Secretaría de Empleo y Formación Laboral “2020 – AÑO DEL GENERAL MANUEL BELGRANO”

Ministerio de Trabajo y Empleo

Gobierno de la Provincia de Tierra del Fuego AeIAS

Capacitación Virtual
“Auxiliar
Administrativo-Contable”
(Nivel Básico)
2020

Docente: Prof. Lucas Ariel Molina

Profesor de Enseñanza Media y Superior en Ciencias Económicas

Senior en Gestión y Dirección de PyMEs. (UNC)

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Curso de Auxiliar Administrativo-Contable (Nivel Básico) - Clase Nº1 (2ºParte)

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Introducción al Sistema de Información Contable.

“…El colectivo pasa en 15min…”; “…Quizás hoy se entregan turnos en el hospital…”

Ya hemos dicho en clase Nº1 (Parte 1), que la futura tarea de Uds. como Auxiliares
Administrativos-Contables, es manejar información, clasificarla, ordenarla, con el fin de
que aquellos que tienen mayores responsabilidades dentro de una organización, tomen
DECISIONES.

Ahora bien, las dos (2) afirmaciones con las que empezamos esta actividad… ¿Son
datos o son informaciones? ¿Qué opinan?

Esta vez los voy ayudar diciendo: ¿Qué es un dato?

Los elementos “datos” se refieren a descripciones básicas de cosas, acontecimientos,

actividades y transacciones u operaciones que se registran, clasifican y almacenan,
pero que no se organizan de acuerdo con ningún significado específico.

Los elementos datos pueden ser numéricos, alfanuméricos, figuras, sonidos e

imágenes.

¿Qué es la información?

Podemos decir que es un conjunto de datos que se transmite de una manera ordenada
de modo que sea entendible por el receptor. O sea que la información es algo más que
simples datos. Son datos procesados y presentados con determinadas formalidades
que los hacen comprensibles por el receptor.

El dato es lo que necesitamos para conocer una cosa, es decir que cuando pedimos
los "datos" de "algo" estamos tratando de imaginar ¿cómo es?, ¿cómo
funciona?,¿cuál es su precio?, ¿cuáles son sus características?, etc.

La información es el "Conocimiento" que se tiene de algo.

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Sigamos pensando: ¿Qué datos e información sería útil si llevara los números de una
empresa? Justifique

La información sirve para tomar decisiones, ¿Por qué?

Cada día desde que te levantas hasta que te acuestas, tomas muchas
decisiones. Ponerte tal o cual jean, tomar o no el desayuno (y en su caso qué
tomar), contestar de una manera u otra las preguntas de una prueba escrita,
ver uno u otro programa de televisión, estudiar esta materia o no estudiar, etc.
Muchas de esas decisiones son rutinarias, y otras se adoptan después de
efectuar determinado análisis, en el que comparas, predecís, medís, calculas,
estimas tiempos, lees, haces consultas y otras actividades para obtener
información. Muchas veces esa información está guardada, es decir
almacenada, en el cerebro, en libros, en archivos de PC, en mapas, etc.

¿Podrías decidir entre tomar una u otra línea de colectivo si no tuvieras información
previa con respecto a recorridos, paradas, tiempo de viaje, precio, distancia desde tu
casa al lugar donde tomarlo y desde el lugar donde te deja hasta tu destino, horarios y
otras alternativas? Todo eso lo has averiguado, a veces tiempo atrás y has almacenado
esa información en tu memoria, y otras veces efectúas averiguaciones en el momento,
es decir te informas. Eso te permite tomar una decisión.

Cuanta mejor información tengamos, menor posibilidad de

equivocarnos en una decisión tendremos.

Esta última frase me permite preguntar: ¿Mejor información o mayor información?

Justifique su respuesta.

Decidir es elegir entre dos o más alternativas

Y esta elección se hace sobre la información que se posee. En

las organizaciones esto es de mucha importancia por cuanto los propietarios,
directores, gerentes, jefes, etc., están tomando continuamente decisiones vinculadas a
la operatoria organizacional.

Para tomar decisiones, la organización, reúne información que le permite conocer la

situación en la que se encuentra y, a partir de allí, prever las distintas decisiones
posibles, con sus diferentes consecuencias. Existen distintos criterios para reunir
información.

Como comprenderás, la información es muy importante, porque si falta o presenta

errores, pueden originarse consecuencias negativas para el futuro de la organización.

¡¡¡CUIDADO!!! Para que la información sea eficiente, debe tener una serie de atributos
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de modo tal que la utilidad que proporcione justifique el empleo de los recursos que se
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apliquen para producirla. Tales requisitos, tal como se enuncian a continuación,

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constituyen criterios para guiar el diseño de sistemas de información y para evaluar el

funcionamiento de los mismos.

Relevancia o Significatividad

La información es relevante cuando es importante para el usuario de la misma; es

decir, es significativa para él. Puede haber mucha información, muy valiosa, pero
que no necesito en estos momentos y, en consecuencia, no es relevante para mí.

Como observas, el concepto de relevancia es subjetivo, es decir, depende de las

necesidades del usuario. Así una información puede ser relevante para una persona
y no serlo para otra.

Por ejemplo, la información relativa a las cotizaciones de las acciones en el Mercado

de Valores, es relevante para quien está por hacer una inversión en acciones, pero
no lo es para el resto de las personas.

La relevancia también está relacionada con la forma en que la información es

presentada:

Por ejemplo, el detalle de las ventas por zona, por producto, por cliente y por vendedor
es, seguramente, información relevante para el jefe de ventas, pero no lo es para el
jefe de cobranzas, a quien sólo le interesa el total de las ventas por cliente para
gestionar el cobro.
Oportunidad
La oportunidad está relacionada con el momento en que la información es
suministrada al usuario. El que necesita una información la necesita en un momento
determinado, es decir en una oportunidad, pasada la cual ya no le es útil

La pertinencia está relacionada con la adecuación de La información a las necesidades

del usuario

Por ejemplo, para decidir otorgarle facilidades de pago a un cliente la información

pertinente será la relacionada con ese cliente, y no será pertinente la información
referida al total de ventas a crédito del mes.
Confiabilidad

El que recibe una información debe tener la seguridad

de que la información es confiable; es decir, no debe
tener dudas de que expresa correctamente los hechos
y circunstancias que debe expresar.

La información será confiable, si al elaborar el informe

no se omitieron datos y si se realizó un riguroso control
para evitar errores en la misma.
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Integridad
La información es íntegra cuando es completa en relación con los requerimientos del
usuario.

Por ejemplo, si tienes que decidir respecto de la compra de una impresora para tu
oficina, solicitarás a los distintos comercios información íntegra sobre ella. Esto
incluirá las características técnicas, precio, condiciones de pago, garantía, servicio
Pos venta, etc.

Lleguemos hasta aquí. Veamos que entendieron. Responda Verdadero o Falso

(Justifique el Falso):

La información es un conjunto de datos que se transmiten de manera ordenada y con

determinadas formalidades de modo que sea entendible por el receptor.

Verdadero Falso

La información es relevante o significativa cuando puede ser utilizada para una

circunstancia determinada.

Verdadero Falso

Cuando la información coincide con los hechos o circunstancias que informa es precisa.

Verdadero Falso

El nivel jerárquico más alto de la organización recibe toda la información que se

produce. Si se la reduce cambia su esencialidad.

Verdadero Falso

Para tomar decisiones, la organización, reúne información que le permite conocer la

situación en la que se encuentra y, a partir de allí, prever las distintas decisiones
posibles, con sus diferentes consecuencias.

Verdadero Falso
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