Resumen del documento - Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico

Introducción:

Los dispositivos médicos son cruciales para la prevención, el diagnóstico, el tratamiento y la rehabilitación de
enfermedades. Por lo que la primera resolución de la Asamblea Nacional de la Salud: WHA60.29: instalación y el uso
inadecuados de tecnologías sanitarias, prioridades en la selección y la gestión de tecnologías sanitarias y en
particular de los dispositivos médicos; y la Organización Mundial de la Salud (OMS) han sido la base para el
establecimiento de la iniciativa mundial sobre tecnologías sanitarias (GIHT), que tiene 2 objetivos: alentar a la
comunidad internacional a establecer un marco para el desarrollo de programas nacionales de tecnología sanitaria
básica e instar a las comunidades empresarial y científica a seleccionar y adaptar tecnologías innovadores para la
salud pública. El presente documento es un resumen de uno de una serie de documentos de referencia que se están
elaborando para su utilización por todos los países.

Para comenzar se definen 3 términos ampliamente utilizados:

- Tecnología Sanitaria: es la aplicación de conocimientos teóricos y prácticos estructurados en forma de

dispositivos, medicamentos, vacunas, procedimientos y sistemas elaborados para resolver problemas
sanitarios y mejorar la calidad de vida. Equivalente a tecnología para la salud.
- Dispositivo médico: artículo, instrumento, aparato o máquina que se utiliza para la prevención, el
diagnóstico o el tratamiento de una enfermedad, o para detectar, medir, restablecer, corregir o modificar
la estructura o la funcionalidad del organismo con algún propósito médico o sanitario. Generalmente no
actúa a través de mecanismos farmacológicos, inmunitarios ni metabólicos.
- Equipo médico: Dispositivo que requiere calibración, mantenimiento, reparación, capacitación de los
usuarios y retirada del servicio. Para el diagnostico, el tratamiento o la rehabilitación de una enfermedad o
lesión, ya sea solo o junto con accesorios, material fungible (también conocido como material consumible)
u otros equipos médicos. No son considerados los implantables, desechables o de un solo uso.

El primer paso en la gestión de tecnologías sanitarias es determinar que artículos deben gestionarse y crear el
inventario de tecnologías sanitarias.

1. Inventario:
Se define el inventario como un documento de trabajo con la relación detallada de los activos de una organización
que se comprueba y actualiza periódicamente. Es importante resaltar que mantener un inventario exacto es una
aportación a las actividades del ciclo de Gestión de tecnologías sanitarias (GTS): Planeación y Evaluación,
Presupuesto y Finanzas, Evaluación y Selección de Tecnología, Adquisición y Logística, Instalación y puesta en
operación, Capacitación y desarrollo de habilidades, Operación y seguridad, Mantenimiento y Reparación, Baja de
servicio y eliminación.

Los detalles brindados en el inventario son a base de una evaluación técnica, el tipo, cantidad y situación operativa
actual (servicios actuales brindados por el centro de atención sanitaria) facilitando la programación del
mantenimiento preventivo y el seguimiento de las tareas de mantenimiento, reparaciones, alertas y órdenes de baja
de equipos. En el marco general del inventario se crean, gestionan y mantienen elementos como historiales y
cuadernos de uso de los equipos, manuales de uso y reparación, y procedimientos e indicadores de análisis y
aseguramiento de calidad.

2. Tipos de inventarios:

Dependiendo de la naturaleza de la organización, los inventarios pueden ser de ámbito nacional o

regional/provincial. Sin embargo, la mayoría, se mantienen especificados dentro de los distintos centros de atención
sanitaria: desde un consultorio local hasta hospitales especializados.
Muchos equipos médicos requieren material consumible y accesorios (electrodos, papel electrocardiográfico, gel
conductor), por ello, debe haber un inventario para estos componentes, que esté relacionado al inventario de
equipos médicos, el cual requiere un sistema de registro de caducidad o control de existencias. Para garantizar el
funcionamiento seguro y eficaz de los equipos médicos, es necesario mantener un inventario de repuestos (filtros,
juntas, fusibles, tornillos, cables eléctricos, etc.). También son importantes los inventarios de herramientas de taller
y equipos de medición, de equipos industriales y hospitalarios (caldera, autoclaves, equipos de lavandería,
generadores eléctricos, sistemas de distribución de aire, comprimido, entre otros); de equipos de seguridad; de
materiales y residuos radiactivos y peligrosos (la guía resumida no se refiere a la gestión de los inventarios de equipos
industriales y hospitalarios, de seguridad ni materiales y residuos radiactivos o peligrosos).

Artículos que han de incluirse en un inventario

Los principales activos son los equipos médicos. El departamento responsable del centro de atención sanitaria
(mantenimiento o ingeniería clínica) determina qué equipos deben incluirse en el inventario, estableciendo una serie
de criterios para decidir inclusión o exclusión. La guía Medical Equipment Management Program [1] requiere que
los criterios para la inclusión tengan en cuenta su función, los riesgos físicos asociados, las necesidades de
mantenimiento y el historial de incidencias. Fennigkoh y Smith [2] crearon un algoritmo numérico para evaluar los
equipos médicos teniendo en cuenta los riesgos, mantenimiento y función, este algoritmo es usado en todo el
mundo. En el documento Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos se adapta este algoritmo
adicionando el historial de incidencias como parámetro independiente (mayor frecuencia de averías, mayor el
riesgo). Wang y Levenson [3] mencionan que se puede tener en cuenta también la criticidad y la tasa de uso. La
prioridad refleja la importancia del equipo en relación al objetivo general del hospital. Independientemente del
método empleado para determinar la inclusión de los equipos en el inventario, es importante que el departamento
responsable reevalúe frecuentemente dicha inclusión, especialmente cuando haya cambios en la prioridad o la tasa
de uso.

Información incluida en un inventario

La información incluida depende de las necesidades del centro de atención sanitaria, entre la información necesaria
se encuentra:

Datos Mínimos: Número de identificación de inventario (Número Único, puede ser elegido secuencialmente,
mediante codificación o códigos de barra), Tipo de equipo (Nomenclatura uniforme y estándar), Breve descripción,
Fabricante, Modelo/Número de serie (Asignado por el fabricante), Ubicación Física, Estado operativo, Tipo de
Alimentación Eléctrica, Requisitos de Funcionamiento y Mantenimiento, Fecha Inicial del registro, Proveedor del
servicio de mantenimiento, Proveedor de compra.

Información Adicional: Número de lote, Número de la versión actual del software y firmware, Costo de compra,
Fecha de compra, Fecha de vencimiento de garantía, Fecha de instalación, Evaluación en materia de seguridad y
riesgos, Calendario de procedimientos y mantenimientos preventivo, Fecha y Resultados de Calibraciones, Cantidad
de Refacciones, Año de fabricación, Vida útil, Historial de funcionamiento y mantenimiento, Historial de órdenes de
retirada y peligros notificados.

Gestión del Inventario

Debe actualizarse siempre que haya cambios o información nueva, así como en las auditorias y exámenes anuales.
La gestión puede dividirse en tres etapas: Recopilación inicial de datos, Actualización de la información (Cada vez
que se adquiere un nuevo equipo, equipos prestados, cambios de ubicación o de situación de funcionamiento,
actualización de software, mantenimiento o reparación), Auditoria o revisión anual.
Sistemas computarizados de gestión de inventarios

Facilita la gestión y puede integrarse en un sistema computarizado de gestión del mantenimiento (CMMS) el cual
unifica, en un sistema, el inventario, el historial de reparaciones y mantenimiento y el control de las órdenes de
trabajo. Un CMMS puede generar informes para facilitar el análisis y las decisiones de la dirección, por ejemplo,
análisis estadísticos para identificar las tendencias de mantenimiento y averías, y para determinar soluciones como
la sustitución de equipos o la necesidad de capacitación. Si se incluyen datos financieros, un CMMS puede generar
informes sobre las tendencias presupuestarias como apoyo a la elaboración de previsiones financieras.

El inventario como herramienta

- Previsión y elaboración de presupuestos: Facilita el cálculo de previsiones, tomando en consideración los

valores actuales de los equipos, realizando una evaluación de las necesidades (equipos que deben ser
sustituidos) determinando la vida útil esperada de los equipos y previendo los presupuestos de activos fijos
para la compra futura. Además, se puede planificar los presupuestos asociados al servicio técnico,
funcionamiento de los activos, uso de refacciones y material fungible.
- Planificación y equipamiento de un taller técnico: El inventario sirve para determinar las herramientas y
equipos de análisis necesarios para el mantenimiento, así como el presupuesto requerido para adquirir,
calibrar y mantener los instrumentos.
- Determinación del personal necesario y de las necesidades de capacitación
- Gestión de los contratos de servicio técnico, planificación de pedidos de refacciones y materiales fungibles.
- Aplicación de un programa eficaz de gestión de equipo médico.
- Evaluación de las necesidades definidas en los tratamientos e intervenciones del centro de atención
sanitaria.
- Establecimiento de políticas y objetivos de sustitución, eliminación, adquisición y donación.
- Planificación para catástrofes y situaciones de emergencia y fomentación de la estandarización de los
equipos.

Observaciones Finales

El inventario sirve como base de todo el ciclo de gestión y cada eslabón del ciclo depende de que la información sea
completa y exacta.

Bibliografía

[1] Recommended practice for a medical equipment management program. American National Standard ANSI/AAMI
EQ56. Arlington, Association for the Advancement of Medical Instrumentation, 1999.

[2] Fennigkoh, L. and Smith, B., Clinical equipment management. Joint Commission on Accreditation of Healthcare
Organizations Plant Technology and Safety Management Series, 2:5-14, 1989.

[3] Wang, B., Levenson, A., Equipment inclusion criteria: a new interpretation of Joint Commission on Accreditation
of Healthcare Organizations Medical Equipment Management Standard. Journal of Clinical Engineering, 2000, 25:26-
35.