GCP-DC-001

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS VERSION: 1

15\02\2020

GESTION DE COMPRAS

NOMBRE DEL PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO
PRINCIPALES RIESGO Y
OPORTUNIDADES DEL
PROCESO
GESTION DE COMPRAS RESPONSABLE DEL PROCESO COORDINADOR ADMINISTRATIVO
Garantizar el suministro oportuno de materiales, insumas y/o servicios necesarios para el desarrollo de la actividad deja Empresaatravesde la gestión de proveedores calificados, verificando el
cumplimiento de los estándares de calidad requeridos y el buen uso de los recursos económicos de la Empresa.
R1: Que no se adquieran los materiales solicitados

INFORMACION DOCUMENTADA RECURSOS INDICADORES DEL PROCESO

DOCUMENTOS
(INTERNOS Y EXTERNOS)
Solicitud de compra
Estudio previo y analisis del
mercado
Acta de liquidacion
Entradas de almacen
INFRAESTRUTURA
REGISTROS INDICADOR CON FORMULA FRECUENCIA META MONITOREO
(PRESUPUESTO)
Plan de compras
Verificar que las compras se realicen
% cumplimiento plan de compras de bienes Mensual 90% en primera instancia a los proveedores
Analisis de oportunidad y servicios. (plan de compras programado / y contratistas
plan de compras ejecutado)*100
Comprobantes de egreso Humano, financiero, Eficiencia del proveedor. (entrada de verificar que los requerimientos del
tecnologico e infraestructura pedidos completos al almacen / N° total de Trimestral 85% material sean acorden con los
Entrada de almacen pedidos) requisitos que se solicitan

verificar que las facturas del

Ordenes de pago y comprobantes Desempeño de proveedores. (calificacion
Comprobantes de egreso Trimestral 85% proveedores cumplan con lo
de egresos. obtenida en la evaluacion de proveedor)
establecido en la orden de compra

ENTRADAS ETAPA DEL CICLO ACTIVIDADES SALIDAS

Necesidades de compras Proyeccion de compras Plan de compras
P
Generacion de presupuestos Cotizaciones Cotizaciones realizadas para ofertas.

Visto bueno al analisis de compra ordenes de compra

Analisis de oportunidad y conveniencia
Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal Presupuesto aprobado.

H
Entrada de almacen Aprobacion de caracteristicas y cantidades en los tiempos y lugar de trabajo. Aprobacion de compra.

Productos comprados: orden de pago

Acta de liquidacion pago parcial o final: Frima de cheque, orden de pago, y egreso de tesoreria.
mas comprobante de egreso

Se efectuara una revision del proceso para determinar las falencias en su

Identificar las no conformidades del proceso Plan de compras modificado.
planeacion.
V
Informe cumplimiento plan de
Medir la eficacia del proceso Determinar los resultados
compras.

Identificar las ncesidades de mejora para elaborar el plan de compras de la Formato acciones correctivas y
Generar acciones correctivas, preventivas y mejora A
siguiente vigencia. preventivas
 INICIO

1 2 3

7 6 5 4

8 9 10

12 11

13 FIN
 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Se recibe el requerimiento de compra
Revisión del requerimiento de compra
¿Es aprobado el requerimiento?
Seleccionar el proveedor
Contactar al proveedor
Enviar orden de compra o servicio
Informar al almacén
Almacenamiento (recepción de materiales o vehículos)
Revisión de facturas - vehículo
Comparación con orden de compra y remisión
¿Presenta falencias?
Contactar al proveedor y acordar
Entregar a la administración para pago o al proceso de prestación del servicio, según apliq