F5.G21.

PP 8/27/2019
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Versión 1 Página 1 de 1

FORMATO PLAN DE MEJORA Clasificación de la Información

PÚBLICA

SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN REGIONAL CENTRO ZONAL OTRO ¿Cuál? __________________________
1. NOMBRE ORGANIZACIÓN /OPERADOR: 4. QUIEN DILIGENCIA
PERTENECE A:
3. FECHA DE
DILIGENCIAMIENTO:
2. N° CONTRATO/
CONVENIO 5. ÁREA ENCARGADA: 6. PROFESIONAL ENCARGADO:

7. NOMBRE DE LA OFERTA DNA:

8. REGIONAL: 9. MUNICIPIO: 10. NOMBRE SUPERVISOR(ES):

DILIGENCIADO POR ICBF DILIGENCIADO CON INFORMACIÓN BRINDADA POR LA ORGANIZACIÓN SEGUIMIENTO POR ICBF

14. ¿LA SITUACIÓN FUE

11. COMPONENTE/ 13. ¿CÓMO ENCONTRÓ NOTIFICADA A LA 16. ACCIONES POR DESARROLLAR 18. FECHA LÍMITE PARA LLEVAR A 19. RESPONSABLE DEL 21. CUMPLIMIENTO
ACTIVIDAD 12. SITUACIÓN ENCONTRADA LA SITUACIÓN? SUPERVISIÓN? 15. CAUSAS DE LA SITUACIÓN ENCONTRADA PARA SUBSANAR LA SITUACIÓN 17. RESPONSABLE Y CARGO CABO LA ACCIÓN PROPUESTA SEGUIMIENTO 20. OBSERVACIONES
(Visita, informe, otro) (dd/mm/aaaa)
(Sí/No)
SÍ NO

FIRMA SUPERVISOR CONTRATO ICBF FIRMA PROFESIONAL ENCARGADO ORGANIZACIÓN

C.C C.C.

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LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012
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Clasificación de la Información
FORMATO PLAN DE MEJORA PÚBLICA

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO PLAN DE MEJORA

Para diligenciar el presente formato, tenga en cuenta los formatos de "Lista de chequeo, visita Sede Administrativa de la organización’’ y "Acta de visita a territorio", visitas, informes y demás
documentos vinculantes que hagan parte de los contratos o convenios a los cuales se les está haciendo la supervisión correspondiente.
El objetivo del formato "plan de mejora" es registrar y hacer seguimiento a las inconformidades, dificultades, faltas y en general cualquier acción que no esté de acuerdo a lo descrito en los lineamientos,
manuales operativos, minutas contractuales y demás documentos vinculantes e inherentes de la oferta de Dirección de Niñez y Adolescencia.
ENCABEZADO
1. Nombre de la organización: se deberá diligenciar con el nombre del operador/aliado al cual se le realizará el plan de mejora.
2. N° contrato/convenio: de acuerdo con la minuta contractual, se deberá indicar el número del contrato/convenio que está siendo objeto del plan de mejora.
3. Fecha de diligenciamiento: se indicará la fecha en la que el plan de mejora se está elaborando.
4. Quién diligencia pertenece a: se señala con una "X" si el profesional que diligencia el documento pertenece a la Sede de la Dirección General, a la Dirección Regional, a un centro zonal ó a otro. En
caso de señalar la opción "otro", por favor indicar a cuál.
5. Área encargada: se indica el área o misional a la que pertenece el profesional que se encuentra diligenciando el plan de mejora.
6. Profesional encargado: se deberá indicar el nombre del profesional que está diligenciando el plan de mejora.
7. Nombre de la oferta: se indica el nombre del Programa (y su respectiva modalidad) o la Estrategia a la que pertenece la organización que está siendo objeto del plan de mejora.
8. Departamento: nombre de la regional en donde se desarrolla la intervención y que está siendo objeto del plan de mejora.
9. Municipio: nombre del municipio en donde se desarrolla la intervención y en el cual se observó la acción o actividad objeto del plan de mejora.
10. Nombre supervisor(es): nombre de la (s) persona (s) encargadas de la supervisión del contrato/convenio que está siendo objeto del plan de mejora y a quien se le deberá informar de la(s)
situación(es) encontrada (s).

INFORMACIÓN DILIGENCIADA POR ICBF: Información que deberá ser diligenciada exclusivamente por el profesional encargado que está generando el plan de mejora
11. Componente/actividad: se deberá especificar el componente (como refrigerio, materiales) o la actividad (encuentros vivenciales/sesiones de formación, actividad de cierre, actividad de movilización
social, encuentro con padres, madres y cuidadores) en el que se evidenció alguna dificultad, falta y en general cualquier acción que no esté de acuerdo a lo descrito en los lineamientos, manuales
operativos, minutas contractuales y demás documentos vinculantes e inherentes de la oferta de Dirección de Niñez y Adolescencia. Estos componentes/actividades se relacionan con más especificidad
en los formatos "Formato de control presupuestal Estrategia para prevención de riesgos específicos", "Formato de control presupuestal Programa Generaciones con Bienestar", "Formato Financiero
ICBF - DNA", "Acta de visita a territorio", "Lista de chequeo visita Sede Administrativa" y los demás a los que haya lugar.

12. Situación encontrada: se deberá hacer una breve descripción de la dificultad, situación, falta o en general cualquier acción que no esté de acuerdo a lo descrito en los lineamientos, manuales
operativos, minutas contractuales y demás documentos vinculantes e inherentes de la oferta de Dirección de Niñez y Adolescencia, y que se hayan registrado en las visitas, informes o cualquier otro
medio.
13. Se deberá especificar si la situación encontrada fue a través de visita a territorio, visita a la Sede Administrativa, informe u por otro medio. Si señala "otro" por favor indicar cuál.
14. El profesional encargado deberá indicar SÍ ó NO, de acuerdo a si la situación ya fue reportada o no a la supervisión del contrato/convenio, según corresponda. Es importante señalar que toda
situación referenciada debe ser informada a la supervisión y de acuerdo con esto se determinarán las acciones a las que haya lugar.
DILIGENCIADO POR ICBF
13. ¿CÓMO
14. ¿LA SITUACIÓN
ENCONTRÓ LA
11. COMPONENTE/ FUE NOTIFICADA A
12. SITUACIÓN ENCONTRADA SITUACIÓN?
ACTIVIDAD LA SUPERVISIÓN?
(Visita,
(Sí/No)
informe, otro)

DILIGENCIADO CON INFORMACIÓN BRINDADA POR LA ORGANIZACIÓN: Información que deberá diligenciar el profesional encargado, de acuerdo con la información brindada por la organización; o
de acuerdo con la situación encontrada deberá diligenciarla el profesional encargado o representante legal de la organización. Esto depende de si la respuesta o propuesta de acción para subsanar lo
encontrado no se puede brindar de inmediato o deba contar con la autorización del representante legal o quien corresponda.

15. Causas de la situación encontrada: la organización deberá indicar brevemente al profesional que diligencia el formato, cuáles son las causas por las cuales se generó o persiste la dificultad
encontrada.
16. Acciones por desarrollar para subsanar la situación: La organización deberá indicar brevemente cuáles serán las acciones que desarrollará e implementará para subsanar la situación encontrada.
17. Responsable y cargo: incluir la información del profesional responsable al momento de diligenciar el plan de mejora y el cargo que ocupa dentro del contrato/convenio.
18. Fecha límite para llevar a cabo la acción propuesta: el profesional encargado del ICBF y la organización deberán concertar e indicar la fecha límite en la que se llevará a cabo la acción propuesta
para subsanar la acción encontrada por parte del profesional del ICBF y que generó el plan de mejora.
DILIGENCIADO CON INFORMACIÓN BRINDADA POR LA ORGANIZACIÓN

15. CAUSAS DE LA 18. FECHA LÍMITE PARA LLEVAR A

16. ACCIONES POR DESARROLLAR
SITUACIÓN 17. RESPONSABLE Y CARGO CABO LA ACCIÓN PROPUESTA
PARA SUBSANAR LA SITUACIÓN
ENCONTRADA (dd/mm/aaaa)

SEGUIMIENTO POR ICBF: Información que deberá ser diligenciado por el profesional encargado del ICBF y quien haya realizado el seguimiento a la proceso de plan de mejora:
19. Responsable del seguimiento: debe indicarse el nombre del profesional responsable de hacer el respectivo seguimiento al cumplimiento y subsanación de la situación encontrada y de las acciones y
fechas propuestas por la organización.
20. Observaciones: incluir solamente si es necesario o si aplica. En esta columna se registrará cualquier otra información que se requiera y que no se haya podido registrar en las casillas del formato.
21. Cumplimiento: por favor indicar (marcar con una X) SÍ ó NO la organización cumplió con las acciones propuestas y subsanó las dificultades encontradas, en las fechas estipuladas. En caso que no
haya cumplido o subsanado, se deberá estudiar la situación y tomar las acciones a las que haya lugar.
SEGUIMIENTO POR ICBF

19. RESPONSABLE DEL 21. CUMPLIMIENTO

20. OBSERVACIONES
SEGUIMIENTO

SÍ NO

Para finalizar el diligenciamiento, recuerde suscribir el documento de conformidad a lo solicitado.

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