Departamento de Ingeniería en Control e Instrumentación

Administración de proyectos de ingeniería

Introducción
Con miras a preparar a los estudiantes para la primera presentación de sus proyectos
semestrales, repasaremos algunas conceptos y nociones básicas para la administración
correcta de proyectos. La siguiente información les será útil para la organización y
estructuración de las tareas a completar para la exitosa presentación y entrega de su
proyecto, además de los entregables relacionados a él.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es una tarea temporal, no repetitiva que tiene un inicio y final, además
de un objetivo y metas específicas. El principal reto de las personas involucradas en el
proyecto es cumplir con todas las metas y asignaciones presentadas como las
condiciones necesarias que debe tener el producto que se entregará. Para esto, deberán
administrar sus limitaciones de tiempo, dinero y alcance. Retos adicionales al proyecto
pueden involucrar optimizar los recursos presentados.
Estructura del proyecto
Un proyecto está estructurado de la siguiente forma:
1. Inicialización: Es la acción que formalmente inicia el proyecto, el contrato. Al final
del proceso de inicialización, el accionista le hace entrega de un documento
conocido como “chárter”, en el cual se encuentran cada una de las obligaciones
que se espera del proyecto. Tiene información importante acerca de fechas,
recursos, accionistas, entre otros datos. En el chárter, encontraran metas
específicas que se espera que el proyecto entregue, a estas metas o condiciones
se les conocen como entregables. Por ejemplo, para su proyecto de control, uno
de los entregables de la primera presentación es un flujograma.

2. Planificación: En base a los entregables identificados en el chárter, diseñarán

planes y sub-planes para la realización de cada uno de esos entregables.
Definirán el alcance de su proyecto. El alcance es todo y solamente el trabajo
necesario para que el proyecto sea finalizado. Definirán los objetivos, la calidad
que se espera del proceso y el camino a seguir para lograr los objetivos. Este
camino será conocido como el WBS (Work Breakdown Structure), del cual
hablaremos más adelante.

3. Ejecución y monitorización: Habiendo confeccionado el WBS, ejecutamos los

pasos necesarios para cumplir con los entregables. Al mismo tiempo, hay que
procurar que el proceso cumpla con la calidad requerida de él, además será
necesario administrar los riesgos y oportunidades que se puedan presentar en

Elaborado por P. Aizpurúa.

 este paso. Otras actividades importantes pueden ser liderar de manera efectiva
al equipo de trabajo, implementar cambios y acciones preventivas.

4. Cierre: En el cierre del proyecto se verifica el cumplimiento de todos los

objetivos, se realiza la entrega de los entregables contractados por el jefe de
proyecto y los accionistas; se realizan las actividades administrativas restantes
para finalizar el proyecto.
Definición y metas del proyecto
Para definir las metas del proyecto, primero hay que definir que se espera del
resultado final, que es basado en nuestro alcance. Para definir el alcance, las siguientes
preguntas deberán ser contestadas:
1. ¿Cuáles son los objetivos del proyecto?
2. ¿Cuál es el problema que se debe resolver?
3. ¿Cómo se ve un resultado exitoso?
4. ¿Cómo será evaluado el éxito?
5. ¿Qué riesgos pueden presentarse en el proyecto?
6. ¿Qué incertidumbres, suposiciones o limitaciones dificultan la visión del
proyecto?
Una vez definido el alcance, será necesario monitorear constantemente el desarrollo
del proyecto para asegurar que los objetivos y el alcance serán cumplidos. Es importante
también mantener el alcance bajo control, para evitar constantemente modificarlo y
hacer que cada vez se requiera más trabajo para completarlo. También debe ser evitado
adornar al proyecto, es decir, hacer más de lo que debe hacerse.
Deberán también verificar que los factores de tiempo, dinero y alcance no
comprometan a los otros dos. Por ejemplo, si se debe comprar un objeto e importarlo
resulta ser económico, pero demora cierto tiempo en llegar en lugar de comprarlo
localmente a un precio costoso, si la decisión de importarlo se toma en un momento
imprudente, el proyecto pudiese verse forzado a comprar el objeto costoso local.
Work Breakdown Structure
El WBS funcionará como el cronograma de actividades necesarias para completar el
proyecto. Para confeccionarlo, enumeramos las actividades necesarias de forma
ordenada, de tal forma que se indique que actividad precede o sucede a las demás. Por
ejemplo:

Actividad Precedida por Sucedida por Duración

A * B, C 4
B A D 2
C A D 8
D B, C F 6
E C F 5
F D, E * 2
Tabla N°1. Actividades de ejemplo.

Elaborado por P. Aizpurúa.

 En la tabla N°1 se enumeran una serie de actividades que deben realizarse en cierto
orden para cumplir con los objetivos requeridos. Algunas actividades dependen de más
de una predecesora, que tienen diferentes tiempos de duración para ser completadas.
El método de la ruta crítica determina cual es el menor tiempo requerido para
completar el proyecto. Un cronograma de las actividades se muestra en la figura N°1.

Figura N°1. Work Breakdown Structure.

La ruta crítica será el mayor tiempo que podría demorar la realización del proyecto en
condiciones normales.
Por ejemplo, digamos que la actividad A inicia en el día cero. Su duración es de cuatro
días, por lo que termina en el día 4. Tanto B y C deberán ser completadas para iniciar D,
sin embargo, C demora ocho días mientras que B demora dos, por lo tanto, lo más
temprano que iniciaría la actividad D y E sería en el día 4+8 = 12. Igualmente, D demora
seis días mientras que E demora cinco, por lo que lo más temprano que podría iniciar F
es en el día 12+6=18 y finalizaría dos días después, en el día 20.
La realización de este tipo de cronograma le garantizará al grupo de trabajo conocer
el mejor y peor caso en cuanto a su organización del tiempo.

Recursos adicionales de administración de proyectos:

• https://todopmp.com/metodo-de-la-ruta-critica/
• https://www.simplilearn.com/project-management-basic-principles-article

Elaborado por P. Aizpurúa.