PROTOCOLO PARA LA GESTIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE

LA DEFENSA JURÍDICA

Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

Subdirección de Acompañamiento a los Servicios Jurídicos
Modelo Óptimo de Gestión

Versión 4

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LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y LA DEFENSA JURÍDICA

Un elemento estratégico para la correcta defensa de los intereses litigiosos del Estado es
que las entidades cuenten siempre con información disponible, oportuna e integral que
permita al apoderado y al gerente público planificar, coordinar, gestionar y actuar de
manera eficiente en procura de la defensa de la Nación.

En relación con este particular, vale la pena diferenciar el expediente del proceso judicial
que reposa en los despachos judiciales, del archivo de gestión del proceso judicial que debe
reposar en las entidades, para efectos de los procesos y procedimientos internos de defensa
jurídica del Estado.

En efecto, la entidad debe contar con la información relevante que le permita, sin perjuicio
de consultar al apoderado del proceso, definir estrategias, directrices y lineamientos en
torno al litigio sin tener que acudir necesariamente a la información que se conserva en el
archivo del despacho judicial.

Descripción del problema y alcance del protocolo

A pesar de que las entidades públicas en términos generales siguen la Ley 594 de 2000 1 y
la normativa del Archivo General de la Nación que establece los criterios básicos para
creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo,
estas disposiciones les dan un amplio margen de configuración sobre sus instrumentos
archivísticos, de forma que no siempre se contemplan las necesidades de disponibilidad y
oportunidad de los documentos para la defensa jurídica, Adicionalmente, estos
instrumentos no siempre se articulan debidamente con sus procesos y procedimientos
internos.

Es así como se observa que las entidades tienen dificultades para acceder a los documentos
necesarios para la defensa jurídica, y esta gestión generalmente se deja en cabeza de los
apoderados, con dos consecuencias indeseables: una alta carga administrativa para los
apoderados que los distrae de su función principal de defensa de los intereses litigiosos del
Estado, y que los expedientes se encuentren incompletos restándoles su utilidad.

1
“Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”.
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Esto se ve reforzado aún más por la alta rotación de funcionarios y apoderados de las
entidades, que las insta a contar con sistemas de gestión documental robustos que puedan
contener su memoria institucional.

Es por eso que, para optimizar la gestión de los archivos relevantes para la defensa jurídica
se proponen seguir las siguientes actividades, divididas en cuatro bloques: i) requisitos
previos; ii) organización de expedientes; iii) administración de archivo; y iv) otras
relacionadas, que se refiere al uso y alimentación del Sistema Único de Gestión e
Información de la Actividad litigiosa del Estado eKOGUI.

1. REQUISITOS PREVIOS

1.1 Personal

Las áreas de defensa jurídica deben contar con el personal requerido para garantizar la
organización, custodia y préstamo de los expedientes que conforman su archivo
documental de gestión.

Como mínimo se sugiere contar con un líder del archivo centralizado que cuente con
formación en archivística (Ley 1409 de 2010) de manera que direcciones técnicamente la
creación o ajuste de tablas de retención documental, y los procesos de organización,
custodia y préstamo de expedientes. Adicionalmente, dará orientación a los funcionarios
administrativos, abogados y apoderados, acerca de los requerimientos de la gestión
documental en relación con sus labores ordinarias.

1.2 Recursos

Las áreas de defensa juridica y/o el líder de gestión documental debe estimar los recursos
físicos y humanos necesarios para la implementación del presente protocolo.

Entre los recursos físicos se destacan los espacios necesarios para el funcionamiento del
archivo centralizado de gestión, los recursos informáticos, y los suministros tales como
cartetas y legajos en caso de ser necesarios.

Asimismo, se debe estimar el volumen de trabajo con relación a los procesos de

organización, custodia y préstamo de los expedientes del archivo de gestión, para
determinar la cantidad de colaboradores requeridos.
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1.3 Adopción de la tabla de retención documental para la defensa jurídica

Las oficinas de defensa jurídica deben adoptar una tabla de retención documental para los
documentos relevantes para la defensa jurídica, siguiendo los lineamientos del Archivo
General de la Nación. Los tipos documentales sugeridos a retener, son los siguientes:

Procesos judiciales

 El poder otorgado por la entidad.

 Acta de conciliación o constancia de no conciliación
 Auto que resuelve de fondo el recurso ordinario
 Presentacion del recurso (reposición o apelación)
 Presentación de recursos extraordinarios
 La decisión del recurso extraordinario en relación con su procedencia y su decisión
de fondo
 solicitudes de aclaración y adición de la sentencia.
 Trámites incidentales.
 El auto interlocutorio que decida poner fin al respectivo proceso.

Esta tabla de retención documental, además de adoptada formalmente, debe ser socializada
a los actores relevantes para la defensa jurídica tales como el personal de archivística, los
abogados/apoderados internos del área, el secretario técnico y los miembros del comite de
conciliación y defensa judicial, y los apoderados y/o contratistas externos.

1.4 Revisar el procedimiento de préstamo de la entidad

Teniendo en cuenta que el archivo de gestión centralizado del área de defensa jurídica debe
permanecer completo y actualizado, se recomienda revisar los procedimientos internos de la
entidad que regulan el préstamo de expedientes 2, con el fin de desarrollar y aplicar
instrumentos internos compatibles con las políticas generales de la entidad.

2
Sistema de Gestión de Calidad, manuales, instructivos, instrumentos archivísticos, etc.
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1.5 Conservación de las piezas documentales

Descripción: El archivo de gestión del área de defensa jurídica deberá conservar las piezas
definidas en la tabla de retención documental por el término de 24 meses contados a partir de
la finalización del trámite litigioso respectivo. Cuando la sentencia sea adversa a los intereses
de la entidad, este lapso se contará a partir del pago total o cumplimiento de la codena.

Se recomienda definir las características del proceso de conservación, en especial con respecto
a los medios magnéticos (audiencias o diligencias).

Adicionalmente, las piezas procesales que han sido incorporadas en el eKOGUI permanecerán
allí, en medio electrónico.

Insumo: tablas de retención documental y actuaciones judiciales, informes de los dependientes

judiciales, apoderados y firmas con las piezas procesales.

Responsable: la responsabilidad de la conservación del archivo de gestión es de líder del

archivo centralizado del área, o del grupo funcional encargado de dar soporte administrativo a
la dependencia de defensa jurídica.

Oportunidad: es una actividad permanente a partir de la adopción del presente protocolo.

2. ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES

2.1 Creación archivo de gestión del área de defensa jurìdica

Descripción: la dependencia encargada de la defensa jurídica de la entidad pública deberá

contar con un archivo de gestión centralizado de sus procesos judiciales, mecanismos de
solución de conflictos y trámites extrajudiciales, organizados y completos.

Insumos: normas de archivo y las tablas de retención documental que para el caso adopte la
entidad.

Responsable: líder del archivo centralizado del área, o del grupo funcional encargado de dar
soporte administrativo a la dependencia de defensa jurídica debe revisar que las carpetas de los
expedientes estén completas y requerir, a través del jefe de la oficina jurídica, a los

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funcionarios, apoderados o dependientes para que, en caso de faltar alguna pieza documental
de los procesos activos en los que la entidad sea parte, ésta sea obtenida.

Oportunidad: la alimentación y mantenimiento del archivo de gestión es una actividad de

ejecución continua que inicia con la notificación de las solicitudes o procesos nuevos.

En caso de que la dependencia no cuente con los archivos de gestión de los procesos activos
completos y actualizados, se propone convenir un plan de acción para que dentro de los doce
(12) meses siguientes a la adopción del presente protocolo, se actualice.

2.2 Obtención y entrega de las piezas procesales

Descripción: los apoderados externos, firmas y dependientes judiciales deben entregar con la
periodicidad que se pacte, o en su defecto mensualmente, un informe de las novedades
judiciales y trámites extrajudiciales al jefe de la oficina jurídica y al líder del archivo
centralizado del área, adjuntando copia de las actuaciones procesales, como mínimo aquellas
indicadas en la respectiva tabla de retención documental, preferiblemente en medio
electrónico. La entidad debe incorporar esta actividad como una obligación contractual de los
abogados externos y dependientes, y como un deber de los apoderados de planta.

Insumos: tablas de retención documental y actuaciones prejudiciales y judiciales.

Responsables: los apoderados, firmas y dependientes judiciales.

Oportunidad: mensualmente con la entrega de los informes de actividades y cuentas de cobro

o con la periodicidad que se pacte.

2.3 Recomendaciones para la organización de los expedientes

 Tenga en cuenta que los tipos documentales que se recomiendan para la TRD del área
de defensa jurídica no corresponde a una lista de chequeo, en tal sentido, deben ser
organizados respetando el principio de orden original, es decir, cronológicamente de
acuerdo con la fecha de su expedición/recepción en la entidad.

 Implemente una referencia cruzada para los expedientes de los tipos documentales
“Etapa prejudicial y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos” y “Procesos
judiciales” cuando: i) la solicitud de conciliación se haya interpuesto con el objeto de

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 agotar el requisito de procedibilidad de la acción judicial; ii) cuando entre la solicitud
prejudicial y el proceso judicial haya identidad de partes y pretensiones.

 Ubique los documentos asociados a la actuación prejudicial o al proceso judicial que se

encuentre en los archivos de otra dependencia, proceso o serie, y realice una copia
magnética ser incluida en el nuevo expediente, realizando las respectivas notas en las
Hojas de Control e Inventario Documental. Si la entidad cuenta con expedientes
electrónicos, realice una operación homologa mediante la plataforma respectiva.

3. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO

3.1 Préstamo o acceso a expedientes del área de defensa jurídica.

Descripción: la entidad deberá adoptar dentro de sus procedimientos internos un mecanismo

idóneo para el préstamo o acceso a los expedientes del archivo de gestión centralizado de sus
procesos judiciales, mecanismos de solución de conflictos y trámites extrajudiciales, que
garantice la integridad de los expedientes y los tipos documentales que se conservan en estos, y
el oportuno acceso a los documentos necesarios para la defensa jurídica.

El mecanismo de préstamo o acceso debe garantizar la trazabilidad en el sentido de quién ha

sido el solicitante, los términos del préstamo, y si lo ha devuelto oportuna e integralmente.
Adicionalmente se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos: no prestar documentos
sueltos ni expedientes sin foliar, definir tiempos de préstamo, y definir un instrumento para su
control (p.e. formato de préstamos, TRD, inventarios documentales, hojas de control, etc.).

Insumos: Procedimientos de la entidad para el préstamo de expedientes; formato o mecanismo

para el préstamo de expedientes y piezas procesales.

Responsable: líder del archivo centralizado o del grupo funcional encargado de dar soporte
administrativo a la dependencia de defensa jurídica deberá diligenciar el formato de préstamo
de expediente o piezas documentales, de sus archivos de gestión, y de los de las áreas
misionales y de soporte necesarios para la defensa. En el evento en que no se realicen los
préstamos o devoluciones en los términos o condiciones establecidos, deberá requerir al
funcionario, contratista o dependencia respectiva por intermedio del Jefe de la Oficina Jurídica.

Oportunidad: Es una actividad permanente a partir de la adopción del presente protocolo.

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4. OTRAS RELACIONADAS

4.1 Uso y alimentación del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad

litigiosa del Estado eKOGUI

Descripción: las entidades públicas deberán incorporar en forma digital las piezas
documentales de sus procesos judiciales, mecanismos de solución de conflictos y trámites
extrajudiciales conforme a los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y
uso adecuado del eKOGUI fijados por la Dirección de Gestión Información de la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado3.

En este sentido, el instructivo del sistema para el perfil de apoderado especifica una lista de
doce (12) documentos que deben ser alimentados en el sistema.

Insumos: piezas procesales, tablas de retención documental y protocolos, lineamientos e

instructivos expedidos por la ANDJE para el uso del eKOGUI.

Responsable: el funcionario que tenga a su cargo la actualización de eKOGUI, quien de

acuerdo con el Decreto 1069 de 2015 debe ser abogado. Sin perjuicio de la responsabilidad del
usuario apoderado del sistema, dentro de la propuesta de estructura organizacional y funcional
del MOG se propone que cuente con la ayuda para el efecto del Grupo de Soporte
Administrativo.

Oportunidad: Frente a procesos nuevos es una actividad permanente.

3
Artículo 2.2.3.4.1.5. Decreto 1069 de 2015.
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