La medición del clima organizacional es importante para que las empresas u organizaciones

mejoren la satisfacción del personal de su organización. Por razones que, si se tiene,

empleados satisfechos y felices, tendremos clientes satisfechos y felices, ¿Pero por qué esta
relación? Por qué los empleados tienden a transmitir a los clientes de la organización, de
manera inconsciente o consciente, su satisfacción o insatisfacción sobre la organización.

Por ejemplo, si un empleado se siente mal pagado, su estado de ánimo y su motivación son
bajos, y aunque lo intente ocultar, su lenguaje corporal comunicará la insatisfacción,
mostrando un ceño fruncido, brazos cruzados o mirada perdida, entre otros aspectos de su
comunicación no verbal adicionales. Por lo tanto, nos guste o no, la satisfacción o
insatisfacción de los empleados nos debe de importar porque tarde o temprano esta
satisfacción o insatisfacción será transmitida a los clientes. Recordando que: empleados
satisfechos, generan clientes satisfechos.

Para lograr medir el clima de una organización podemos partir de 7 etapas las cuales son:

1.- Preparación:

La etapa de preparación es muy importante porque a partir de esta se definirán las 6 etapas
siguientes. Los elementos a considerar son:

•Delimitar áreas de aplicación. Las áreas de la organización a las que quiera aplicar la

encuesta de clima organizacional. Debemos de definir si vamos a aplicar a toda la empresa o
solo a algunas áreas, esto nos permite delimitar el alcance de la aplicación de la encuesta. 

•Definir criterios a medir. Se debe de considerar cuales criterios deseamos medir en la cuesta,
por ejemplo: comunicación efectiva, relaciones entre gerentes y empleados, prestaciones
competitivas, trabajo en equipo, acoso sexual, ergonomía de las instalaciones, calidad de las
herramientas de trabajo, entre muchas otras más. 

•Definir ítems de la encuesta. Se deberán de definir ítems para cada criterio seleccionado,
estos deben de ser afirmaciones que le permitan al encuestado contestar el grado de
satisfacción que tiene sobre el enunciado. Por ejemplo, el enunciado: La comunicación en la
empresa es efectiva. El encuestado debera de responder el grado en que se encuenta, de
acuerdo con esta oración, por ejemplo:

 Totalmente de acuerdo. 
 De acuerdo. 
 Neutro.
 Desacuerdo. 
 Totalmente en desacuerdo.
•Definir la escala de medición. La escala de medición nos permitirá cuantificar las respuestas
de los encuestados. Para el caso anterior, considerando las mismas etiquetas, se debe ahora
asignar un número o un peso cuantitativo, por ejemplo:

 Totalmente de acuerdo (5 puntos). 

 De acuerdo (4 puntos). 
 Neutro (3 puntos). 
 Desacuerdo (2 puntos). 
 Totalmente en desacuerdo (1 punto).
 

Al darle un peso a cada etiqueta podremos cuantificar los valores y sacar tendencias o
estadísticos al final de la aplicación de la encuesta

•Número de ítems de la encuesta. Esta es una pregunta muy frecuente, ¿cuántas preguntas

debe de tener mi encuesta? No hay una regla, pero si hay varios puntos que se deben de
considerar:

1) Considerar si la encuesta será aplicada en hoja o con un software informático.

2) Considerar el tipo de personas a las que se les aplica, la gente con nivel de escolaridad baja,
le toma más tiempo comprender una oración que gente con escolaridad más alta

3) Debes de considerar que entre más larga la encuesta.

Por ese motivo se recomienda realizar un cuestionario de entre 30 a 50 preguntas.

•Definición de fechas de aplicación. Es importante definir los rangos de fechas para que los
encuestados respondan. Considera que comúnmente debes de dar 1 o 2 semanas, más por lo
casos en que la gente no responde ya sea porque estaba de vacaciones o estaba de
incapacidad médica, o simplemente porque tuvo alta carga de trabajo que no le permitió
contestar la encuesta. 

•Confidencialidad y segmentación. Muchas empresas deciden aplicar la encuesta sin pedir

nombre de la persona o datos generales. Esto tiene sus beneficios, pero también tiene sus
contras, por eso no debemos de irnos a los extremos. Es importante al menos pedir la
información necesaria para que puedas segmentar los datos de la encuesta, por ejemplo:

 Escolaridad.  
 Departamento  
 Área.  
 Edad. 
 Antigüedad. 
 Genero. 
 Ubicación geográfica.  
 Tipo de contrato.  
 Nivel organizacional.
 Se debe de poner rangos para cada segmento, por ejemplo, para el género, masculino y
femenino, para el tipo de contrato, por proyecto, tiempo indefinido, tiempo definido, etc. Se
debe de considerar muy bien lo que debemos solicitar en la cuesta, porque estos datos me
permitirán segmentar por departamentos, edad, genero, localidad, etc.

•Definir si se utilizará una herramienta informática o será una aplicación en papel. Esta es

una decisión muy importante. Por motivo que hay muchas herramientas informáticas que
permiten medir el clima organizacional. Sin embargo, hay organizaciones que desean hacerlo
en papel, para este caso hay que considerar que hacerlo en papel requiere de mucho trabajo
para la interpretación de los datos ya que hay traspasar todos los datos a un medio para que
permita su análisis.

2.- Sensibilización y capacitación: 

Esta etapa es muy importante dentro del proceso, ya que aquí es donde se le informa al
personal los pasos a seguir. Aquí se tiene que hacer énfasis en que la encuesta es confidencial,
informar que el objetivo principal de la encuesta es escuchar sus percepciones y hacer planes
de mejora para la organización. Si vamos a decir al personal que la encuesta será confidencial
debemos de asegurar que así sea, si no vamos a perder credibilidad de parte de los empleados
o colaboradores. En muchos casos es recomendable que alguien externo a la empresa la
aplica, algún despacho o algún consultor externo que tenga un punto de vista objetivo y no
vaya a manipular los resultados

Dentro de la sensibilización y capacitación, se puede hacer una presentación al personal y dar

ejemplos prácticos de que pasos a seguir para contestar la encuesta. Para el caso de la
utilización de un software informático se pueden hacer una presentación práctica, ingresando
a los enlaces o páginas que los encuestados van a ingresar cuando contesten. 

3.- Proceso de aplicación de la encuesta: 

Durante el proceso de aplicación es importante estar al tanto de las dudas y preguntas de los
encuestados. Aunque se haya explicado muy bien todo el proceso, en la etapa de
sensibilización y capacitación, es común que exista gente que vuelve a preguntar lo que ya se
explicó, por lo tanto, se tiene que tener paciencia y volver a explicar y resolver sus dudas. Las
preguntas más frecuentes que pueden hacer en esta etapa son las siguientes:  

 ¿Qué pasa si no respondo?

 ¿Puede haber represalias?
 ¿Es realmente un proceso confidencial?
 ¿Soy el único de mi departamento?
 ¿Al seleccionar el departamento, no es fácil que me ubiquen?
 ¿Puedo hacer quejas sobre mi jefe?,
 ¿Puedes explicarme como ingresar a la herramienta nuevamente?
Las preguntas pueden ser variadas y muchas, y se debe de estar preparado para responderlas
con paciencia e inteligencia.

Se debe de hacer recordatorios contantes sobre los avances, el tiempo y cierre del proceso de
evaluación. Mucha gente deja hasta el último la respuesta de la encuesta. Algunas empresas u
organizaciones rifan entradas al cine o aparatos electrónicos entre los participantes que
responden entre los primeros días para estimular la respuesta de la encuesta en tiempo. 

4.- Recolección de encuestas:

Este proceso puede variar, dependiendo si aplicaste la encuesta en papel o si lo hiciste con
alguna herramienta informática, si se realizó en papel, se debe de recolectar todas las
encuestas y almacenarlas de manera ordenada, debido a que el siguiente paso es documentar
todos los datos a un medio que permita juntar datos para después realizar gráficas y sacar
estadísticos. Algunas veces para la aplicación física de la encuesta, se cita a los participantes en
una sala de capacitación o salón de eventos para que ahí todos respondan la encuesta y la van
dejando a la salida para evitar que se pierda una encuesta.

Cuando lo haces con un sistema, es mejor que lo hagas con una aplicación web online, esta
facilita el acceso a los datos y la aplicación de la encuesta, porque cualquiera puede responder
desde un dispositivo que tenga acceso a internet.
5.- Análisis de datos:

Para el análisis de datos, en el caso de que haya aplicado la encuesta de forma física (hojas de
papel), se debe de hacer un recuento de cada pregunta y almacenar esa información. Para
realizar los gráficos y estadísticos pertinentes, dentro del archivo de datos se deberán de tener
los siguientes datos en general: 

•Respuesta por encuestado.

•Incluir por línea segmentación: escolaridad, departamento, antigüedad, genero, ubicación

geográfica, etc. Todo lo que hayas seleccionado en tu segmentación.

•Incluir la respuesta del evaluado para cada pregunta respondida en la encuesta, ya

cuantificada.

En la etapa uno del proceso de definió un valor numérico para cada escala de respuesta, ese
valor numérico es el que debes de poner ahí, sin un valor numérico no podrás hacer cálculos
matemáticos

Se recomienda sacar un reporte general de la organización para ver las tendencias por criterio
seleccionado y otro por departamento y área, para ver específicamente lo que se te tiene que
mejorar y hacer planes de trabajo con los jefes o líderes de cada área.

6.- Retroalimentación y presentación de resultados:

La presentación de resultados deberá de hacerse primero a la junta directiva de la

organización, es muy, pero muy importante que todos los líderes de la empresa estén
enterados de los resultados y se comprometan a hacer mejoras. El director general o CEO
deberá de tomar el resultado de la encuesta muy en serio porque la permanencia de la
empresa podría verse en riesgo si no se hacen mejoras en el corto plazo, mediano y largo
plazo, especialmente cuando hay aspectos que están afectando la satisfacción del cliente
externo o la calidad del producto o servicio. 

Comúnmente el área que presenta los resultados es Capital Humano, o bien si se contrató un
despacho externo, el mismo despacho externo los presenta.

En la exposición de resultados deben de analizarse fortalezas y debilidades de la organización.

Muchas veces se enfocan sólo en las debilidades, pero esto es un error porque las fortalezas
son la base mediante el cual se podrán mejorar las debilidades. Por ejemplo, si el trabajo en
equipo es una debilidad, pero las relaciones entre gerentes y empleados es una fortaleza,
entonces trabajaremos con los gerentes para que promuevan el trabajo en equipo ya que
vemos que la comunicación es buena con su personal.

7.- Planes de acción:

Los planes de acciones vienen a cerrar el proceso de la encuesta de medición de clima

organizacional, ya que, sin planes de acción y mejora, no tiene sentido nada de lo hecho hasta
el momento. El personal que participó en la encuesta va a estar esperando que haya mejoras
notorias, de lo contrario la encuesta perderá credibilidad, porque los encuestados se
preguntarán: ¿Para qué responder la encuesta si no se considera mi punto de vista? No es
necesario atender asuntos particulares, a menos que sean muy graves, como el acoso sexual,
fraudes a la empresa, robos, etc. Lo mejor es ver los resultados generales y sus tendencias, y
enfocarse a mejorar los aspectos con resultados más bajos.