ACTIVDAD

AIDA BOHORQUEZ

ANGEL ESTEBAN MEDINA

SANDRA PAOLA SUAREZ

GINA FERNANDA TORRES TAPIERO

GESTIÒN ADMINISTRATIVA

FICHA (1243126)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

BOGOTA
 ACTVIDAD

AIDA BOHORQUEZ

ANGEL ESTEBAN MEDINA

SANDRA PAOLA SUAREZ

GINA FERNANDA TORRES TAPIERO

GESTIÒN ADMINISTRATIVA

FICHA (1243126)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

BOGOTA

12 DE FEBRERO DE 2017

ACTIVIDAD
1. Consultar los siguientes temas en un documento en Word y/o a mano
alzada de los siguientes temas:

PUESTO DE TRABAJO, SUS ÚTILES Y LA IMPORTANCIA DE

LOS ARCHIVOS.

CONCEPTO PUESTO DE TRABAJO:

Se denomina puesto de trabajo a la parte del área de producción

establecida a cada obrero y dotada de los medios de trabajo necesarios
para el cumplimiento de una determinada parte del proceso de
producción.

En la actualidad la noción de puesto de trabajo ha variado mucho en

comparación con otros tiempos debido a los cambios en las
necesidades de empleos que muchas empresas y fábricas tienen, así
como también las nuevas posibilidades de empleo que surgen con
medios como internet.

LA ORBANIZACION AL PUESTO DE TRABAJO

Es el elemento del sistema de la organización del trabajo que se
encarga del estudio del puesto de trabajo y los elementos que los
componen en sus interrelaciones, tanto internas como en su relación
con el resto de los puestos de trabajo del proceso de producción, así
como el estudio y análisis de los servicios que se prestan en cada
uno de los elementos simples que intervienen en el proceso de
trabajo.
 SERVICIO AL PUESTO DE TRABAJO
Se entiende el conjunto de medidas encaminadas a garantizar que
de forma planificada e ininterrumpidamente se dote al puesto de
trabajo con todo lo necesario para que se realice la tarea de
producción y a su vez permite mantener el orden y limpieza.

ANALISIS DE PUESTO DE TRABAJO

La múltiple variedad de puestos de trabajo que existen en la economía

determina la necesidad de su agrupamiento a los efectos de la
organización del trabajo atendiendo a una serie de factores y a las
características específicas de la actividad que en ellos se ejecuta.
 CLASIFICACION DEL PUESTO DE TRABAJO Los puestos de
trabajo se pueden agrupar a tendiendo a:

CUALES SON LOS COMPONENTES DE PUESTO DE TRABAJO

Es el lugar que ocupa determinada persona para poder cumplir una tarea u oficio,
sus componentes son los materiales que esa persona debe utilizar para llevar a
cabo la labor:
Escritorio
Silla
Estabilizador
Ups
Computador
Impresora
Papel
Cinta
Tinta
Ganchos cosedoras
Ganchos clips
Programa epi info
Programa office
Programa Windows
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
REALICE UNA INVESTIGACIÓN Y CON SUS PROPIAS
PALABRAS DEFINA QUE ES UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Es un conjunto orgánico de documentos con cualquier fecha, formato

o soporte material, producidos o recibidos en desarrollo de las
funciones administrativas organizados y conservados para la gestión
administrativa, así como para la investigación y la historia.
 Es la que gestiona de una manera centralizada todos los servicios
de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal
manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa documental, también es de aplicación por parte de todos
los servidores de la fiscalía general de la nación.

Las actividades que se desarrollan para el cumplimiento de esta

función son:
 Recepción de documentos
 Radicación de los mismos
 Registros de documentos
 Distribución de documentos internos y externos
 Tramite y respuesta
 Organización de los documentos
 Clasificación documental
 Ordenación documental
 Conservación
 Consulta de documentos

SU MISION,

Tiene como propósito centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las
diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinario de
manera oportuna, rápida y eficaz.

OBJETIVO

La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y

distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan, proveniente
de diferentes fuentes eternas, así como la generada por todas las dependencias
que conforman al organismo.

QUE ES UNIDAD DE INFORMACIÓN

Son las entidades que se dedican a la recuperación y tratamiento de documentos

con el fin de difundir información documental.
Es el centro coordinador de las actividades de gestión de información. Desarrolla
el grueso de las tareas de preparación y distribución de datos.

Esta unidad, divide sus actividades en dos grandes áreas temáticas

Gestión y desarrollo web

Difusión y relaciones con secundaria

EJEMPLOS DE UNIDADES DE INFORMACIÓN

Bibliotecas
Centro de documentación
Archivos
Museos

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPORTANCIA,

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los
siguientes puntos base:

- se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un

servidor documental central.

- Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que

recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos.

- Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y

estructurada, al poder definir permisos de acceso a los datos y documentos
dentro del sistema de gestión documental.

- Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos

que se realizan a los documentos.
 ESTRUCTURA ORGANICO- FUNCIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN

Toda organización requiere que sus funciones estén especificadas y determinadas

con base en las metas u objetivos que busca alcanzar.

Objeto organismo social las metas que pretende alcanzar mediante el esfuerzo
colectivo.

ESTRUCTURA ORGANICO- FUNCIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN

Es la forma es que están cimentadas y ordenadas las unidades administrativas de

una institución, organización u órgano y la relación que guarda entre si, dicho de
otra manera se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las
actividades de la empresa u organización en cuanto a las relaciones entre el o los
gerentes y los colaboradores; para diseñar la estructura orgánica, habrá que tener
en cuenta los factores como lo es la magnitud, giro y necesidades de la empresa,
pues en base a ellos se determinan las unidades administrativas, los medios
humanos necesarios y la asignación de funciones a los mismos.

La estructura orgánica es el cuerpo óseo de la organización, unidad administrativa.

Área u oficina; en este caso del área de recursos humanos, estará conformada por
órganos como de dirección, asesoramiento, apoyo y línea; así por unidades
administrativas que tiene que ver con dicha función, como por ejemplo: jefatura o
dirección, registro de personal, sueldos y salarios, capacitación, evaluación,
higiene y seguridad, entre otros.
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL; OBSERVAR LOS VIDEOS Y REALIZAR UN
DOCUMENTO EN WORD Y/O MANO ALZADA DE 1 HOJA POR VIDEO.

“COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Link: https://www.youtube.com/watch?v=5ep699KY-vI

COMUNICACIÒN ORGANIZACIONAL

El video se trata principalmente que la organización está bajando el rendimiento

en ventas, producción, servicio al cliente, y esto sucede básicamente porque no
hay comunicación asertiva entre gerente y empleados, los empleados no tienen
iniciativa y todos se culpan de lo que pasa en la empresa y nadie asume las
consecuencias y esto hace que haya conflictos entre los empleados y los clientes
se pierden, además de esto solo cumplen con sus funciones y solo van hasta
cierto límite y hay una rivalidad entre la parte administrativa y los empleados.

Cuando el gerente se fija que la empresa ya estaba en quiebra se dirigió a los

empleados a tener una comunicación asertiva con ellos y al principio seguían
culpándose unos a otros pero se fijan que no iban a llegar a ningún punto si
seguían así. Entonces para mejorar las cosas, empezaron a asumir cada uno sus
errores y se dieron cuenta que estaban culpándose unos a otros entonces
propusieron soluciones y llegaron a la conclusión que trabajar en grupo era la
clave para que todo funcionara mucho mejor y ayudarse mutuamente para que
todos se puedan beneficiarse de los cambios que iban a realizar y hacer nuevos
diseños para que también los clientes estén más satisfechos con los nuevos
diseños y con la atención que les brindan como empresa y grupo.
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN.

Link: https://www.youtube.com/watch?v=merYJcsaMIo

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación es el proceso por el cual se transmite una información entre un

emisor y un receptor.

Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación son los siguientes:

 Emisor: Aquél que transmite la información (un individuo, un grupo o una

máquina).

 Receptor: Aquél, individual o colectivamente, que recibe la información.

Puede ser una máquina.

 Mensaje: es lo que se comunica a la otra parte. un mensaje puede ser

hablado, escrito, dibujado entre otros.

 Código: Conjunto o sistema de signos que el emisor utiliza para codificar el

mensaje.

 Canal: Elemento físico por donde el emisor transmite la información y que

el receptor capta por los sentidos corporales. Se denomina canal tanto al
medio natural (aire, luz) como al medio técnico empleado (imprenta,
telegrafía, radio, teléfono, televisión, ordenador, etc.) y se perciben a través
de los sentidos del receptor (oído, vista, tacto, olfato y gusto).

 Contexto: conjunto de circunstancias que existen en el momento de la

comunicación. Es importante a la hora de interpretar correctamente el
mensaje.