Procedimientos para Donativos

Descripción del procedimiento

1- Cuando se comunica por parte del donante que se va a materializar la donanción planificada,
la entidad beneficiaria solicitará al donante la comunicación oficial informando
especificando:
 Descripción detallada del contenido del donativo: materiales, cantidades, descripción
(marcas, modelos, etc.) el valor unitario y total del donativo en la moneda del país de
origen.Tipo de embalaje ( contenedor, sobre cubierta, bultos, etc.).
 En caso de ser un donativo financiero especificar monto,moneda, procedencia,forma
de transferencia,definición de su utilización
 el destinatario final /institución a que pertenece
 Se debe acompàñar de una declaración de la procedencia de los fondos utilizados
 si es procedente de EEUU, debe incluir una declaración que los fondos utilizados para
la adquisición no provienen del gobierno ni de organizaciones subversivas

2- La entidad beneficiaria, solicitará la tramitación de la autorización para la importación del

donativo al Centro de Colaboración, mediante carta firmada por la máxima autoridad y
dirigida al Director del mismo, especificando los siguientes datos y que el donativo está
incluido en el Plan de Colaboración aprobado:
 Descripción del donante: nombre completo de la persona (su nacionalidad y país
donde reside); datos similares si se trata de una empresa o institución. Si el donante
tiene o no vínculos comerciales con el beneficiario (en caso de tenerlos debe quedar
bien claro que el donativo no pone en riesgo los vínculos comerciales).
 Descripción detallada del contenido del donativo: materiales, cantidades, descripción
(marcas, modelos, año, tipo, otros.),valor unitario y total del donativo en la moneda del
país de origen.Tipo de embalaje ( contenedor, sobre cubierta, bultos, etc.).
Si el donativo contiene publicaciones especificar títulos, autor, año de publicación.
Si el donativo es un vehiculo automotor, debe cumplir la condición de ser un vehiculo
por reposición, por lo que se precisará la matrícula del vehículo que causará baja y que
con el motor y la carroceria se procederá según lo establecido. Del vehículo donado se
debe especificar clase, tipo, marca, modelo, año, combustible, número de pasajeros,
peso total (Ton), capacidad de carga (Ton), potencia de motor (HP), ejes traseros,
fórmula de tracción, medida de los neumaticos,color, No. Chasis y de motor.
 Destino del donativo, precisando territorio y destinatario final
 Necesidad, utilidad e impacto de la donación
 Puerto o aeropuerto de embarque
 Nombre del embarcador
 Almacen o lugar donde se trasladará la mercancía una vez extraída (dirección, teléfono)
 Especificar entidad que asume los Gastos operacionales en origen: costos de flete y
demas gastos de transportación
 Especificar entidad que asume los gastos operacionales en destino (transitarios,
almacenaje, etc.)
  Compromiso de que asume los gastos asociados a la tramitación del donativo.
 Nombre y teléfono de la persona a contactar

3- En caso que el donativo requiera de aval técnico, el Centro de Colaboración lo solicitará a

los organismos correspondientes y comunicará a la entidad beneficiaria la aprobación o no
de dicho aval. Se relacionan a continuación los productos que requieren avales técnicos así
como los plazos de respuesta conciliados con los organismos:
- Aval MIC: Medios informáticos y de comunicaciones. Plazo de respuesta 20 días.
- Aval MITRANS: Vehículos automotores combustión interna de todo tipo. Plazo de
respuesta 30 días.
- Aval MICONS: Equipos automotores de construcción (excavadoras, motoniveladoras,
izaje, montacargas etc. Plazo de respuesta 20 días.
- Aval de Registro de patrimonio: En caso de publicaciones con mas de 50 años.

4- Con la Comunicacion oficial del donante, la carta de solicitud del jefe maximo de la entidad
beneficiaria y los avales técnicos si lo requiere, se presenta la propuesta ante la Comisión
de Aprobación de Donativos del MINCULT (en lo adelante Comisión de Aprobación) por
parte del Centro de Colaboracion. La entidad beneficiaria, participará como invitada. La
Comisión de Aprobación analiza la pertinencia del donativo y si es aprobado se comienza la
tramitación de la importación.

5- Con la Comunicacion oficial del donante, la carta de solicitud del jefe maximo de la entidad
beneficiaria y los avales técnicos si lo requiere, se presenta la propuesta ante la Comisión
de Aprobación de Donativos del MINCULT (en lo adelante Comisión de Aprobación) por
parte del Centro de Colaboracion. La entidad beneficiaria, participará como invitada. La
Comisión de Aprobación analiza la pertinencia del donativo y si es aprobado se comienza la
tramitación de la importación.

6- El Centro de Colaboración, emite la Notificación del Donativo, documento que autoriza a

embarcar el donativo,adjuntando el Anexo 2 del Plan de Colaboración y los avales técnicos
si son requeridos.
El documento es enviado por el Centro de Colaboración, a ARTEX , al AgenteTransitario y a
la entidad beneficiaria, esta última la envia al donante para que proceda al embarque de la
mercancía. Los documentos de embarque deben ser consignados a:Importadora ARTEX/
nombre de la entidad beneficiaria.

Segunda fase: IMPORTACIÓN Y EXTRACCIÓN DEL DONATIVO

Intervienen: Entidad beneficiaria, Centro de Colaboracion, Importadora ARTEX, Aduana, Agente

Transitario

En esta etapa se procederá según lo establecido en el contrato de servicios de importación

firmado entre la entidad beneficiaria y la importadora ARTEX.

A continuación se puntulizan algunos aspectos que deben estar contenidos en el contrato, pero
por su importancia es de utilidad resaltar:

 Cuando el donativo es enviado por vía marítima, la entidad beneficiaria con la

antelación establecida en el contrato se presentará en la importadora ARTEX para
tramitar la importación del donativo con los siguientes documentos:
 - Bill of Lading (BL) original consignado a la importadora ARTEX/ nombre de la
institución beneficiaria cuando es por vía maritima
- Lista de empaque detallada o factura

La importadora ARTEX coordinará directamente con la institución beneficiaria la

extracción de la carga y lo notificará al Centro de Colaboración.

 Cuando el donativo es enviado por vía aérea como Carga No Acompañante (autorizado
por Notificación de Donativo), la importadora ARTEX cuenta con 3 días naturales para
extraer la mercancía libre de pago por almacenaje. ARTEX coordinará con la entidad
beneficiaria la extracción de la carga en ese período, notificará al Centro de
Colaboración.
El donante consignará la Guía Aérea a la importadora ARTEX/ nombre de la institución.

 En caso de que el documento de embarque(BL o Guía Aérea) no esté consignado a

ARTEX, como se establece anteriormente, se debe adjuntar una Carta de dejación,
dirigida a la Aduana correspondiente (Puerto Habana, Aeropuerto) donde la entidad
beneficiaria declara que hace dejación de la carga a la importadora ARTEX para que
realice los trámites de importación del donativo que ha sido consignado por el donante
a su nombre.

 En el acto de extracción de la carga ya sea por vía maritima o aérea estarán presentes
la totalidad de las entidades beneficiarias, la importadora ARTEX, el Centro de
Colaboración y el representante de la Aduana en caso que lo requiera. ARTEX
convocará al Centro de Colaboraciòn para certificar la apertura y entrega de los bienes.

 Se firmarà por todas las partes (entidades beneficiarias, ARTEX,Centro de

Colaboración) un Acta de Entrega donde se detallarán las mercancías recibidas (ver
anexo Acta de Entrega)

 Las entidades beneficiarias serán las responsables de incluir en su sistema contable la

totalidad de los recursos recibidos.

 La importadora Artex cuenta con un plazo para extracción de las mercancias libre de
pago de estadía de: 15 días naturales una vez arribada la carga a puerto y 3 días
naturales una vez arribada al aeropuerto. En caso de incumplimiento por algunas de
las partes de los plazos de entrega y recepción de documentos para la extracción, los
pagos adicionales generados por estadias y almacenaje en puertos o aeropuerto así
como, la tramitación de prórrogas serán asumidos por la entidad responsable del
incumpliento (entidad beneficiaria o importadora ARTEX)

ASPECTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA

 La Comisión de Aprobación de Donativos del MINCULT, sesionará el 1er y 3er martes

de cada mes.
 La especificaciones de todos los donativos propuestos serán circuladas con anticipación
por el Centro de Colaboración a los miembros de la Comisión de Aprobación de
Donativos del MINCULT.
 Se realizará un cierre mensual de la recepción de los donativos que se informará a la
 Comisión de Aprobacion de Donativos del MINCULT.
 No se autorizará (salvo casos excepcionales) ninguna importación de donativos
(vehículos u otros) con navieras o agentes transitarios que obliguen al MINCULT o a
alguna de sus instituciones a pagar CL por el servicio prestado. Una variante para
evitarlo es que el donante asuma completamente estos pagos por el traslado del
donativo hasta Cuba, lo cual debe ser consignado por éste en el documento oficial
donde informa su voluntad de hacer la donación.

 No se tramitará donativos a las instituciones que tengan adeudos con las empresas
importadoras
 Las facilidades aduanales que utilicen los beneficiarios para el aseguramiento de los
eventos serán acordadas de conjunto con la empresa importadora ARTEX
 Se evitarán los gastos que generen CL por lo que se recomienda utilizar a la naviera
Melfi Marine, pues la importadora ARTEX es cliente de la misma y el pago de los
servicios se realizaría en CUC y CUP. Como Agente Transitario sugerimos utilizar a
“Transcargo” por la relación de trabajo sostenida por años con ellos, aunque hay otros
como “Almacenes Universales”, que pueden ser igualmente utilizados. En caso que no
se puedan utilizar la naviera o transitario recomendado, el donante debera informar a
la entidad beneficiaria y este a su vez al centro de Colaboración que naviera y
transitario utilizará, lo cual sera analizado en la Comisión de Aprobacion de donativos.
 Ninguna persona natural puede importar mercancía alguna para su uso personal a
través de las modalidades de la colaboración que Cuba recibe.
 Los bienes donados que se encuentran en zonas francas deberan cumplir igualmente
todos los requerimientos descritos.
 No se consideran como acciones de cooperación internacional que Cuba recibe:
- los bienes importados sin valor comercial , que entren al país como equipaje o carga
acompañantes de delegaciones y visitantes que sean entregados a las instituciones
visitadas
- las muestras con fines comerciales, los bienes que se reciban de patrocinadores con
fines promocionales,las donaciones entre personas naturales o juridicas cubanas ni
las remesas.
- los bienes importados temporalmente para ferias, bienales y otros eventos
internacionales que sean donados a las instituciones.