INDICACIONES PARA REGISTRO DE EVALUACIÓN

RESOLUCIÓN 0312 DE 2019

Generalidades:

 Para un adecuado funcionamiento de las macros de esta herramienta se debe

abrir en Excel versiones 2010 en adelante.
 En esta herramienta se pueden registrar hasta 1.000 evaluaciones y llevar la
trazabilidad de los respectivos planes de mejoramiento para los item que no
cumplen.
 La herramienta se encuentra parametrizada para ajustar el número de ítems
aplicables de acurdo a lo establecido en la Resolución 0312 de 2019, artículos
3, 7, 9 y 16.
 Es importante descargar esta herramienta en su ordenador, no la ejecute
directamente desde el buzón de correo electrónico, se recomienda cambiar el
nombre del archivo por medio del comando “Guardar como”.
 A continuación se muestra el Menú Principal de la herramienta.
  En la parte superior del Menú Principal encontrará los siguientes botones:
“Guardar el archivo”, “Guardar una copia o cambiar de nombre y de
ubicación al archivo” y “Mostrar y ocultar la barra/cinta de
herramientas de Microsoft Excel”.

Instrucciones para el uso de la herramienta de evaluación Resolución 312 del 2019:

1. Abra el archivo y habilite las macros.

2. Por medio del botón “Fases SG-SST”, ubicado en la esquina superior izquierda,
encontrará las fases de implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y
Salud en el Trabajo, adicionalmente observar según la fecha actual la acción a
realizar. El botón “Manual” abre automáticamente el presente instructivo de
acuerdo a la versión correspondiente de la herramienta.

3. Diligencie la información de la empresa: Fecha, Razón Social, NIT, si es o no

Unidad Agropecuaria, Número de Trabajadores y Clase de Riesgo (estos son
obligatorios). No olvide diligenciar la información del responsable de la
Autoevaluación (estos campos no son obligatorios).

La herramienta le indicará el número de ítems a evaluar según la información

diligenciada con base en el Artículo correspondiente de la Resolución 312 del
2019. (en este ejemplo para empresas de 11 a 50 trabajadores corresponden 21
items según el artículo 9)
4. Una vez registrada la información hacer clic en el botón “1. Autoevaluación
Estándares Mínimos”.

5. Marque “cumple totalmente”, “no cumple” o “no aplica” con una X.

En el formulario vienen preestablecidos los Item “No aplica” según el artículo

correspondiente y están bloqueados para evitar cambios accidentales.

Para ver únicamente los ítems que le aplican según los criterios establecidos por la
Resolución 0312, clic en “Mostrar SOLO ítems que aplican”, facilitándose de esta
manera el diligenciamiento del formulario. Si lo desea puede dar nuevamente en el
mismo botón que ahora presentará el formulario completo tal como viene en el
artículo 27 de la Resolución 0312 de 2019.
 Estando ubicado en una casilla de respuesta de un estándar puede hacer clic en
“Criterios y modo de verificación” para ver los modos de verificación definidos y
en algunos de ellos encontrará recomendaciones adicionales de Colmena Seguros.

6. Puede regresar al menú y salir si es requerido. La tabla se conservará a menos que

cambie la información del registro inicial (fecha, NIT, etc.)

7. Una vez completado el autodiagnóstico hacer clic en “Grabar evaluación” para

almacenarlo. Si hay algún criterio indefinido (porque falta marcar la X o porque
tiene 2 X en la misma fila) no permitirá grabar ni imprimir para firma. También se
requiere completar todos los ítems aplicables para “Grabar la Evaluación” en la
base de datos de esta herramienta
 En la columna “Observaciones” se recomienda registrar brevemente los
comentarios que considere pertinentes.

8. Una vez grabado regresará al menú principal y en la tabla inferior verá registrada la
evaluación, además del resultado de los Estándares, encuentra un indicador que
representa el porcentaje de ítems cumplidos en relación con los ítems aplicables y
un comentario en la celda con la razón social, detalles del evaluador y las
características de la empresa (número de trabajadores, nivel de riesgo)

9. Si desea revisar lo contestado previamente hacer clic en “2. Visualizar

autoevaluación realizada” y seleccionar el número del registro deseado. Nota: esta
evaluación NO es posible modificar.

Si desea realizar una nueva evaluación a partir de una previamente registrada o

modificar una evaluación anteriormente guardada, clic en el botón “Nueva eva. A
partir de esta”, digitar la fecha para la nueva evaluación, los datos del nuevo
evaluador. Posteriormente podrá modificar las respuestas de la evaluación
seleccionada.
10. En “3. Plan de mejoramiento” ” y seleccionando el número del registro deseado
podrá generar la lista de los criterios que “no cumple” en la cual, podrá agregar las
actividades, responsables, fechas del plan de mejoramiento, entre otros.

Note que igual que otras herramientas de Colmena, al colocar la fecha de

ejecución el estado cambia a “Realizada”.

Puede “Agregar” o “Eliminar” actividades según sea necesario para la intervención

del item del estándar.

Cuenta también con el “Modo de verificación” de la misma manera que se

describió para el diligenciamiento del formulario en el numeral 5.

Para completar un Plan de Mejoramiento, clic nuevamente en “3. Plan de

mejoramiento”, selecciona la evaluación deseada, sale un aviso indicando que ya
existe y lo lleva de nuevo al Plan de acción, los avances (actividad realizada) se
verán igualmente reflejados en el menú principal.

11. Haga clic en el botón “Menú principal” para regresar. Ahora verá el total de
actividades planteadas y las realizadas con el porcentaje de avance.
12. Haciendo clic en “4. Informe grafico por evaluación” y seleccionando el número
del registro deseado podrá ver los gráficos de avance por estándar y por fase del
ciclo. También tendrá allí una tabla que cuenta los criterios que cumple, no cumple
y no aplica.

13. La herramienta permite realizar hasta 5 comparaciones entre evaluaciones, de esta

manera evidenciar el avance por estándar. Haga clic en “5. Informe comparativo”.
Indique el número de evaluaciones que desea comparar. En la siguiente ventana
seleccione el número de la evaluación y saldrá en la casilla de la derecha el nombre
de la empresa y la fecha. Finalmente hacer clic en “mostrar comparativos”, se
generará una tabla con los estándares, los ciclos y los criterios que cumple y no
cumple para las evaluaciones seleccionadas. Para observar el grafico hacer clic al
frente de cada evaluación en el botón “Graficar”.
14. Esta herramienta es compatible con el módulo 3 “Diagnostico SST y Plan de
Acción” de la plataforma Colmena Gestión.

Si desea subir evaluaciones a la plataforma tecnológica haga clic en “6. Exportar

Autoevaluación” en el menú principal. Lo cual genera un archivo plano o Mapping.

15. Al revisar las fases de implementación del Sistema de Gestión, encontrará aspectos
a tener presente para el mes en curso
 Ejemplo: Para Dic/2019 tener presente realizar una nueva autoevaluación con su
respectivo Plan de Mejoramiento incluido en el Plan Anual 2020.

16. Para reestablecer esta herramienta de Autoevaluación y eliminar

DEFINITIVAMENTE la información de los cuestionarios hacer clic en “Borrar
contenido”. Recuerde estar seguro antes de eliminar información que puede ser
importante para su SG-SST. Se solicitará doble confirmación para borrar los
registros, se recomienda guardar previamente una copia del archivo en caso de
considerar que puede necesitar la información posteriormente.

17. Clic en “7. Cerrar” para cerrar este archivo.