Hoja informativa

Seis consejos para ayudar a

reducir costes y aumentar la
productividad
 Seis consejos para ayudar a reducir costes y aumentar la productividad

Introducción
Márgenes más estrechos. Mayor competencia. Creciente legislación sobre horas
laborales y el derecho a vacaciones pagadas. Presión económica. Mayores
demandas salariales. Solo son algunos de los desafíos que están impulsando a
todas las organizaciones a encontrar nuevas formas de reducir costes, aumentar
la productividad y mejorar el cumplimiento. Cuando los costes de personal
representan el gasto controlable más grande para su negocio, es esencial ¿CUÁL ES SU
optimizar el uso de la mano de obra si desea seguir siendo competitivo. Hemos OPORTUNIDAD?
incluido datos nuevos del estudio de investigación de Aberdeen Group que pone
de manifiesto los tres hábitos para gestionar y medir la fuerza laboral. El informe • ¿Los costes de su nómina
está disponible aquí. exceden con frecuencia las ex-
pectativas presupuestarias?
• ¿El ingreso neto por empleado
La próxima gran oportunidad
está por debajo del promedio de
La necesidad de las organizaciones de identificar ineficiencias e impulsar la industria?
mejoras en el rendimiento nunca ha sido mayor. La oportunidad de reducir
• ¿Presenta variaciones que no
significativamente los costes operativos y aumentar la productividad radica en
puede explicar?
centrar la atención en la fuerza laboral, puesto que sus empleados representan
uno de los costes más elevados para su negocio. Mediante la aplicación de Si alguno de estos desafíos le
la gestión de la fuerza laboral – automatización de las funciones laborales, suena familiar, siga leyendo.
tales como la planificación de la fuerza laboral, programación laboral, tiempo Porque las últimas capacidades
y presencia, gestión de ausencias y seguimiento del rendimiento,- o adoptando de gestión de la fuerza laboral
algunas “medidas eficaces” sencillas en los sistemas de gestión de la fuerza podrían representar para usted
laboral existentes, todas las organizaciones pueden obtener resultados finales una seria oportunidad para
rápidos y significativos. reducir costes laborales y
aumentar su productividad.
Los seis consejos rápidos que se detallan a continuación ponen énfasis en
la manera de gestionar su fuerza laboral con mayor eficacia, para que usted
pueda lograr mejores resultados empresariales, incluso durante
tiempos económicos difíciles.

“Con los datos laborales recogidos

en Kronos, ahora comparamos las
Sugerencia: Si usted ya está utilizando un sistema de gestión de horas reales con el estándar ... Esto
la fuerza laboral, tal vez desee pasar directamente a los consejos ayudará a aumentar la rentabilidad,
3, 4, 5 y 6.
porque contamos con un mejor
manejo de nuestra estructura de
costes.”

Lynne Schreibel
Gerente Global de Kronos
Joy Global
 Seis consejos para ayudar a reducir costes y aumentar la productividad

Consejo #1: Coloque controles sistemáticos para pagar a los

empleados con precisión e imparcialidad
¿Su sistema actual de control de tiempos le está costando dinero? ¿Administra
con precisión e imparcialidad reglas de pago complejas sin necesidad de
intervención manual?

Problema: Sin suficientes mecanismos de control, usted corre el riesgo de pagar

a sus trabajadores de manera incorrecta. ¿Qué hay en el fondo de este riesgo?
Reglas de pago complejas asociadas a factores tales como:

• Horas extra - incluyendo horas extra en el pago de vacaciones.

• Sobretiempo.
• Normativa europea.
• Convenios de negociación colectiva.
• Políticas de la empresa.

Paga demasiado a sus trabajadores y genera un impacto negativo en los INDICADORES UTILIZADOS
resultados del negocio. Como es lógico, los empleados raramente señalan los PARA MEDIR LA
pagos en exceso a su departamento de nómina. Si les paga muy poco, pone a la
PRODUCTIVIDAD
organización en riesgo de quejas sindicales y de insatisfacción en los empleados.
Un buen ejemplo: Un empleado trabaja cuatro horas de tiempo básico en el Según el estudio de investigación
turno de tarde, y luego trabaja dos horas más durante el turno de noche. Sin reciente de Aberdeen Group, el
un sistema automatizado, los gerentes deben tener en cuenta reglas de pago indicador más común utilizado
complejas. “Solo son cuatro horas de tiempo básico y dos horas de sobretiempo por las empresas para medir la
de noche; entonces ¿mañana vuelve al tiempo básico?”, se pregunta a sí mismo productividad es el ingreso por
el gerente del trabajador. “O, ¿el contrato del empleado requiere reconocer ETC. La ganancia por ETC ocupa
sobretiempo para el resto del período de 24 horas?” el tercer lugar.

Solución: Deje las conjeturas. Automatice y cumpla 80%

sus reglas de pago con un sistema avanzado de
control de tiempos y presencia. Soluciones como 70%
62%
la de Kronos® pueden configurarse por adelantado 60% 54%
para incorporar las normas contractuales y las de
% de encuestados, n=480

48%
su propia organización. 50%
42%
40%
De manera que se puede recurrir a estas reglas 32% 31% 30%
una y otra vez, permitiendo que el sistema 30%

administre de manera automática incluso los 20%

cálculos de pago más complejos, con precisión,
imparcialidad y de manera consistente. ¿El 10%

resultado? La eliminación virtual de pagos 0%

insuficientes y en exceso que conducen a Ingresos Nivel de Ganancia Cuota de Retorno Tiempo Unidad de
por ETC* servicio por ETC* venta de promedio servicio
riesgos empresariales. Una combinación alcanzado alcanzada inversión de
de beneficios que pueden ahorrarle dinero en capital resolución
humano
a su empresa y elevar por igual la moral del Fuente: Aberdeen Group, enero de 2015.
*Equivalente a Tiempo Completo
Departamento de nóminas y de los empleados
que prestan servicios.
 Seis consejos para ayudar a reducir costes y aumentar la productividad

La normativa reciente que establece que las horas extra se deben incluir en el
pago de vacaciones se puede manejar con facilidad - los usuarios de Kronos
tendrán acceso inmediato a sus horas extra y por lo tanto a las obligaciones
correspondientes, a través del seguimiento preciso de las horas extra. Una
mejor visibilidad de la dotación de personal versus la demanda, permitirá a
su organización programar a las personas con mayor eficacia para satisfacer la
demanda del negocio y reducir la necesidad de horas extra costosas.

Consejo #2: Reducir la nómina inflada al eliminar el ‘fichaje

fraudulento del reloj de presencia’
AUTOMATIZACIÓN DE LOS
¿Cuánto dinero y tiempo productivo está perdiendo debido al registro inexacto de
PROCESOS DE GFL
tiempo y al fichaje fraudulento del reloj de presencia?
La investigación reciente de
¿Está seguro que la persona que programó para trabajar cuenta con las Aberdeen Group muestra que
habilidades adecuadas y la certificación de trabajador, que llegó a tiempo y que el tiempo y la presencia son lo
es quien realiza la tarea? primero que se automatiza. Son
los procesos más maduros de la
Problema: Un estudio reciente ha determinado que el fichaje fraudulento del reloj empresa, y generan el impacto
de presencia, práctica generalizada en la cual uno de los empleados ficha por más directo en los costes de la
otro en el reloj de registro de presencia para ocultar la tardanza o ausencia de un organización y en la remuneración
amigo, infla la nómina en un 2,2% en promedio. A ese ritmo, en el caso de una de los empleados.
organización que emplea a 1000 trabajadores
con un salario promedio de €20,000, el fichaje
fraudulento del reloj de registro de presencia 80% 77%
podría inflar la nómina en €440,000 al año. 68% 66%
70%
En resumen, el fichaje fraudulento del reloj de 62%
registro de presencia es un problema grave y 60% 57%
53%
% de encuestados, n=480

generalizado que ninguna organización puede

50%
permitirse el lujo de ignorar.
40%
En el caso de organizaciones que emplean 30%
a trabajadores remotos o que cuentan con
sistemas manuales de registro de tiempos 20%
(papel u hojas electrónicas de tiempos) esta 10%
cifra será mucho peor. En casos extremos,
su organización podría estar pagando por un 0%
Tiempo y Reloj de Gestión de Gestión de Análisis Previsión
trabajo que nunca se terminó, o por personas presencia control de horario ausencias/ del del trabajo
que ya no se encuentran en su nómina. horas permisos trabajo
Fuente: Aberdeen Group, enero de 2015.
Solución: Afortunadamente, el fichaje
fraudulento del reloj de registro de presencia puede reducirse de varias maneras
cuando se utiliza una solución automatizada de tiempo y presencia, para
ayudar a verificar la identidad de los empleados que fichan el reloj de manera
obligatoria. Los enfoques que se enumeran a continuación se muestran en orden
decreciente de efectividad:

Terminales fijos
• Verificación biométrica: Los terminales comprueban que las huellas
dactilares (representación binaria de la huella digital) coincidan con las
huellas registradas del empleado, para confirmar la identidad.
 Seis consejos para ayudar a reducir costes y aumentar la productividad

• Paso de tarjeta de identificación, ingreso de PIN (número de identificación

personal) y datos personales: El empleado desliza una tarjeta de identificación
e ingresa un PIN único. Para disuadir a los empleados de compartir su PIN,
algunos clientes de Kronos han configurado los terminales para revelar al
portador de la tarjeta los datos personales de pago del propietario de la
tarjeta de identificación y del PIN, una vez ingresado el PIN.
• Paso de tarjeta de identificación e ingreso de PIN: Un enfoque eficaz, aunque
algunos trabajadores pueden optar por compartir su PIN.
• Solo paso de tarjeta de identificación: Más efectivo que un sistema manual, NUBE, MOVILIDAD E
pero los empleados aún pueden compartir las tarjetas de identificación. INTEGRACIÓN EN LA
AUTOMATIZACIÓN DE LA
Dispositivo móvil, tableta y telefonía GFL
El estudio de investigación de
• Dispositivo móvil/tableta con geo-defensa: Los empleados ingresan a una Aberdeen Group muestra que
aplicación en su móvil inteligente o tableta y son autorizados a fichar el reloj la mitad de las organizaciones
de control de ingreso y salida, y a registrar su actividad laboral, solo si están encuestadas cuentan con alguna
dentro de un radio predeterminado de su lugar de trabajo designado. forma de integración entre sus
• Solución basada en dispositivo móvil o teléfono: Los empleados ingresan a sistemas de GFL. La integración se
una aplicación en su móvil inteligente o tableta, o llaman a un sistema RVI vuelve especialmente importante
(Respuesta de Voz Inteligente) para registrar su tiempo y actividad laboral. en las organizaciones que desean
mayor capacidad analítica para sus
datos laborales.
Las prácticas de control manual de tiempos, donde se utilizan, son las
más vulnerables a abusos. Una solución
automatizada de control de tiempos, como la
de Kronos, puede ayudar a eliminar el exceso 50%
de nómina que resulta del fichaje fraudulento 50% 47%
del reloj de registro de presencia. Integrado con 40%
Kronos Workforce Timekeeper™ y el programa 40%
Workforce Ready™, el terminal Kronos
% de encuestados, n=480

InTouch® cuenta con identificación biométrica

30%
y tecnología de verificación que confirman la
identidad del individuo y asegura el acceso a
sus datos personales de autoservicio. 20%

10%
Consejo #3 Reduzca la sobrecarga
administrativa: Permita que
0%
sus empleados se atiendan a sí Integración entre Utilizan o Movilidad en la
las soluciones de piensan utilizar GFL
mismos GFL la nube

¿Cuánto tiempo pierden sus supervisores y Fuente: Aberdeen Group, enero de 2015.

gerentes de recursos humanos cada semana

investigando y respondiendo a las consultas administrativas de los empleados?

Problema: Si su equipo de RRHH y los supervisores de primera línea son como

la mayoría, suelen empantanarse respondiendo las preguntas de los empleados
sobre la nómina, tiempo de vacaciones, y temas relacionados. Difícilmente
utilizarán más su tiempo de manera más productiva. O tal vez sus empleados
pueden acceder a la información por sí mismos, pero usted está preocupado de
que este acceso pueda afectar la productividad.
 Seis consejos para ayudar a reducir costes y aumentar la productividad

Solución: ¿Por qué no dejar que sus empleados obtengan la información a través de
ellos mismos de alguna manera que no afecte la productividad? Con la tecnología
de Kronos, los trabajadores pueden acceder a sus propios datos de nómina, horas
de trabajo, devengo de vacaciones, y a otra información utilizando las capacidades
de autoservicio integradas en los terminales Kronos InTouch, en las aplicaciones
móviles/tableta, en el programa para ordenador Workforce Timekeeper, en
terminales de autoservicio, y en otras interfaces. Incluso, Kronos le proporciona el
control para limitar el acceso a las funciones de autoservicio solo a las horas que
usted especifique.

Con este fin, numerosos clientes de Kronos encuentran que la sala

de descanso es el lugar ideal para un quiosco de autoservicio. El “Para el sector minorista, Kronos
acceso a las funciones de autoservicio para ordenador también se
puede restringir a las horas de descanso u horas libres.
es mucho más que un sistema. Ha
permitido un cambio cultural dentro
de la organización, donde los colegas
Consejo #4: Gane control sobre los costes por
son reconocidos y premiados como
ausencias de los empleados
activos, los clientes son el centro
¿Cuánto le está costando la ausencia de un empleado? Se de todo lo que hacemos; y el mejor
sorprendería... servicio, la mejor productividad y el
control de costes ya no son objetivos
Problema: La tasa nacional de absentismo en el 2013 alcanzó el
exclusivos entre sí”.
4.1%. ¿Sabía usted que en España el coste promedio mensual
de ausencias por empleado en el 2013 fue de €35? (Fuente:
III Informe Adecco sobre Absentismo). Esta cifra representa el
costo de ausencias no programadas que suelen excluir los costes indirectos de Adrian Peace,
reemplazos, costes de horas extra, menor productividad y administración. Gerente de normas e innovaciones,
The Co-operative Group
Solución: Utilice un sistema de gestión de ausencias para ayudarle a ganar
visibilidad en las tendencias de absentismo – y para destacar a los trabajadores
que muestran patrones de asistencia problemáticos. Con un sistema de gestión
de ausencias avanzado como el que ofrece Kronos se pueden tomar medidas para
minimizar las ausencias de los empleados. Elimine los abusos de las normas de
tiempo libre. E impulse la productividad Por otra parte, el sistema le brinda el
poder para automatizar y cumplir las políticas de vacaciones y de enfermedad,
así como las normas para permisos del gobierno, del sindicato y contractuales.
De modo que se pueden reducir los costes asociados con ausencias prolongadas
de los empleados. Facilitando el uso simultáneo y el seguimiento del tiempo de
permisos y vacaciones devengadas y automatizando el pago de beneficios por
vacaciones, enfermedad/maternidad/paternidad, para ayudar a evitar el riesgo
de incumplimiento.

Consejo #5: Use las horas extra de manera correcta

¿Su organización está haciendo uso de las horas extra de la mejor manera posible?
¿Cómo lo sabe?

Problema: Las horas extra son una gran manera de “flexibilizar su fuerza laboral”
para aumentar la capacidad, según sea necesario, para satisfacer la demanda del
cliente y cumplir con los acuerdos a nivel de servicio. Sin embargo, a veces el uso
 Seis consejos para ayudar a reducir costes y aumentar la productividad

de las horas extra puede ocultar problemas que si se dejan sin descubrir y sin
controlar, pueden causar daño permanente a la productividad y competitividad.
Tal vez las horas extra se están utilizando para compensar los altos niveles de
absentismo, la falta de visibilidad de la demanda del cliente, la baja productividad
o la poca visibilidad sobre la carga de trabajo de los empleados. Cuando los
gerentes no tienen suficiente criterio ni controles, en lugar de utilizar las horas
extra de la manera más eficaz y adecuada, puede ocurrir el mal uso, y algunos
gerentes y empleados pueden usarlas como un “beneficio”.

Solución: ¿Sabías que algunas soluciones automatizadas de control de tiempos

pueden proporcionar informes actualizados que sus gerentes pueden utilizar en
cualquier momento para ver y entender dónde y cómo se están utilizando las horas
extra? Los componentes de la solución de Kronos le brindan una visión profunda
sobre el uso de la mano de obra y de los recursos, permitiéndole controlar los
indicadores clave del desempeño laboral; así como profundizar en los datos para
determinar las verdaderas causas primordiales del uso de las horas extra para que
pueda tomar acción inmediata para mejorar sus operaciones.

Consejo #6: Aplique Lean y Seis Sigma a su fuerza laboral

¿Ha tomado algún ejemplo del libro de normas de la industria manufacturera
e implementado programas de mejora continua – como Lean y Seis Sigma® -
para reducir el despilfarro y optimizar sus procesos?

Problema: Muchas organizaciones han aplicado con éxito las técnicas de Lean
y Seis Sigma para lograr objetivos importantes, como la mejora de la calidad
y la reducción de inventario. Sin embargo, las mismas empresas a menudo
han pasado por alto la oportunidad de aplicar estas técnicas para poder ver
el despilfarro relacionado con la fuerza laboral que permanece oculto en los
informes de sus desviaciones. De hecho, al acecho dentro de muchas fuerzas
laborales se encuentra una maraña de prácticas y procesos ineficientes, lista
para el análisis y la mejora.

Solución: Céntrese en las técnicas Lean y Seis Sigma para su fuerza laboral. Las
soluciones de gestión de la fuerza laboral como las de Kronos ofrecen la capacidad,
por ejemplo, de medir con precisión el tiempo que los empleados dedican a
actividades directas e indirectas. De manera que usted puede concentrarse en
las causas profundas de la baja productividad; como capacitación insuficiente
o cuestiones vinculadas a la cadena de suministro. Incluso, puede utilizar estas
herramientas de análisis para cuantificar el impacto de un alto número de horas
extra o del absentismo en la productividad.

En conjunto, estas capacidades le proporcionan los medios para aumentar

perceptiblemente el tiempo productivo de la empresa, y para alinear el desempeño
de la fuerza laboral con los objetivos estratégicos de la organización. Por ende,
usted puede medir y gestionar la productividad laboral en el contexto de los
resultados del objetivo, tales como mejores márgenes y prestación de servicios.
 Seis consejos para ayudar a reducir costes y aumentar la productividad

Ponga los consejos en práctica...

¿Quiere saber más de cómo Kronos puede ayudarle a recortar gastos, mejorar
la productividad y aumentar las ganancias? ¿Preguntas? Para eso estamos aquí.
Llámenos hoy al +5255 5002 5000.

Kronos Latinoamérica Mariano Escobedo 476 Piso 16 Col. Anzures, Miguel Hidalgo 11590 México, DF +52 55 5002 5000 www.kronos.mx
©2015, Kronos Incorporated. Kronos y el logo de Kronos son marcas registradas y Workforce Innovation That Works es una marca de Kronos Incorporated o una compañía relacionada. Para una lista
de todas las marcas de Kronos, por favor visite “marcas” en nuestra página www.kronos.mx. Todas las demás marcas, si alguna, son propiedad de sus respectivos dueños. Todas las especificaciones
están sujetas a cambio. Todos los derechos reservados.CV0475-MXv1