¿Qué son documentos comerciales y

cuáles son los principales?

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley.

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley.

Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las
acciones que se realizan en una empresa. Su misión es importante ya que en ellos
queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna
acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización
de tales acciones.

Estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa

o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,

conforme surge de lo siguiente:

En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que

intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y
obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización
de los actos de comercio
Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de
dichas operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Nota de pedido o de compra.

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de
compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la
operación.

Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del
que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

Nota de ventas.
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las
mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de
entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la
que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan
en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial
obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos.

Remito o remisión.
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes
vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.

El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega

al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que
los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación
para que proceda a la emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en
la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.
Factura.
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las
mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás
condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor

del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su
contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en
poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con él se contabiliza
la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella

queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y
medio de prueba legal

Nota de débito.
Llámese así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por
el concepto que la misma indica.

Nota de crédito.
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de
comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo
expresado en la misma.

Cheque.
Llámese cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el
cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o
autorización para girar en descubierto.

Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago
como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a
la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para
cada tipo de cheque.

Recibos.
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre
el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de
la deuda.

Pagaré.
Llamase pagaré al documento por el cual una persona se compromete a para a
otra, o a quien ésta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha
establecida y en un domicilio estipulado.

Afiliación caja de compensación

Afiliación de trabajadores y/o personas a cargo

Es un trámite que debe cumplir el empleador para afiliar a todos los trabajadores
de su nómina y a sus personas a cargo. Este proceso se lleva a cabo mediante el
diligenciamiento y presentación del formulario de Afiliación trabajador y/o grupo
familiar.

"Salvo las entidades públicas que administran directamente los recursos del
subsidio familiar por expresa autorización de la ley, todos los empleadores están
obligados a afiliar a sus trabajadores a una Caja de Compensación Familiar.
Ninguna Caja podrá negar dicha afiliación salvo aquellas empresas que se
encuentren en mora con el sistema". Circular externa 023 Superintendencia del
Subsidio Familiar.
Personas que pueden ser afiliadas por el trabajador
A continuación se presentan las personas que pueden ser afiliadas como
personas a cargo del trabajador, y que por tanto serán sus beneficiarios.

 Cónyuge o compañero permanente.

 Hijos hasta los 23 años de edad cumplidos.

 Hijastros hasta los 23 años de edad cumplidos, que convivan bajo el mismo
techo con el trabajador y dependan económicamente de él.

 Hermanos huérfanos de padres, hasta los 23 años de edad cumplidos, que

convivan y dependan económicamente del trabajador y que ningún otro
hermano los tenga afiliados a una caja de compensación familiar o entidad
similar.

 Padres que convivan o dependan económicamente del trabajador y no

tengan pensión, renta o salario y que ninguna otra persona los tenga
afiliados a una caja de compensación familiar o entidad similar.

 Hijos, hermanos huérfanos de padres o padres que sean inválidos o de

capacidad física disminuida que les impida trabajar, sin límite de edad.

Documentos necesarios para afiliar las personas a cargo según el parentesco

Los documentos probatorios que se anexan, deben ser legibles, sin
enmendaduras y sin resaltador. Después de diligenciar el formato, coloque los
documentos probatorios dentro del bolsillo o sobre incluido en el formulario.
Cónyuge:

 Fotocopia del folio del registro civil o de la partida eclesiástica de

matrimonio del trabajador.
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del cónyuge. Si éste (a) es menor de
edad, fotocopia de la tarjeta de identidad.
 Si el trabajador ya tiene registrado a su cónyuge y está afiliando una nueva
pareja, deberá presentar constancia de divorcio.

Compañero (a) permanente:

 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del compañero (a) permanente. Si

éste (a) es menor de edad, fotocopia de la tarjeta de identidad.
 Acreditación como compañero (a) permanente. Podrá diligenciar el formato
que Comfama tiene establecido para tal fin.
 Si el trabajador ya tiene registrado a su cónyuge o compañero (a) y está
afiliando una nueva pareja, deberá presentar la constancia de divorcio. Si
vive en unión libre, carta personal firmada bajo gravedad de juramento, en
la cual manifieste con quién está conviviendo en forma permanente.

Hijos e hijastros:

 Fotocopia del folio del registro civil de nacimiento de los hijos o hijastros.
 Fotocopia de la tarjeta de identidad o de la cédula de ciudadanía de los
hijos o hijastros del trabajador, según sea menor o mayor de 18 años.
 Certificado de escolaridad del establecimiento docente debidamente
aprobado, para los hijos entre los 12 y 18 años de edad. Para los hijos entre
los 19 y 23 años de edad cumplidos que estén estudiando algún programa
de Educación para el trabajo y Desarrollo Humano, cuya duración no sea
inferior a las 600 horas anuales, certificado de la institución de Educación
para el Trabajo y el Desarrollo Humano - ETDH, con fecha de expedición no
superior a seis (6) meses.

Para los hijastros, deberá anexar además:

  Constancia de dependencia económica y convivencia. Podrá diligenciar el
formato que Comfama tiene establecido para tal fin.
 Acreditación del compañero (a) permanente del trabajador. Podrá
diligenciar el formato que Comfama tiene establecido para tal fin.

Hermanos huérfanos de padres

 Fotocopia del folio del registro civil de nacimiento del trabajador.

 Fotocopia de la tarjeta de identidad o de la cédula de ciudadanía de los
hijos o hijastros del trabajador, según sea menor o mayor de 18 años.
 Fotocopia de la tarjeta de identidad o de la cédula de ciudadanía de los
hermanos huérfanos de padres, sin son mayores de 18 años.
 Fotocopia de la partida eclesiástica de defunción o del registro civil de
defunción de los padres del hermano (a) huérfano (a) a quien va a afiliar.
 Constancia de dependencia económica y convivencia para hermanos
huérfanos de padres y que ninguna otra persona los tenga afiliados a
Comfama u otra caja de compensación familiar o entidad similar. Podrá
diligenciar el formato que Comfama tiene establecido para tal fin.
 Certificado de escolaridad del establecimiento docente debidamente
aprobado, para los hermanos huérfanos de padres entre los 12 y 18 años
de edad. Para hermanos huérfanos de padres entre los 19 y 23 años de
edad cumplidos que estén estudiando algún programa de Educación para el
trabajo y Desarrollo Humano, cuya duración no sea inferior a las 600 horas
anuales, certificado de la institución de Educación para el Trabajo y el
Desarrollo Humano - ETDH, con fecha de expedición no superior a seis (6)
meses.

Padres:

 Fotocopia de la cédula de ciudadanía de los padres del trabajador

 Fotocopia del folio del registro civil de nacimiento del trabajador en el que
conste el nombre de sus padres.
 Constancia de dependencia económica con el trabajador para padres que
no reciban salario, renta o pensión de jubilación alguna, y que ninguna
persona los tenga afiliados a Comfama, a otra caja de compensación
familiar o a una entidad similar. Podrá diligenciar el formato que Comfama
tiene establecido para tal fin.

Discapacidad:

 El trabajador beneficiario recibirá doble cuota monetaria del Subsidio

Familiar por sus hijos, padres y hermanos huérfanos de ambos padres, sin
importar su edad, que presenten capacidad física y/o mental disminuida que
les impida trabajar. Para ello, el trabajador debe demostrar la convivencia y
dependencia económica de la persona a cargo discapacitada, además
presentar constancia emitida por una Entidad Promotora de Salud – EPS,
 por una IPS de la red pública de salud (decretos 1355 de 2008 y 4942 de
2009), o por la Junta Regional de Calificación de Invalidez de Antioquia
(decreto 2463 del 20 de noviembre de 2001).

Condiciones que deben cumplir los documentos

Formulario de afiliación
El formulario de afiliación es diligenciado por el empleador a máquina o a mano
con letra imprenta mayúscula legible, utilizando siempre tinta seca de color negro.
Allí debe incluir tanto los datos del empleador como los del trabajador y los del
grupo familiar organizadamente. Cuando un trabajador tenga varias personas a
cargo con distinto parentesco, deberá diligenciarse un formulario por cada grupo
familiar. Diligéncielo sin enmendaduras ni repisados o tachaduras. No escriba en
los espacios sombreados ni coloque resaltador o notas de ninguna índole en
cualquiera de las áreas del formulario. Las instrucciones para diligenciar las
casillas las encuentra al respaldo del formulario.

Documentos probatorios
Los documentos probatorios deben ser totalmente legibles y auténticos, no tener
repisados, enmendaduras, tachaduras, textos con resaltador ni anotaciones
marginales o subrayados de manera alguna.
Las fotocopias de los medios probatorios requeridos deben ser nítidas, en papel
fotocopia limpio, no pueden ser en papel fax ni en papel reciclado.
Certificados y constancias
Sólo se permiten certificados de escolaridad, supervivencia y discapacidad en
originales legibles y que no tengan enmendaduras, tachones, deterioro, ni
resaltador.
Para las personas a cargo que se encuentren en proceso de obtener la cédula de
ciudadanía por primera vez o duplicado, se autoriza recibir fotocopia de la
“Contraseña”. En caso de pérdida de la cédula se autoriza recibir la fotocopia de
otro documento que tenga el número de cédula, fecha de nacimiento y una foto
Afiliación de los socios de una sociedad comercial como trabajadores
La persona socia de una sociedad comercial sólo podrá afiliarse como trabajador
cuando haga parte de la nómina de la misma o de un establecimiento de comercio
de propiedad de ésta. Para tal efecto se afilia como cualquier trabajador y
adicionalmente debe presentar copia de la nómina en la cual figura como
trabajador, contrato de trabajo y constancia de afiliación a la seguridad social.

No aplica para persona natural que sea propietaria de un establecimiento de

comercio, por cuanto actúa en calidad de propietaria y no de trabajadora del
mismo. Igualmente, tampoco se afilia al cónyuge o compañero permanente de una
persona natural que se registra como propietaria de un establecimiento comercial,
por cuanto además, jurídicamente, no es posible separar los bienes del giro
comercial de los bienes de la pareja.

Formas de contratación en Colombia

Identifique qué tipo de contrato es el suyo y conozca sobre las formas de

vinculación más frecuentes en el país.

Conozca en forma sencilla y clara lo que necesita saber sobre los tipos de contrato
más frecuentes en el país y entérese de los beneficios que cada uno de ellos
tiene. Todas las formas de vinculación son diferentes y especiales según lo
que requiere el empleador, desmintiendo la creencia general que un contrato sea
mejor que otro, simplemente su escogencia se rige por cada caso en particular.

Camilo Cuervo, abogado laboral de Cuberos, Cortés, Gutiérrez abogados dice

"hoy decir que existe un contrato mejor que otro no es válido, el mejor tipo de
contrato es el que se adapte a su necesidad como empleador y al igual a que a lo
que necesita usted como trabajador"

Estas son las opciones que le pueden presentar a usted como trabajador a la hora
de vincularlo a una compañía:

Contrato a Término Fijo

Este tipo de contrato tiene una duración entre un día y tres años y puede ser
renovado hasta por tres veces su permanencia. El empleado goza de todas las
prestaciones sociales establecidas por la ley (cesantías, vacaciones y primas) y
para su finalización es necesario un preaviso de 30 días. Las deducciones por
nómina de este tipo de contrato son iguales a las de cualquier contrato de
vínculo laboral. La vinculación puede ser directamente con la empresa o a través
de terceros, entidades conocidas como temporales.

Contrato a término indefinido

Como su nombre lo indica este tipo de contrato no tiene fecha de terminación

establecida . El empleado goza de todas las prestaciones sociales establecidas
por la ley y tiene beneficios adicionales como la opción de vinculación a
cooperativas empresariales y ayudas especiales de acuerdo con cada empresa;
con posibilidad de optar por créditos y préstamos entre otros. Los descuentos
para este tipo de contrato son iguales a los de un contrato a término fijo, más
cualquier otra deducción autorizada por el empleado.

Contrato de Obra o labor

El contrato es por una labor específica y termina en el momento que la obra

llegue a su fin. Este tipo de vinculación es característica de trabajos de
construcción y de universidades y colegios con profesores de cátedra, que
cumplen su labor una vez haya terminado el periodo académico. Este contrato es
igual en términos de beneficios y descuentos a los contratos indefinidos y
definidos, por ser un contrato laboral.

Contrato civil por prestación de servicios

Este tipo de contrato se celebra de manera bilateral entre una empresa y una
persona (natural o jurídica) especializada en alguna labor específica. La
remuneración se acuerda entre las partes y no genera relación laboral ni obliga
a la organización a pagar prestaciones sociales. La duración es igualmente en
común acuerdo dependiendo del trabajo a realizar. El empleado recibe un sueldo
al cual se le descuenta únicamente por concepto de retención en la fuente.

Contrato de aprendizaje

Este tipo de contrato es una forma especial de vinculación a una empresa y está
enfocada a la formación de practicantes, donde este recibe herramientas
académicas y teóricas en una entidad autorizada por una universidad o
instituto, con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los
medios para que el practicante adquiera formación profesional metódica en el
oficio.

La idea de este tipo de contrato es el aprendizaje y que el practicante se incluya al

mundo laboral, la remuneración es llamada auxilio de sostenimiento y
depende completamente de un convenio entre ambas partes, donde el estudiante
no tiene prestaciones sociales. El valor de la remuneración depende de si el
practicante es universitario o no, de ser universitario tiene derecho a un salario
que debe ser superior o igual al mínimo y si el practicante no es
universitario tendrá como base de pago un salario por debajo del mínimo.

Contrato ocasional de trabajo

Este contrato no debe ser superior a 30 días y debe ser por una labor específica
diferente a las actividades comunes de la Compañía. El trabajador recibe la
remuneración acordada y al terminar no tiene derecho a ningún tipo de
prestación, salvo en caso de un accidente. La duración del contrato puede ser
renovable sin exceder los treinta días del vínculo inicial.

No olvide tener en cuenta las características de cada contrato a la hora de decidir

su vinculación laboral a una empresa y recuerde que cada tipo de contrato tiene
sus beneficios especiales.