-school to

grade 4) and parents between stratum 4, 5 6 .. Among its strongest competitors we have the

Liceo Inglés Foundation, the Calasanz School, the San Miguel Workshop Lyceum, the Pereira

4
Gymnasium Foundation, the Green Pine High School, the San Juan Bosco Salesian College, and

Saint Andrews

It was observed that in the treasury unit there is not a person directly responsible for the

recruitment of personnel (reception, management of the resumes, or the management or

administration of these contracting documents, nor the procedure for the hiring for new people,

additional it could be verified that there is no web employment link, for the reception of digital

resumes, where people can upload their resumes through the internet to apply for vacancies.

As a general objective, it was proposed "Plan and implement an employment link for the

administration and management of the leaves of life in the La Salle school in Pereira and as

specific objectives Diagnose the current state in the administration of the resumes of those

interested in vacancies of this organization, Obtain the necessary information for the planning

and implementation of an employment link for the Colegio la Salle Pereira. Y

Work synergistically with the systems area in the implementation of the Link.

Thus, from the Treasury area and with the help of the systems area, a form for collecting

important data of a resume is designed, which must be registered in a database for future

reference.

In this way and taking advantage of the web portal of the SALLE PEREIRA institution which

is created in the Joomla platform and where all the services of the School are offered. Within one

of the buttons of the web portal, the form is created in the breezing form program, which,

through text boxes, collects the information of the applicant, complying with the legal

5
regulations for the handling of the information and recording it within the base of web server

data.

This information is downloaded in CSY (Separated by commas) format to be converted into

an Excel table, called Aspiring Database.

From Word, a combination of correspondence is made with the information contained in the

aspiring database in the official format of the institution and the resumes are maintained

digitally.

6
 Introducción

Internet ha cambiado la forma de buscar empleo. Hoy, la mayoría de las personas se suscriben

a diferentes portales web e inscriben su hoja de vida para tener acceso a ofertas laborales.

Linkedin es conocida como la plataforma online que además de permitir conectar a los

profesionales de diferentes áreas, también se ha convertido en un espacio para la búsqueda de

trabajo.

Con el panorama actual, Trabajando.com y Universia realizaron la primera encuesta de

empleo 2014 en la que participaron 7 mil universitarios de 9 países de Iberoamérica: Argentina,

Brasil, Chile, Colombia, México, Perú, Puerto Rico, España y Portugal.

Los canales de reclutamiento fue el eje central de la investigación y al menos el 31% de los

encuestados afirmó "haber encontrado un trabajo a través de páginas de empleo en Internet",

mientras que solo el 6% encontró empleo de la forma tradicional (anuncios en el periódico), y un

3% a través de las redes sociales.

"Actualmente la cultura de consecución de trabajo se realiza a través de sitios digitales. Estos

espacios no solo permiten tener un registro de la hoja de vida, sino que además, brindan al

candidato y al empresario, la posibilidad de conocer el seguimiento del proceso de selección:

desde la postulación a la oferta hasta la retroalimentación del reclutador después de la entrevista.

Es notorio el cambio del formato físico por el digital, pues la gran parte de la población tiene

acceso a su mail, a redes sociales y sitios de búsqueda lo que facilita compartir su hoja de vida",

sostiene, Ricardo Garcés, country manager de Trabajando.com

7
 .

La gráfica refleja que dada la convergencia digital el 75% de los estudiantes universitarios

busca empleo a través de Internet. Otro de los resultados arrojados por la encuesta revela que el

34% de los entrevistados publica su hoja de vida en diferentes portales web de empleo, mientras

que el 17% solo tiene una cuenta en LinkedIn y un 5% la comparte en redes sociales.

Actualmente la cultura de consecución de trabajo se realiza a través de sitios digitales. Estos

espacios no solo permiten tener un registro de la hoja de vida, sino que además, brindan al

candidato y al empresario, la posibilidad de conocer el seguimiento del proceso de selección:

desde la postulación a la oferta hasta la retroalimentación del reclutador después de la entrevista.

Es notorio el cambio del formato físico por el digital, pues la gran parte de la población tiene

acceso a su mail, a redes sociales y sitios de búsqueda lo que facilita compartir su hoja de vida",

sostiene, Ricardo Garcés, country manager de Trabajando

Tomado de https://colombiadigital.net/actualidad/noticias/item/7120-cual-es-el-medio-mas-

usado-para-buscar-trabajo.html
8
 Capitulo I.

Caracterización general del campo de práctica

1.1 Nombre de la organización y forma jurídica

La Empresa Congregación de los Hermanos de las Escuelas Cristianas tiene como domicilio

principal de su actividad la dirección, carrera 49 # 59 26 en la ciudad de Medellín, Antioquia. El

teléfono de Congregación De Los Hermanos De Las Escuelas Cristianas es el (4)5204570. Esta

empresa fue constituida en su forma jurídica como entidad sin ánimo de lucro y se dedica a la

Educación.

El Colegio la Salle Pereira es una obra educativa de la Congregación de los Hermanos de las

Escuelas Cristianas, con NIT 890901130-5 establecimiento de educación legalmente reconocido

según Resolución 000486 de septiembre 16 de 1999, situado en el municipio de Pereira

Departamento de Risaralda, y ampliamente facultado por el Hermano JOSE BIANOR

GALLEGO BOTERO, con cedula de ciudadanía número 15.985.110 de Manzanares

representante legal de la Congregación de los Hermanos de las Escuelas Cristianas, entidad de

derecho canónico fundada por decreto Episcopal de diciembre 20 de 1887, con personería

jurídica reconocida por el Gobierno Nacional mediante la Resolución 1792 de octubre 17 de

1914, con domicilio principal en la ciudad de Medellín.

9
1.2 Objeto social y económico del campo de práctica

Su objeto social lo constituye la prestación de servicios educativos, tanto para la educación

formal (Regular y de Adultos) y educación para el trabajo y el desarrollo humano), como no

formal, para los fines culturales complementarios, con la comunidad educativa en general.

Procurando educación humana y cristiana a niños y jóvenes, especialmente a los pobres, según el

ministerio que la Iglesia le confía

Como es una entidad sin ánimo de lucro en las ESAL no hay repartición de utilidades o

dividendos. Los excedentes deben ser automáticamente reinvertidos en el cumplimiento del

objeto social de la entidad sin ánimo de lucro; por tanto, deben tener obligatoriamente un objeto

social.

1.3 Filosofía empresarial

Misión: La misión del Colegio La Salle Pereira es procurar educación humana y cristiana a

niños y jóvenes, especialmente a los pobres, según el ministerio que la Iglesia le confía .

Visión: El colegio La Salle Pereira para el año 2020, logrará una mayor cobertura en su oferta

de servicios, siendo líder en la formación integral con altas competencias en el idioma inglés, la

gestión ambiental desde la enseñanza de las ciencias naturales y la proyección social, a través de

10
la gestión sostenible de los recursos en apoyo a la estrategia educativa y la cualificación de las

personas que la integran.

Valores:

La Estrella: Es la parte integrante del escudo de la Congregación de los Hermanos de las

Escuelas Cristianas (HERMANOS DE LA SALLE)

Descripción: Consta de 5 vértices y se apoya sobre dos de ellos. Cada vértice va en dos

colores: azul y rojo por partes iguales en sentido longitudinal partiendo del centro de la estrella.

Los cinco vértices corresponden a los cinco VALORES LASALLISTAS, determinados de

manera oficial en el Congreso Nacional Lasallista de 1979: FE, FRATERNIDAD, SERVICIO,

JUSTICIA Y COMPROMISO.

FE: Principio y factor esencial de un proyecto educativo cristiano, que ilumina todo el

quehacer de la educación en un marco de formación integral.

FRATERNIDAD: Es el factor que une a las personas como hermanos. Favorece el

crecimiento recíproco y se fundamenta en la igualdad como seres humanos y creyentes.

SERVICIO: El servicio es darse sin esperar recompensa. El servicio es disponibilidad, es

ofrecimiento para ayudar a otro.

JUSTICIA: Es dar a cada uno lo suyo, respetando sus derechos.

11
 COMPROMISO: Es la voluntad de poner el pensamiento y todas las fuerzas al servicio de la

obra de Dios que es la salvación del hombre, Por lo tanto, nos hace tomar conciencia clara y

reflexiva de la situación social en la que se vive

Objetivos De Calidad:

Brindar una formación integral de calidad a partir de los principios pedagógicos de San Juan

Bautista De La Salle.

Garantizar un servicio educativo de calidad, incrementando el nivel de satisfacción de

alumnos y padres de familia.

Resignificar un ambiente laboral óptimo para el cumplimiento de objetivos institucionales y

de la satisfacción personal.

12
 Optimizar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos institucionales (Pastoral

Educativa, Pastoral Juvenil y Vocacional, Pastoral Administrativa y del talento humano),

implementando acciones de mejoramiento.

Implementar estrategias administrativas que permitan la optimización de los recursos.

1.4 Descripción de la actividad económica del campo de práctica

el colegio la Salle Pereira pertenece al sector Terciario o de servicios que incluye todas

aquellas actividades que no producen una mercancía en sí, pero que son necesarias para el

funcionamiento de la economía. Como ejemplos de ello tenemos el comercio, los restaurantes,

los hoteles, el transporte, los servicios financieros, las comunicaciones, los servicios de

educación, los servicios profesionales, el Gobierno, etc. Es indispensable aclarar que los dos

primeros sectores producen bienes tangibles, por lo cual son considerados como sectores

productivos. El tercer sector se considera no productivo, puesto que no produce bienes tangibles,

pero, sin embargo, contribuye a la formación del ingreso nacional y del producto nacional

El Colegio La Salle Pereira, es una Institución Educativa de carácter privado, es una entidad

sin ánimo de lucro, orientada por los Hermanos de las Escuelas Cristianas (HERMANOS DE LA

SALLE), que se rige por la Fe y la doctrina de la Iglesia Católica, alimentada por los valores del

Evangelio y la pedagogía de su fundador San Juan Bautista De La Salle. Es miembro activo de

CONACED – Risaralda, autorizado legalmente por el Ministerio de Educación para

impartir enseñanza formal a hombres y mujeres en los niveles de Educación Preescolar, Básica

13
Primaria, Básica Secundaria y Media Académica, en Jornada Única, en Calendario A y con

Modalidad Académica.

1.5 Descripción del área de mercado.

Empresa dedicada al sector de la Educación con amplio reconocimiento y trayectoria en el

país, representada como comunidad religiosa católica presente en 83 países del mundo que está

integrada por hombres que se consagran a Dios para llevar el evangelio a niños, niñas, jóvenes y

adultos por medio de cualquier sistema o estructura educativa

Colegio la Salle Pereira es un Establecimiento educativo con licencia de funcionamiento en

pre-escolar, básica (grados 1º a 9º) y media académica (grados 10º y 11º) por resolución # 486 de

septiembre 16 de 1999, emanada de la secretaría de educación departamental, jornada de la

mañana, núcleo de desarrollo educativo # 6, calendario “a”, carácter privado.

La trayectoria de los 80 años ha marcado la historia de las familias Pereiranas con una

impronta Lasallista “Líderes con capacidad de servicio” que ha pasado de generación en

generación.

La institución está ubicada en el kilómetro 6 vía cerritos , sector Quim bayita entrada 1 ,con

una amplia y segura sede campestre, rodeada de fincas y condominios donde viven algunas de

las familias de los alumnos. Cerca de la institución funcionan clubes campestres, instituciones

educativas, restaurantes y concesionarios que dan reconocimiento al sector.

14
 Está ubicado en el kilómetro 6 vía cerritos entrada 1, sector Quim bayita Pereira Risaralda

desde 1939

15
 Fuente google mapps

Capitulo II

2 Diagnostico

2.1 Diagnóstico situacional del campo de práctica y del área de práctica.

La Práctica profesional la estoy llevando a cabo en el colegio la Salle Pereira en el área

administrativa en la dependencia de tesorería, allí mediante la metodología de observación se

pudo evidenciar que esta dependencia, es la encargada de todo el tema de contratación de

personal nuevo, debido a que no existe una oficina de gestión humana como tal.

Se pudo observar que en la dependencia de tesorería no se cuenta con una persona que se

encargue directamente del tema de reclutamiento de personal ( recepción, manejo de las hojas

de vida, ni la gestión ni administración de estos documentos de contratación, ni el procedimiento

para la contratación para personas nuevas, adicional se pudo constatar que no existe un enlace de

empleo web ,para la recepción de hojas de vida digitales, donde las personas puedan subir sus

hojas de vida por medio de internet para postularse a las vacantes.

Se evidencio que la recepción de las hojas de vida se hace por medio Físico, estas deben ser

llevadas al colegio y dejadas en la portería o en la recepción. Lo anterior implica que las

personas tengan que movilizarse desde sus viviendas hasta el colegio para la entrega de su hoja

de vida, lo que acarrea económicamente hablando un gasto grande, si se toma en cuenta que el

colegio la Salle de Pereira está ubicado en el km 6 vía cerritos entrada 1, Pereira, Risaralda

16
sector Quim bayita, lo que quiere decir que si no se tiene medio de trasporte para llegar allá , se

debe tomar o un taxi o un medio de transporte público, y económicamente hablando si se toma

un taxi el costo está más o menos entre 20.000 mil a 25.000 mil pesos la ida y a eso sumarle la

vuelta a casa, qué está por los mismos valores. Y si se toma un transporte público se va mínimo

entre $8.000 a $10.000 mil pesos, ida y vuelta, gastos que cuando la persona está sin empleo no

puede asumir. Y este transporte publico solo llega hasta la avenida principal, teniendo que

caminar a pie desde la central al colegio que es un poco alejado de este, más o menos caminado

desde la central al colegio a pie esta entre 15 a 20 minutos. Esto trae consigo un problema grande

al colegio, primero que la gente no lleve sus hojas de vida al colegio por lo alejado y costoso de

desplazarse hasta allá y segundo que el colegio se vea en la necesidad de buscar personal por

medio de otras páginas temporales, generando pérdida de tiempo y retraso a la hora de contratar

personal.

Al no existir una oficina de gestión humana respectiva, el área de tesorería es la que se

encarga de realizar todos los trámites correspondientes a la oficina de gestión humana. La

persona encargada de esta recolección de hojas de vida es la secretaria de rectoría, la cual,

hablando con ella, recibe las hojas traídas por los porteros o por la recepcionista, las archiva en

su oficina en una caja según el cargo a que aspira el candidato, esperando la solicitud en caso de

necesitar una hoja de vida de estas personas para contratación.

Se evidencio también que al momento de requerir personal, si el perfil no se encuentra en las

hojas de vida físicas recolectadas recurren al voz a voz comunitario entre los profesores o gente

que conozca a personas con el perfil solicitado y recurren también a un correo de Gmail creado

por las psicólogas de la institución llamado ( vacantedocentes2018@gmail.com), el cual consiste

17
en el envío vía correo electrónico a una base de correos de Gmail de algunas universidades que

manejan una base de datos de personas desempleadas ,enviando el perfil del candidato que

necesitan y esperar que estas les responda , enviando hojas de vida al correo de acuerdo al perfil

solicitado, el problema con este sistema de recepción de hojas de vida es que ocasiona demora en

la contratación, debido que no contestan rápido y la espera se vuelve muy larga y muchas veces

envían hojas de vida que no van con el perfil solicitado.

2.2 Planteamiento de la necesidad, problema u oportunidad.

Se pudo establecer que dentro Colegio la Salle Pereira no se cuenta con un sistema adecuado

digital para el manejo, recepción, recolección, gestión y administración de las hojas de vida de

empleados nuevos, debido a que la recolección y recepción de estas se hace de manera física y

no hay un empleado directamente encargado del manejo de estas, ni su administración, por tal

motivo urge la necesidad del diseño e implementación de un Enlace Web de empleo

institucional, donde se pueda acceder vía Web al portal institucional del Colegio la Salle Pereira

y tener acceso a un formulario de hoja de vida. donde las personas puedan subir sus currículos

por medio de internet para postularse a las vacantes que tiene la institución.

Después de haber identificado la falencia dentro del colegio la Salle Pereira (Congregación de

los Hermanos de las Escuelas Cristianas) , la tarea a realizar para el proceso de administración,

gestión y de recepción de hojas de vida en la sección de tesorería, es implementar un Enlace de

18
empleo a través de la página web de la institución el cual es www.sallepereira.edu.co con el

nombre “TRABAJE CON NOSOTROS”, donde las personas accederán vía Web al portal de la

institución y podrán tener acceso a un formulario de hoja de vida . Donde los aspirantes llenaran

la información personal y laboral solicitada basado en la hoja de vida interna del colegio la

SALLE y así mismos adjuntar los soportes respectivos de esta, sin moverse de su casa y de

manera gratuita y así hacer llegar su postulación a vacantes existentes o vacantes futuras en la

institución.

Adicional como no existe una persona encargada de esta función administrativa de manejo del

Enlace de empleo, la recepción gestión de hojas de vida y demás temas referentes como, los

filtros de búsqueda de perfil, citación a entrevistas, manejo de referencias, petición de

documentos de ingreso, manejo de formatos internos del colegio referentes a contratación,

diferentes afiliaciones de empleados y manejo de las hojas de vida para empelados nuevos. Se

propone que este manejo quede a cargo de la persona encargada de ser auxiliar de tesorería, o de

una persona con perfil administrativo, la cual se encargará., del manejo como tal del Enlace web

de empleo con ayuda del jefe de sistemas el sr Gustavo Adolfo Saldarriaga y el Comunicador el

Señor Santiago Bermúdez Valencia.

Posteriormente se procede a la socialización del Enlace de empleo propuesto a los Directivos

del Colegio para que de esta manera exista una organización dentro de la institución con el tema

de la gestión y administración de las hojas de vida

Con esta implementación de este enlace Web de empleo, se pretende agilizar y se reducir

tiempo a la hora de búsquedas de perfiles de candidatos y su contratación , debido a que ya no

se tendrá que buscar en el archivo las hojas de vida físicas una por una, ni recurrir a las demás

19
bolsas de empleo o terceros, si no que mediante el enlace Web , al momento de pedir un perfil

especifico por parte de los directivos , se pide al jefe de sistemas o al Comunicador la base de

datos en Excel de trabaje con nosotros , la cual esta actualizada en línea , se realiza el filtro

respectivo por perfil de candidatos con un apalabra clave ejemplo( licenciados ) y mediante la

aplicación de una combinación de correspondencia se obtiene las hojas de vida de los candidatos

de manera digital, adicional con la propuesta de que el auxiliar de tesorería o una persona con

perfil administrativo quede encargado del enlace Web se pretende que el manejo de la

información se más idóneo , más agilidad a la hora de búsqueda de perfiles, administración y

gestión de la documentación requerida agilización a la hora del proceso inicial y final de

contratación, porque será manejado por una sola persona , evitando así retrasos y perdida de

información o documentos a la hora de la contratación.

Pregunta De Investigación Y Planteamiento Del Problema

¿Cómo mejorar la administración y gestión de las hoja de vida mediante la implementación de

un Acceso Web de empleo en el colegio la Salle Pereira,?

20
 Capitulo III.

3 objetivos de la práctica

3.1 Objetivo general:

Se propone “Planear e implementar un acceso web de empleo para la administración y gestión

de las hojas vida en el colegio La Salle de Pereira

3.2 Objetivos Específicos:

 Diagnosticar el estado actual en la administración de las hojas de vida de los

interesados en vacantes de la institución.

 Obtener la información necesaria para la planeación e implementación de un acceso de

empleo para el Colegio la Salle Pereira.

 Trabajar sinérgicamente con el área de sistemas en la implementación del acceso web..

21
 Capitulo IV.

4 Justificación

Para las organizaciones hoy en día es muy importante y fundamental el reclutamiento y el

proceso de selección de personal y el manejo y gestión de las hojas de vida, las empresas cuentan

entre su organización con el área o departamento de Recursos Humanaos es la que lleva el

manejo, conducción de este proceso y para ello cuenta con herramientas sencillas y prácticas de

aplicar como con personal idóneo, adecuado y experimentado en el tema, con el fin de

seleccionar al candidato más calificado y capacitado y que este cumpla con las expectativas y

condiciones del perfil de la oferta laboral

El sistema actual utilizado por el colegio la Salle Pereira, para la gestión y administración del

reclutamiento de personal, la búsqueda perfiles de candidatos para sus vacantes de empleo y

algunos temas de contratación y manejo de documentación no es el más adecuado, optimo y ágil

para la institución., pues no se cuenta con una oficina de gestión Humana establecida para dicho

proceso .

Al no contar con una oficina de gestión Humana ,la dependencia de tesorería del colegio la

Salle Pereira en cabeza de la Tesorera Lisset Cristina Cujia Maldonado, es la encargada de llevar

a cabo todo el proceso de contratación de la institución, desde la recepción de las hojas de vida,

hasta la contratación de los candidatos seleccionados, sin embargo, al no contar con un auxiliar

de tesorería fijo este tema es repartido entre las demás personas que laboral en administración,

generando un poco de retrocesos y demora en la contratación . Para una contratación se sigue el

siguiente proceso, el Hermano rector, el Coordinador o Directivo realiza la petición de hojas de

22
vida, solicitando un perfil especifico de un candidato, para la respectiva contratación al área

encargada en este caso Tesorería:

En este proceso de solicitudes de hojas de vida se evidencio las siguientes situaciones:

 No hay una persona encargada exclusiva de gestionar el sondeo de filtros búsqueda de

perfiles de candidatos, llamada para citar a entrevistas, verificar referencias laborales o

personales, solicitar los documentos de ingreso, afiliaciones a Eps , salud, Pensión ,

Comfamiliar, etc estos temas se lo reparten entre varias personas administrativas ,

unas veces las Psicólogas, y la mayoría de las veces lo hace la recepcionista, la

señorita María Antonia Casas y algunas veces la Bibliotecaria la señora Jilieth Arcila .

 Solo hay manejo de hojas de vida físicas y muy pocas y la mayoría ya con mucho

tiempo de haberlas llevado y muchas ya han sido vistas y no seleccionadas porque no

cumplen con el perfil y la experiencia solicitada.

 Cuando no se encuentra el perfil solicitado en las hojas de vida físicas se recurre al

correo vacantedocentes2018@gmail.com , el cual es manejado por las psicólogas del

colegio ,las Psicólogas realizan la petición desde su correo a varios correos

electrónicos de algunas universidades que manejan base de datos de candidatos,

solicitando ayuda con la búsqueda del perfil solicitado, pero el tiempo de respuesta de

los correos es muy lento y a veces de muchos días de espera de contestación, muchas

veces ni siquiera contestan la petición solicitada, por lo que la espera es más larga y la

contratación más complicada y lenta.

 No existe un formato de control de entrega y devolución de las hojas de vida a los

directivos, para clasificar las hojas de vida ya descartadas por no cumplimiento de

23
 perfil, por lo que al buscar se vuelve a llevar currículos ya vistos, generando pérdida

de tiempo.

 El formato único de hoja de vida interno que maneja el colegio está desactualizado. Le

falta unos ítems muy importantes.

Al tener clara las falencias que se presentan en dicho proceso, surge la idea de trabajar

sinérgicamente con el área de sistemas en la implementación de un Acceso web de empleo,

como un modelo de reclutamiento de personal y recopilación de datos de hojas de vida, para

poder seleccionar los futuros empleados de la institución y así tener una mejor administración de

estos documentos.

Es así como desde el área de Tesorería y con ayuda del área de sistemas se diseña un

formulario de recopilación de datos importantes de una hoja de vida, los cuales se deben registrar

en una base de datos para su futura consulta.

De esta manera y aprovechando el portal web de la institución SALLE PEREIRA, el cual esta

creado en la plataforma Joomla y donde se ofrecen todos los servicios del Colegio. Dentro de

uno de los botones del portal web se crea el formulario en el programa breezing form el cual por

medio de cuadros de texto recopila la información del aspirante, cumpliendo con la normatividad

legal del manejo de la información y se graba dentro de la base de datos del servidor web.

Esta información se descarga en formato CSY (Separado por comas) para poderse convertir

en una tabla de Excel, llamada Base de Datos Aspirantes.

24
 Desde el Word se hace la combinación de correspondencia con la información que hay dentro

de la base de datos aspirantes en el formato oficial de la institución y se mantienen las hojas de

vida de manera digital.

Ya está hoja digital se envía por correo a las personas del proceso de selección de personal o

se imprime física en caso de que se necesite.

4.1.1 Beneficios para la institución

 El formulario es creado con el Software JOOMLA. El cual es un premiado sistema de

Gestión de Contenidos (CMS), que permite crear sitios Web y poderosas aplicaciones

online. Muchos aspectos, incluyendo su fácil uso y extensibilidad han convertido a

Joomla en el software para Web más popular. Y lo mejor de todo, Joomla es Software

Libre disponible gratuitamente para todo el mundo. Entre los beneficios de Joomla se

incluye:

 Fácil instalación

 Simple mantenimiento de la web

 Seguridad y estabilidad

 Potentes extensiones comerciales y gratuitas

 Una enorme cantidad de plantillas para cambiar fácilmente el look de tu web.

Tomado de https://docs.joomla.org/Joomla_info_page/es-ES

 En este portal se ofrece todos los servicios e información referente a la institución.

 Todo este Acceso Web está en un servidor de LINUX en la ciudad de barranquilla.

 El formulario de hoja de vida se creó con el programa Brezzingform y el sistema de

registro de datos en el mismo software.

25
 Brezzingform es el único constructor de formularios para Joomla que combina

tecnología moderna con características demandadas para aplicaciones empresariales.

Des sencillos y bonitos formularios hasta aplicaciones complejas casi todo es posible

de hacer con esta potente herramienta. Tomado de

https://crosstec.org/es/descargas/breezingforms-para-joomla.html

 Se utilizo Excel como hoja de registro de datos para formar la base de datos requerida

y Word como procesador de texto para la creación de las cartas en combinación de

correspondencia, con esto se promueve el uso de nuevas tecnologías, aplicadas a la

mejora sustancial de la gestión del proceso de servicio de administración de hojas de

vida, se tiene mayor control de los datos de los aspirantes debido a que estos quedan

almacenados en una base de datos de manera automática.

 El proceso de inscripción es on-line. Lo que conlleva a mayor facilidad de tratamiento

y manipulación de la información.

 Una de las principales ventajas que presenta este Acceso Web de empleo, es que se

trata de un proceso vivo, en el que en cualquier momento, y en función de las

necesidades de personal, se podrían buscar nuevos hojas de vida actualizadas (algo no

factible según el método actual utilizado de hojas de vida físicas)

 El registro fácil y sencillo, es gratuito y se realiza desde la comodidad de la casa, sin

incurrir en gastos de desplazamiento. Solo entrando a la página web del colegio la

Salle Pereira .La creación de Acceso Web de empleo, no le costó un solo peso a la

Institución, debido que se utilizó el mismo software y plataforma que tiene el colegio

para su uso institucional. No hubo que pagarle a un tercero para su creación debido a

26
 que este fue realizado por el empleado del colegio el jefe de sistemas. Con ayuda del

practicante de administración de empresas.

 Con la creación de este Acceso Web de empleo Trabaje con nosotros , se pretende

agilizar , el tiempo de búsqueda de perfiles de hojas de vida , pasando del tradicional

al moderno digital, ayudar al medio ambiente, cambiado la forma de recepción de las

hojas de vida físicas a hojas de vida digitales, y disminuyendo el espacio físico

ue estas ocupan ,pasando a un espacio digital en el servidor de la institución ,y

cambiar la forma de gestionar y administrar estos documentos tan importantes debido

a que serán manejados y manipulados por una Persona administrativa.

 Este es el Acceso Web Trabaje con nosotros implementado para el colegio la Salle

Pereira en su etapa terminada, imagen de enlace Web dentro de la página de la Salle

Instrucciones

1. Entra la pagina https://www.sallepereira.edu.co/index.php

2. Se busca el Enlace Web Trabaje con nosotros y se da click

27
3. Al dar clic lo lleva a la ley de protección de datos para que de su autorización (Habeas

Data) dar aceptar

4. Al darle acepta automática mente lo lleva al formulario web de hoja de vida online, se

llenan todos los campos requeridos y se adjunta los documentos pertinentes y se da

aceptar

28
29
30
31
32
5. Al dar aceptar Automáticamente este genera un aviso en el correo electrónico de la

persona encargada de su administración

33
6. Luego se pide esta base de datos al comunicador o jefe de sistemas, el cual la envía en

formato de Excel a nuestro correo

7. Se descarga la base de datos y se realiza una combinación de correspondencia en

Word y listo quedan las hojas de vida en formato digital se filtra y se busca el perfil

solicitado.

34
 Capitulo V.

5 Referente Tteórico y Legal

5.1.1 Política sobre Seguridad de Datos

La Congregación de los Hermanos de las Escuelas Cristianas, también identificado como

Distrito Lasallista Norandino, Sector Medellín, para efectos del cumplimiento del régimen de

protección de datos personales cuando se haga referencia a éste en condición de Responsable del

Tratamiento de Datos Personales, será denominado de forma general como LA SALLE. En

35
virtud de lo anterior, LA SALLE comunica a sus grupos de interés la Política de Privacidad la

cual ha sido adoptada en cumplimiento del régimen legal vigente contenido en la Ley Estatutaria

1581 de 2012.

Los datos personales en custodia de LA SALLE, en su condición de responsable y/o

encargado según el caso, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las

leyes colombianas y las buenas prácticas aplicables al régimen de protección de datos personales.

Los datos personales en poder de LA SALLE serán tratados conforme las siguientes finalidades

de carácter general:

Para el ejercicio del habeas data, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo

interés conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá hacerlo contactando a LA

SALLE a través del siguiente correo electrónico: habeasdata@delasalle.edu.co o dirigiendo una

comunicación a la siguiente dirección física: Carrera 49 No. 59 – 26, barrio Prado Centro en la

ciudad de Medellín. Quien ejerza el habeas data deberá suministrar con precisión los datos de

contacto solicitados para efecto de tramitar, atender y responder su solicitud y desplegar las

cargas para el ejercicio de sus derechos.

36
 5.1.2 Política de calidad

Nuestro Distrito Lasallista Norandino, desde el II Capítulo Distrital, redefine la calidad y la

excelencia como un compromiso con la Misión Educativa, asumida desde el Consejo AMEL con

incidencia en los procesos pedagógicos administrativos y de Pastoral Juvenil y Vocacional.

Es por ello que, el Consejo de Distrito, se compromete a seguir los lineamientos establecidos

por los entes gubernamentales y otros estamentos del fuero lasallista, buscando dar respuesta

desde una gestión de calidad, a la misión propia del Instituto: educación humana y cristiana,

particularmente con los más pobres.

Por tal razón, asumiendo los criterios de calidad del modelo EFQM –u otros modelos

utilizados-, apoyados en las matrices e instrumentos propios de cada uno, el DLN hace uso de

éstos, como medios para optimizar recursos, mejorar su gestión y obtención de resultados. Así

mismo, se compromete a hacer estudio de otros modelos que aporten a la Misión Educativa

Lasallista

5.1.3 La Política de gestión documental en el estado Colombiano

La política de gestión documental en el Estado Colombiano, acorde con el artículo 6 del

Decreto 2609 de 2012 debe ser entendida como el conjunto de directrices establecidas por una

entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y
37
electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una

metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la

información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de

información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de

tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

El archivo General de la Nación es la entidad que regula la política de archivos en Colombia y

considero que los conceptos que emiten deben ser tomados en cuenta. Son pertinentes y con

conocimiento de fondo. En sus conceptos dice:

El Archivo General de la Nación ha conceptuado que este tipo de expedientes deben conservarse

debidamente organizados y en sus soportes originales, por un periodo de por lo menos 80 años

posteriores a la prestación del servicio por parte del trabajador, debido a los efectos legales que

estos archivos puedan tener para el reconocimiento y pago de la pensión, para las decisiones de

instancias judiciales, en el marco de la garantía y salvaguarda del derecho fundamental a la

seguridad social, y porque este tipo de expedientes aportan a la investigación histórica en el

campo de la ciencias sociales.

5.1.4 Bolsa de Empleo

Una bolsa de trabajo es un espacio en el cual se registran una serie de ofertas laborales, y a su

vez lo mismo sucede con las las personas que buscan empleo. Las bolsas de trabajo pueden

ser privadas o públicas, en función del puesto al cual se oposite, y en el caso de las bolsas
38
privadas existen dos tipos más: las propias de las empresas, y los portales en los cuáles se da una

cúmulo de oferta y demanda de puestos de trabajo y la bolsa de trabajo ejerce una función de

intermediario.

5.1.5 Bolsas de empleo públicas

En este caso, se ofertan puestos de trabajo para empresas públicas, es decir, pertenecientes al

estado, y en las cuáles los beneficios se destinan a gastos públicos. En este tipo de bolsas, se

ofrece por parte de las empresas públicas información sobre convocatorias para opositar,

requisitos mínimos, etc. En este caso no se habla de intermediario puesto que la bolsa es

publicada y actualizada por la misma parte contratante.Bolsas de empleo pertenecientes a

empresas

Las empresas privadas, a partir de un cierto tamaño suelen utilizar bolsas de trabajo propias,

en las cuales se encuentra un registro interno de todos los candidatos entrevistados, por

entrevistar, y cuales han sido sus valoraciones. Ésta es una herramienta útil ya que facilita el

registro de posibles empleados, y el posible acceso a ellos, ayuda a organizar todas aquellas

personas que puedan encajar dentro de la organización en una base de datos, de fácil acceso, y

que está ordenada con datos de interés para la empresa, y no por un portal ajeno.

39
 5.1.6 Bolsas de trabajo privadas

Estas bolsas de trabajo se basan en un portal web en el cual acceden dos tipos de usuarios, por

un lado, las empresas que necesitan cubrir un puesto de trabajo, y por otro lado aquellas personas

que están en busca de trabajo. En este caso, el portal ejerce de intermediario, conectando los

empleados con los puestos vacantes. Y todo esto funciona gracias al proceso de selección que

realizan dichos portales, empezando por el registro de las ofertas laborales con los requisitos

pertinentes y por otro lado los registros de los perfiles de los usuarios, en el cual deberán

introducir su curriculum vitae para poder ser clasificado.

Las bolsas de trabajo por norma general se pueden agrupar en dos tipos, según el tipo de

empleo o sector y según la región de origen de los puestos vacantes. Y por supuesto, las bolsas

de trabajo tienen ventajas y desventajas.

5.2 Ventajas y Desventajas

 Ventajas

La gran ventaja de las bolsas de trabajo reside en la facilidad de acceso a las ofertas de

trabajo, cada usuario puede acceder a una gran cantidad de ofertas de trabajo y echar diferentes

solicitudes desde un simple ordenador. Y a su vez, en las bolsas normalmente suele haber

publicidad de escuelas de formación las cuales pueden proporcionar la formación necesaria, esto

también puede interpretarse como una “ventaja”. Por otro lado, el hecho de que sea

una herramienta gratuita hace cada persona interesada en encontrar empleo pueda registrarse en

aquellos sitios que más le interesen y a su vez pueda tener acceso a más cantidad de ofertas.

40
  Desventajas

La gran desventaja reside en que como suele pasar en los portales que hacen de intermediario

entre una parte solicitante y otra solicitadora, pues acaba dándose una sobrecarga de solicitantes.

En caso de las bolsas de trabajo no es distinto, y más acentuada se ve la sobrecarga dada la

situación actual (contexto económico del 2015), en que cada oferta de trabajo, ya sea por exceso

de demanda o por una desesperación exacerbada de la población por conseguir un empleo en

condiciones decentes, la proporción oferta-candidatos ronda una media de (según estadísticas

facilitadas por el portal infojobs):

En conclusión, una bolsa de trabajo es una herramienta francamente útil, ya que acorta mucho

el tempo de reclutamiento de nuevos empleados para las empresas, y por otro lado, los

empleados pueden encontrar una gran cantidad de ofertas a las que poder presentar su

candidatura a través de clicks, con lo cual convierten la búsqueda de empleo en un proceso

mucho más sencillo y más cómodo, a la par que las ofertas son reales y tangibles y el empleado

puede verlas, se ha erradicado la falta de información del mercado laboral que había en antaño.

Por otro lado, como todo en exceso, acaba pisando un umbral en que lo útil se vuelve en contra y

al final aquello que era una herramienta para facilitar la vida de las empresas y los empleados,

pues termina convirtiéndose en un proceso de selección cada vez más competitivo y por lo tanto

(por pura lógica de las leyes de oferta y demanda de economía básica) al final el precio del

trabajo acaba degradándose hasta límites que van in crescendo. En unos años veremos cómo está

la situación…tomado de http://www.coordinacionempresarial.com/que-es-una-bolsa-de-trabajo/

41
 Reclutamiento: el reclutamiento es un conjunto de procedimientos orientado a atraer

candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la

organización. es en esencia un sistema de información mediante el cual la

organización divulga y ofrece al mercado de recursos humanos las oportunidades de

empleo que pretende llenar. El reclutamiento consiste en las actividades relacionadas

con la investigación y con la intervención de las fuentes capaces de proveer a la

organización de un número suficiente de personas que esta necesita para la

consecución de sus objetivos.

 Recursos Humanos: son las personas que ingresan, permanecen y participan en la

organización, sin importar cual sea su nivel jerárquico o su tarea. Los recursos

humanos están distribuidos en el nivel institucional, nivel intermedio y el nivel

operativo. Constituyen el único recurso vivo y dinámico de la organización y es el que

decide el manejo de los demás. Las personas aportan a la organización sus habilidades,

conocimientos, actitudes, comportamientos, percepciones, etc.

 Selección De Personal: la selección de recursos humanos puede definirse como la

escogencia del individuo adecuado para el cargo adecuado, o, en un sentido más

amplio, escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados, para ocupar los

cargos existentes en la empresa, tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el

rendimiento del personal

 Servicio: Son ofrecimientos intangibles de valor que se proporcionan a un consumidor

o cliente y que no poseen una forma física determinada.

42
 Hoja de vida: Curriculum vitæ (o currículum vítae, en español) es un concepto latino

que significa “carrera de la vida”.La Hoja de vida o CV es una recopilación de todos

los datos académicos y experiencia de una persona a lo largo de

su vida independientemente del puesto de trabajo al cual se opta en el proceso de

selección.

 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a

cabo el Tratamiento de datos personales;

 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de

Tratamiento;

 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias

personas naturales determinadas o determinables;

43
 Capitulo VI.

6 Plan de mejora.

6.1 Definición de las estrategias de mejora:

La idea que se presenta en esta propuesta de Practica Profesional, trata sobre las mejoras y

beneficios que por los distintos factores que mencione anteriormente, puede proporcionar al

colegio la Salle Pereira la creación de un Acceso web de empleo , donde las personas puedan

tener acceso por medio de internet y subir su hoja de vida para postularse a vacantes de empleo ,

sin tener que desplazarse hasta el colegio, generando con esto, un ahorro de dinero para las

personas y una agilización más oportuna al momento búsqueda de perfil de hojas de vida y de la

contratación del personal.

Lo que se pretende con esta propuesta, es desarrollar e implantar un Acceso Web llamado

TRABAJE CON NOSOTROS, que de acceso a las personas para subir su hoja de vida por medio

de la página web del colegio www.lasallepereira.com y así mejorar la recepción de hojas de vida

al colegio

Esta propuesta tiene como fin mejorar todo el proceso administrativo que se lleva a cabo en

el área de tesorería del colegio la Salle Pereira ,con el tema de reclutamiento y administración de

hojas de vida de aspirantes nuevos , con el fin de tener continuidad en los procesos y hacer que

los cambios constantes de auxiliar de tesorería , Practicante o aprendiz no afecten el

44
funcionamiento de la gestión y administración de las hojas de vida y del Acceso web creado; se

propone que el auxiliar de tesorería o un persona con perfil administrativo se encargue del

manejo , administración y gestión de estos temas que son de carácter importante en la

institución.

6.2 Actividades Específicas:

 Cronograma de actividades a realizar.

 Diseño de formatos para proceso de recepción de hojas de vida virtuales y físicas.

 Socialización con la asesora de calidad de nuevos formatos a utilizar y procedimientos

para mantener un control de las hojas de vida que ingresan a tesorería.

 Socialización del Acceso Web de empleo Trabaje con nosotros y de formatos

aprobados desde la oficina de la asesora de calidad

6.3 Responsable:

Primordialmente la propuesta está a cargo del practicante profesional de administración de

empresas, que actualmente se desempeña como auxiliar de tesorería, dentro de la dependencia

Administrativa y el jefe de sistemas del área administrativa el Señor Gustavo Adolfo Saldarriaga

, con la supervisión de la asesora de calidad, la Señora Yorladys Patiño Álvarez, el practicante se

45
encargará de presentar la propuesta con el Hermano Rector de la Institución y el administrador

quiénes son los encargados de revisar y aprobar dicho proyecto.

6.4 Presupuesto de ejecución:

 La creación de Acceso Web de empleo, no le costó un solo peso a la Institución,

debido que se utilizó el mismo software y plataforma que tiene el colegio para su uso

institucional.

 No hubo que pagarle a un tercero para su creación debido a que este fue realizado por

el mismo empleado del colegio el jefe de sistemas.

6.5 Cronograma de Actividades:

46
 TIEMPO DE DURACION

AGOST SEPT OCT NOV DIC ENERO FEB

ACTIVIDADES Semanas Semanas Semanas Semanas Semanas Semanas Semana

Análisis 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 2 3 4 1 2 3 4

campo de

practicas

Visita por parte

del coordinador de

práctica

profesional a la

empresa.

Firma de

propuesta de

Intervención y

fijación de

compromisos

47
 Puesta en

marcha de

práctica

profesional

Entrega parcial

al coordinador de

práctica de

informe.

Correcciones y

ajustes para

entrega final de

informe de

práctica.

Capitulo VII.

7 Desarrollo de la propuesta

7.1 Descripción cronológica de las actividades realizadas:

 Instructivo para selección del personal: Al momento de iniciar mi práctica profesional,

evidencie mediante el método de observación que no había una oficina de gestión
humana como tal establecida dentro del colegio y por ende no había nadie que se
48
 encargara del tema de manejo de hojas de vida ni el proceso respectivo de selección de
personal , por ende se propuso la creación del Acceso Web de empleo se creó el
instructivo de selección de personal.

 Formatos para Entrega hojas de vida a Directivos: Cuando se recibió el cargo por

parte del área de tesorería en esta dependencia, se notó que no había establecido un

formato único para el préstamo de hojas de vida. por lo cual fue el primero que se

elaboró.

 Implementación mejora del formato interno de hoja de vida: Se evidenciaron

algunas inconsistencias en el formato de hoja de vida interno del colegio y se presentó

un plan de mejora verbal a la asesora de calidad la señora Yorladys Patiño Álvarez

,para incluir unos ítems muy importantes como el nivel de inglés, carrera técnica y

profesional entre otras , adicional se le dio la idea de montar este formato mejorado y

actualizado como plantilla online para el Acceso web de empleo Trabaje con nosotros.

 Implementación del formato Habeas Data Para montar en la Página Web: Se

implementó el formato habeas data basado en la ley de protección de datos personales

para montar como plantilla en la página web de la institución . Ley 1581 de 2012

7.2 Desarrollo del Modelo o Herramienta Metodológica:

La propuesta fue realizada durante todo el mes de agosto de septiembre, octubre y los

primeros quince días del mes de noviembre, luego se retomó nuevamente finalizando el mes
49
enero y febrero de 2019, debido a que la persona encargada estaba de cooperador Principal

renuncio a la institución en el mes de noviembre , estábamos en plena matriculas de ingreso de

alumnos y como mi cargo es auxiliar de tesorería tenía que estar horario completo adicional , se

salió a vacaciones colectivas el 18 de diciembre de 2018 todo el personal , el nuevo Cooperador

principal solo ingreso a partir del 15 de enero de 2019 y no se pudo hablar con él sino hasta el 22

de enero de 2019 ,cuando regreso de su capacitación de Medellín , se le informo del tema de mi

practica y del proyecto que se estaba realizando con todo estos percances , se cumplió con lo

pactado en la propuesta, teniendo colaboración por el jefe de sistemas, y la asesora de calidad del

colegio. La principal herramienta fue contar con personal profesional en el tema de diseños de

sistemas web y de Enlaces web, creación de formatos y bases de datos y para tener bases en la

organización de la documentación y diseño de formatos de todo a lo que actividades de

recepción de hojas de vida se refiere, también el acompañamiento de la asesora calidad para la

aprobación y diseño de los formatos que debían ser avalados por cuestiones de calidad.

7.3 Documentación de las actividades y/o cambios generados en las áreas, procesos o

procedimientos, intervenidos en el desarrollo de la práctica profesional:

 Se realizaron modificaciones al instructivo del proceso de selección de

personal, donde se dejaba claro quién iba ser el encargado del manejo del

proceso (Practicante administración de empresas en la dependencia de

tesorería) anexo 1

50
 Se realizó modificación al diseño del formato de hoja de vida interno que

maneja el colegio, actualizando y anexándole nuevos ítems importantes. Tanto

en formato Excel como en Word. Anexos 2 y 3

 se creó un formato para el manejo y control de las solicitudes de hojas de

vida, según la dependencia de tesorería, el cual no se encontraba diseñado,

donde finalmente firma el jefe de área como usuario responsable de la solicitud

, y como responsable de la devolución de las hojas de vida pedidas, y donde se

especifica el candidato seleccionado. Anexo 4

 Se solicitó un archivador para la oficina del auxiliar administrativo con el fin

de tener custodia de los documentos de las hojas de vida físicas. Anexo 5

 Como Auxiliar de tesorería me encargue de todo el proceso de reclutamiento

de personal, desde la búsqueda de perfil de candidatos, y de realizar todos los

filtros respectivos como:( verificación de hojas de vida que cumplieran con el

perfil solicitado, citación y cronograma de entrevistas para los candidatos,

citación a pruebas de examen de ingreso y solicitud de citas de los mismos,

verificación de referencias , solicitud de documentos necesarios para el

ingreso, afiliación a eps, caja de compensación familiar y demás

procedimientos del tema de contratación como elaboración de contratos según

el formato que la institución manejaba.

51
7.4 Descripción de los beneficios / resultados percibidos por la empresa:

Dentro de los beneficios obtenidos por la institución fue la creación del Aceso Web de empleo

trabaje con nosotros, que fue muy bien recibido desde el hermano Rector hasta la parte directiva,

porque con esta herramienta van a quedar con una base de datos para candidaturas existentes o

futuras con hojas de vida online. Y como beneficios adicionales se ahorra espacio, debido a que

con la herramienta de Acceso web trabaje con nosotros se minimiza la entrada de hojas de vida

físicas, cuidando así el medio ambiente.

El Enlace Web de empleo fue tan bien recibido por las personas que apenas estábamos en plena

prueba en el mes de octubre y ya la gente estaba llenando el formulario de hoja de vida online.

Adicional con el proceso de reclutamiento de personal del cual me encargue, se pudo

constatar que se agilizo el tema de contratación, se evidencio más control con el tema de la

documentación requerida del nuevo empleado, se evidencio control en los filtros realizados,

debido a que es manejado por una sola persona.

Dentro de estos elementos de mejora se realizó un estadístico sobre la importancia del proceso

de creación del Acceso Web de empleo trabaje con nosotros el cual se muestra a continuación:

a) Se realizó un comparativo entre las solicitudes de hojas de vida físicas recibida en el

colegio en el año 2018 VS las solicitudes de hojas de vida digitales recibida por el

acceso web trabaje con nosotros en el 2019 arrojando los siguientes resultados.

Total de Solicitudes Colegio 2018 2019 Total 2018 - 2019

Total Solicitudes Fisicas 111 0 111
Total Solicitudes Digitales 95 51 146
Total 206 51 257

52
Este comparativo se realizo para dar a conocer el numero de hojas de vida fisicas que

estaban en colegio en el año 2018 (color azul) ocupando espacio y el resultado que

genero la implementacion del Acceso web desde su creacion (color naranja), dandonos

como resultado que en el año 2018, se habia recibido un total de 111 solicitudes de

hojas de vida fisicas hasta diciembre de 2018 y 95 digitales., teniendo en cuenta que

las fisicas vienen desde enero de 2018 y las digitales desde octubre de 2019 fecha en

que empezo a funcionar el acceso web de empleo.

adicional comparamos el año 2019 entre solicitudes fisicas y digitales arrojandonos un

0 de solicitudes fisicas contra un 51 digitales solo hasta el mes de febrero de 2019.

53
sumando para el año 2018 y 2019 , solo se obtuvieron un total de 111 solicitudes

fisicas, mientras que las digitales sumanos 146, esto nos da a enterder que las

solicitudes fisicas han ido siendo desplazadas por las digitales, dandonos com

resultado que el acceso web ha sido un éxito .

se adjunta tabla de porcentajespor año ( solicitudes hojas de vida fisicas Vs Digitales)

para mejor comprensión

Porcentaje
de Solicitudes 2018 2019
Físicas 54% 0%
Digitales 46% 100%
Total 100% 100%

54
b) Se realiza un sondeo desde enero de 2018 a enero de 2019. Con el fin de da a saber el

total de solicitudes que ingresaron al colegio de hojas de vida física y digitales

ingresada y hacer un paralelo entre ellos.

AÑO 2018 2019

CANTIDAD
HOJAS DE VIDA CANTIDAD HOJA
MESES 2018 DE VIDA 2019
ENERO 40
FEBRERO 11
MARZO 5
ABRIL 3
MAYO 6
JUNIO 5
JULIO 3
AGOSTO 6
SEPTIEMBRE 21
OCTUBRE 74
NOVIEMBRE 59
DICIEMBRE 24

TOTAL 206 51
257
55
c) Se realiza un sondeo desde enero de 2018 enero de 2019. Donde se comparó cada

uno de los meses, con el fin de comparar en cuales meses hay mayor fluctuación de

solicitudes de hojas de vida, tato físicas como Digitales

56
 2018 2019

CANTIDAD CANTIDAD
HOJAS DE HOJA DE VIDA CANTIDAD HOJA
VIDA FISICAS DIGITALES CANTIDAD HOJAS DE VIDA DE VIDA
MESES 2018 2018 FISICAS 2019 DIGITALES 2019
ENERO 0 40
FEBRERO 0 11
MARZO 5
ABRIL 3
MAYO 6
JUNIO 5
JULIO 3
AGOSTO 6
SEPTIEMBRE 21
OCTUBRE 38 36
NOVIEMBRE 21 38
DICIEMBRE 3 21

TOTAL 111 95 0 51
206 51
257

57
Arrojandonos como resultado lo siguiente

Evidenciamos que el el ultimo trimeste del año 2018 ,se incrementa la solicitud de

hoja de vida, registradas tanto fisicas como digitales , esto es debido a que en esos

meses la gente se postula vancantes presentes y para futuras , y en el mes de enero

2019 vemos que las solicituds digitales se disparaon con 40 , miestras que las fisicas

no tienen ninguna , esto resultado deja demostrado que las personas revisan la pagina

Web de la institucion y prefieren inscrbirse via internet que ir a llevar la hoja de vida

fisica , dandonos a entender que nuestro obejitvo se esta cumpliendo de ir eliminado

las hojas de vida fisicas por las digitales.,adicional la fluctuacion de este mes de enero

se da principalmente porque se abren mas puestos de trabajo según el ingreso de

clientes nuevos es decir de estudiantes los cuales se requieren ocupar.

d) Por ultimo se realizo un sondeo de verificación de cuales cargos son los que más,

ingresan a la institución con el fin de compara cual es el perfil o perfiles que mas

solicitan los aspirantes a la hora de llevar o ingresar su hoja de vida al colegio a al

acceso web de empleo virtual.

Dándonos como resultado lo siguiente:

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PERFIL DE TRABAJO CANTIDAD HOJAS DE VIDA
ESPAÑOL 53
PREESCOLAR 53
PSICOLOGO 18
INGLES 17
CIENCIAS NATURALES 16
FISICA 13
FILOSOFIA 12
EDUCACION FISICA 10
MATEMATICAS 9
ARTES 8
CIENCIAS SOCIALES 8
QUIMICA 7
MUSICA 5
ADMINISTRADOR 4
NO APLICA 4
SISTEMAS 4
OFICIOS VARIOS 3
CONTADOR 2
SOCIAL 2
ADMINISTRATIVOS 1
ARQUITECTURA 1
CONDUCTOR 1
COMUNICADOR 1
DANZAS 1
ECONOMIA 1
ENFERMERA 1
RELIGION 1

TOTAL 256

59
La grafica nos muestra, que los perfiles que más buscan los aspirantes a la hora de llevar su hojas

de vida o ingresarla a nuestro acceso web de empleo, son los perfiles de trabajo de Español y

Preescolar con un empate , seguido de psicología, inglés, ciencias naturales fisca, filosofía,

educación física y matemática, esto se da ene l caso de Español y preescolar debido a que el

colegio le hace mucho énfasis a la lenguaje español y lo de preescolar, es porque el colegio tiene

niños desde grado párvulos hasta primaria lo que apetece mucho a los aspirantes , otro punto a

observar es que al ser un colegio con muchos estudiantes la mayoría niños , los profesionales en

psicología vean que tienen posibilidad y por esto ingresan su hojas de vida. Ya en el caso de

ingles ocurre que el colegio tiene un proyecto de bilingüismo en proceso, lo cual, a generado

entusiasmos a los profesionales de esta lengua, los demás están dentro del marco normal pues

son asignaturas muy comunes que siempre van a estar ahí presente en el pensum del colegio.

En conclusión el acceso Web trabaje con nosotros creado para el colegio la Salle ha sido un

éxito, esta rindiendo los frutos esperados, esta teniendo mucha acogida por parte de los

aspirantes, que ven en este acceso una forma de ingresar más fácil su hoja de vida por internet

sin moverse de su casa y sin generar gastos de desplazamiento.

60
 Capitulo VIII.

8 Conclusiones

8.1 Impactos percibidos por el estudiante.

La práctica profesional fue muy provechosa tanto desde el ámbito académico como personal,

ya que no sólo sirve como requisito para la obtención de la calificación de la práctica

profesional, si no que me permitió conocer procesos administrativos que me ayudarán a crecer de

manera profesional, a contar con experiencia y con una base de conocimientos para aplicarlos a

lo largo de mi vida laboral y personal , lo que me permitirá un mejor desempeño dentro de la

empresa, beneficiándome no solo yo sino el colegio la Salle Pereira pues estoy aportando mis

conocimientos para mejorar los procesos de la dependencia y esto traerá beneficio para la el

colegio y para todo aquel que utilice los servicios de ésta grandiosa institución.

8.2 Limitaciones.

La principal limitación que se encontró en él desarrollo del proceso fue el tiempo para el

manejo del proyecto , debido A que es un colegio privado se mantiene en constante movimiento

y mi cargo estaba en el área de tesorería y mi labor como tal era atención al público y recaudo

de dinero permanente en las mañanas, y el poco tiempo disponible lo utilizaba en buscar

información sobre el proyecto a realizar.

61
 Mi horario se cruzaban con el de las persona que me estaba colaborando en el proyecto,

debido a que como son jefes de sistemas y la asesora de calidad son requeridos en todas las

reuniones casi el tiempo era mínimo para reunirnos, adicional el tema del proyecto nos cogió en

plena jornada de matrículas 2019 implementando nuevas estrategias para captación de alumnos

nuevos y esto me retraso un poco, adicional durante este periodo hubo muchos cambios , pues se

cambió cooperador principal es decir de administrador en pleno mes de noviembre ,en

diciembre seguíamos en plena matriculas y adicional en ese mismo mes se salió a vacaciones

colectivas en el todo el colegio y se tuvo que esperar hasta el 15 de enero que entraban el nuevo

administrador y cooperador y luego esperar que regresara de la capacitación que tenía que

dársele en Medellín más o menos el 22 se pudo hablar con él. por lo cual fue dispendioso

obtener dicha información

Adicional Hubo un mucha de dificultad en el momento de obtener información acerca de la

del colegio la Salle Pereira, debido a que no se encuentra actualizada la información en las

páginas en internet ,esto hace que genera mucha pérdida de tiempo en busca documentos que

ayudaran a sacar la información necesaria , para no tomar información de manera errónea .

los demás recursos tanto físicos como de personal estuvieron a disposición para la realización

exitosa de la práctica.

62
 Capitulo IX

9 Recomendaciones.

9.1 Recomendaciones:

 Manejar los formatos creados en esta intervención y que se apliquen los ya existentes.

 Seguir el lineamiento del instructivo de Selección de Personal.

 Utilizar el Acceso Web trabaje con nosotros y darle un óptimo manejo.

 Mantener disponible toda la información de los procesos y procedimientos que tiene la

dependencia para que toda persona que llegue a tesorería tenga bases para iniciar

procesos y seguir aportando al crecimiento de la dependencia.

 El buen manejo y la revisión constante y responsable de la documentación de los

aspirantes en su hoja de vida nuevos , al momento de la contratación, con el fin de

evitar , perdida o pendientes con algún documento por entregar.

63
 Capitulo x.

10 Referencias Bibliográficas:

https://www.computrabajo.com.co/congregacion-hermanos-escuelas-cristianas

https://colombiadigital.net/actualidad/noticias/item/7120-cual-es-el-medio-mas-usado-para-

buscar-trabajo.html

https://es.wikipedia.org/wiki/Hermanos_de_las_Escuelas_Cristianas

https://issuu.com/lasallepereira/docs/proyecto_educativo_institucional_marzo_13

http://www.isjdelasalle.edu.co/images/documentos/PEI_2016.pdf

https://issuu.com/lasallepereira/docs/informativo_lasallista_agosto_ii

https://www.asuntoslegales.com.co/consultorio/capacitacion-y-recreacion-son-una-

obligacion-ineludible-2295776

http://www.cedeco.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=7&Itemid=8

http://www.lasalle.org.bo/v01/sites/default/trinidad/notas/Filosofia/Filoso

fia.htm

https://directorio-empresas.einforma.co/informacion-empresa/congregacion-hermanos-

escuelas-cristianas-antioquia

https://www.gestiopolis.com/como-capacitar-a-su-personal/

https://actualicese.com/actualidad/2015/02/09/entidades-sin-animo-de-lucro-y-su-objeto-

social/
64
 http://www.casalle.org.co/quienes-somos/de-la-salle-en-colombia.html

https://directorio-empresas.einforma.co/informacion-empresa/congregacion-hermanos-

escuelas-cristianas-antioquia#formularioRegistro

https://sallepereira.edu.co/index.php/quienes-somos/horizonte-

institucional/simbolos.html

http://www.graduadoscolombia.edu.co/html/1732/w3-article-145559.html

https://es.m.wikipedia.org/wiki/La_Salle

https://prezi.com/yuysv-6c03rx/historia-universidad-de-la-salle/

http://enciclopedia.banrepcultural.org/index.php?title=Sectores_econ%C3%B3micos

https://www.sallepereira.edu.co/images/2017/inscripciones/colegio-lasalle-pereira-

Informacion_Precios.pdf

https://www.informacion-empresas.co/Empresa_CONGREGACION-HERMANOS-

ESCUELAS-CRISTIANAS-ANTIOQUIA.html#REGISTRO

https://issuu.com/tecnologiaprimaria/docs/memoria_colegio_de_la_salle_-

_pereira__agosto__31_

https://issuu.com/tecnologiaprimaria/docs/memoria_colegio_de_la_salle_-

_pereira__agosto__31_

https://es.slideshare.net/jta123/informe-de-practicas-84504533

https://issuu.com/tecnologiaprimaria/docs/memoria_colegio_de_la_salle_-

_pereira__agosto__31_

https://www.youtube.com/watch?v=ayqc7QOLfkc

65
 http://infopvirtual.com/cursos/hoja_de_vida_y_entrevista_de_trabajo_online/Unidad1_Hoja_

de_Vida,_definicion_y_estructura.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/

http://www.archivogeneral.gov.co/Politica/procesos

http://www.archivogeneral.gov.co/politica/politicas

https://www.upg.mx/wp-content/uploads/2015/10/LIBRO-12-Administracion-de-recursos-

humanos.-El-capital-humano.pdf

Capitulo XI.

11 Anexos.

66
11.1 Anexo 1 -Instructivo para selección del personal

11.2 Anexo 2 -Formato Hoja de Vida interna en Word Actualizada

11.3 Anexo 3- Formato Hoja de Vida interna en Excel Actualizada

11.4 Anexo 4- Formato entrega de Hojas de Vida a Directivos

11.5 Anexo 5 -Formato Hebeas Data.

67