Manual para Project Managers Cómo Gestionar Proyec... - (6. CIERRE DEL PROYECTO)

6.
Cierre del proyecto
En esta última fase incluye un único proceso: el de Cierre del proyecto que deberá
cerrarse una vez se hayan cerrado los anteriores.
En el siguiente esquema (Mulcahy, 2017) se resumen las actividades más importantes
de este grupo de procesos y que se irán explicando en los puntos siguientes:
Copyright © 2018. Wolters Kluwer España. All rights reserved.
Echeverría, Jadraque, Daniel. Manual para Project Managers: cómo gestionar proyectos con éxito (3a. ed.), Wolters Kluwer España, 2018.
ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/upilotosp/detail.action?docID=5426609.
Created from upilotosp on 2020-04-09 12:52:30.
638 Cierre del proyecto
6.1. CIERRE DEL PROYECTO O FASE
Un proyecto comienza con un contrato y acaba con la confirmación de que el

alcance, términos y condiciones del contrato se han cumplido. Esta última es una de las
actividades de este proceso de Cierre del Proyecto (Close Project).
Conviene no olvidar ninguna de las siguientes actividades indicadas por Project
Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®
Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 20171, para cerrar correcta-
mente el proyecto:
• Confirmar que se ha realizado todo el trabajo recogido en la EDT y con los
requerimientos establecidos,
• que se han cerrado todos los contratos de compras,
• que se ha recibido la aceptación formal del producto o servicio por parte del
cliente,
• que se ha realizado el informe final, se ha actualizado la documentación
«as-built» de todos los documentos y planes,
• que se han identificado, documentado, archivado y distribuido las lecciones
aprendidas en el proyecto, y
• que se liberan los recursos para otros proyectos.
El proceso «Cerrar el proyecto o fase» tiene como objetivo finalizar todas las acti-
vidades para formalmente completar el proyecto o fase. Entre sus beneficios están las
lecciones aprendidas generadas –para lo cual debe implicar a todas las partes interesadas
relevantes– y un cierre ordenado del proyecto en el que recoger, indexar y archivar
adecuadamente toda la información generada durante el proyecto.
Este proceso incluye todas las actividades necesarias para el cierre administrativo del
proyecto o fase, incluyendo los pasos a dar para identificar que el proyecto está completo,
para transferir el producto al cliente o a operaciones, para recoger toda la documentación
de proyecto, auditar el éxito del proyecto y extraer lecciones aprendidas y archivar toda
esta documentación para su uso futuro por parte de la organización.

Incluye las actividades, interacciones, roles y responsabilidades de los miembros del
equipo de proyecto y otros stakeholders para ejecutar el cierre administrativo como:
• Recopilar registros del proyecto.
• Analizar el éxito o fracaso del proyecto.
• Recopilar las lecciones aprendidas.
• Archivar la información del proyecto para uso futuro en la organización.
Los datos recopilados en el cierre administrativo actualizan los activos de la orga-
nización.
El siguiente esquema muestra el proceso de Cierre del Proyecto o Fase (Close Pro-
ject o Project phase) dentro del área de conocimiento de gestión de la integración del
proyecto (project integration management) y del grupo de procesos de cierre (closing
processes).
Cierre del proyecto o fase 639
Y el siguiente esquema el detalle de las entradas (inputs), técnicas y herramientas

(techniques and tools) y resultados (outputs) de los cuales el producto final entregado al
cliente es el más importante.
ISO21500 propone un proceso similar denominado también «Cerrar Fase de proyecto o

proyecto» cuyo objetivo es confirmar que se han completado todos los trabajos de proyecto y que
se puede proceder al cierre del proyecto o fase de proyecto.
Se debe verificar que todos los entregables están completos, se deben recoger y archivar todos
los documentos de proyecto y se debe liberar al equipo de proyecto.
Puesto que un proyecto puede darse por concluido sin haberse completado los trabajos –por
interés y conveniencia del cliente o por incumplimiento del proveedor– se deben seguir los mismos
pasos para el cierre del proyecto.
En la siguiente tabla se indican las entradas y salidas propuestas por ISO21500 (no indica
técnicas ni herramientas):
Entradas Salidas
Informes de progreso Compras completadas
Documentación de contrato Informe de cierre del proyecto o fase
Informes de compleción Recursos liberados
del proyecto
CERRAR EL PROYECTO (CLOSE PROJECT OR PHASE)

Proceso en el que se finalizan todas las actividades, se cierran los contratos y
completa formalmente el proyecto.
ENTRADAS (INPUTS):
Para cerrar el proyecto se requiere el Plan de Dirección –que indica cómo cerrar el
proyecto–, los entregables aceptados y activos de los procesos de la organización, como
guías o procesos de cierre de proyecto o fase, información histórica y lecciones apren-
didas. También se elabora el informe final de proyecto.
Acta de Constitución (Project charter)

Generada al inicio del proyecto, contiene los objetivos y criterios de aceptación del
mismo. Los criterios de aceptación deberán cuantificarse para verificar si se ha cumplido
con los objetivos marcados para el proyecto.
Plan de Dirección del Proyecto (Project management plan)

Este plan indicará las actividades necesarias para realizar el cierre del proyecto. Este
Plan engloba el resto de Planes Subsidiarios. Se archivará para su uso en futuros proyectos
o si surgen problemas en el período de garantía con algún proveedor. Puesto que se
puede asimilar a un contrato entre el project manager y el patrocinador, recogerá los

criterios de aceptación final y de cierre administrativo del «contrato».
Documentos del proyecto (Project documents)

De entre otros documentos del proyecto, anexos al plan de dirección del proyecto,
caben destacar como especialmente útiles en este proceso los siguientes: Registro de
asunciones, Base de estimaciones, Registro de cambios, Registro de incidencias, Regis-
tro de lecciones aprendidas, Lista de hitos, Comunicaciones del proyecto, Medidas del
control de calidad, Informes de calidad, Documentación de requerimientos, Registro
de riesgos, Informe de riesgos,…
Entregables aceptados (Accepted deliverables)

Serán todos los entregables aceptados por el cliente en la fase «Validar el Alcance
(Validate Scope)».
Cierre del proyecto o fase 641
Documentos de negocio (Business documents)

Compuesto principalmente por el plan de gestión de beneficios y el caso de negocio.
Este último es utilizado en este proceso para determinar si se han cumplido los resultados
relacionados con la viabilidad económica, tal y como se había previsto en la justificación
del proyecto. Por otro lado, el plan de gestión de beneficios nos permitirá medir si los
beneficios esperados del proyecto han sido alcanzados.
Acuerdos (Agreements)
Antes de cerrar el proyecto o fase deberá determinarse si todos los términos y con-
diciones acordados en los acuerdos del proyecto han sido cumplidos.
Documentos de adquisiciones (Procurement documentation)

Para poder cerrar un proyecto o fase, tenemos como pre-requisito el cierre de los
contratos de adquisiciones, por lo que es necesario consultar la documentación de
adquisiciones de cara a realizar dicho cierre. Además fruto del trabajo realizado y la
relación contractual mantenida con terceros es posible que se identifiquen nuevas lec-
ciones aprendidas que ayuden a la organización a la mejora continua en relación a las
subcontratas de trabajo.
Activos de los procesos de la organización (Organizational process assets)

El project manager deberá tener en cuenta las políticas, procedimientos y procesos
de la organización para cerrar el proyecto establecidas dentro de la organización, así
como las lecciones aprendidas de otros proyectos anteriores para que el cierre sea
correcto, no quede nada sin resolver y se archive correctamente toda la documentación
del mismo.
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS (TECHNIQUES AND TOOLS):

En el cierre de las adquisiciones se utilizará el juicio experto del project manager,

el equipo de dirección y las partes interesadas más relevantes, que se reunirán para auditar
el proceso de gestión del proyecto y realizar el cierre administrativo, financiero y con-
tractual.
Juicio de expertos (Expert judgement)

Se puede requerir consultas a los expertos cuando se vaya a cerrar administrativa-
mente el proyecto, para que se haga de acuerdo a las normas internas y contractuales
adecuadas, tanto con el cliente como con los proveedores.
En el cierre de las adquisiciones se utilizará el juicio experto del project manager,
el equipo de dirección y las partes interesadas más relevantes, que se reunirán para auditar
el proceso de gestión del proyecto y realizar el cierre administrativo, financiero y con-
tractual.
Análisis de datos (Data analysis)

• Análisis de documentos. Revisión de la documentación existente para la iden-
tificación de lecciones aprendidas y cualquier tipo de conocimiento que permita
la mejora de la organización de cara a proyectos futuros.
• Análisis de regresión. Analizando relaciones entre las variables del proyecto que
contribuyen a mejorar el rendimiento de cara a proyectos futuros.
• Análisis de tendencias. Permite identificar tendencias en situaciones en las que
todavía las desviaciones no hay superado los rangos establecidos, de modo que
se pueda anticipar una situación de desviación con anticipación y así poder
actuar lo antes posible.
• Análisis de varianza. Analiza las diferencias entre el rendimiento real y el plani-
ficado.
Reuniones (Meetings)
Las reuniones, que pueden ser presenciales o teleconferencias, tendrán como obje-
tivo cerrar adecuadamente el proyecto o fase, presentando los resultados finales del pro-
yecto, las lecciones aprendidas y las necesidades de actualización de los activos de los
procesos de la organización para que estén disponibles para futuros proyectos.
SALIDAS (OUTPUTS):
De este proceso se produce la transferencia del producto o resultado del proyecto

al cliente, si es externo, u operaciones, si es interno y se produce la actualización de los
ficheros de proyecto, los documentos del proyecto y la información histórica.
Actualizaciones de los documentos del Proyecto (Project document updates)

Se marcarán todos los documentos con su versión final como resultado del cierre
del proyecto o fase. Por supuesto, deberá quedar toda la documentación actualizada,
reflejando la realidad del proyecto al finalizar.
Transferencia del producto, servicio o resultado final (Final product, service

or result transition)
El producto final es el que entregamos finalmente a nuestro cliente. Implica la
aceptación formal y entrega del producto final, servicio o resultado.
Incluye la recepción de un documento formal que valide que los términos del con-
trato se han ejecutado tal y como se establecía.
Informe final (Final report)

Informe dirigido a registrar un resumen de la ejecución del proyecto. Incluye habi-
tualmente la siguiente información:
• Resumen ejecutivo del proyecto
Recoger lecciones aprendidas (ISO21500) 643
• Objetivos de alcance y criterios de aceptación

• Objetivos de calidad y criterios de aceptación
• Objetivos de calendario, incluyendo la comparativa entre lo planificado y la
situación final y motivos de desviaciones.
• Objetivos de coste, incluyendo la comparativa entre lo planificado y la situación
final y motivos de las desviaciones.
• Resumen de cómo el resultado final del proyecto cumple con los beneficios
esperados y necesidades de negocio por el proyecto. En caso de no cumpli-
miento, indicar el grado de cumplimiento alcanzado.
• Resumen de todos los riesgos encontrados y cómo se enfrentó el equipo del
proyecto a los mismos.
Actualización de activos de procesos de la organización (Organizational pro-

cess assets updated)
Durante todo el Manual se ha hecho referencia a estos Activos recomendando que
el project manager los fuera actualizando. Todo por una razón: porque los activos for-
man parte del conocimiento explícito que tiene la organización, que no se pierde con
el cambio de personas, que se mejora y aumenta con cada proyecto. Muy especialmente
las lecciones aprendidas que, ni mucho menos vendrán únicamente del project mana-
gers, sino de cualquiera de las partes interesadas y que han participado en el proyecto.
Por ello, PMBOK® Guide incluye entre los activos que pueden actualizarse los
siguientes:
• La documentación resultante de las actividades del proyecto (archivos del pro-
yecto).
• Los documentos de cierre del proyecto, como la documentación formal que
indica la terminación del proyecto o fase, la transferencia de los entregables del
proyecto a un grupo de proyectos, o a una fase siguiente, para lo cual el project
manager debe comprobar la documentación del cliente relativa a la verificación

del alcance (scope verification), y el contrato para ver que se han cumplido todos
los requisitos, condiciones y términos del contrato.
• La información histórica y lecciones aprendidas.
6.2. RECOGER LECCIONES APRENDIDAS (ISO21500)
ISO21500 propone un proceso específico para recoger las lecciones aprendidas de proyecto
–en PMBOK aparece entre las actividades a realizar en el proceso de Cierre del Proyecto o
Fase–.
Tiene por objetivo evaluar el proyecto y recoger experiencias de las que se puedan beneficiar
proyectos futuros.
A lo largo del proyecto, tanto el equipo de proyecto como las diferentes partes interesadas
habrán identificado lecciones aprendidas, ya de los procesos de gestión del proyecto, ya de los
procesos de ejecución del producto.
Estas lecciones aprendidas deben recogerse, compilarse, formalizarse, archivarse, distribuirse,

a las personas que puedan beneficiarse de ellas y utilizarse en proyectos futuros.
En la siguiente tabla se indican las entradas y salidas propuestas por ISO21500 (no indica
técnicas ni herramientas):
Entradas Salidas
Planes de proyecto
Informes de progreso
Cambios aprobados Documento de lecciones aprendidas
Lecciones aprendidas
Registro de incidencias y problemas
Registro de riesgos

Manual para Project Managers Cómo Gestionar Proyec... - (6. CIERRE DEL PROYECTO)

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual para Project Managers Cómo Gestionar Proyec... - (6. CIERRE DEL PROYECTO)

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

6.

Cierre del proyecto

6.1. CIERRE DEL PROYECTO O FASE

Un proyecto comienza con un contrato y acaba con la confirmación de que el

esta documentación para su uso futuro por parte de la organización.

Y el siguiente esquema el detalle de las entradas (inputs), técnicas y herramientas

ISO21500 propone un proceso similar denominado también «Cerrar Fase de proyecto o

CERRAR EL PROYECTO (CLOSE PROJECT OR PHASE)

Acta de Constitución (Project charter)

Plan de Dirección del Proyecto (Project management plan)

puede asimilar a un contrato entre el project manager y el patrocinador, recogerá los

Documentos del proyecto (Project documents)

Entregables aceptados (Accepted deliverables)

Documentos de negocio (Business documents)

Documentos de adquisiciones (Procurement documentation)

Activos de los procesos de la organización (Organizational process assets)

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS (TECHNIQUES AND TOOLS):

En el cierre de las adquisiciones se utilizará el juicio experto del project manager,

Juicio de expertos (Expert judgement)

Análisis de datos (Data analysis)

De este proceso se produce la transferencia del producto o resultado del proyecto

Actualizaciones de los documentos del Proyecto (Project document updates)

Transferencia del producto, servicio o resultado final (Final product, service

Informe final (Final report)

• Objetivos de alcance y criterios de aceptación

Actualización de activos de procesos de la organización (Organizational pro-

manager debe comprobar la documentación del cliente relativa a la verificación

6.2. RECOGER LECCIONES APRENDIDAS (ISO21500)

Estas lecciones aprendidas deben recogerse, compilarse, formalizarse, archivarse, distribuirse,

También podría gustarte