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POSTGRA
Gustavo Pastrana
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Introducción
El alcance es una de las restricciones que todo proyecto tiene y es sólo una de varias herramientas
utilizadas en la Dirección de Proyectos, que en conjunto buscan desarrollar la habilidad de gestionar
varios proyectos con la menor cantidad de recursos (es decir, incrementar la productividad).
Generalmente, no se le dedica el tiempo y la importancia necesaria a este tipo de herramientas,
pero es importante recalcar que son la base para el cumplimiento de las expectativas del proyecto.
En esta semana revisaremos la gestión del alcance del proyecto a los fines de definir exactamente
QUÉ trabajo necesitamos realizar para alcanzar los objetivos del proyecto.
Al finalizar esta semana buscamos que el estudiante comprenda los siguientes conceptos:
• Planificar el alcance
La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que el proyecto
incluya todo el trabajo requerido, y únicamente el trabajo requerido, para completar el proyecto con
el éxito deseado.
Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y
que no se incluye en el proyecto.
Un motivo causante de que los proyectos no terminen en buen puerto es que el alcance no se acota
“decir desde aquí …hasta acá” y si hay cambios sobre esa definición es mandatorio que todo PM
acuda el proceso integral de control de cambios alce la mano para alertar al Sponsor y a los demás
interesados (stakeholders) que el alcance original ha cambiado.
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Alcance del proyecto vs. Alcance del producto
Fuente: http://www.liderdeproyecto.com/articulos/alcance_%20del_producto_alcance_del_proyecto.html
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Ejemplificando en proyectos reales, puede existir una confusión entre ambos conceptos.
Pongamos el caso de que la empresa XYZ carece de información clara de cuáles son sus clientes
que no les han pagado y necesitan tener visibilidad del estatus de su cartera vencida y gestionarla
para reducir sus niveles de cuentas por cobrar. Se decide instalar un software para dicho fin, así que
el proyecto es “Implementación de sistema de información de gestión de la cobranza”, el objetivo
del proyecto es: Poner en marcha este sistema en el tiempo planeado, con los recursos y costo
planificado, así como con la funcionalidad (funciones del sistema) prometidos.
Por otro lado, el objetivo del producto del proyecto: es contar con visibilidad de las cuentas por
cobrar para reducir la cartera vencida en XYZ organización.
Parte del rol del PM es reducir estas “ansiedades”, ampliar el conocimiento a través de la constante
comunicación y dejar bien claro que el proyecto busca cubrir esos objetivos de negocio; una
vez el sistema de información esté operando, podrán gestionar su cobranza adecuadamente
pero primero hay que instalar el software. El PM vela por los intereses del proyecto (ejecución
en tiempo, cumplir con los requerimientos y dentro del presupuesto). La participación del PM
se limita generalmente hasta la puesta en marcha del sistema.
Hay organizaciones en que designan a un PM de punta a punta, es decir, desde que se inicia la
implementación del software, hasta que existan beneficios tangibles en la organización (en este
caso sería que la cobranza vaya disminuyendo).
Para alcanzar los objetivos del proyecto necesitamos definir y ejecutar procesos de gestión del
alcance para asegurarnos que todo el trabajo se lleve a cabo, y sólo ese trabajo se lleve a cabo.
Estos procesos nos ayudarán a evitar que se añadan cambios que no fueron revisados y aprobados
dentro del control integrado de cambios y de esta forma prevenir trabajos no solicitados (“gold
plating” o baño/chapado de oro).
En general, se considera el chapado de oro una técnica utilizada cuando se carece de una correcta
planificación de proyectos o cuando se quiere ocultar una falla en la calidad del producto.
• Indicador de escasa comunicación del equipo del proyecto con los interesados.
• Incremento del uso de recursos para el proyecto lo que disminuye la eficiencia del proyecto.
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Hay ocasiones en que por fijarnos en los “detallitos cosméticos” en los proyectos, descuidamos lo
más importante que es cubrir el alcance total del proyecto.
Para ello nos enfocaremos en revisar los seis procesos de la gestión del alcance:
1. Planificar la gestión del alcance: cómo se llevarán a cabo el resto de los procesos
(requisitos, definición, EDT, validación y control).
5. Validar el alcance: conseguir la aceptación formal del alcance por parte del cliente
o patrocinador.
Una mala planeación del alcance puede ocasionar que el tiempo y los recursos sean mal
administrados, una reducción de la calidad en general y un aumento en el presupuesto.
Un documento esencial de este proceso es el Plan de Gestión del Alcance del Proyecto.
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Su principal función es para gestionar el Alcance del Proyecto. Es el resultado principal del Proceso
de Planificación del Proyecto en donde se definen preguntas, tales como:
o Definir los criterios de aceptación de los entregables para que quienes sean
los responsables de autorizar el alcance puedan aceptarlos a través de su firma
de consentimiento.
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• Cómo se controlará el progreso, rendimiento y pronóstico del Proyecto.
o Los proyectos cuentan con reportes de avance o progreso, que es tarea del PM
recopilar cada uno de los avances de cada integrante del proyecto para plasmarlos
en informes de rendimientos, donde principalmente se muestran los logros, los
siguientes pasos, los riesgos identificados y los asuntos críticos a resolver y/o escalar.
• Cómo se controlarán los cambios en la Línea Base de Rendimiento del Alcance del Proyecto
El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección de cómo se gestionará el
alcance a lo largo del proyecto. Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos
del proyecto.
Recordemos que el desarrollo del plan de gestión del alcance y de los detalles del alcance del proyecto
comienzan con el análisis de la información contenida en el acta de constitución del proyecto y en
los últimos planes subsidiarios del plan para la dirección del proyecto en la información histórica
contenida en los activos de los procesos de la organización y en cualquier otro factor ambiental
relevante de la empresa.
Dentro del PMBOK, para cada proceso se incluyen Entradas, Técnicas y Herramientas y Salidas
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Vale la pena explorar cuáles son los insumos (Entradas):
2. Plan para la Dirección del Proyecto –Los componentes del plan para la dirección del
proyecto incluyen, entre otros:
o Descripción del ciclo de vida del proyecto – el ciclo de vida del proyecto
determina la serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta el
final del mismo.
o Cultura de la organización
o Infraestructura
o Gestión de personal
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Las herramientas y técnicas para Planificar la gestión del alcance
1. Juicio de Expertos:
2. Análisis de datos
o Entre las técnicas de análisis de datos que pueden utilizarse para este
proceso se incluye, entre otras:
3. Reuniones:
o Los equipos del proyecto pueden asistir a reuniones del proyecto a fin de
desarrollar el plan para la gestión del alcance. Los participantes pueden incluir
al PM (Project Manager), Sponsor (Patrocinador) y a determinados miembros
del equipo del proyecto, a determinados interesados, cualquier persona
responsable de cualquiera de los procesos de gestión del alcance y otras
personas según sean necesario.
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Las Salidas del proceso de Planificar la Gestión del Alcance son:
Dependiendo de las necesidades del proyecto, el Plan de Gestión del Alcance del proyecto puede ser
formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.
o Es un componente del plan para la dirección del proyecto que describe cómo
se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del proyecto y del
producto; algunas organizaciones se refieren a él como un plan de análisis de
negocios. Los componentes del plan de gestión de los requisitos incluyen, entre
otros:
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A continuación se muestra un ejemplo del Plan de Gestión del Alcance
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Fuente:http://dis.unal.edu.co/~icasta/GGP/_Ver_2012_2/2012_2_GGP_Clases/2012_09_03_Planificacion
GGP_2012_09_03_gPlanea.pdf
Las siguientes semanas revisaremos los procesos restantes de la gestión del alcance
Referencias consultadas
Project Management Institute, Inc. (2017). La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía
del PMBOK) (Sexta Ed. ed.). (Project Management Institute, Inc., Ed.) Newtown Square, Pennsylvania, EE.UU.
Lledó Pablo (2013). Director de Proyectos: Cómo aprobar el examen PMP® sin morir en el intento. 2da ed.
Victoria, BC Canadá
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