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Excelencia en la Ejecución
de Proyectos:
Visibilidad y Control de
Proyectos y Portafolios

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Objetivos de la Presentación
 Presentar Conceptos Básicos de Visibilidad y
Control de Proyectos y Portafolios.
 Explicar las características de un KPI y Dashboard.

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Agenda
 Conceptos Básicos.
 Métodos Clásicos de Visibilidad.
 Definición de Métrica.
 Proceso de Medición y Reporte.
 Definición de KPI.
 Definición de Dashboard.
 Conclusiones.

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 Conceptos Básicos

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Conceptos Básicos

 Visibilidad del Proyecto

“La visibilidad es el hecho de hacer que el proyecto sea
"visible", o sea, perceptible a los demás, a través de acciones
de publicidad, información y comunicación”.

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Conceptos Básicos

 Control del Proyecto

“El control de proyecto es un conjunto de procesos y
actividades que tienen como objetivo principal el mantener
el proyecto alineado con sus objetivos”.

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Conceptos Básicos

 Visibilidad para el Control del Proyecto

“Hacer que el proyecto sea perceptible a los demás, con el
objetivo principal de mantener el proyecto alineado con sus
objetivos”.

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 Visibilidad
Métodos Clásicos de

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Distribución de Documentos
Distribuir los documentos de gestión y los entregables
principales del proyecto a los interesados, para mantenerlos
informados.

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Website Informativo del
Proyecto
Elaborar un website del proyecto y otorgar acceso a los
interesados a la información del proyecto, que va siendo
publicada paulatinamente conforme se avanza con el
proyecto.

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Boletín Informativo del
Proyecto
Elaborar un boletín informativo del
proyecto y distribuirlo periódicamente a
los interesados del proyecto, para
mantenerlos informados del avance del
proyecto.

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Informe de Estado del
Proyecto
Elaborar periódicamente el
Informe de Estado del Proyecto y
distribuirlo a los interesados,
para mantenerlos informados del
estado del proyecto.

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Un Proyecto, Muchos
Interesados Muchos Interesados

Un Proyecto

Documentos
Website
Boletin
Informe
(Información
para
Difusión)

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Problema: Muchos Proyectos,
Pocos Interesados
Muchos Proyectos

Pocos Interesados

¿Cómo
obtener
Información
Para
Control?

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Solución: Métodos de
Visibilidad para Control
Métricas

Dashboards KPI’s
Métodos de
Visibilidad
para Control

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Definición de Métrica
Medida numérica que representa una porción de datos en
relación a una o más dimensiones.
Ejemplo: Ventas por semana.
Ejemplo: Ventas por territorio y por semana

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Proceso de Medición y Reporte
Medición Recolectar y Reportar Información
 ¿Qué se debe medir?.  ¿Quién recolectará
información?
 ¿Cuándo se debe medir?
 ¿Cuándo se recolectará
 ¿Cómo se debe medir?
información?
 ¿Quién hará la medición?
 ¿Cuándo y cómo se reportará
la información?

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Métricas relacionadas con el
Éxito del Proyecto
 Beneficios logrados.
 Valor logrado.
 Metas/Hitos logrados.
 Satisfacción de Interesados.
 Satisfacción del Usuario.

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Métricas sobre el Proyecto
 Tiempo.
 Costo.
 Alcance y cantidad de cambios.
 Ratio de cambio en requisitos.
 Calidad.
 Satisfacción del cliente con el desempeño del
proyecto.
 Consideraciones de seguridad
 Mitigación de riesgos.

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Métricas sobre los Procesos de
Gestión de Proyectos
 Mejora continua.
 Benchmarking.
 Precisión de estimados.
 Precisión de mediciones.
 Precisión de los objetivos para las métricas y
KPI’s.

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Definición de KPI
 Es una métrica relacionada a un objetivo. Generalmente
se representa como ratio de cantidad actual sobre
cantidad objetivo.
 Ejemplo: $ 8,000 de ventas por semana entre un objetivo
de $10,000 por semana me da un KPI de 0.8 u 80%.

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Anatomía de un KPI
 KEY = Una contribución fundamental para
el éxito o fracaso del proyecto. Un KPI solo
es “key” cuando el éxito o fracaso del
proyecto depende de él.
 PERFORMANCE = Una medida del
desempeño que puede ser medida,
cuantificada, ajustada y controlada.
 INDICATOR = Representación razonable
del desempeño pasado, presente o futuro.

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Características de un KPI
 S = Specific: El KPI es claro y enfocado hacia metas de
desempeño.
 M = Measurable: El KPI se puede expresar cuantitativamente.
 A = Attainable: Las metas son razonables y logrables.
 R = Relevant: El KPI está directamente relacionado al trabajo
que se hace en el proyecto.
 T = Time-Based: El KPI es medible dentro de un periodo dado
de tiempo.

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Propósitos de los KPI’s
 Mediciones que lleven a la motivación del equipo.
 Mediciones que lleven al cumplimiento del uso de procesos.
 Mediciones que lleven al alineamiento con los objetivos del
negocio.
 Mediciones que lleven a la mejora de performance.
 Mediciones que lleven a la captura de lecciones aprendidas y
buenas prácticas.

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Proceso de Definición de
KPI’s para un Proyecto
 ¿Qué se debe medir?
 ¿Quién lo debe medir?
 ¿Cómo se debe medir?
 ¿Cuándo se debe medir?
 ¿Con qué se debe medir?
 ¿Cuantos KPI’s se necesitan?
 ¿Cuán complejos serán los KPI’s?
 ¿Quiénes serán informados de los KPI’s?

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Definición de Dashboard
Es una representación visual de un pequeño número de
métricas críticas y KPI’s , de manera tal que los interesados y
el personal de control del proyecto puedan acceder a la
información necesaria de una sola vista, para poder tomar
decisiones informadas.

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 Dashboard
Estructura Típica de un

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Beneficios de usar
Dashboards
 Representación visual.
 Capacidad de identificar y corregir.
 Medición de eficiencias.
 Capacidad de mostrar tendencias.
 Capacidad de tomar decisiones informadas.
 Alineamiento a estrategias.
 Ahorro de tiempo de revisión.
 Visibilidad total instantánea.

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Siete Reglas de Oro de los
Dashboards
1. Son herramientas de comunicación instantánea.
2. Su diseño comienza por entender las
necesidades del usuario.
3. Es clave la selección del contenido y la exactitud
de información.
4. Use la menor cantidad de métricas o KPI’s
necesarios.
5. Usar demasiados colores puede distraer.
6. Limite todo el contenido a una sola pantalla.
7. Monitoree la usabilidad y amigabilidad.

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Diseño General de Dashboards

1. Definir los objetivos del dashboard.

2. Definir las métricas y KPI’s.
3. Definir el soporte analítico (información de detalle)
detrás de cada métrica y KPI.
4. Seleccionar los “componentes de visualización” de cada
métrica y KPI.
5. Ensamblar los componentes en el dashboard (tamaños,
posiciones, contrastes, etc.).
6. Validar el diseño.

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 Conclusiones

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Conclusiones
Muchos Proyectos Pocos Interesados

¿Cómo
obtener
Información
Para
Control?

No se pueden
usar los medios
tradicionales de
comunicación

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Conclusiones
Métricas

Métodos de
Visibilidad
para Control

Dashboards KPI’s
Métodos de
Visibilidad
para Control

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Conclusiones
Métricas KPI’s Dashboards

Factores Críticos de Éxito

Entender Necesidades Definición de Métricas

Diseño del Dashboard
y KPI’s

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Fin de la Presentación
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