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1. INTRODUCCIÓN

El programa Más Familias en Acción, requiere asegurar la asistencia de los menores que
se encuentren en los rangos de edad correspondientes al sistema de educación y,
verificar la asistencia como mínimo al 80% de las clases programadas durante cada
período, como se determina en el acuerdo de corresponsabilidad.

Para el incentivo de educación, la condicionalidad establecida para los beneficiarios que

cursen desde el grado de transición hasta grado 11, es la asistencia mínimo al 80% de las
clases programadas durante el periodo, que deben ser certificadas por la institución
educativa donde se encuentra registrado el beneficiario.

El compromiso tiene dos estados:

i) Cumplido “S” (máximo 20% de fallas no justificadas durante el período)
ii) No cumplido “N” (más de 20% de fallas no justificadas durante el período)

2. OBJETIVO
El presente documento define el paso a paso para el registro de cumplimiento de
compromisos por las instituciones educativas.

3. INGRESO A LA PLATAFORMA

Para acceder al Sistema de Información del Programa Más Familias en Acción –SIFA-

ingrese por a la siguiente dirección: masfamilias.dps.gov.co

4. DESCARGAR ARCHIVOS

Para descargar los archivos realice las siguientes actividades:

4.1 Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos- Manejo de

Archivos –Descargar archivos con beneficiarios por entidades”.

Enseguida se presenta la siguiente pantalla:

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4.2 Al desplegar el campo entidades educativas, aparecen todas las sedes

adscritas al colegio principal al cual tiene acceso el Rector de la entidad y
tienen niños beneficiarios del Programa. El descargue de archivos debe
hacerse sede por sede.

Una vez seleccionada la entidad haga clic sobre el botón “Generar” y el sistema
descarga el archivo correspondiente. En el siguiente ejemplo se explica como está
compuesto el nombre del archivo.

Ejemplo:

El nombre del archivo que se descarga está compuesto de la siguiente manera:

, la información contenida en el
nombre indica siguiendo el ejemplo :

130: corresponde al total de niños que bajan en el archivo

39817: corresponde el código SIFA de la sede, este número es el que se debe

registrar para ver el resultado de la validación del archivo posteriormente.

54001: corresponde al código del municipio.

5_6_2013: corresponde a la fecha en que se descarga el archivo (DD_MM_AAAA)

17_15_40_450: corresponde a la hora en que se descargó el archivo

(HORA_MINUTOS_SEGUNDOS_ CENTESIMOS DE SEGUNDOS).

Adicionalmente, el archivo contiene la información de los niños beneficiarios

priorizados y que cursan transición en los municipios con oferta autorizados por el

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programa, que estudian en cada sede, independiente en que municipio están

radicadas las familias.

Guardar el archivo seleccionando en el equipo el formato Libro de Excel 97-2003

(*.xls).

4.3 Revisar grado de los menores, según la información reportada en la parte

final del archivo como se indica en la imagen:

En los casos en que se presente diferencia entre el grado escolar que tiene
registrado el programa (columna “Grado”) y el grado en el cual está matriculado el
niño(a), el Rector debe modificarlo. Para ello puede registrar el grado correcto en
la siguiente columna “Grado a Modificar”.

El programa utiliza la siguiente Tabla para validar los grados con relación a las
edades de los niños:

Grado 0 equivale a transición.

En los eventos en que el grado ingresado esté por debajo del grado mínimo o por
encima del máximo que corresponde a la edad, el sistema acepta la información
digitada y presenta un mensaje informativo, para que el colegio revise y se hay
error efectúe la corrección y cargue de nuevo el archivo.

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4.4 Registrar el cumplimiento de compromisos, para lo cual es importante tener en

cuenta que todos los niños bajan con N, y la institución debe indicar en
cada caso si el menor cumplió o no el compromiso, para lo cual es preciso
que:
En los casos de No cumplimiento se registre N y adicionalmente la causal de
inasistencia y la fecha. La fecha de retiro es obligatoria en las causales “retiro” y
“deserción”, en la causal “Inasistencia no justificada” NO se debe ingresar fecha de
retiro.

Existen 4 causales posible, las cuales se despliegan al ingresar al campo:

Para la selección de las causales es importante tener en cuenta:

Cuando las causales sean Retiro o Deserción, es obligatorio que la

institución registre la fecha de retiro en que se presentó el evento, el
sistema realiza la siguiente validación:
Que se haya registrado la fecha de retiro para los dos tipos de causales
anteriormente descritas y que ésta esté dentro del período que se está
verificando, la fecha debe registrarse sin separadores iniciando en el año y
finalizando en el día: Ej. 20130223 (AAAAMMDD).
Cuando la causal es “por Muerte”, el registro de la fecha en que ocurrió
la muerte del niño(a) es opcional, es decir solo en los eventos en que el
colegio la conozca debe registrarla.
En los casos de Cumplimiento se debe registrar S en el campo Cumplió
únicamente. No se debe registrar ni causal, ni fecha. El sistema rechaza
los registros que presenten inconsistencia por este motivo.

5. CARGAR ARCHIVOS

Una vez los cumplimientos están registrados debe realizar el cargue de los
archivos, realizando los siguientes pasos:

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5.1 Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos - Cargar Archivo de

cumplimiento por Entidades”.

Es importante que tenga en cuenta que la validación de la información cargada NO se

realiza en línea, tiempo real, es decir el archivo cargado entra en cola y el resultado
del cargue cada rector debe visualizarlo posteriormente.

Por esto es importante que el Rector esté consultando, el estado del proceso hasta
que encuentre que ha finalizado y visualice el resultado obtenido después de la
validación realizada por el sistema.

El resultado de la validación se puede ver ingresando por opción “Cumplimiento de

Compromisos - Cargar Archivo de cumplimiento por Entidades” y registrando en el
campo Código Sede, el código (SIFA) de la institución, que corresponde al número
indicado en el encabezado del archivo descargado :

El código para consulta del resultado del proceso, también puede visualizarse en el
nombre del archivo tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

Nombre del archivo descargado:

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Para el ejemplo, el código Sifa de la sede es: 39817. Registre este código en el
campo Código Sede:

Al dar Buscar, el sistema presenta la siguiente información.

En el espacio “Estado de proceso” se muestran los siguientes datos:

 El estado:
 Pendiente: El archivo aún está en cola pendiente de ejecución.
 Ejecución: El archivo se está ejecutando. Si desea esperar el resultado,
pueda dar Buscar en el código para refrescar la información en pantalla.
 Finalizado: Indica que el proceso de validación del archivo finalizó.
 Finalizado con error: Indica que el proceso de validación del archivo no
terminó presentando error por alguna de las siguientes causas:
comunicación, servidor, luz, tiempo de espera agotado o cierre de inicio de
sesión por tiempo inactivo. En este caso debe comunicarse con la mesa de
ayuda, numeral 9 del presente instructivo. En este caso el archivo debe
cargarse nuevamente.
 La fecha y hora asociada al estado así:
 Pendiente: Indica la fecha y hora en el que se realizó el cargue del archivo.
 Ejecución: Indica la fecha y hora en que se está ejecutando el proceso de
validación del archivo cargado.
 Finalizado: Indica la fecha y hora en que finalizó la ejecución del proceso de
validación del archivo cargado.
 Mensaje

Presenta el total de registros procesados, el total de registros cargados con

cumplimiento, el total de registros cargados con incumplimiento y el total de
registros inconsistentes.

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En la parte inferior del mensaje se presenta la Huella Digital, la cual permite

garantizar la integridad de la información del archivo cargado. Este número debe
ser conservado por el Rector, ya que en caso de de requerirse alguna revisión o
reclamo por parte de la institución debe ser suministrado.

Inconsistencias:

En este espacio, se relacionan uno a uno los códigos de los beneficiarios

inconsistentes, la fecha en que se cargó el archivo que presentó la inconsistencia
y la descripción de la inconsistencia.

6. CORRECCIÓN DE INCONSISTENCIAS

Una vez cargado los archivos y visualizado el resultado del proceso de validación del
mismo, en caso de presentarse inconsistencias, el Rector debe corregir la
información. La corrección puede ser realizada por una de las siguientes opciones:

Utilizando el archivo inicialmente cargado: En este caso solo debe corregir en

el archivo inicialmente cargado, los campos asociados con la inconsistencia y
luego subirlo nuevamente al SIFA, siguiendo los pasos indicados en el numeral
5.1.
Descargando un nuevo archivo: Para lo cual debe ingresar siguiendo los pasos
indicados en el Numeral 4.

El archivo descargado muestra la misma información cargada correctamente y en

el caso de inconsistencias siempre en la columna Cumplió presenta una N. Sobre
este archivo debe efectuar la corrección teniendo en cuenta las inconsistencias
reportadas en el resultado del proceso y su descripción.

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Cuando en el campo de Inconsistencias se presente más de una hoja, todas deben ser
revisadas para su corrección. Recuerde que la Hoja que se está visualizando es la que
aparece sin el _ en la parte inferior. Ej. Si aparece 1 indica que la hoja está cerrada. Si
aparece 1 indica que esa es la hoja que se está visualizando y existen más hojas con
inconsistencias.

Cuando se carga el archivo con las correcciones de inconsistencias, de igual forma se

debe verificar el resultado del proceso de validación del archivo, siguiendo los pasos
indicados en el numeral 5. En este caso en el resultado del cargue se presentan en
“Mensaje” los registros cargados con cumplimiento, con incumplimiento y las
inconsistencias que presente el último archivo cargado.

7. CORRECCIONES DE INCUMPLIMIENTOS REGISTRADOS (Pasar de N a S).

Se entiende por corrección de incumplimientos cuando después de haber

registrado y cargado el archivo con un incumplimiento “N”, se desea cambiarlo por
un Cumplimiento “S”.

En este caso se procede a descargar nuevamente el archivo de “Registro de

Cumplimientos” siguiendo los pasos indicados en el Numeral 4.

Para realizar la corrección requerida, se debe buscar en el archivo al ó los menores que
requieren corrección y en el campo Cumplimiento cambiar la N por S.

Luego se debe cargar nuevamente el archivo y verificar el resultado del cargue.

8. ANULACIONES DE CUMPLIMIENTOS REGISTRADOS (Pasar de S a N)

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Se entiende por anulación de Cumplimientos cuando después de haber registrado

y cargado el archivo con un cumplimiento “S”, se desea cambiarlo por un
Incumplimiento “N”.

Cuando se requiera anular un Cumplimiento “S” ya cargado, se procede a descargar el

archivo de “Anulación de Registros”, ingresando por la opción “Cumplimiento de
Compromisos- Manejo de Archivos –Descargar archivos con beneficiarios
por entidades”.

Al dar generar se descarga un archivo que presenta únicamente los niños con registro de
Cumplimiento (S), este archivo le permite realizar la anulación de los cumplimientos
registrados.

El nombre de este archivo inicia con el prefijo ANU y está compuesto de la

siguiente manera:

134: Indica el total de niños que bajan en el archivo con Cumplimiento

54474: Indica el código SIFA de la sede, este número es el que se debe registrar
para ver el resultado de la validación del archivo posteriormente.

76364: Corresponde al código del municipio.

12_7_2013: Corresponde a la fecha en que se descarga el archivo

15_42_39_373: Corresponde a la hora en que se descargo el archivo.

Este archivo presenta en la Columna “Cumplió S/N” siempre una S, ya que solo aparecen
los niños con cumplimiento registrado.

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Anular Registro
Grado Cumplió ya Cargado
(S/N) ?
0S s
1S s
1S s
1S s

Para realizar la anulación registre en el campo “Anular Registro ya cargado S/N?”, una
“S”, indicando que desea anular el registro de cumplimiento del menor. Seleccione
también la causal del incumplimiento y la fecha cuando la causal lo requiere.

Si después de cargado el archivo de anulaciones, requiere realizar nuevas anulaciones,

siempre debe descargar un nuevo archivo y repetir los pasos indicados en este numeral.

9. MESA DE AYUDA

Si usted requiere asesoría, apoyo o solución a algún inconveniente presentado, puede

comunicarse con la Mesa de Ayuda del Programa, de lunes a viernes en horario de 8:00
a.m. a 5:15 p.m. enviando su solicitud al correo soportesirc@dps.gov.co o llamando a la
línea gratuita nacional 018000951100 opción 5, en Bogotá llamando a la línea 5959410
opción 5.

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