Apendice E - Procedimiento HSEQ - Contratistas

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN INTEGRADO MEXICO
ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATISTA

DOCUMENTO NÚMERO:
U. NEG.: S. CORP.: WM-MX-HSEQ-012
México HSEQ
ELABORADO POR: REVISADO POR: DUEÑO DEL PROCESO: REVISADO: REV.: PAGINA:
Departamento HSEQ Departamento HSEQ Gerente HSEQ 02-Mayo-2019 A 1 de 11
México México México
Copia Controlada. Aprobó Gerente HSEQ México.
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATISTAS
Aprobación del Procedimiento

Aprobación U.NEG. Posición Fecha Firma
Departamento HSEQ
Autor México 02-May-2019
México
Departamento HSEQ
Revisó México 02-May-2019
México
Departamento HSEQ
Revisó México 02-May-2019
México
Gerente HSEQ
Aprobó México 02-May-2019
México
Gerente de Unidad de
Aprobó México 02-May-2019
Negocio
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la Dirección General. Las copias impresas de este documento se consideran copias no controladas, a menos que tengan el sello que lo identifique como copia
controlada.
DOCUMENTO NÚMERO:
México HSEQ
CONTENIDO
1. OBJETIVO .................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 3
3. MARCO NORMATIVO ................................................................................................................. 3
4. DEFINICIONES ........................................................................................................................... 4
5. ACRONIMOS .............................................................................................................................. 5
6. RESPONSABILIDADES .............................................................................................................. 6
7. DESARROLLO. ........................................................................................................................... 7
7.1. Participación de HSEQ en el proceso de licitación ..................................................................... 7
7.2. Planeación ................................................................................................................................. 7
7.3. Búsqueda de recursos / evaluación de capacidades / criterios de evaluación ............................ 7
7.4. Evaluación HSEQ y selección de contratistas ............................................................................ 7
7.5. Contribución HSEQ a los contratos ............................................................................................ 8
7.6. Administración HSEQ de contratistas ........................................................................................ 8
7.7. Evaluaciones de desempeño ...................................................................................................... 9
7.8. Incumplimiento de requisitos HSEQ ......................................................................................... 10
7.9. Evaluación posterior al vencimiento del contrato ..................................................................... 10
8. ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO.................................................................................. 10
9. CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................................... 10
10. FORMATOS ASOCIADOS ......................................................................................................... 11
controlada.
DOCUMENTO NÚMERO:
México HSEQ
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales HSEQ que las empresas proveedoras de bienes y servicios
deben cumplir, a fin de prevenir incidentes y accidentes al personal, dañosa a la salud, equipos,
instalaciones y al medio ambiente, en el desarrollo de las actividades que lleven a cabo dentro de las
instalaciones de organización.
2. ALCANCE
Este documento aplica a todos los procesos del Sistema de Administración Integrado México, así
como a todas las instalaciones, empleados y personal trabajando directa o indirectamente en las
actividades de negocio de la organización.
3. MARCO NORMATIVO
• NMX-CC-9001-IMNC-2015 “Sistema de Gestión de la Calidad-Requisitos”.
• NMX-SAA-14001-IMNC-2015 “Sistema de Gestión Ambiental – Requisitos con orientación para

su uso”.
• NMX-SAST-45001-IMNC-2018 “Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo –

Requisitos con orientación para su uso”.
• Disposiciones administrativas de carácter general que establecen los lineamientos para la

conformación e implementación de Sistemas de Administración de Seguridad Industrial,
Seguridad Operativa y Protección al Medio Ambiente, aplicables a las actividades del Sector
Hidrocarburos que se indican / Agencia Nacional de Seguridad Industrial y de Protección al
Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos.
• Política de autoridades y límites de gastos (ASL)
• Política de delegación de autoridad (DOA)
controlada.
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México HSEQ
4. DEFINICIONES
Accidente de trabajo: Toda lesión orgánica o perturbación funcional, inmediata o posterior, o la

muerte, producida repentinamente en ejercicio o con motivo del trabajo, cualesquiera que sean el
lugar y el tiempo en que se preste.
Acciones preventivas y correctivas: Son aquellas que se establecen a partir de los resultados del
diagnóstico de seguridad y salud en el trabajo, y que se refieren al listado de requerimientos en la
materia, tales como: estudios; programas; procedimientos; medidas de seguridad; acciones de
reconocimiento, evaluación y control de los agentes contaminantes del medio ambiente laboral;
seguimiento a la salud de los trabajadores; equipo de protección personal; capacitación;
autorizaciones, y registros administrativos.
Actos inseguros: Las acciones realizadas por el trabajador que implican una omisión o violación a
un método de trabajo o medida determinados como seguros.
Agente: El elemento físico, químico o biológico que, por ausencia o presencia en el ambiente
laboral, puede afectar la vida, salud e integridad física de los trabajadores.
Autoridad Laboral; Autoridad del Trabajo: Las unidades administrativas competentes de la

Secretaría del Trabajo y Previsión Social que realizan funciones de inspección en materia de
seguridad y salud en el trabajo y las correspondientes de las entidades federativas y del Distrito
Federal, que actúen en auxilio de aquéllas.
Contrato: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen
recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
Condiciones inseguras: Aquellas condiciones que derivan de la inobservancia o desatención de las

medidas establecidas como seguras, y que pueden conllevar la ocurrencia de un incidente,
accidente, enfermedad de trabajo o daño material al centro de trabajo.
Condiciones peligrosas: Aquellas características inherentes a las instalaciones, procesos,

maquinaria, equipo, herramientas y materiales, que pueden provocar un incidente, accidente,
enfermedad de trabajo o daño material al centro de trabajo.
Diagnóstico de seguridad y salud en el trabajo: Es la identificación de las condiciones físicas

peligrosas o inseguras; de los agentes capaces de modificar las condiciones del medio ambiente
laboral; de los peligros circundantes al centro de trabajo, así como de los requerimientos normativos
en materia de seguridad y salud en el trabajo que resulten aplicables.
controlada.
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México HSEQ
Peligro: Son las características o propiedades intrínsecas de los agentes o condiciones presentes
en el ambiente laboral. Su grado de peligrosidad se obtiene al evaluar la potencialidad del efecto que
pueden generar o provocar dichas características o propiedades de los agentes o condiciones.
Procedimientos; instructivos: Son los medios escritos o dispositivos de almacenamiento de datos

del sistema de control interno del centro de trabajo creados para proveer información detallada,
ordenada, sistemática e integral del desarrollo de las actividades laborales y/o emergencias.
Programa de seguridad y salud en el trabajo: Documento que contiene el conjunto de acciones

preventivas y correctivas por instrumentar para evitar riesgos en los centros de trabajo, que puedan
afectar la vida, salud e integridad física de los trabajadores o causar daños en sus instalaciones.
Responsable de seguridad: La persona designada por la compañía, para prestar los servicios
preventivos de seguridad y salud en el trabajo.
Riesgo grave; riesgo inminente: Es aquel que tiene una alta probabilidad de materializarse en un
futuro inmediato y supone un daño grave para la salud de los trabajadores.
Riesgo: Es la correlación de la peligrosidad de un agente o condición física y la exposición de los

trabajadores con la posibilidad de causar efectos adversos para su salud o vida, o dañar al centro de
trabajo. Como expresión, el riesgo es igual al peligro por la exposición del trabajador.
5. ACRONIMOS
ASEA: Agencia de Seguridad, Energía y Ambiente

HSEQ: Por sus siglas en Ingles Health, Safety Environment and Quality (Salud, Seguridad,
Protección Ambiental y Calidad).
MIMS: Por sus siglas en Ingles, (México Integrated Management System) Sistema de
Administración Integrado México.
STPS: Secretaría de Trabajo y Previsión Social
NOM: Normas Oficiales Mexicanas
KPI: Key Performance Indicators (Indicadores Clave de Desempeño)
controlada.
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6. RESPONSABILIDADES
Alta dirección
Es el dueño del Sistema de Administración Integrado (MIMS); responsable de su implementación en

el país, debe asegurar los recursos materiales económicos y humanos para su correcta
implementación; asignara las responsabilidades a cada nivel de la organización.
Gerente HSEQ México
Es responsable de la implementación, desarrollo y evaluación del presente procedimiento y sus

unidades organizacionales; desarrolla auditorías a los procesos, equipos y actividades relacionadas
a la organización en materia de seguridad industrial, operacional, protección ambiental y calidad.
Gerente del activo
Es responsable de la seguridad de todas las personas trabajando directa o indirectamente en las

actividades relacionadas a la organización a nivel del activo. Además de:
• Brindar los recursos necesarios para la implementación de controles y medidas operacionales.
• Asegurar que los proveedores de bienes y servicios cumplan con los requisitos de seguridad
industrial, operacional, protección ambiental y calidad
Supervisor HSEQ del activo
Es responsable de la implementación, desarrollo y evaluación del presente procedimiento en el

activo; desarrolla auditorías a los procesos, equipos y actividades relacionadas a la organización en
materia de seguridad industrial, operacional, protección ambiental y calidad. Además de:
• Apoyar a los responsables de área en la implementación de este procedimiento para determinar
los requisitos a solicitar a proveedores de bienes y servicio.
• Apoyar a los responsables de área en el seguimiento para el cumplimiento en HSEQ
• Informar a los departamentos aquellas desviaciones, derivadas de los reportes de evaluación.
• Reportar desviaciones o incumplimiento a objetivos ambientales, estableciendo los planes de
acción necesarios para la corrección de los incumplimientos
Responsables de departamento
Es responsable de conocer, entender, implementar, comunicar, dar seguimiento, evaluar e informar

cuando existan oportunidades de mejora y/o desviaciones al presente procedimiento. Además de:
• Asegurar que los empleados bajo su responsabilidad conozcan el proceso para la administración
de contratista.
• Informar en tiempo el alcance de las actividades al departamento HSEQ y Procurement del
Activo.
controlada.
DOCUMENTO NÚMERO:
México HSEQ
Empleados y personal subcontratado de la organización
Tienen la responsabilidad de conocer, entender, implementar, dar seguimiento e informar cuando

existan oportunidades de mejora y/o desviaciones al presente procedimiento. Además de:
• Respetar los lineamientos para la administración de contratistas
• Informar al departamento de HSEQ cualquier desviación.
7. DESARROLLO.
7.1. Participación de HSEQ en el proceso de licitación
El presente procedimiento aborda los aspectos de HSEQ en el desarrollo de una estrategia de

contratación. Los numerosos aspectos del proceso de la cadena de adquisición o suministro, así
como las actividades técnicas relacionadas con el alcance de los trabajos, son tratados en
documentos específicos del departamento de Procurement.
7.2. Planeación
En la fase de planeación se desarrolla el alcance contractual de los trabajos. El solicitante de los

trabajos o servicios, apoyado del departamento de HSEQ debe registrar en el formato R-WM-MX-
HSEQ-012-01 los requerimientos que serán solicitados a los licitantes. Para ello, deberá marcar la
casilla “Previa a Licitación” e indicar cada uno de los requisitos aplicables con la leyenda “SÍ” en la
columna “Aplica” del formato ya mencionado. Posteriormente, deberá entregar al área de
Procurement el formato completado para que dichos requisitos sean incorporados en el proceso de
licitación.
7.3. Búsqueda de recursos / evaluación de capacidades / criterios de evaluación
El departamento de Procurement elaborará una lista de contratistas a quienes les extenderá una
invitación a la licitación. En dicha invitación se comunicarán los requisitos HSEQ solicitados para
realizar la obra o servicios, los cuales deben corresponder con los registrados por el solicitante en el
formato R-WM-MX-HSEQ-012-01.
7.4. Evaluación HSEQ y selección de contratistas
Una vez que los licitantes presenten la información de sus ofertas, el área de Procurement enviará
las evidencias del cumplimiento a los requisitos HSEQ al departamento de HSEQ de la organización
para determinar si la información presentada por el licitante demuestra su capacidad para satisfacer
controlada.
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los requisitos HSEQ de acuerdo con el alcance del trabajo. De existir la necesidad de aclarar
cualquiera de las ofertas, las preguntas deben enviarse al departamento de Procurement, quien a su
vez las entregará al licitante. Todas las aclaraciones deberán quedar registradas, en algunos casos,
será conveniente realizar una junta de aclaraciones donde el licitante podrá revisar los documentos o
información requerida.
El resultado de esta evaluación será registrado por el departamento de HSEQ en el formato R-WM-
MX-HSEQ-012-01, seleccionando la opción “Previa a Contratación” y el formato completado le será
entregado al área de Procurement para que proceda a continuar el proceso de contratación
solamente con aquellos licitantes que obtengan una puntuación de cumplimiento mayor o igual a
75%.
7.5. Contribución HSEQ a los contratos
El área de Procurement debe establecer un contrato formal que comprometa al contratista

seleccionado a cumplir los requisitos contractuales de HSEQ y a ejecutar su trabajo en cumplimiento
de la legislación mexicana. Dichos requisitos de HSEQ deberán quedar claramente establecidos en
el contrato correspondiente.
Algunos de los requisitos HSEQ implican lo siguiente:

• Designación de personal clave, incluyendo asesores de seguridad.
• Aseguramiento de competencias en HSEQ (DC-3, Certificados, Títulos, etc.).
• Implementación de medidas para la reducción de riesgos necesarias para ejecutar los trabajos
en forma segura.
• Reporte periódico del desempeño conforme al contrato y el plan HSEQ.
• Procedimientos operativos y de seguridad de acuerdo con sus actividades.
• Estudio de correspondencia (Documento Puente) con los 18 elementos del Sistema de
Administración de Seguridad Industrial, Seguridad Operativa y Protección al Medio Ambiente
(cumplimiento regulatorio ASEA) para los contratistas que desarrollen actividades consideradas
de alto riesgo.
La compañía contratista tendrá la responsabilidad de asegurar que las actividades sean planeadas,
organizadas, ejecutadas y documentadas de conformidad con la planificación acordada, los
requerimientos legales y regulatorios aplicables.
7.6. Administración HSEQ de contratistas
La reunión después de la adjudicación (también conocida como kick-off) se debe aprovechar como
una oportunidad para que el o los contratistas se familiaricen con la ubicación, las instalaciones y el
personal, y para asegurar que ambas partes tengan un entendimiento de los riesgos y los requisitos
controlada.
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México HSEQ
del contrato. Para contratos/proyectos que impliquen actividades consideradas de alto riesgo, los
representantes de la organización se reunirán con los representantes del contratista para discutir los
detalles de la implementación del programa de trabajo del contratista, con suficiente antelación al
inicio de los trabajos.
El departamento de Procurement será responsable de agendar dicha reunión, involucrando para su

participación también al departamento de HSEQ.
El objetivo de dicha reunión es revisar temas contractuales, entre otros:
• Presentación de las personas relevantes por parte del contratista y del equipo de la organización
que dará seguimiento al contrato.
• Acordar el nivel de reporte y seguimiento del desempeño en función del tipo y la categoría del
contrato.
• Confirmación de KPIs y metas de HSEQ.
• Evaluación de riesgos: identificar áreas donde la evaluación del proveedor y/o de la oferta indica
asuntos de posibles mejoras y/o debilidades en el sistema de administración de HSEQ del
contratista.
• Asegurar el compromiso en materia de seguridad y ambiente de parte de la gerencia del
contratista.
• Plan de actividades HSEQ con detalles de las actividades, cronograma, actividades críticas, etc.
• Discutir temas y requisitos de seguridad, y problemas éticos potenciales.
• Confirmación de la competencia de trabajadores.
• Revisión de documentos guía relevantes de la organización incluyendo programas HSEQ,
procedimiento e instrucciones, documentos puente o un plan para su establecimiento.
• Intervalo y agenda de las reuniones relacionadas con el contrato.
De existir áreas de preocupación o temas específicos que requieran mejoras identificadas en el

proceso de precalificación y selección, éstos deberán atenderse antes del inicio de los trabajos.
Podría ser necesaria la ejecución de auditorías o inspecciones previas a la movilización para
garantizar que el contratista cumple con el estándar HSEQ requerido. El resultado de dichas
auditorías debe registrarse en el formato R-WM-MX-HSEQ-012-01.
7.7. Evaluaciones de desempeño
El departamento de HSEQ revisará el desempeño del contratista realizando evaluaciones periódicas

como sigue:
• Evaluación inicial, antes de iniciar las actividades del contrato.
• Evaluaciones de seguimiento, diseñadas para verificar que se hayan subsanado observaciones
previas identificadas.
controlada.
DOCUMENTO NÚMERO:
México HSEQ
El resultado de las evaluaciones se registrará en el formato R-WM-MX-HSEQ-012-01, seleccionando

las casillas “Inicial” o de “Seguimiento” según corresponda. Las evaluaciones en sitio deben
realizarse según se requieran para verificar la validez de los reportes de desempeño, el
cumplimiento del contratista con los requisitos contractuales, y el cumplimiento del contratista con su
propio sistema de gestión. El departamento de HSEQ, en cooperación con el área a cargo del
contrato, deberán evaluar la necesidad de ejecutar dichas evaluaciones al Contratista.
7.8. Incumplimiento de requisitos HSEQ
Cuando la compañía contratista no cumpla con los cumplimientos de HSEQ, la organización

solicitará las acciones de mejora dentro de un plazo acordado en conjunto para mejorar el
desempeño. Aquellas compañías que reincidan o no cumplan en los plazos establecidos podrán ser
acreedores a medidas disciplinarias o inclusive a terminación de contrato.
7.9. Evaluación posterior al vencimiento del contrato
Si el contrato se extiende después de la terminación del período contractual, el departamento de

HSEQ debe tener la oportunidad de ofrecer su retroalimentación para facilitar cualquier modificación
apropiada al contrato o bien de dar seguimiento al contrato en las mismas condiciones antes de la
firma del nuevo convenio.
8. ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
La información contenida en este documento se debe revisar y actualizar cada cuatro años o antes,
si las sugerencias o recomendaciones del cambio lo ameritan. Las sugerencias y recomendaciones
deben dirigirse por algún medio de comunicación autorizado por la compañía a la Gerencia de
HSEQ.
9. CONTROL DE CAMBIOS
Rev. No. Autor Modificación

Departamento Actualización del procedimiento de acuerdo con los requisitos de
A
HSEQ México la norma ISO 9001,14001 y 45001 versiones vigentes.
controlada.
DOCUMENTO NÚMERO:
México HSEQ
10. FORMATOS ASOCIADOS
Responsable de
Referencia Nombre Ubicación administración
Evaluación de Contratistas, Departamento Departamento HSEQ

R-WM-MX-HSEQ-012-01 Subcontratistas, Proveedores HSEQ del del activo
y Prestadores de Servicios activo
controlada.

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Aprobación del Procedimiento

• NMX-CC-9001-IMNC-2015 “Sistema de Gestión de la Calidad-Requisitos”.

• NMX-SAA-14001-IMNC-2015 “Sistema de Gestión Ambiental – Requisitos con orientación para

• NMX-SAST-45001-IMNC-2018 “Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo –

• Disposiciones administrativas de carácter general que establecen los lineamientos para la

• Política de autoridades y límites de gastos (ASL)

• Política de delegación de autoridad (DOA)

Accidente de trabajo: Toda lesión orgánica o perturbación funcional, inmediata o posterior, o la

Autoridad Laboral; Autoridad del Trabajo: Las unidades administrativas competentes de la

Condiciones inseguras: Aquellas condiciones que derivan de la inobservancia o desatención de las

Condiciones peligrosas: Aquellas características inherentes a las instalaciones, procesos,

Diagnóstico de seguridad y salud en el trabajo: Es la identificación de las condiciones físicas

Procedimientos; instructivos: Son los medios escritos o dispositivos de almacenamiento de datos

Programa de seguridad y salud en el trabajo: Documento que contiene el conjunto de acciones

Riesgo: Es la correlación de la peligrosidad de un agente o condición física y la exposición de los

ASEA: Agencia de Seguridad, Energía y Ambiente

Es el dueño del Sistema de Administración Integrado (MIMS); responsable de su implementación en

Gerente HSEQ México

Es responsable de la implementación, desarrollo y evaluación del presente procedimiento y sus

Gerente del activo

Es responsable de la seguridad de todas las personas trabajando directa o indirectamente en las

Supervisor HSEQ del activo

Es responsable de la implementación, desarrollo y evaluación del presente procedimiento en el

Es responsable de conocer, entender, implementar, comunicar, dar seguimiento, evaluar e informar

Empleados y personal subcontratado de la organización

Tienen la responsabilidad de conocer, entender, implementar, dar seguimiento e informar cuando

7.1. Participación de HSEQ en el proceso de licitación

El presente procedimiento aborda los aspectos de HSEQ en el desarrollo de una estrategia de

En la fase de planeación se desarrolla el alcance contractual de los trabajos. El solicitante de los

7.3. Búsqueda de recursos / evaluación de capacidades / criterios de evaluación

7.4. Evaluación HSEQ y selección de contratistas

7.5. Contribución HSEQ a los contratos

El área de Procurement debe establecer un contrato formal que comprometa al contratista

Algunos de los requisitos HSEQ implican lo siguiente:

7.6. Administración HSEQ de contratistas

El departamento de Procurement será responsable de agendar dicha reunión, involucrando para su

El objetivo de dicha reunión es revisar temas contractuales, entre otros:

De existir áreas de preocupación o temas específicos que requieran mejoras identificadas en el

7.7. Evaluaciones de desempeño

El departamento de HSEQ revisará el desempeño del contratista realizando evaluaciones periódicas

El resultado de las evaluaciones se registrará en el formato R-WM-MX-HSEQ-012-01, seleccionando

7.8. Incumplimiento de requisitos HSEQ

Cuando la compañía contratista no cumpla con los cumplimientos de HSEQ, la organización

7.9. Evaluación posterior al vencimiento del contrato

Si el contrato se extiende después de la terminación del período contractual, el departamento de

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