UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE LA MIXTECA

ADMINISTRACIÓN DE INFRAESTRUCTURA DE TECNOLOGÍAS

DE LA INFORMACIÓN

REPORTE DE DESARROLLO DE IMPLANTACIÓN

EMPRESA “SICADEM”

EQUIPO:

ACEVEDO HERRERA ANDRES EDUARDO

GARCIA GONZALEZ GABRIEL
GARCIA PROCOPIO ALBERTO
MARTINA HENDRICK
ORTIZ SANCHEZ LUIS ANGEL

GRUPO: 902-A

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Contenido
Especificación Detallada del Sistema .................................................................................................3
Descripción de Solución .................................................................................................................3
Catálogo de Requisitos ...................................................................................................................8
Catálogo de Usuarios......................................................................................................................8
Diseño del Sistema de Información ....................................................................................................9
Diseño ............................................................................................................................................9
Arquitectura modular e interfaz de usuario ...................................................................................9
Modelo físico de datos .................................................................................................................10
Entorno tecnológico .....................................................................................................................10
Seguridad .....................................................................................................................................10
Operación y administración .........................................................................................................10
Plan de migración y carga inicial ..................................................................................................10
Planificación de las pruebas .........................................................................................................10
Requisitos de implantación ..........................................................................................................11
Implantación y Aceptación del Sistema ............................................................................................11
Plan de presentación del sistema .................................................................................................11
Pruebas ........................................................................................................................................11
Implantación y Mantenimiento ....................................................................................................12
Plan de formación para usuarios finales y equipo de implantación .............................................13
Aprobación del sistema ................................................................................................................13

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Especificación Detallada del Sistema

Descripción de Solución

Se eligió el software llamado Wrike, ya que contiene todos los módulos necesarios para la
empresa, primero se propone integrar la versión gratuita que contiene lo siguiente:

 Uso compartido de archivos. Conecta todos los archivos y los documentos en un solo
lugar. Editar y cargar la versión más reciente en línea sin necesidad de descargarla.
 Gestión de tareas y subtareas.
 Uso compartido de archivos
 Flujo de actividades en tiempo real
 Integraciones básicas como google drive y MSFT office 365.
 Almacenamiento de 2GB.
Se implementará la versión gratuita por 15 días de prueba, esto servirá para poder migrar
los archivos a la nube y poder capacitar al personal de la empresa para el futuro uso de la
aplicación.

Ilustración 1Interfaz de inicio de Wrike Versión Gratuita

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Se creó el espacio de trabajo archivos, en el cual se definirán las tareas y delegarán a quienes
correspondan, esto definirá un cronograma de tareas y fechas de entregas de las mismas.

Ilustración 2Se creó el espacio de trabajo para migrar los archivos.

Ilustración 3 Se definirán las tareas y se delegarán a los miembros del equipo.

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Se creó el calendario de entregas de las actividades.

Ilustración 4Calendario de Tareas

Por último, en la versión gratuita se desarrollaron los informes de las tareas de la migración de
archivos a la nube.

Ya para la versión de paga se implementaron los siguientes módulos:

 Delegación de las tareas a cada uno de los miembros del equipo

 Diagrama de Gantt
 Informes compartidos en tiempo real
 Plantillas de informes
 Aprobación de Proyectos y Tareas
 Control del Tiempo
 Grupos de usuarios por áreas de la empresa.

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Ilustración 5 Prueba de gráfica de avances

Se definieron los grupos de equipos.

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Se ordenaron las tareas por prioridad, fecha, estado y título.

Al dar capacitación a los usuarios de la empresa, nos dimos cuenta que fue realmente fácil
la aceptación de la aplicación, ya sea por cuestiones de edad de los usuarios o por la
facilidad de uso de la aplicación.

Ilustración 6 Capacitación

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Catálogo de Requisitos
 Equipo de cómputo uno por cada usuario
 Conexión a internet
 Windows 8 en adelante
 Memoria RAM min 2GB

Catálogo de Usuarios
 Administrador (Directora General de la empresa)
 Usuarios estándar (Directores de cada una de las áreas de la empresa)
 Planificador (Directores de cada una de las áreas de la empresa)
 Verificador de informes (Directora General de la empresa)

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Diseño del Sistema de Información

Diseño

Arquitectura modular e interfaz de usuario

Ilustración 7 Interfaz del usuario

Ilustración 8 Diseño Modular

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Modelo físico de datos
Se creará una cuenta de usuario por cada uno de los empleados de la empresa, cada perfil estará
definido por un rol por lo que las tareas ya estarán predeterminadas de acuerdo al rol, así se
habilitarán las plantillas de informes de acuerdo al (los) rol (es) determinado (s) de cada usuario.

Los usuarios serán agregados a grupos de trabajo de acuerdo al área de la empresa en la que se
encuentren, anexando que de acuerdo al rol es como serán delegadas las tareas definidas por el
administrador.

Entorno tecnológico y Seguridad

Como es una aplicación en línea, todo es sobre un navegador a elección de cada usuario, puesto que
no existe ningún problema si es en Mozilla, Chrome, Internet Explorer, Safari, etc. Agregando que
por las mismas condiciones la parte de seguridad queda cubierta por la misma aplicación la cual nos
brinda soporte técnico las 24hrs los 365 días del año.

Operación y administración
El administrador será quien definirá las tareas que cada miembro realizará, también definirá las
fechas de entrega de dichas tareas por lo que generará un diagrama de Gantt y un Cronograma de
actividades, al cual llevará su gestión.

Cada uno de los usuarios tendrá su propia bandeja de entrada en la cual se mostrarán las tareas
delegadas por el administrador y el tiempo en el que tendrán que entregarlas, así como las plantillas
de informes dependiendo del área en la que se encuentren.

Plan de migración y carga inicial

Los miembros del equipo de planeación del PSI (en este caso nosotros los estudiantes) serán los
encargados de subir los documentos previamente digitalizados por miembros de la empresa. El
administrador definirá las áreas de trabajo, una por cada proyecto que este actualmente activo.

El administrador generará las tareas de cada una de los proyectos, delegando a que rol le toca
realizar cada tarea, con tiempo definido por un cronograma previamente realizado.

Cada usuario tendrá que agregar sus tareas en fase inicial y al culminar cada tarea realizar su informe
de avances.

Planificación de las pruebas

 Se evaluará el tiempo en realizar cada una de las gestiones en el sistema, como son la
delegación de tareas, subir archivos, mandar informes a revisión, todo esto con el fin de
garantizar que el tiempo de gestión de proyectos usando Wrike es menor al que
tradicionalmente tardarían al hacerlo por escrito.
 Se realizarán entrevistas de satisfacción a cada usuario de la herramienta, esto para verificar
la aceptación de la herramienta.
 Se realizarán pruebas de usabilidad de la herramienta, con el objetivo de encontrar dudas
sobre el uso de la misma y así poder dar capacitaciones a los usuarios que las necesiten.

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Requisitos de implantación
 Computadoras
 Conexión a internet
 Navegadores
 Sistema Operativo Windows 8 o mayor
 Memoria RAM 2gb o superior

Implantación y Aceptación del Sistema

Plan de presentación del sistema

 Presentación sobre la herramienta, descripción y módulos que serán implementados
 Capacitación sobre la herramienta a cada uno de los usuarios, en primer lugar, en forma
grupal y si existen dudas individuales, entonces se procederá a capacitar de forma
individual.
 Ejemplos prácticos de cómo desarrollar un informe.

Pruebas

Ilustración 9 Entrevistas a los usuarios

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Ilustración 10 Pruebas de Tiempo al crear tareas específicas por miembros del equipo de la empresa

Implantación y Mantenimiento

Ilustración 11 Capacitación

Se definió con la administradora que después de las pruebas cada mes por tres meses se dará un
espacio de 2 horas para capacitar de nuevo o dudas que surjan sobre la herramienta. En cuanto a
soporte de fallas o cuestiones técnicas será directamente con la empresa de la herramienta.

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Plan de formación para usuarios finales y equipo de implantación
El plan de formación está definido por los siguientes temas de capacitación:

1. Rol de administrador
 Crear área de trabajo
 Crear grupos de trabajo
 Definir tareas
 Delegar tareas
 Crear diagrama de Gantt
 Crear Cronograma
 Revisión de Informes
2. Rol usuario estándar
 Subir archivos a la nube
 Crear informes
 Establecer metas de las tareas

En cuanto al equipo de implantación, la capacitación será impartida por miembros del equipo de
planeación de PSI. Las pruebas serán realizadas por los mismos miembros al igual que los informes
de resultados de las mismas.

Aprobación del sistema

Al realizar las entrevistas de satisfacción a cada uno de los miembros de la empresa, podemos
concluir que la herramienta fue aceptada en un 90% por los usuarios, el porcentaje faltante solo es
cuestión de que los usuarios terminen de acostumbrarse a la herramienta, pues es entendible que
no se acostumbren a ella en pocos días. En cuestiones de diseño y usabilidad todos concuerdan en
que es fácil de usar y por lo tanto intuitiva en cierto grado. El único inconveniente con el que se
enfrentó al implementar la herramienta fue cuestiones de conectividad pues 7 usuarios conectados
al mismo tiempo causaban que la conexión fuera más lenta, pero todo el problema fue cuestión de
la empresa que prestaba los servicios de internet, pues se pudo corregir la conectividad.

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