ACTIVIDAD # 1

REQUISITOS LEGALES DE TIPO DOCUMENTAL

INTEGRANTES

MARTHA INES CARVAJAL SUAREZ

ID: 000732367

JINARETH PAOLA SERRANO REDONDO

ID: 000733124

MARIA DEL PILAR HERRERA SARMIENTO

ID: 000734523

DOCENTE

FERNANDO DUARTE VILLAMIL

GERENCIA INEGRAL DEL RIESGO

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE RIESGOS LABORALES, SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

CÚCUTA

2020
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INTRODUCCION

La conservación de los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST se debe realizar de manera controlada, garantizando
que sean legibles, identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. La
conservación documental puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo
establecido siempre y cuando se garantice la preservación de la información.

Para realizar un proceso de aprendizaje en gestión documental, y que también fortalezca los
conceptos aprendidos en la unidad 1 actividad 2, evaluación de estándares mínimos que se
adelanto en la IPS, se tomara como estándar modelo para el ejercicio el numeral 6.12 auditoría
interna de la mencionada matriz.

La creación del documento para dicho procedimiento permite vivir la experiencia de lo que
será el quehacer como administradores del sistema de gestión de salud y seguridad en el
trabajo.
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA AL

SG-SST Código: Psst: 08
PROMEDICAS IPS Versión: 01
Página: 1 de 8

1. OBJETIVO

Verificar la conformidad de la empresa en el cumplimiento de las normas, políticas y objetivos

del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo conforme lo establece el Decreto 1072
de 2015, así como a contribuir a la mejora de su implementación y desempeño.
2. ALCANCE

Las auditorías realizadas por el equipo auditor de seguridad y salud en el trabajo, aplica a todas
las áreas y procesos de las diferentes sedes que tenga la Organización durante el periodo a
auditar.

3. DEFINICIONES

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la expansión en que se
cumplen los criterios de auditoría.
Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de
auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.
Evidencias de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que
son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada
frente a los criterios de la auditoria (los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad con
los criterios de auditoría u oportunidades de mejora).
Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
Auditado: Responsable de un proceso o área que es auditada.
Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo si es
necesario de expertos técnicos.
Plan de auditoría: Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoria.
Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada.
Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u
otra situación potencialmente indeseable.
Observación: Una declaración hecha durante la auditoria y sustentada mediante evidencia
objetiva.

5.CONDICIONES GENERALES

a. Para realizar auditorías internas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se

debe seguir el procedimiento del Numeral 6.
b. planeación de la auditoria se presenta en el formato de plan de la auditoria, registrando en
este los siguientes aspectos, objetivos de la auditoria, alcance, periodicidad de la auditoria,
nombres de los integrantes de equipo auditor, nombre jefe del equipo auditor, funciones y
responsabilidades de los miembros del equipo auditor, riesgos del programa de auditoría,
metodología utilizada.
c. La auditorias se realizarán mínimo una vez al año y también se pueden realizar cuando
existan no conformidades que obliguen a cambios en el Sistema de Gestión de la Seguridad
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y Salud en el Trabajo, cuando afecten económicamente a la empresa o cuando surja la

necesidad de acuerdo con los resultados de las revisiones de auditorías previas.
d. Corresponde al responsable del SG-SST, y al equipo auditor la preparación, ejecución,
elaboración del informe y seguimiento de la auditoria
e. La selección de los auditores y la realización de las auditorias deben asegurar la objetividad
e imparcialidad del proceso de auditoría
f. Para la selección de los candidatos a ser auditores internos de la empresa, tendrá en
cuenta la competencia definida en la descripción del cargo o los auditores pueden ser
solicitados a un ente externo para que realice el acompañamiento en las auditorias que se
deben realizar frente al cumplimiento del desarrollo del SG-SST.
g. Elaborar la planeación de la auditoria en el Formato Plan de la Auditoria, el
cual debe ser aprobado por la alta dirección y notificado a los responsables del área de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
h. Se debe comunicar, y socializar a los auditados el día, la hora, el lugar y el tiempo
estimado de duración de la auditoria (programa de auditoría.
i. La metodología a aplicar puede incluir los siguientes aspectos: Análisis, muestreo,
selección, formulación de preguntas abiertas, indicadores de gestión, verificación de
documentos y registros producto de actividades ejecutadas por el auditado. La ejecución de
la auditoria se debe realizar mediante la recolección de evidencias, que pueden ser
entrevistas, examen de documentos y/o registros y observación reunida a través de las
entrevistas, se recomienda que sea probada obteniendo la misma información por otras
fuentes independientes tales como la observación física
j Como regla general las auditorias deben revisar lo siguiente:

 Determinar si el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo cumple con los

requisitos del Decreto 1072 de 2015, con el manual, programas, procedimientos e
instructivos de las actividades y programas del Sistema de Gestión.
 Verificar si tales documentos se están aplicando. Para esto se debe verificar si los datos y
registros generados como evidencia de las actividades cumplen con los procedimientos
establecidos.
 Evaluar si el Sistema de Gestión de SST es eficaz analizando si el cumplimiento en la
aplicación de la documentación para los diferentes procesos contribuye o no al logro de
los objetivos.
 Analizar las acciones tomadas con la información resultante de las técnicas estadísticas.
 Evaluar la eficacia de las acciones preventivas.
 Evaluar la eficacia de las acciones tomadas a partir de la evaluación del cumplimiento de
las normas del SG-SST por parte de los proveedores, contratistas, subcontratistas y
prestadores de servicios
j. Cuando se requiera, determinar el impacto de la no conformidad y sus consecuencias
frente a costos de la empresa.
k. El seguimiento a las acciones correctivas o preventivas quedará registrado en el Formato
de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
l. Los registros que se deben mantener como producto de las auditorias son:

 Archivo “Procedimento de Auditoria”.

 Archivo “Plan de Auditorías”.
 Archivo “Lista de Verificación Auditoría”.
 Archivo “Informe de Auditoría”.
 Archivo “Plan de acción correctiva o de mejora”.
 Archivo “Flujograma Procedimiento de Auditoría Interna”.
 Archivo “Acta de registro de reunión”
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6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.

ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

1. Elaboración de la Plan o programación
programación de auditoría Responsable del SG-SST de auditoría interna al
interna al SG-SST. SG-SST
2. Socializar y capacitar al
equipo auditor el Registro de asistencia a
contenido de la auditoria y Responsable del SG-SST la socialización y
la programación de capacitación al equipo
ejecución. auditor
3. Socialización y
aprobación por la alta Acta de socialización y
dirección sobre el Responsable del SG-SST aprobación por parte de
contenido y programación la alta dirección.
de la auditoría interna al
SG-SST
4. En caso de no obtener la
aprobación por parte de
gerencia, se debe Realizar Responsable del SG-SST y Acta de socialización y
ajustes al contenido y/o COPASST aprobación por parte de
programación de la la alta dirección.
auditoría interna al
sistema de gestión de
seguridad y salud en el
trabajo (SG-SST), y
posteriormente solicitar
nuevamente la
aprobación.
5. Una vez obtenida la
aprobación de gerencia, se
debe socializar a las partes
interesadas el contenido y Registro de asistencia a
programación de la Responsable del SG-SST y la socialización
auditoría interna al COPASST
sistema de gestión de
seguridad y salud en el
trabajo (SG-SST).
6. Desarrollar la auditoría
interna al sistema de Lista de verificación de
gestión de seguridad y Equipo auditor auditoría interna al
salud en el trabajo (SG- SGSST
SST).
7. Socializar a las partes
interesadas el informe y
las acciones correctivas
y/o mejoras derivadas del Responsable del SG-SST Registro de asistencia a
desarrollo de la auditoría y/o Jefe auditor la socialización
interna al sistema de
gestión de seguridad y
salud en el trabajo (SG-
SST).
8. Ejecución de las acciones Responsable del SG-SST y Formato de acción
correctivas y/o mejora COPASST correctiva y/o mejora
9. Control y seguimiento al Responsable del SG-SST y Formato de acción
cumplimiento de las COPASST correctiva y/o mejora
acciones correctivas y/o
mejora
10. Revisión del proceso de Responsable del SG-SST y Acta de revisión del
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auditoría para la Jefe auditor proceso de auditoria

aplicación de la mejora
continúa

7 ANEXOS

Anexo 1: Archivo “Procedimento de Auditorias”.

Anexo 2: Archivo “Plan de Auditorías”.
Anexo 3: Archivo “Lista de Verificación Auditoría”.
Anexo 4: Archivo “Informe de Auditoría”.
Anexo 5: Archivo “Plan de acción correctiva o de mejora”.
Anexo 6: Archivo “Acuerdo de Confidencialidad por el Equipo de Auditoría Interna”.
Anexo 7: Archivo “Acta de registro de reunión”
Anexo 8. Flujograma procedimiento de auditoría interna al SG-SST

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Decreto 1072 del año 2015 .

Norma NTC ISO 19011:2012 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión

Elaborador por Revisado por Autorizado por

María Herrera SSGT Jesenia Pinzón Coordinadora de calidad Gerente General
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CONCLUSIONES

La oportunidad de realizar ejercicios prácticos fortaleció los conocimientos previos adquiridos

durante todo el proceso de formación como gerentes del riesgo en salud y seguridad en el trabajo
adicional a esto la experiencia genero un beneficio adicional a la organización que nos brindó la
oportunidad de realizar estas experiencias de aprendizaje.

La Ips Promedicas en su deber y cumplimiento de los estándares mínimos contará con un

procedimiento de auditoría interna documentado que servirá de guía para entender consultar y/o
desarrollarlo por personal ajeno al administrador y el encargado del sistema de gestión en salud y
seguridad en el trabajo.